Organisez votre journée comme un pro, en 10 minutes, avec ces 2 techniques essentielles

Organiser sa journée a plusieurs bénéfices : être plus efficace, avancer ses projets, disposer de temps libre pour se détendre et pour ceux qu’on aime. Convaincu ? Découvrez comment organiser votre journée comme un pro.

J’ai récemment participé à une conférence de 2 jours. Très intéressante par ailleurs, tout y était surtout parfaitement organisé et planifié. Et malgré un programme plutôt chargé, tout ce qui était prévu a été fait, présenté, discuté, débattu.

Avec juste ce qu’il fallait de temps pour les entractes et les pauses.

Juste assez de temps aussi pour les quelques menues actions hors-conférences : un petit coup de fil, un mail rapide, …

Dans ces cas-là, nous savons aller à l’essentiel : pas d’actions inutiles, pas de bavardages superflus, … Nous nous concentrons sur l’essentiel et recherchons le résultat.

Je n’ai pu m’empêcher de comparer avec notre comportement au quotidien.

Nous avons tendance à y faire l’exact opposé :

• nous prenons plus de temps que nécessaire pour nos tâches
• nous perdons du temps sur des futilités et des détails
• il n’y a soit aucune planification soit une planification trop serrée et inutile

Sans compter les collègues chronophages, les exigences de dernière minute de notre hiérarchie et autres imprévus.

L’expérience de la conférence m’amène à penser qu’estimer le temps nécessaire pour effectuer une tâche est une bonne chose.

Conjuguons cela à une organisation judicieuse de sa journée et nous avons un début de solution.

Comment organiser sa journée

Aucun besoin de technique ou de méthode avancée. Organiser sa journée revient à appliquer ces 4 méthodes simples :

• Bornez vos tâches dans le temps
  • Évaluez le temps nécessaire pour chaque tâche ou type de tâche.
  • Utilisez un minuteur pour limiter le temps utilisé sur chaque tâche.
• Planifiez votre journée
  • Réservez des plages de temps.
  • Arbitrez vos tâches par priorité.

Voyons ces 4 techniques dans le détail.

Bornez vos tâches dans le temps

C. Northcote Parkinson vous avait prévenu, et cela dès 1958.

Pour faire simple, la loi de Parkinson indique que « le travail tend à se dilater jusqu’à occuper tout le temps disponible ». En d’autres termes :

Une tâche utilise toujours tout le temps qu’on lui alloue.

Le risque est de prendre trop de temps pour certaines tâches et de ne plus en avoir assez pour traiter d’autres tâches comme il se doit.

Il est donc nécessaire de déterminer à l’avance le temps que peut nécessiter l’exécution d’une tâche. Et d’éviter se laisser déborder.

De plus, limiter le temps imparti à chaque tâche exige d”aller à l’essentiel. Ce faisant, on est incité à respecter la loi de Pareto : réaliser les 80% les plus importants en ne consommant que 20% de notre temps.

La méthode est simple :

• estimer le temps nécessaire pour chaque tâche ou type de tâche. Ni trop peu pour ne pas stresser et perdre en qualité, ni trop pour ne pas perdre en efficacité et gâcher son temps. Si vous gérez des listes de tâches, vous pouvez indiquer ces temps pour chaque tâche plutôt que de le recalculer à chaque fois.
• utiliser un minuteur pour limiter le temps utilisé sur chaque tâche. Selon vos habitudes et vos goûts, ce temps peut être pris d’un bloc ou bien saucissonné en plusieurs blocs, comme avec la méthode Pomodoro.

Comment déterminer le temps de chaque tâche

Pour estimer le temps d’une tâche, 2 techniques marchent bien : celle du « doigt mouillé » et celle du « nez creux ». Vous pouvez panacher cela avec un peu de pratique et d’expérience. Et même demander à qui s’y connaît mieux que vous :-).

Avec le temps et la pratique, vous estimerez mieux les durées nécessaires, vous saurez mieux les respecter et vous apprendrez à viser l’essentiel. Vous gagnerez ainsi en efficacité et en productivité.

Petit focus sur la méthode Pomodoro

À peu de choses près, la méthode Pomodoro se déroule en cinq étapes :

1. décider de la tâche à effectuer
2. régler le minuteur sur 25 minutes
3. travailler sur cette tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne
4. prendre une courte pause de 5 minutes
5. tous les 4 sessions prendre une pause un peu plus longue de 15 à 20 minutes

Bon, la version officielle et complète de la méthode est plus compliquée. Mais l’essentiel est là.

Travailler par tronçon de 25, 50 ou 75 minutes et dédier chaque tronçon a une tâche précise est la technique de productivité personnelle la plus utile et la plus efficace que je n’ai jamais employée.

Je vous conseille fortement de l’essayer.

Pour commencer, n’hésitez pas à travailler par tronçon de 15 minutes avec des pauses de 5 minutes. En enchaînant 3 séries, ça fait pile 1 heure.

Planifiez votre journée

Organiser sa journée revient à répartir ses activités dans le temps en fonction de ses objectifs et de la durée de ces activités.

Les 2 notions importantes de la phrase précédente sont « en fonction de ses objectifs » et « en fonction de la durée de ces activités » :

• vos objectifs vous permettent de déterminer ce que vous devez exécuter maintenant et ce que vous pouvez reporter
• la durée des activités vous indique quel est le meilleur agencement possible dans le temps

Un 3° élément peut intervenir : la nature de la tâche. Afin de rassembler les tâches par type et de faire un lot. Ou bien d’exécuter 2 tâches simples simultanément.

L’exemple type est le coup de téléphone : vous pouvez rassembler tous les appels téléphoniques au même moment de la journée ou téléphoner en même temps que vous vous déplacez (attention en voiture).

Organiser sa journée revient donc essentiellement à :

• réserver des plages de temps pour traiter ses tâches
• arbitrer par priorité les tâches à accomplir

Avec ces 2 étapes, vous avez la méthode de base pour planifier vos journées.

Réservez des plages de temps

Prenez rendez-vous avec vous-même. Réservez ces rendez-vous à l’exécution des tâches et activités du jour.

Vous avez peut-être déjà des réunions ou des rendez-vous prévus dans la journée. Et bien prenez du temps entre ces moments déjà bloqués.

Un bon ratio est :

• 60% du temps pour les activités prévues et planifiées
• 20% du temps pour les activités imprévues et les aléas
• 20% du temps pour les activités libres ou sociales

Arbitrez vos tâches par priorité

Il est primordial d’exécuter en priorité les tâches les plus importantes. Ce sont celles qui font avancer vos projets et objectifs en agissant sur la substantifique moelle de ces projets et objectifs.

Classez toutes vos tâches par importance. Les plus importantes seront traitées en priorité. Les autres attendront patiemment leur tour et pourraient même être reportées au lendemain.

Concernant les tâches ayant un réel caractère d’urgence ou devant être exécutées aujourd’hui, elles sont à exécuter en toute priorité. Avant toutes les autres donc. Cela étant, il convient surtout d’éviter que ces tâches-là se présentent. Mais c’est un autre sujet.

Et n’oubliez pas que vous pouvez toujours :

• supprimer les tâches traînant depuis trop longtemps dans vos listes
• déléguer quand c’est possible

Organisez votre journée mais soyez réaliste

La planification de votre journée concerne les moments réservés à la réalisation de tâches non planifiées, ce que nous venons de voir, mais aussi les tâches planifiées : réunion, rendez-vous, déjeuner, activités sociales, …

Afin d’être pleinement utile, votre planification doit être réaliste et considérer d’autres éléments : les déplacements éventuels, les derniers menus préparatifs des réunions et rendez-vous, la transition entre chaque moment, les imprévus, …

Car, même si vous adorez qu’un plan se déroule sans accroc, c’est rarement le cas.

Il faut donc prendre quelques précautions :

• ne pas vous surcharger : vous aurez tendance à être optimiste, à sous-estimer certaines durées (traitement, déplacement, …) et à sur-estimer vos capacités
• prévoir des marges : ajoutez 5 à 10 minutes entre chaque tâche et activité planifiée
• prévenir les interruptions : vous ne pouvez par prévoir les interruptions, mais vous pouvez les prévenir : cela rejoint le conseil de 20% du temps pour les activités libres ou sociales
• prévoir des pauses : qui veut aller loin ménage sa monture : à caser dans les 20% du temps pour les activités libres ou sociales

La méthode ALPES

Pour mieux mémoriser et appliquer ces techniques, je vous propose la méthode ALPES.

Il s’agit d’une méthode d’organisation créée par Lothar J. Seiwert, un auteur allemand, qui a concentré son travail sur la gestion du temps.

Le nom originale de cette méthode est ALPEN, “Alpen” désignant les Alpes en allemand. L’adaptation française permet justement de retrouver le mot ALPES.

La méthode ALPES permet une meilleure organisation de sa journée de travail. Elle permet de la structurer pour un maximum d’efficacité au travers de 5 étapes reprises dans son nom : Activités – Longueur – Plages horaires – Égrappage – Surveillance.

On y retrouve toutes mes recommandations précédentes. Je serai donc succinct. La seule recommandation qui manque est celle de la méthode Pomodoro.

Activités

Il s’agit de créer une vue d’ensemble de ce que vous avez à faire. Le meilleur outil pour cela est la liste de tâches.

Rassemblez dans cette liste de tâches l’ensemble des tâches à traiter aujourd’hui, qu’elles soient professionnelles ou personnelles.

Longueur

Évaluez le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche.

La somme de toutes ces durées de traitement vous permet d’évaluer votre capacité à réellement traiter les tâches que vous vous êtes fixé.

Plages horaires

Réservez des plages horaires dédiées aux différentes tâches que vous devez traiter. Tout en étant réaliste :

• ajoutez des marges entre chaque tâche
• n’allouez pas tout votre temps à des tâches
• prévoyez du temps supplémentaire pour les imprévus, les interruptions, …

Une bonne base est de ne planifier que 60 % de votre temps et de réserver 40 % aux imprévus et aux activités sociales.

Égrappage

Voilà un mot alambiqué pour parler de la priorisation des tâches.

Pour faire simple, décidez de l’ordre de traitement des tâches durant la journée. La matrice d’Eisenhower peut vous être utile. Mais un peu de bon sens aussi.

Surveillance

En fin de journée, faites le point :

• évaluez vos estimations de longueur des tâches pour vous améliorer
• supprimez les tâches réalisées de vos différentes listes
• intégrez les nouvelles tâches

Conclusion

En résumé, pour organiser sa journée comme un pro, il suffit d’appliquer les 4 techniques suivantes :

• Bornez vos tâches dans le temps
  • Évaluez le temps nécessaire pour chaque tâche ou type de tâche.
  • Utilisez un minuteur pour limiter le temps utilisé sur chaque tâche.
• Planifiez votre journée
  • Réservez des plages de temps.
  • Arbitrez vos tâches par priorité.

Il n’en faut pas plus.

Planifiez-vous votre journée ? Quelles sont les techniques et méthodes que vous employez ? Avez-vous des conseils à nous prodiguer ?

Je serais réellement ravi de vous lire et de partager avec vous.