La méthode Pomodoro : soyez plus efficace, 25 minutes par 25 minutes
La méthode Pomodoro est une méthode de travail pour améliorer votre productivité et votre concentration, tout en évitant fatigue et épuisement. En seulement 5 étapes et 25 minutes par 25 minutes.
La méthode Pomodoro est une méthode de travail très simple, mais très efficace, qui peut révolutionner votre quotidien.
Les méthodes miracles, qui résolvent immédiatement tous nos problèmes de gestion du temps, n’existent pas.
Une bonne gestion du temps est fondamentalement le résultat d’habitudes de travail et de stratégies efficaces.
Il n’y a pas de raccourci.
Cependant, si je devais vous recommander une seule et unique méthode pour améliorer votre gestion du temps et votre productivité personnelle, je vous recommanderais la méthode Pomodoro.
Ne vous méprenez pas : la méthode Pomodoro n’est pas infaillible. Et elle ne convient ni à tout le monde ni à toutes les situations. Mais elle est sans conteste l’une des techniques de productivité les plus simples et les plus efficaces.
Et c’est parce qu’elle est aussi simple que les résultats sont rapidement visibles et que les gains de productivité sont significatifs.
Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?
La méthode Pomodoro est une méthode de travail pour améliorer votre productivité en vous aidant à vous concentrer sur votre travail et à vous débarrasser des distractions.
La méthode a été imaginée par Francesco Cirillo, dans les années 1980, pour être plus productif à l’université.
Il avait lu une étude qui montrait qu’en divisant le travail en intervalles de 25 à 40 minutes, il était plus facile de rester concentré et de le terminer.
Francesco Cirillo est donc passé à la pratique : il a utilisé un minuteur de cuisine en forme de tomate pour fractionner son temps de travail. Il a divisé son temps en blocs de travail de 25 minutes avec des pauses de 5 minutes entre chaque. Il minimisait ainsi les interruptions et regroupait les blocs de travail pour améliorer sa concentration, s’attaquer à des projets plus longs et améliorer sa productivité.
Pomodoro est un mot italien signifiant tomate, la forme du minuteur de cuisine utilisé initialement par Francesco Cirillo. Cela a donné son nom à la méthode. C’est aussi ainsi que sont nommés les blocs de travail.
La méthode Pomodoro a fini par être largement connue. Elle est devenue l’une des techniques de productivité les plus populaires. En 2006, Cirillo a publié un livre, The Pomodoro Technique, pour la décrire en détail.
Comment fonctionne la méthode Pomodoro
Le fonctionnement de base
La méthode Pomodoro est simple : alternez les temps de travail concentré et les temps de pause.
- Lancez un minuteur de 25 minutes sur un minuteur, votre téléphone ou une application.
- Concentrez-vous sur votre travail pendant les 25 prochaines minutes.
- Arrêtez-vous quand le minuteur se déclenche.
- Faites une pause de 5 minutes.
- Répétez les étapes précédentes 4 fois.
- Après 4 cycles, faites une pause de 20 minutes.
- Répétez le processus jusqu’à ce que vous ayez terminé votre journée de travail.
Habituellement, un bloc de travail dure 25 minutes. Et une pause dure 5 minutes. Mais vous pouvez adapter ses durées à vos préférences, aux circonstances et aux tâches à réaliser.
Un bloc de travail est souvent dédié à une seule tâche. Et cette tâche peut bien sûr demander plusieurs blocs de travail pour être terminée. Vous pouvez cependant enchaîner plusieurs petites tâches dans un même bloc.
Par exemple :
- quand je rédige un article, je travaille par bloc de 50 minutes et j’utilise 3 à 4 blocs pour chaque article
- quand je fais l’administration système de mon site, je travaille par bloc de 25 minutes et 1 bloc est généralement suffisant
Ceci est donc le fonctionnement de base de la méthode Pomodoro. La version simple d’une certaine manière.
Mais cette méthode s’accompagne de règles avancées.
Les règles avancées
Je parle de règles avancées. Mais ces règles font partie intrinsèque de la méthode.
- Le pomodoro est indivisible : Il n’y a pas de demi ou de quart de pomodoro.
- Si un pomodoro commence, il doit être complètement terminé.
- Si un pomodoro est interrompu définitivement, c’est-à-dire que l’interruption causant l’interruption (comme un collègue qui vient vous voir) n’est pas gérée, il est considéré comme nul, jamais commencé et il ne peut pas être enregistré.
- Si une tâche est terminée alors qu’un pomodoro a déjà commencé, continuez à revoir la même tâche jusqu’à ce que la fin du pomodoro.
- Protégez le pomodoro : informez efficacement, négociez rapidement pour reprogrammer l’interruption, rappelez la personne qui vous a interrompu comme convenu.
- Si la tâche dure plus de 5-7 pomodoros, décomposez-la : les tâches complexes doivent être divisées en plusieurs tâches.
- Si la tâche dure moins d’un pomodoro, cumulez plusieurs tâches dans un pomodoro.
Ces règles avancées demandent donc :
- d’ignorer un pomodoro, un bloc de travail, s’il n’a pas pu être terminé
- de faire un suivi des pomodoros utilisés et des tâches terminées durant ces pomodoros
Cela a pour but :
- de suivre le temps consacré à une tâche ou un projet
- de réaliser des compte-rendus
- d’améliorer les méthodes de travail
À vous de voir si cela vous est utile (j’en parle plus bas).
Personnellement, je choisis d’ignorer cet aspect des règles. Car la version simple permet déjà de bonifier mon efficacité.
Mes conseils
Voici quelques conseils pour bien utiliser la méthode Pomodoro.
Décidez avant des tâches à accomplir
Avant de lancer votre minuteur, choisissez les tâches sur lesquelles vous allez travailler pendant vos blocs de travail.
Il s’agit d’une méthode de travail pour améliorer votre concentration, votre efficacité et votre récupération. Par contre, elle n’indique pas sur quoi travailler :
- créez et maintenez des listes de tâches recensant ce que vous devez faire
- établissez des priorités entre vos différentes tâches et vos différents projets
Vous pouvez choisir une unique tâche qui vous prendra au moins 25 minutes ou choisir plusieurs petites tâches de 5 à 10 min que vous enchaînerez.
Concentrez-vous sur votre travail
Et uniquement sur lui !
Une fois que vous avez enclenché le minuteur, il est essentiel que vous vous concentriez sur ce que vous faites.
Cela signifie que, pendant cet intervalle, vous devez vous abstenir de consulter vos comptes sociaux, de lire vos nouveaux messages, d’engager la conversation ou de regarder sans but par la fenêtre. Ou toute autre distraction.
Établissez une règle pour les interruptions
Une fois que vous vous êtes lancé dans un pomodoro, ne laissez personne vous arrêter. Lorsque quelqu’un s’adresse à vous pendant cette période :
- Informez-la que vous êtes en train de travailler et que c’est non négociable, sauf urgence majeure.
- Négociez le moment où vous serez en mesure de répondre à son problème.
- Rappelez la personne en question lorsque vous avez terminé votre travail.
La technique “informer/négocier/rappeler” vous permettra de respecter votre routine, sans offenser la personne qui souhaite engager la conversation.
Changez d’environnement pendant les pauses
Ne restez pas à votre poste de travail pendant vos pauses. Vous pouvez faire une pause aux toilettes, remplir votre verre d’eau, vous préparer une tasse de thé ou de café, échanger quelques mots avec un collègue, vous étirer, faire une courte promenade,…
L’important est de changer d’environnement, de signaler à votre cerveau que vous faites une pause et de bouger votre corps.
Une ligne directrice plus qu’une règle stricte
Adaptez la méthode Pomodoro à votre style de travail, à votre rythme et à vos besoins plutôt que l’inverse.
Si vous trouvez qu’une pause de 10 minutes vous permet d’être plus productif qu’une pause de 5 minutes, allez-y.
Si vous préférez travailler pendant 50 minutes, ou même 90 minutes, allez-y.
Tant que vous respectez la formule temps de travail + temps de pause + aucune perturbation, vous pouvez adapter la technique Pomodoro de la manière qui vous convient le mieux.
Pourquoi utiliser la méthode Pomodoro
Vous savez sûrement que le multitâche, travailler sur plusieurs tâches à la fois, est mauvais pour vous et votre efficacité.
Accorder toute son attention à une seule tâche est largement préférable.
Mais accorder toute son attention à une seule tâche sans faire de pause est aussi néfaste que de jongler avec plusieurs tâches en même temps.
La méthode Pomodoro apporte une réponse simple à ce problème.
Les avantages
Et bien que simple, cette méthode a de nombreux avantages.
Elle améliore votre concentration
Lorsque vous déterminez le temps exact que vous devez consacrer à une tâche, vous avez plus de chances de vous concentrer réellement sur cette tâche.
Chaque fois que vous commencez une session de travail, vous savez que c’est le moment où vous devez vous concentrer uniquement sur votre travail.
Elle améliore votre productivité
La technique Pomodoro permet de contrecarrer les effets négatifs de la loi de Parkinson et de maximiser les effets positifs de la loi de Pareto.
En travaillant par intervalles prédéterminés, vous avez conscience du temps passé sur une tâche ou un projet. Vous ne laissez ainsi pas le travail s’étaler et utiliser tout le temps disponible.
En limitant le temps accordé à une tâche ou un projet, vous concentrez vos efforts sur l’essentiel.
Par ailleurs, elle aide aussi à lutter contre la procrastination. En effet, même si une tâche est conséquente, imposante ou déplaisante, vous savez que vous ne travaillerez dessus que 25 minutes. Et 25 minutes, c’est bien mieux que 0 minutes !
Elle élimine épuisement et burnout
Lorsque vous avez beaucoup de travail à faire, il peut être tentant de travailler sans interruption jusqu’à ce que vous ayez terminé.
Mais c’est une pratique contre-productive qui entraîne une baisse de la qualité de votre travail au fil du temps. Et vous vous épuisez tout simplement jusqu’à la fin de la journée.
Microsoft a mené des recherches pour vérifier ce qui se passe réellement dans le cerveau humain lorsque nous ne nous accordons pas le bénéfice d’une pause.
L’étude montre que les sessions de travail ininterrompues augmentent notre niveau de stress et réduisent notre capacité de concentration. L’augmentation du niveau de stress étant l’un des principaux responsables de l’épuisement professionnel, tout devient clair : moins nous nous reposons, plus nous sommes stressés.
Avec la méthode Pomodoro, vous vous accordez ces pauses.
Elle améliore vos estimations
Le suivi de votre temps à intervalles réguliers vous aidera à établir de meilleures estimations.
À l’usage, vous déterminerez le nombre de pomodoros nécessaires pour terminer chaque type de tâche. Cela vous aidera à mieux répartir vos tâches et votre temps. Vous déterminerez aussi le nombre de pomodoros que vous pouvez réaliser sur une journée.
Elle permet de suivre votre rentabilité
La méthode Pomodoro vous permet également de suivre le budget de votre projet et gagner la confiance de vos clients.
Nous venons de voir que la méthode Pomodoro vous aide à affiner vos estimations de temps.
- Si vous travaillez avec des clients, cela vous permettra de leur fournir des devis et des délais plus fiables.
- Si vous avez un patron, il appréciera de bénéficier des mêmes avantages.
- Si vous êtes à votre compte, vous pourrez optimiser votre temps et votre rentabilité. Vous pourrez aussi améliorer vos processus sur la durée.
Les inconvénients
Bien qu’ayant de nombreux avantages, cette technique a aussi quelques limites et inconvénients.
Si vous savez comment les contourner, ils ne seront pas suffisants pour abandonner une technique par ailleurs très intéressante.
Elle peut perturber votre travail
Normalement, vous devez arrêter de travailler sur votre tâche lorsque vous entendez le minuteur sonner. Cela peut être contre-productif si vous progressez bien dans votre travail.
Cependant, vous pouvez en faire abstraction lorsque vous faites des progrès. Si vous sentez que vous vous débrouillez particulièrement bien avec une partie d’un projet, vous ne devez pas vous sentir obligé de vous arrêter après 25 minutes : vous pouvez simplement lancer un nouveau bloc de travail sans prendre de pause.
Elle peut être trop stricte
Le cycle 25 + 5 minutes peut être parfait pour certains. Mais d’autres peuvent se trouver à l’étroit.
Modifiez les règles en fonction de vos préférence et de vos besoins.
Si 25 minutes ne vous suffisent pas pour vous plonger dans votre travail, utilisez des blocs de travail de 45 ou 50 minutes, avec des pauses plus longues de 15 ou 10 minutes.
Et peut-être êtes-vous stressé à l’idée qu’un minuteur décompte les précieuses secondes de votre temps de pause ? Vous pouvez choisir de désactiver le minuteur lorsque vous faites une pause et rendre le temps de pause plus flexible.
Elle peut gâcher vos pensées spontanées
Votre esprit vagabondera même en étant engagé dans un bloc de travail, avec une tâche précise à accomplir. Et vous aurez des idées et des pensées spontanées.
Ne vous laissez pas distraire par ces pensées. Mais ne gâchez pas non plus vos pensées importantes et vos idées intéressantes. La meilleure solution est de les noter pour ne pas les perdre et pouvoir y revenir plus tard.
La science
Plusieurs études scientifiques ont validé les avantages de la technique Pomodoro.
De courtes pauses permettent de rester concentré
Les distractions brèves sont bonnes pour notre concentration, comme l’indique une étude de l’université de l’Illinois.
Lorsque vous travaillez sur une tâche pendant une longue période, il est préférable de faire de courtes pauses. Sur la durée, cela vous aidera à rester concentré.
C’est ainsi que les pauses de 5 minutes prescrites par la technique Pomodoro améliorent la qualité de votre travail.
Diviser vos tâches vous aide à les terminer à temps
La méthode Pomodoro ne se limite pas à la gestion du temps : elle permet également de diviser des tâches trop lourdes en tâches plus petites et plus faciles à gérer.
En vous concentrant sur un objectif plus facile à atteindre dans un laps de temps de 25 minutes, au lieu de penser à des réalisations lointaines, vous pouvez terminer vos tâches avant l’échéance.
Pourquoi diviser ses tâches en petits morceaux nous aide à les terminer à temps ?
Comme nous avons tendance à surestimer le temps dont nous disposerons à l’avenir, nous avons aussi l’habitude de nous fixer des objectifs irréalistes. Cependant, en décomposant un projet en petits morceaux, nous sommes en mesure d’y voir plus clair et d’estimer le temps exact dont nous aurons besoin pour le mener à bien.
Des petites récompenses vous aident à ne pas procrastiner
Diviser un projet important en tâches plus faciles vous aide également à combattre l’envie de les remettre à plus tard, simplement parce que vous avez autre chose en tête en ce moment.
La science affirme que tout le monde procrastine simplement parce que notre cerveau est câblé pour mettre les choses en attente afin que nous puissions profiter au maximum du moment présent. En raison de ce phénomène appelé “biais du présent“, nous avons tendance à choisir de nous amuser ou d’obtenir une récompense tout de suite, au détriment des tâches les plus urgentes.
Pomodoro aide à mettre un terme à ce processus.
En vous promettant une récompense que vous pourrez facilement savourer pendant le temps de pause entre deux blocs de travail, vous pouvez faire croire à votre cerveau que le plaisir est à portée de main et que tout ce que vous avez à faire est de rester concentré pendant un tout petit moment.
Conclusion
La méthode Pomodoro est si ridiculement simple qu’il semble fou qu’elle puisse être si efficace.
La plupart des gens ne travaillent pas naturellement de cette manière. Il ne vient à l’esprit de personne que travailler par blocs de 25 minutes est plus efficace que de s’asseoir et de travailler jusqu’à ce qu’une tâche soit terminée.
J’ai essayé les deux méthodes. Et bien je suis plus efficace lorsque j’utilise cette habitude de travailler par blocs.
Je préfère généralement utiliser des blocs de 50 minutes, avec des pauses de 10 minutes. Mais pour certaines tâches, je reviens aux blocs de 25 minutes, avec des pauses de 5 minutes.
Pour commencer, l’utilisation des blocs standards, de 25 + 5 minutes, est un bon point de départ. Mais ne soyez pas surpris si les débuts sont difficiles : toute nouvelle méthode nécessite un temps d’adaptation.
En tout cas, cette méthode de travail présente trop d’avantages pour être ignorée. Essayez-la : prenez un minuteur, réglez-le et c’est parti !
Si vous avez des question sur la méthode Pomodoro ou, plus généralement, sur la gestion du temps, n’hésitez pas : les commentaires sont là pour ça !
