La loi de Pareto : comment être plus efficace en faisant plus de ce qui compte le plus

La loi de Pareto a des applications dans bien des domaines. Dont votre efficacité personnelle et la gestion du temps. Découvrez comment utiliser correctement cette loi pour en tirer tous les avantages.

Vous voulez optimiser vos efforts et votre temps pour en retirer un maximum de résultats ?

Vous voulez améliorer votre productivité personnelle et être plus efficace ?

Je vous comprends : moi aussi, j’apprécie de pouvoir avancer mes projets et réaliser mes objectifs tout en ayant suffisamment de temps pour mes proches et mes loisirs.

La meilleure chose à faire est d’appliquer la loi de Pareto.

Encore appelée “principe de Pareto”, “règle des 80/20” ou bien “principe des 80/20”, cette loi est universelle et a des applications dans bien des domaines. Dont celui qui nous intéresse : l’efficacité personnelle et la gestion du temps.

Découvrez cette loi et comment l’utiliser à votre avantage.

Qu’est-ce que la loi de Pareto ?

Lorsque l’on examine des systèmes, des entreprises, des organisations ou comment on utilise son temps, on constate qu’une minorité d’éléments génère plus de résultats qu’une majorité d’éléments. Ce principe révèle une relation inégale et déséquilibrée entre les entrées et les sorties d’un système.

80% des résultats proviennent de 20% des causes.

Cette loi tire son nom de l’économiste italien Vilfredo Pareto (1848-1923).

C’est en jardinant que Pareto en a eu l’idée. Ou du moins l’intuition. Il a remarqué que 20 % des cosses de pois contenaient environ 80 % des petits pois. Durant ces recherches, il a constaté que ce principe s’appliquait aussi à l’économie, en l’occurrence aux propriétaires fonciers en Italie :

• 20 % des personnes possédaient environ 80 % des terres
• 80 % des personnes possédaient environ 20 % des terres

Notez que la distribution n’est pas toujours de 80/20. Il peut s’agir 85/15, 90/10 ou 75/25. Ou encore 75/30 car la somme ne fait pas toujours 100. Mais la règle générale est toujours la même : une minorité d’éléments produit une majorité de résultats.

Ce déséquilibre est universelle et s’observe dans presque toutes les situations, qu’il s’agisse de la Nature ou des systèmes et organisations créés par l’Homme.

Cependant, le terme “loi de Pareto” n’a pas été créé par Vilfredo Pareto lui-même, mais par Joseph Juran (1904-2008).

Joseph Juran était un consultant en gestion. Il s’est inspiré des observations de Pareto pour démontrer que 80% des défauts d’un produit étaient causés par 20% des problèmes dans les méthodes de production. Ainsi, en réduisant ces 20% de problèmes, une entreprise pouvait drastiquement augmenter la qualité globale de ses produits, ainsi que ses marges et ses bénéfices.

D’abord été utilisé en économie, la loi de Pareto est aujourd’hui observée ou utilisée dans de nombreux domaines.

Et vous pouvez l’utiliser pour gérer efficacement votre temps et votre énergie.

Car dans ce domaine aussi, 80 % de votre résultat provient de 20 % de vos efforts.

Quelques exemples

Vilfredo Pareto a donc d’abord observé ce principe dans son jardin. Avant de l’étendre à la propriété foncière en Italie.

Voici d’autres exemples :

• 20% des personnes les plus riches du monde disposent de 80% des revenus de la planète
• 20% des clients sont responsables de 80% des bénéfices réalisés par une entreprise
• 20% des plaintes reçues par une entreprise proviennent de 80% de ses clients
• 20% des mots les plus utilisés représentent 80% des occurrences des mots
• vous portez 20% de vos vêtements 80% du temps
• vous utilisez 20% des applications de votre smartphone 80% du temps
• 80% du temps, je ne lis que 20% des sites auxquels je suis abonné

Les bénéfices

En entreprise, la loi de Pareto a de nombreux bénéfices, dont :

• un usage optimisé des ressources importantes (le temps, l’argent, les fournitures, les matières premières) dans les domaines où elles ont le plus d’impact
• une mise en avant des produits ou services qui génèrent le plus de chiffre d’affaires, afin de se concentrer dessus et de les proposer davantage

À titre personnel, les bénéfices à exploiter la loi de Pareto sont :

• une plus grande productivité
• une utilisation efficace de l’énergie
• des priorités plus claires
• une meilleure prise de décision
• une plus grande confiance en soi
• plus de temps pour faire ce que vous aimez
• moins de risques de se sentir débordé ou épuisé

Quelques précisions

Bien qu’universelle et particulièrement intéressante, cette loi a malgré tout quelques défauts. Ou du moins nécessite-t’elle quelques précisions et avertissements pour être correctement exploitée.

Ce n’est pas vraiment une loi

La loi de Pareto n’est pas vraiment une loi.

Bien qu’il existe une loi mathématique, qui formalise et détaille en des termes mathématiques le concept, la loi dont nous parlons tient plus du principe ou de l’observation. Voire du bon sens.

Mais cela n’enlève rien aux bénéfices que vous pouvez en tirer.

Cela ne fait pas forcément 100

On parle aussi de règle des 80/20. Ce qui laisse penser deux choses.

Tout d’abord que la somme des pourcentages fait nécessairement 100. Or ce n’est pas le cas.

Les entrées et les sorties d’un système représentent des éléments différents. Dont la somme des pourcentages ne fait pas 100%.

Ensuite, la répartition n’est pas forcément de 80 et 20.

La répartition peut être 85 et 15, 90 et 10, ou 75 et 25. Ou encore 75 et 30, 90 et 30.

N’ignorez pas les 80%

La règle des 80/20 peut être mal interprétée.

Une lecture rapide peut donner à penser que, si 20 % sont les plus importants, alors les 80 % restants ne sont pas importants du tout.

Ce n’est pas ce que dit la loi de Pareto. En fait :

• même si 20 % sont les plus importants, les 80% restants peuvent malgré tout être importants, ou du moins une partie de ces 80%
• décider de donner la priorité aux 20% ne signifie pas d’ignorer complètement les 80% restants

Vous ne devez pas complètement négliger les 80 % de tâches moins importantes. Et certaines de ces tâches peuvent rester importantes, voire essentielles. Ne pas consulter ou répondre aux mails, par exemple, peut devenir un problème plus important au fil du temps.

Par ailleurs, ce principe peut conduire à accorder trop d’importance à un petit nombre de facteurs au détriment des autres.

Par exemple, dans le monde des affaires, cela peut amener à trop se concentre sur l’amélioration des ventes auprès des clients existants plutôt que d’explorer de nouveaux marchés ou produits.

Le passé ne prédispose pas du futur

La loi de Pareto s’appuie sur les données du passé et est utile pour planifier ce que vous pourriez faire. Mais elle ne permet pas de prédire assurément l’avenir.

Les circonstances peuvent avoir changé et évolué. Et les résultats peuvent être différents de ceux escomptés.

La loi de Pareto n’est pas le seul outil à utiliser pour concevoir des stratégies.

Comment utiliser la loi de Pareto à votre avantage

Il y a plusieurs domaines dans lesquels la loi de Pareto peut être utilisée à votre avantage et vous apporter des bénéfices.

Il y a tous les domaines relatifs aux entreprises, que ce soit le management, la production ou d’autres. Tous ces domaines ne faisant pas partie des sujets traités sur ce site, je n’en parlerais pas dans cet article. Si cela vous intéresse, je vous suggère de faire une recherche sur votre moteur de rechercher préféré.

Il y a ensuite le domaine qui nous intéresse le plus dans cet article : l’efficacité personnelle.

Et comme il n’y a pas que le travail dans la vie, la loi de Pareto peut aussi vous être utile dans d’autres domaines de votre vie : les relations, les loisirs, les finances, le développement personnel, …

Améliorez votre efficacité personnelle

La gestion du temps est l’utilisation la plus courante du principe de Pareto.

Voici quelques tactiques simples pour en tirer parti.

Suivez votre temps

Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas.

Si vous voulez gérer efficacement votre temps, vous devez commencer par le mesurer.

Une technique utile pour déterminer à quoi vous consacrez votre temps consiste à noter tout ce que vous faites au cours d’une journée ou d’une semaine typique.

Agissez comme d’habitude et notez tout ce que vous faites sans jugement. Après avoir fait cela, vous constaterez peut-être qu’il y a des moments où vous n’êtes pas très efficace, des moments où vous dépensez beaucoup d’énergie sur des tâches de faible valeur, des moments qui ne vous apportent rien.

Examinez combien d’heures de votre journée sont consacrées à des tâches qui vont vous aider à atteindre vos objectifs. Vous constaterez peut-être que vous consacrez peu de temps à la réalisation de vos objectifs, mais que vous vous laissez souvent distraire par d’autres tâches.

Tenir un journal de votre temps est une donnée précieuse que vous pouvez utiliser pour mieux utiliser votre temps.

Éliminez les distractions

Avec toutes les distractions et interruptions auxquelles nous sommes exposées, votre journée de travail peut se terminer avant même que vous vous en rendiez compte.

Une méthode simple pour tourner le principe de Pareto à votre avantage est de diminuer les tâches les moins importantes. Et quelles meilleures candidates peut-il y avoir que les distractions ?

Essayez de déterminer quelles sont vos principales distractions, qu’il s’agisse de votre téléphone ou d’autres tâches non liées au travail, et mettez-les de côté.

Réorganisez votre liste de tâches

Bien que les listes de tâches soient très utiles, elles peuvent devenir une source d’inefficacité ou de procrastination si elles sont mal utilisées.

Une liste interminable peut sembler accablante et risque d’être irréalisable.

Voici quelques méthodes pour bien utiliser vos listes de tâches :

• Déterminez les tâches devant être terminées aujourd’hui ou cette semaine et déplacez les tâches pouvant attendre plus tard dans une liste dédiée.
• Classez vos tâches par ordre de priorité en fonction de leur impact dans vos objectifs ou votre activité.
• Utilisez une liste séparée intitulée “Priorité basse” et consultez-la lorsque vous avez passé suffisamment de temps sur vos tâches prioritaires ou que votre motivation est moindre.

Ces aménagements nécessitent du temps, ce qui peut être frustrant. Cependant, à long terme, ils vous mèneront à la réalisation de vos objectifs et à une meilleure utilisation de votre temps.

Commencez par les tâches les plus importantes

Une fois que vous avez identifié ce à quoi vous devez consacrer votre temps, vous devez vous assurer que vous le faites à un moment de la journée où vous êtes le plus productif.

Pour beaucoup de gens, le moment le plus productif est le matin. Au lieu de consacrer la première partie de votre journée à des tâches de faible valeur, il peut être plus utile de consacrer ce temps à vos tâches prioritaires.

Vous constaterez que si vous commencez par les tâches les plus importantes, tout le reste de votre journée sera plus facile à accomplir.

Pour vous aider à gérer le temps à consacrer à vos tâches prioritaires, bloquez dans votre calendrier des plages de temps dédiées. C’est ce qu’on appelle le timeboxing. Ces plages de temps doivent être traitées comme un événement programmé qui doit être respecté.

Utilisez la méthode Pomodoro

Pour rester concentré sur votre tâche et soutenir votre attention durant chaque plage de temps dédiée, travaillez en utilisant la méthode Pomodoro.

Il s’agit d’une méthode de travail qui vous aide à rester concentré sur votre travail et à vous débarrasser des distractions.

Elle est très simple : cela consiste à alterner les temps de travail concentré avec les temps de pause.

1. Lancez un minuteur de 25 minutes sur un minuteur, votre téléphone ou une application.
2. Concentrez-vous sur votre travail pendant les 25 prochaines minutes.
3. Arrêtez-vous quand le minuteur se déclenche.
4. Faites une pause de 5 minutes.
5. Répétez les étapes précédentes 4 fois.
6. Après 4 cycles, faites une pause de 20 minutes.
7. Répétez le processus jusqu’à ce que vous ayez terminé votre journée de travail.

La loi de Pareto et votre Vie

Il n’y a pas que le travail dans votre Vie.

La loi de Pareto peut aussi vous être utile dans de nombreux domaines de votre vie : la santé, les relations, les finances, les loisirs, le développement personnel, …

Pour en tirer avantage, il y a deux volets à considérer :

1. les habitudes, les méthodes, les activités et les moments qui vous apportent le plus : tâchez de leur accorder plus de temps
2. les habitudes, les méthodes, les activités et les moments qui vous apportent le moins : tâchez de leur accorder le moins de temps possible, voire de les supprimer

Il s’agit d’une démarche simple. Mais sur la durée, elle peut améliorer votre bien-être, vous faire gagner du temps et alléger votre vie.

Regardons de plus près quelques exemples.

Votre santé physique

Nous pouvons partager ce domaine entre activité physique et alimentation.

Pour l’activité physique, demandez-vous :

Quelles sont les activités physiques qui vous apportent le plus de gains physiques ?

Que vous souhaitiez perdre du poids, développer vos muscles ou entretenir votre cœur, vous n’avez besoin que de quelques exercices et de l’habitude de vous entraîner quotidiennement. Augmentez la difficulté à vos exercices chaque semaine et vous verrez des résultats rapidement.

Pour l’alimentation, il peut être très efficace de restreindre les comportements négatifs :

Quels sont les aliments consommés qui entraînent le plus de prise de poids ou qui sont le plus mauvais pour la santé ?

Il peut s’agir des fast-foods, des chips, du chocolat, des aliments transformés, des boissons alcoolisées, des sodas, etc. Gardez-en quelques-uns que vous aimez vraiment (il faut aussi se faire plaisir). Et changez le reste pour des alternatives plus saines.

Vos finances personnelles

La formule de la réussite financière est assez simple : les entrées d’argent doivent être supérieures aux sorties d’argent, aux dépenses. Vous pouvez appliquer la règle des 80/20 aux deux côtés de l’équation.

Commençons par les dépenses :

Quelles sont les dépenses qui représentent la plus grande part des dépenses ?

Tout d’abord, le paiement des dettes améliore considérablement les finances.

Si vous êtes locataire, cela représente toujours une part importante de vos dépenses. Essayez de trouver des moyens de réduire le pourcentage de votre revenu consacré au loyer, en déménageant dans un appartement ou un lieu moins cher.

Plus profondément, décomposez vos dépenses par catégorie, identifiez les postes les plus importants et comparez-les au plaisir qu’elles vous procurent.

Pour les revenus, la question devient :

Quelles sont les sources de revenus qui représentent la plus grande part du revenu total ?

Si la plupart de vos revenus proviennent d’un emploi, quelles sont les variables clés auxquelles votre salaire est lié ? Comment pouvez-vous vous concentrer sur ces variables pour augmenter votre productivité ?

Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, identifiez vos principales sources de revenus. Vous verrez clairement que la plupart de vos revenus sont générés par une poignée de produits, de services ou de clients.

Pour maximiser votre richesse, augmentez vos revenus tout en réduisant vos dépenses. Investissez la différence dans divers actifs qui s’apprécient, comme un compte d’épargne, des actions, des obligations, des biens immobiliers et des matières premières.

Votre relation amoureuse

Je ne suis pas un spécialiste des questions amoureuses.

Mais c’est un volet essentiel de nos vies, à moyen terme et à long terme. Autant utiliser tous les outils à notre disposition pour l’améliorer et faire durer notre couple toute une vie.

Je trouve intéressant de considérer que 80% des problèmes rencontrés dans une relation sont causés par 20% des actions ou comportements au sein du couple.

Identifier les causes principales de vos conflits avec votre partenaire, échanger à leur sujet et s’efforcer de les améliorer ensemble permet de résoudre ces problèmes et de favoriser la confiance et l’intimité au sein du couple.

Conclusion

La loi de Pareto est un concept simple à saisir. Mais elle peut transformer tous les aspects de votre vie et vous aider à accomplir plus que vous ne le croyez possible.

Dans votre vie professionnelle, vous pouvez être plus efficace, vous lancer dans une nouvelle carrière, être moins stressé. Et dans votre vie personnelle, vous pouvez mieux gérer vos finances, votre santé et votre espace. Et améliorer vos relations.

Vous pouvez même associer la loi de Pareto à la loi de Parkinson pour réduire le temps consacré à quoi que ce soit.

En supprimant les choses non essentielles ou qui génèrent peu de valeur, vous désencombrerez votre esprit, votre espace et votre temps.

Et cela conduit finalement à une vie plus heureuse !

Par ailleurs, il y a d’autres lois de la gestion du temps que vous devez absolument connaître pour faire le meilleur usage de votre temps.

Si vous avez des question sur la loi de Pareto ou, plus généralement, sur la gestion du temps, n’hésitez pas : les commentaires sont là pour ça !