Tout savoir sur l’agenda

L’agenda est le meilleur outil qu’il soit pour gérer son emploi du temps. Couplé à votre liste des taches, ces 2 outils vous permettront de gérer efficacement votre temps, d’être efficace et de rester zen ! Cet article vous dira ce que vous devez savoir l’agenda pour mieux l’utiliser et bien choisir votre modèle.

De nouveau un article autour d’un conseil ou d’une méthode simple. Mais l’organisation et la productivité ne sont rien d’autres que la mise en œuvre de techniques simples. Revisitons ensemble nos classiques.

Tout savoir sur l’agenda.

Intuitivement, sans lire beaucoup de littérature dédiée à la productivité ou à l’organisation, nous sentons tous qu’une bonne gestion de notre temps passe par la nécessité de savoir exactement, pour un instant donné, où nous devons être, ce que nous devons y faire et pourquoi nous devons y être.

Nous avons déjà parlé de la difficulté, pour notre cerveau, d’enregistrer des éléments volatiles et de se les rappeler au bon moment. Un rendez-vous, par exemple (exemple choisi complètement au hasard … :-) ), est typiquement un de ces éléments volatiles qu’il est préférable de se rappeler au bon moment.

Arrêtons de nous voiler la face : nous avons tous besoin d’aide pour gérer efficacement notre emploi du temps !

La meilleure des aides disponibles est l’agenda :

• il vous permet d’avoir une vue globale de votre emploi du temps, à l’échelle de la journée ou de la semaine, mais aussi du mois et de l’année ;
• il facilite grandement les planifications à court terme et à long terme ;
• il facilite la préparation des rendez-vous ;
• il évite les oublis et permet d’éviter les retards.

Les différents types d’agenda

Pour que votre agenda soit réellement utile, il faut qu’il soit facile à mettre à jour, simple à consulter et toujours disponible.

On peut définir 3 grands types d’agenda.

Les agendas papier

Ce sont les agendas traditionnels, tels que ceux vendus par Quo Vadis, Rhodia, ou bien encore Moleskine.

Les avantages :

• facile à mettre à œuvre et à utiliser ;
• pas de technologie particulière : juste les grands classiques que sont le papier et le stylo ;
• pas de risque de panne de batterie !
• recommandé pour les aficionados du travail sur papier ;
• recommandé pour les personnes tactiles et kinesthésiques ;

Les inconvénients :

• difficulté à partager avec d’autres personnes ;
• difficulté à synchroniser avec d’autres systèmes ;
• espace physique limité : planification à long terme compliqué ;
• pas de gestion des évènements récurrents ;
• pas de possibilité de sauvegarde.

Les agendas numériques

Je considère ici les agendas fonctionnant sur un ordinateur classique ou un assistant numérique (un PDA). On retrouve ici des programmes tels que Outlook ou Sunbird.

Les avantages :

• facilité de gestion des évènements récurrents ;
• facilité d’importation et d’exportation ;
• facilité de partage avec d’autres personnes ;
• facilité de synchronisation avec d’autres systèmes ;
• possibilité d’ajouter d’autres informations, voire même de lier des fichiers à un événement ;
• possibilité de sauvegarde ;

Les inconvénients :

• lié à une technologie potentiellement propriétaire ;
• plus compliqué d’abord et d’usage que la version papier (sans être pour autant complètement inaccessible) ;
• pour les ordinateurs : nécessité d’un accès physique pour l’édition et la consultation ;
• pour les PDA : risque de panne de batterie.

Les agendas en ligne

On retrouve tous les agendas disponibles sur Internet, tels que Google Calendar, 30 Boxes ou Zoho Calendar.

Les avantages :

• les mêmes avantages que les agendas numériques ;
• facilité d’accès depuis tout ordinateur, ou terminal, ayant un accès Internet ;
• facilité de partage du calendrier, ou d’une partie du calendrier ;
• pas de problème de sauvegarde ;

Les inconvénients :

• problème de confidentialité : l’hébergeur peut potentiellement accéder à vos données ;
• problème de sécurité : une tierce personne peut éventuellement accéder à vos données ;
• plus d’agenda si l’accès Internet ou le site sont momentanément indisponibles ;
• que se passe t’il si le site ferme ses portes ou change ses tarifs ?

Les solutions hybrides

La frontière entre les agendas sur ordinateur ou PDA et les agendas en ligne n’est pas aussi franche que je le laisse entendre.

Il existe effectivement des solutions complètes ou des outils permettant de synchroniser entre eux ces différents agendas. Cela permet de profiter du meilleur des 2 mondes. Mais j’y reviendrais plus tard en parlant de mon système.

Seul l’agenda papier reste dans son coin … Est-ce une solution à éviter ? Pour l’avoir testé, et bien qu’amateur du format papier pour d’autres usages, je peux simplement dire que l’agenda papier ne me convient ni ne me convainc.

Après, c’est une histoire de goût et de sensibilité. Certains ne jureront que par elles.

Que mettre dans son agenda ?

La réponse semble simple et évidente : ses rendez-vous. C’est à dire tous les événement associés à une date et une heure précises. De plus, un rendez-vous est souvent associé à un lieu, et régulièrement à une ou plusieurs personnes.

La réponse n’est pourtant pas si simple. Je constate en effet 2 usages complémentaires.

La planification des taches

Certaines personnes apprécient en effet de mettre dans leur agenda les taches qu’elles souhaitent réaliser ce jour-là. Bien que cela puisse sembler une bonne chose, je pense qu’il s’agit là d’une erreur.

Si une tache peut effectivement être déclinée en une date, une heure et un lieu, c’est qu’un rendez-vous se cache derrière. Alors, oui, elle, ou plutôt le rendez-vous, doit apparaître dans votre agenda.

Sinon, c’est juste une tache qui encombre votre agenda et qui devra être re-planifiée si nécessaire. De plus, elle sera présente en 2 endroits : votre agenda et votre liste de taches ! Pas très optimal … Sans compter les informations annexes, mais nécessaires à son exécution, que vous stocker dans un 3° endroit !

Je déconseille donc cette approche. Procédez plutôt ainsi :

• les vrais rendez-vous dans votre agenda ;
• les taches dans votre liste de taches.

Je vous suggère ces 2 alternatives :

• La réservation de plages de temps. Plutôt que de planifier une tache à un moment donné, je vous propose d’allouer du temps pour se consacrer à vos taches et à vos projets. Une heure en début de matinée, une demi-heure à la pause déjeuner, une demi-heure en soirée. Par exemple, je consacre, tous les matins, avant de partir travailler, une demi-heure à ma revue et mes projets dans le cadre de ma super habitude matinale. Et une demi-heure à la pause déjeuner.
• Le traitement par lot. Il s’agit de regrouper toutes les taches du même genre : les coups de téléphone, les taches nécessitant une sortie, … Quitte à retarder (un peu) une de ces taches. Par exemple, je retarde régulièrement une visite au centre commerciale du coin de 24 heures. Cela me laisse le temps de compléter le colis que je dois envoyer suite à ma dernière vente sur PriceMinister. Je fais tout le lendemain : achat + envoi par la Poste. Et souvent un coup de téléphone sur le chemin …

Le journal personnel

En fin de journée, beaucoup de personnes notent sur leur agenda les événements marquants de la journée écoulée, voire leur ressenti.

Là dessus, rien à redire, ça me semble une très bonne chose. Tout le monde ne vante t’il pas les mérites d’une telle pratique, même s’il s’agit là d’une version allégée ? Il s’agit même de la pratique qui m’a pendant longtemps fait préférer l’agenda papier à l’agenda électronique. Il me semble en effet que c’est d’autant plus bénéfique, et tellement plus plaisant, si cela est fait sur du papier.

Préférant maintenant largement les agendas électroniques (je vous en dis plus juste en dessous), j’ai arrêté de faire cela pendant un peu plus d’un an. Et cela m’a manqué ! J’ai donc repris récemment cette petite routine. À défaut d’un véritable agenda, j’utilises un bête carnet : une feuille par date, la date en haut, le reste étant réservé à mes épanchements.

En début d’année prochaine, je vais surement prendre un véritable agenda, bien joli, et y écrire de ma plus belle plume. Avant de commencer un véritable journal personnel ?…

Ma solution

Les outils

J’ai aujourd’hui 3 interfaces différentes pour gérer mon agenda :

1. Outlook. Au départ, j’utilisais Outlook Express. Puis j’ai migré sous Outlook car il est plus complet et est mieux géré par les solutions de synchronisation. J’y ai l’intégralité de mon répertoire et mon agenda personnel.
2. Google Calendar. Il est entré dans ma vie en même temps que Gmail. Il a les avantages et les inconvénients des agendas en ligne (voir plus haut). Et la simplicité des outils Google.
3. Mon smartphone Samsung Galaxy S. Je crois vous en avoir déjà parlé:-) … Etant sous Androïd, de Google, la synchronisation avec les outils Google est intégrée et simple. Je synchronise mon répertoire et mon agenda. Accessoirement, je peux aussi vérifier mes mails.

La synchronisation

Concernant la synchronisation entre Google Calendar et mon smartphone, aucun problème : c’est prévu, intégré et opérationnel. Cela fonctionne dans les 2 sens et pour tous les agendas Google Calendar.

Concernant la synchronisation entre Outlook et Google Calendar ou mon smartphone, j’ai 2 options :

1. Utiliser le programme fourni par Samsung pour synchroniser Outlook et mon smartphone. Ca marche bien. Mais cela nécessite la connexion physique de mon Samsung à mon ordinateur. Pénible. Je ne m’en sers donc plus !
2. Utiliser Google Calendar Sync pour synchroniser Outlook et Google Calendar. Ce programme est fourni par Google himself, est gratuit, fonctionne très bien et permet une synchronisation dans les 2 sens. Seule limitation : la synchronisation d’un unique agenda Google avec Outlook. Aucun problème : j’ai un agenda personnel principal que je synchronise avec Outlook. Pour voir tous mes agendas, dont mon agenda professionnel, retour à Google Calendar ou à mon smartphone.

Mes agends sous Google Calendar sont donc la pierre angulaire. La synchronisation avec mon smartphone est automatique dès que je suis connecté à un réseau WiFi. Par contre, la synchronisation avec Outlook reste manuelle. Mais dès que je touche à Outlook, pour consulter ou modifier, j’en lance une petite !

Concernant mon agenda professionnel, je vous livre une astuce bonus. Au boulot, nous utilisons Lotus Notes comme messagerie et agenda. Il existe une application qui permet de synchroniser l’agenda Lotus Notes avec un unique calendrier Google Calendar. J’ai ainsi toujours avec moi mon agenda professionnel. Il s’agit de AweSync. La dernière version est la 4.3 . J’utilise une vieille version, la 1.0.1.5, qui fonctionne bien et a le mérite d’être intégralement gratuite, et pas seulement pour 15 jours.

Petit focus Google Calendar

Un petit complément pour ceux qui ne connaissent pas Google Calendar. Les autres, vous pouvez passer votre chemin.

L’application Google Calendar vous permet de gérer plusieurs agendas. Vous pouvez par exemple y avoir votre agenda personnel, votre agenda professionnel et l’agenda de l’association dont vous vous occupez.

Ces différents agendas peuvent être crées par vous-même. Ils peuvent aussi avoir été créés par d’autres personnes et être partagés avec vous. Par exemple, votre compagne/compagnon peut créer son agenda personnel et le partager avec vous exclusivement.

De même, vous pouvez partager les agendas que vous créés. Par exemple, votre agenda personnel avec votre compagne/compagnon, ou l’agenda de votre association avec les membres de l’association.

De plus, il existe des calendriers tout fait que vous pouvez utiliser à loisirs : horaire de lever et coucher du Soleil et de la Lune, matches de la dernière Coupe du monde de football, …

J’espère qu’avec cela vous comprenez mieux ce que je veux dire par synchroniser tous les agendas ou synchroniser un unique agenda.

A noter que, pour utiliser Google Calendar, il n’est pas nécessaire d’avoir un compte Gmail : un collègue utilise son adresse mail Free.

Conclusion

J’espère que cet article vous aura terminé de vous convaincre de la nécessité de se munir d’un agenda pour gérer correctement son temps. Et que vous y trouverez aussi des éléments pour choisir l’agenda qui vous convient le mieux.

Un dernière chose : couplez votre agenda avec votre liste des taches. J’en ai parlé dans cet article. Ces 2 outils vous permettront de gérer efficacement votre temps, d’être efficace et de rester zen !

Partagez les usages de votre agenda, comment il s’intègre dans votre quotidien. Au fait, quels outils utilisez-vous ?