Comment être productif : les fondamentaux de la productivité personnelle + 33 techniques efficaces

Être productif peut sembler un grand défi. Pourtant, ce n’est souvent que la mise en œuvre de techniques et d’habitudes simples, de méthodes éprouvées mais accessibles, et d’outils abordables. Je vous propose de découvrir ou revisiter les fondamentaux de la productivité personnelle. Pour que vos projets (re)prennent vie.

Comment être productif : les fondamentaux de la productivité personnelle + 33 techniques efficaces

Je vous propose un article de paresseux, ce qui est pour moi l’apothéose de la productivité personnelle.

À savoir un petit annuaire des articles essentiels de la productivité personnelle sur ce blog.

Ces articles présentent les techniques, méthodes et habitudes de base pour être efficace. Et même si vous pensez être déjà efficace, ces articles vous indiqueront un axe pour être plus efficace.

Toutes ces méthodes sont à la fois simples, éprouvées, accessibles et, bien sur, efficaces.

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  • Commençons par un rappel. Être productif, c’est d’abord agir. Et cela commence par une première action. Autant pour initier ou poursuivre un projet que pour bien commenver sa journée. Elle peut être simple, facile et rapide. Mais elle initie le mouvement : elle est donc vitale !
  • Être productif, c’est se débarrasser rapidement (comprendre immédiatement) des tâches rapides, c’est à dire des tâches qui vous prennent moins de 2 minutes et que vous pouvez faire rapidement.
  • La liste de tâches est un outil simplissime, très pratique et terriblement efficace. Pour ne rien oublier et s’organiser convenablement, elle est un support inégalable. Et pour être plus productif, la liste est un outil de tout premier choix.
  • Être productif, c’est aussi être plus efficace. Et cela ne tient parfois qu’à peu de choses. En l’occurrence à 4 techniques qui vous prendront peu de temps mais vous permettront d’en gagner par la suite tout en vous concentrant sur l’essentiel.
  • Améliorer sa productivité passe aussi par une bonne planification et une gestion saine de son temps. En d’autres termes, savoir planifier sa journée est une compétence de base et un pré-requis à son efficacité personnelle.
  • Être productif, c’est aussi savoir faire les tâches pénibles mais pourtant incontournables. Sur la durée, c’est même ce qui fera la différence …
  • Le chemin vers une meilleure productivité personnelle est semée d’embûches. Voici 3 erreurs classiques et 5 techniques pour les éviter.
  • Pour être plus productif, il suffit parfois d’en faire moins. 3 options sont envisageables : la délégation, l’automatisation et la suppression de tâches. Je ne connais pas de moyen plus efficace d’en faire plus en en faisant moins !
  • Ce point sort un peu du cadre strict de la productivité personnelle. Cela touche un peu à l’organisation personnelle ainsi qu’à l’entrepreneuriat personnel. Mais cela me semble suffisamment important pour en parler ici. Faire des revues régulières de sa vie est une excellente façon pour la garder sur de bons rails et capitaliser sur ces méthodes et ses propres habitudes. Cela relève de la productivité car 1/ vous vous assurez d’agir sur les éléments importants et 2/ vous améliorez vos habitudes de travail. Une revue particulièrement importante est la revue hebdomadaire.

33 techniques simples pour être (plus) productif

Le titre de cet article vous promettait 33 techniques pour être (plus) productif.

Les articles listés au-dessus proposent déjà un vaste panel de techniques, méthodes et habitudes. Je ne les ai pas comptés. Mais il se peut que les 33 techniques promises soient déjà présentes.

Cela étant, je vous propose ci-dessous 33 techniques supplémentaires, regroupées en 6 catégories distinctes.

Motivez-vous

Trouvez votre mission

Tout sera beaucoup plus facile si vous avez une mission en laquelle vous croyez, un objectif fort à accomplir. Votre motivation, votre constance, votre obstination à franchir les obstacles n’en seront que plus grandes. Et cela transparaîtra aussi dans votre enthousiasme et la qualité de votre travail.

Virez les monologues négatifs

Votre attitude est en grande partie déterminée par la façon dont vous vous parlez. Modifiez votre état d’esprit, apprenez à vous aimer et à aimer ce que vous faites. Soyez attentif à vos dialogues intérieurs. À chaque fois que vous reconnaissez un discours négatif, virez-le promptement et remplacez-le par une pensée positive.

Prenez du plaisir

Il s’agit d’un élément indispensable. Il renouvelle votre énergie, maintient votre motivation et augmente la qualité de votre temps de travail et de votre temps tout court. Surtout, vous n’aurez plus l’impression de travailler.

Préparez-vous

Trouvez vos points forts

Vous accomplirez bien plus si vous faites quelque chose où vous êtes doué. Moins de sensation de travail, plus de plaisir, plus d'envie d'apprendre. Trouvez vos points forts et concentrez-y vos efforts. Et ne vous acharnez pas sur vos faiblesses.

Trouvez vos modèles

En ayant les bons exemples sous les yeux, vous pourrez être plus productif plus facilement. Vous aurez accès aux bonnes méthodes. Que ce soit une personne physique, un livre, un blog. Cela n'interdit cependant pas l'expérimentation et l'appropriation.

Trouvez des partenaires

Vous pourrez faire bien plus si vous avez des partenaires. Que ce soit pour vous guider, vous accompagner, vous motiver, vous stimuler. Vous pouvez les trouver dans la vraie vie et aussi sur Internet.

Prévenez les problèmes grâce à la planification

Prenez le temps de penser à plus long terme et d'anticiper les éventuels problèmes. Bien sûr, Il ne s'agit pas de tout prévoir. Et faites attention à l’illusion de tout contrôler ou à la crainte d'agir. Mais une bonne planification ne nuit jamais.

Gardez votre esprit clair

N'essayez pas de mémoriser des idées ou des choses à faire. Sortez-les de votre esprit en les écrivant. Votre cerveau est doué pour réfléchir, ne l'encombrez donc pas de choses inutiles.

Gardez votre esprit calme

Désencombrer votre esprit est essentiel. Mais il pourrait encore y avoir du bruit dans votre tête. Ce bruit peut être la culpabilité, la peur, ou les pensées distrayantes. Débarrassez-vous en : écrivez-les, voire méditez.

Équipez-vous

Formez-vous

Vous serez bien plus productif si vous êtes bien formés à ce que vous faites. Trouvez autant de sources d'informations que possible et sélectionnez les meilleures. Lisez les bons livres. Y a t-il de meilleures pratiques ? Y a t-il des écueils vous pouvez éviter?

Construisez votre base de connaissances personnelles

Prenez l'habitude de noter ce que vous apprenez et surtout résolvez. Et assurez-vous de pouvoir retrouver cela facilement plus tard (Evernote est parfait pour cela). Lorsque vous rencontrerez des situations similaires, vous pourrez vous référer à vos notes, accélérer le processus et ne pas refaire la même erreur.

Maîtrisez vos outils

Votre temps devrait être consacré à l'accomplissement des tâches. Pas à trouver comment utiliser vos outils. Si un outil ne convient pas, changez-le. Et si un outil convient, conservez-le sans passer des heures supplémentaires à peaufiner ces réglages.

Aimez vos outils

Il vous sera bien plus simple d'utiliser et maîtriser vos outils si vous les aimez !

Gérez votre énergie

Soignez votre corps

Nourrissez-vous correctement. Sinon vous ne pourrez pas donner votre meilleur, à tous les niveaux: physique, mental, émotionnel, professionnel ou social. Vous êtes ce que vous mangez, littéralement. Dormez correctement et suffisamment. Tous les cafés, thés et stimulants ne sauraient remplacer un vrai sommeil réparateur. Agrémenté de quelques siestes légères ...

Faites de l'exercice

L'exercice renouvelle et maintient votre niveau d'énergie tout au long de la journée. Il vous permet de travailler sur vos tâches avec plus de concentration. Et l'exercice est aussi un bon défouloir !

Respectez vos cycles

Votre corps et votre esprit fonctionnent par cycle. Les phases de repos suivent les phases d'action. Il y a des moments où vous ne serez pas bien productif. Et d'autres beaucoup plus. Traitez les taches importantes et exigeantes à ces moments-là !

Trouvez vos heures de pointe

Trouvez vos moments de prédilection. Préférez-vous vous lever et commencer à travailler tôt ? Ou, à l'inverse, êtes-vous de la fin de journée ? Peu importe, il n'y a pas de bonne réponses … Trouvez vos heures de pointe et exploitez-les.

Gérez votre flux de travail

Commencez doucement

Attelez-vous à une tache en ne prévoyant d'y travailler que 15 minutes, voire moins. Puis continuez :-). L'important est de commencer. C'est l'une des méthodes les plus efficaces pour combattre  la procrastination.

Travaillez un temps minimum

Décidez de ne jamais travailler moins de 30 minutes, ou même encore moins. L'important est de ne pas s'arrêter tant que ce temps n'est pas écoulé.

Ce conseil semble aller à l'encontre du précédent. En fait, c'est un bon complément, ou une alternative, selon vos préférences.

Divisez une tâche en étapes

Ne vous laissez pas intimider par une tache trop conséquente : divisez-la en sous-taches plus petites, plus faciles, plus simples. Il vous sera encore plus facile de commencer … puis de continuer :-).

Fixez une date butoir

Donnez-vous une date limite pour les tâches et les projets. Et respectez-la ! Sinon, le temps nécessaire se prolongera indéfiniment. Ou l'objectif sera continuellement reporté.

Commencez par les tâches importantes ou désagréables

Outre le bénéfice immédiat, la suite vous paraîtra bien plus agréable, vous serez encore plus motivé et vous accomplirez sûrement bien plus.

Utilisez des listes de contrôle

Décomposez les éléments récurrents : les routines et revues en taches, les taches régulières en sous-taches, les livrables et résultats en composants, … Et rassemblez le tout dans des listes de contrôle. Cela vous permettra de vous assurer de ne rien oublier, et de gagner en qualité et en sérénité. Et une liste de contrôle est aussi un début de documentation …

Traitez les tâches similaires par lots

Rassemblez et traitez les tâches similaires par lots. Téléphone, mail, course, veille technologique, écriture, … Vous y gagnerez du temps, de l'énergie, de la simplicité.

Éliminez le superflu

Être plus productif signifie aussi éliminer les taches inutiles. Pour chaque tâche, demandez-vous « dois-je vraiment faire cela ? » Si la réponse est non, alors n'hésitez pas à l'éliminer.

Contentez-vous du moyen

Le mieux est l'ennemi du bien ? Le perfectionnisme est l'ennemi de la productivité. Vous voulez obtenir quelque chose d'aussi parfait que possible ? Malheureusement, au-delà d'un certain point, vos efforts supplémentaires n'apporteront plus suffisamment de valeur. Reconnaissez ce point et arrêtez-vous là.

Appliquez le principe des 80/20

Vous obtiendrez 80% du résultat attendu avec 20% d'investissement. La proportion 80/20 peut varier mais le principe est là. 80% d'un projet avec 20% des taches, 80% d'une tache avec 20% du temps total, ... Après avoir supprimé le superflu, concentrez-vous sur l'essentiel !

Optimisez votre session de travail

Virez les distractions et soyez concentré sur la tache en cours

Concentrez-vous sur une tâche et une seule à la fois : celle que vous faites maintenant. Éliminez les distractions et les interruptions.

Mesurez vos méthodes

Comment saurez-vous que vous êtes productif si vous ne mesurez pas ? Vous pouvez imaginer l'être … et ne pas l'être. Trouvez, mesurez et testez les paramètres de votre activité. Puis évaluez votre performance et recommencez.

Optimisez vos routines

Essayez d'optimiser les tâches que vous effectuez fréquemment. Y t-il des étapes que vous pouvez éliminer ? Ou faire moins souvent ? Existe-t'il un moyen d'être plus rapide ? Prenez du recul pour exploiter au mieux votre temps.

Automatisez vos routines

Après avoir optimisé vos routines, peut-être pouvez-vous les automatiser. Peut-être même pouvez-vous les déléguer ! Libérez vos ressources pour les investir sur des taches à forte valeur ajoutée.

Déléguez

Si une tache doit être faite, mais que vous manquez de temps ou de savoir-faire, déléguez-la ! Vous pouvez généraliser cette technique et déléguer toute tache qui n'est pas dans votre cœur d'activité.

Sauvegardez votre travail

Il n'y a rien de plus frustrant que de perdre son travail à cause d'une problème informatique. Enfin, si, il y a sûrement plus frustrant, mais quand même. C'est ch***t ! Sauvegardez. Souvent. Faites des doublons. Régulièrement. Peu importe l'outil. Mais faites-le. Mieux vaut trop que pas assez.

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Bonne lecture :-)

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