Tout ce que vous devez savoir sur l’agenda : comment bien utiliser son agenda pour être efficace et rester zen
Utiliser un agenda est idéal pour gérer efficacement son temps, être efficace et rester zen. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’agenda pour choisir le modèle qui vous convient et l’utiliser efficacement.
Intuitivement, sans lire beaucoup de littérature dédiée à la productivité ou à l’organisation, nous sentons tous qu’une bonne gestion de notre temps passe par la nécessité de savoir exactement, pour un instant donné, où nous devons être, ce que nous devons y faire et pourquoi nous devons y être.
Nous avons déjà parlé de la difficulté, pour notre cerveau, d’enregistrer des éléments volatiles et de se les rappeler au bon moment. Un rendez-vous, par exemple (exemple choisi complètement au hasard … 🙂 ), est typiquement un de ces éléments volatiles qu’il est préférable de se rappeler au bon moment.
Arrêtons de nous voiler la face : nous avons tous besoin d’aide pour gérer efficacement notre emploi du temps !
Pourquoi utiliser un agenda ?
La meilleure des aides disponibles est l’agenda.
Un agenda vous permet d’avoir une vue globale de votre emploi du temps, à l’échelle de la journée ou de la semaine, mais aussi du mois et de l’année. Mais ses bénéfices vont au-delà.
- Il vous permet d’organiser votre journée et votre semaine.
- Il facilite grandement les planifications à court terme et à long terme.
- Il facilite la préparation des rendez-vous.
- Il évite les oublis et permet d’éviter les retards.
- Il vous permet de garder la maîtrise de votre temps.
L’agenda est un outil formidable. Il vous permet de formaliser vos engagements et vos intentions et d’agir avec intelligence et efficacité.
Il vous sera bénéfique pour :
- votre organisation : l’organisation de votre temps est aussi importante que celle de votre espace. Vous avez une vue d’ensemble de l’usage de votre temps. Vous réservez du temps pour l’action, du temps pour la récupération, du temps pour la distraction.
- votre productivité : vous ne laissez pas les évènements vous dicter votre emploi du temps. Vous le prévoyez et vous l’organisez autour des tâches que vous avez identifiées et priorisées.
- votre sérénité : vous vous supprimez du stress, de l’inquiétude et des interrogations car vous savez à l’avance quoi et quand. De plus, vous vous réservez du temps pour vos activités détente, repos et loisirs.
Utiliser un agenda est déjà mettre un pied dans l’action.
Les différents types d’agenda
Pour que votre agenda soit réellement utile, il faut qu’il soit facile à mettre à jour, simple à consulter et toujours disponible.
On peut définir 3 grands types d’agenda : les agendas papier, les agendas numériques et les agendas en ligne.
Les agendas papier
Ce sont les agendas traditionnels, tels que ceux vendus par Quo Vadis, Rhodia, ou bien encore Moleskine.
Les avantages :
- facile à mettre à œuvre et à utiliser
- pas de technologie particulière : juste les grands classiques que sont le papier et le stylo
- pas de risque de panne de batterie
- recommandé pour les aficionados du travail sur papier
- recommandé pour les personnes tactiles et kinesthésiques
Les inconvénients :
- difficulté à partager avec d’autres personnes
- difficulté à synchroniser avec d’autres systèmes
- espace physique limité : planification à long terme compliqué
- pas de gestion des évènements récurrents
- pas de possibilité de sauvegarde
Les agendas numériques
Je considère ici les agendas fonctionnant sur un ordinateur classique, un smartphone ou un assistant numérique (un PDA). On retrouve ici des programmes tels que Outlook ou Thunderbird.
Les avantages :
- facilité de gestion des évènements récurrents
- facilité d’importation et d’exportation
- facilité de partage avec d’autres personnes
- facilité de synchronisation avec d’autres systèmes
- possibilité d’ajouter d’autres informations, voire même de lier des fichiers à un événement
- possibilité de sauvegarde
Les inconvénients :
- lié à une technologie potentiellement propriétaire
- plus compliqué d’abord et d’usage que la version papier (sans être pour autant complètement inaccessible)
- pour les ordinateurs : nécessité d’un accès physique pour l’édition et la consultation
- pour les smartphones et autres PDA : risque de panne de batterie
Les agendas en ligne
On retrouve tous les agendas disponibles sur Internet, tels que Google Calendar, 30 Boxes ou Zoho Calendar.
Les avantages :
- les mêmes avantages que les agendas numériques
- facilité d’accès depuis tout ordinateur, ou terminal, ayant un accès Internet
- facilité de partage du calendrier, ou d’une partie du calendrier
- pas de problème de sauvegarde
Les inconvénients :
- problème de confidentialité : l’hébergeur peut potentiellement accéder à vos données
- problème de sécurité : une tierce personne peut éventuellement accéder à vos données
- plus d’agenda si l’accès Internet ou le site sont momentanément indisponibles
- que se passe t’il si le site ferme ses portes ou change ses tarifs ?
Les solutions hybrides
La frontière entre les agendas sur ordinateur ou smartphone et les agendas en ligne n’est pas aussi franche que je le laisse entendre.
Il existe effectivement des solutions complètes ou des outils permettant de synchroniser entre eux ces différents agendas. Cela permet de profiter du meilleur des 2 mondes. Mais j’y reviendrais plus tard en parlant de mon système.
Seul l’agenda papier reste dans son coin…
Est-ce une solution à éviter ?
Pour l’avoir testé, et bien qu’amateur du format papier pour d’autres usages, je peux simplement dire que l’agenda papier ne me convient ni ne me convainc.
Après, c’est une histoire de goût et de sensibilité.
Que mettre dans son agenda ?
La réponse semble simple et évidente : ses rendez-vous. C’est à dire tous les événement associés à une date et une heure précises. De plus, un rendez-vous est souvent associé à un lieu, et régulièrement à une ou plusieurs personnes.
La réponse n’est pourtant pas si simple. Je constate en effet 2 usages complémentaires.
La planification des tâches
Certaines personnes apprécient en effet de mettre dans leur agenda les tâches à réaliser ce jour. Bien que cela puisse sembler une bonne chose, je pense qu’il s’agit là d’une erreur.
Si une tâche peut effectivement être déclinée en une date, une heure et un lieu, c’est qu’un rendez-vous se cache derrière. Alors, oui, elle, ou plutôt le rendez-vous, doit apparaître dans votre agenda.
Sinon, c’est juste une tâche qui encombre votre agenda et qui devra être re-planifiée si nécessaire. De plus, elle sera présente en 2 endroits : votre agenda et votre liste de tâches ! Pas très optimal … Sans compter les informations annexes, mais nécessaires à son exécution, que vous stocker dans un 3° endroit !
Je déconseille donc cette approche. Procédez plutôt ainsi :
- les vrais rendez-vous dans votre agenda
- les tâches dans votre liste de tâches
Je vous suggère ces 2 alternatives :
- La réservation de plages de temps. Plutôt que de planifier une tâche à un moment donné, je vous propose d’allouer du temps pour se consacrer à vos tâches et à vos projets. Une heure en début de matinée, une demi-heure à la pause déjeuner, une demi-heure en soirée. Par exemple, je consacre, tous les matins, avant de partir travailler, une demi-heure à ma revue et mes projets dans le cadre de ma super habitude matinale. Et une demi-heure à la pause déjeuner.
- Le traitement par lot. Il s’agit de regrouper toutes les tâches du même genre : les coups de téléphone, les tâches nécessitant une sortie, … Quitte à retarder (un peu) une de ces tâches. Par exemple, je retarde régulièrement une visite au centre commerciale du coin de 24 heures. Cela me laisse le temps de compléter le colis que je dois envoyer suite à ma dernière vente sur PriceMinister. Je fais tout le lendemain : achat + envoi par la Poste. Et souvent un coup de téléphone sur le chemin …
Le journal personnel
En fin de journée, beaucoup de personnes notent sur leur agenda les événements marquants de la journée écoulée, voire leur ressenti.
Là dessus, rien à redire, ça me semble une très bonne chose. Tout le monde ne vante t’il pas les mérites d’une telle pratique, même s’il s’agit là d’une version allégée ? Il s’agit même de la pratique qui m’a pendant longtemps fait préférer l’agenda papier à l’agenda électronique. Il me semble en effet que c’est d’autant plus bénéfique, et tellement plus plaisant, si cela est fait sur du papier.
Préférant maintenant largement les agendas électroniques (je vous en dis plus juste en dessous), j’ai arrêté de faire cela pendant un peu plus d’un an. Et cela m’a manqué ! J’ai donc repris récemment cette petite routine. À défaut d’un véritable agenda, j’utilise un bête carnet : une feuille par date, la date en haut, le reste étant réservé à mes épanchements.
En début d’année prochaine, je vais sûrement prendre un véritable agenda, bien joli, et y écrire de ma plus belle plume. Avant de commencer un véritable journal personnel ?…
Comment organiser son agenda
Voici les 2 usages principaux que je vous recommande :
- indiquer vos rendez-vous ainsi que les activités ponctuelles ou récurrentes
- réserver du temps pour vos tâches importantes
Indiquez les activités ponctuelles ou récurrentes
Un repas prévu avec la belle famille ? Indiquez-le dans votre emploi du temps … La visite annuelle avec votre dentiste ? Indiquez-la dans votre emploi du temps … Un rendez-vous avec un client ? Indiquez-le dans votre emploi du temps …
L’usage classique de l’agenda …
Tous ces rendez-vous n’ont certes pas la même importance (votre santé ne doit pas être négligée, de même que votre client …). Mais vous avez pris des engagements, et votre agenda va vous aider à les respecter. Qu’il s’agisse d’engagements avec autrui ou d’engagements avec vous-même.
À titre personnel, je n’attends pas d’avoir du temps libre : je le réserve. Un exemple concret : j’indique dans mon agenda les jours et heures où je prévois de courir ou de faire du vélo. Ce sont des activités que je veux faire régulièrement, car elles me sont bénéfiques à plus d’un titre. Donc je leur réserve le temps nécessaire.
Réservez du temps pour vos tâches importantes
Toutes les tâches importantes n’ont pas forcément besoin d’être faites tel jour ou telle heure. Elles ont juste besoin d’être faites. À ce titre, vous avez déjà une liste des tâches à réaliser, ainsi que des projets à mener. C’est très bien. Mais cela ne suffit pas …
Il est nécessaire de réserver du temps pour réaliser vos tâches les plus importantes. Vous n’attendez pas d’avoir du temps à leur consacrer : vous le réservez. Vous réservez une plage de temps pour réaliser vos tâches, vos listes vous indiquant les tâches les plus importantes ou les plus critiques.
Je déconseille de planifier directement des tâches dans votre agenda. Un agenda est réservé aux évènements associés à une date, une heure, une personne et un lieu.
2 exceptions :
- la tâche s’apparente à un rendez-vous : date, heure ou lieu sont obligatoires
- la tâche est importante, urgente et critique : la formaliser comme rendez-vous est le meilleur moyen de l’exécuter à temps
À titre personnel, dans le cadre de mes activités professionnelles, j’ai des listes de tâches à faire, avec priorité et durée. Je leur réserve régulièrement des plages de 3 ou 4 heures. Mes quelques rendez-vous professionnels ont droit à leur propres entrées dans mon agenda.
De plus, travaillant chez moi, agir ainsi me permet de communiquer clairement quand je ne souhaite pas être dérangé.
Comment gérer son agenda : 2 conseils pour être plus efficace
Consultez votre agenda tous les jours
Oui, je sais, cela va de soi. Détrompez-vous : cela ne va pas de soi pour tout le monde. Je prends l’exemple de ma belle-maman : un retard de 1 heure, pour cause d’agenda non relu, est assez régulier. Et je ne vois pas pourquoi elle serait la seule …
Donc planifier ses évènements et mettre à jour son agenda, c’est bien. Le consulter, c’est mieux. À faire la veille au soir pour vérifier et s’organiser.
Activez des rappels
Cela peut vous simplifier la vie et vous éviter les mésaventures évoquées juste au dessus. Vous n’avez plus besoin d’aller à votre agenda, c’est lui qui vient à vous. Le risque est d’être spammé et d’ignorer les rappels si vous en programmez trop. À utiliser avec discernement …
À la création d’un évènement, interrogez-vous sur son importance ou sur le potentiel d’être en retard du fait de l’évènement précédent. Selon vos réponses, crées un rappel automatique pour cet évènement.
Conclusion
J’espère que cet article vous aura terminé de vous convaincre de la nécessité de se munir d’un agenda pour gérer correctement son temps. Et que vous y trouverez aussi des éléments pour choisir l’agenda qui vous convient le mieux.
Un dernière chose : couplez votre agenda avec votre liste des tâches. J’en ai parlé dans cet article. Ces 2 outils vous permettront de gérer efficacement votre temps, d’être efficace et de rester zen !
Partagez les usages de votre agenda, comment il s’intègre dans votre quotidien. Au fait, quels outils utilisez-vous ?
Agenda uniquement professionnel pour moi… et il reste au boulot.
Pour le perso je teste des tas d’appli iPhone alors j’en ai plusieurs ce qui fait que je suis toujours dans le vague… mais ça me va, on est suffisamment cadré dans le boulot.
Bon, je sais aussi que je ne suis pas un modèle d’organisation… 😉
Juste une remarque pratique : ça serait pas mieux de mettre ton truc pour twitter en bas, ce qui éviterait de remonter en haut de ton (long) article pour te RT ?
@DavidB: Chacun son organisation. Si ça marche pour toi, c’est très bien … Soyons honnête : mon agenda personnel ne déborde pas non plus … Mais j’aime avoir une vue globale. Et ça fait ça de moins à se rappeler : ça repose !
Concernant Twitter, t’as qu’à tweeter avant de lire. Tu sais bien que ce que j’écris est intéressant ! 🙂 … Hum … J’y avais pensé, je vais voir ce que je peux faire. Merci pour la suggestion.
Pile poil pareil pour moi mais en version low tech concernant le GSM : un vieux Nokia en liaison infrarouge et ça fonctionne !
Précision sur Google Calendar : Cerise sur le gâteau Google Calendar vous envoie un rappel par SMS du RDV enregistré x jours/semaine/minutes avant !!!
Et en plus c’est gratuit !
L’essayer c’est l’adopter
Merci pour cet article
@Guillaume: L’objet de cet article n’était pas de faire la promo de Google Calendar. Mais il est vrai qu’il a ce genre de service complètement gratuit donc j’use et j’abuse.
En fait, il faudrait un article dédié pour présenter les avantages de Google Calendar !
J’ai un peu fait comme toi : j’ai essayé et j’ai adopté !
Et de rien ! C’est loi qui te remercie de commenter !
A propos d’Awesync: maintenant la version 4.5.0 est disponible en francais: http://www.awesync.com/download
@avs: Merci du retour. Mais je ne pense pas qu’elle soit gratuite …
Bonjour, je découvre ce blog fort intéressant.
Mon organisation est la suivante:
Outlook au bureau (imposé par la boite)
Google Calendar pour synchroniser
L’application Pocket Informant sur Iphone (choisie par moi)
Je gère 2 calendriers: le professionnel et le personnel.
Le calendrier professionnel est géré sous Outlook et synchronisé via Google Calender sur mon Iphone
Le calendrier personnel est géré sur Pocket Informant. Il n’est pas synchronisé avec Outlook pour éviter de le retrouver sur le serveur de ma boite.
L’application Pocket Informant permet de gérer les événements et les taches dans un même vue. Plusieurs modes de gestion de taches sont disponibles dont la méthode GTD que j’utilise. Il me semble que cette application existe également pour Android pour ceux que ca intéresse.
Mes taches sont essentiellement gérées sur iphone sans synchroniser avec Outlook. Les qq taches gérées sous Outlook sont des mails transformés en tache et traités uniquement lorsque je suis au bureau.
Cette organisation fonctionne plutôt bien depuis 2ans.
A la premiere lecture, on se dit, mais pourquoi un agenda, on commence 0 l’utiliser depuis le collège. Je pense que c’est plus une question d’ordre morale et mettre un programme écris, une fois relus, provoque une plus grosse implication de la personne que s’il ne faisait qu’y penser.
Souvent imité, jamais égalé 🙂
L’agenda papier reste un must, notamment pour la gestion des taches sur une semaine.
Par contre pour les rdv etc je trouve qu’un smartphone est une meilleure solution…
Salut Grégory,
Intéressant de rappeler ces quelques points.
“Les paroles s’en vont, les écrits restent” Avoir un agenda (je suis encore à l’agenda papier et je préfère) nous rappelle ce que nous avons à faire, d’où son utilité(bien sûr, si on le consulte tous les jours).
@M-C: C’est vrai que l’agenda a un coté un petit peu scolaire qui peut rebuter. Pourtant, c’est un outil tellement utile et efficace …
D’ailleurs, à l’école, on n’employait pas le terme d’agenda. Mais je n’arrive pas à retrouver le mot …
@Jean-Luc: “Souvent imité, jamais égalé” : c’est une autre façon de le dire …
Je ne discute pas du format et du support. Numérique, analogique, petit, grand, … : il y en a pour tous les gouts 🙂
Il ne faut pas être obtus mais les essayer car chacun a ses avantages et ses inconvénients.
@Mary: Hello !
Ah ben oui … Il faut le consulter. Sinon, ce n’est qu’un point mort. Autant s’en servir comme cale de la bibliothèque qu’on ne lit jamais 🙂
J’ai toujours eu une certaine appréhension à utiliser un agenda à cause du préjugé selon lequel c’était une perte de temps. Mais je suis vite rendu compte qu’un emploi du temps bien organisé pouvait me faire gagner des heures à ajouter à ma vie sociale. Donc maintenant, j’ai non seulement pour habitude de consulter mon agenda chaque jour mais aussi de l’organiser avec des libellés. Pensé aussi à acheter un bon agenda et ne soyez pas trop pingre vous verrez vous gagnerez énormément sans vous en rendre compte.
@emilie: Gérer un agenda n’est pas une perte de temps mais un investisement : tu utilises du temps pour en gagner par ailleurs.
Tout à fait d’accord sur la qualité. Il est un compagnon quotidien qui doit durer plusieurs mois. Il faut qu’il puisse durer aussi longtemps et que son utilisation soit un plaisir.
Un article ma foi assez complet, mais je trouve tout cela assez complexe. Personnellement, j’ai essayé un agenda numérique avant de revenir à un agenda papier. Je pense qu’il est primordial de ne pas chercher à boucher tous les trous de son agenda, à occuper son temps, mais qu’il faut davantage chercher ce qui nous convient le mieux.
Utiliser un agenda c’est bien mais s’aliéner à un agenda, je trouve ça un peu deshumanisant. Un agenda doit être un outil, tout ce que l’on fait n’a pas à y figurer, sinon c’est nous-même qui sommes alors sous contrôle de notre agenda au lieu de l’inverse. Il faut équilibrer en sachant tout de même garder le contrôle.
@Sylvie: Hello !
Merci pour ton commentaire complet et l’appréciation de mon blog. Ca fait vraiment plaisir 🙂
Ton système semble assez complet.
Dissocier tâches pro et tâches perso me semble une bonne chose. En tout cas, je fais de même 🙂
Par contre, synchroniser ton calendrier perso avec Google Calendar pourrait être judicieux afin d’avoir une vue d’ensemble de tes rdv sur une journée, pro et perso inclus. En fait, sans cela, je ne vois pas l’intérêt de synchroniser ton calendrier pro avec Google Calendar …
Je confirmer : Pocket Informant existe sous Androïd. Je vais tester 🙂
@Réno: “ne pas chercher à boucher tous les trous” : je suis d’accord mais cet article ne traite pas de planification …
Après, numérique ou papier … Perso, je suis sans religion. C’est à chacun de faire selon ses préférences et habitudes. Sans se fermer une porte quelconque …
J’aurai du préciser que le calendrier professionnel est synchronisé avec Pocket Informant via Google Calendar. De sorte que j’ai une vue d’ensemble de mes RV pro et perso sous Pocket Informant sur mon Iphone.
En fait Google Calendar me sert uniquement à récupérer mon calendrier Outlook.
En réalité, Il est possible de synchroniser Outlook et PI directement. Mais dans mon cas, les code d’accès n’étaient pas disponibles. Le passage par Google calendar a été la solution pour contourner la difficulté.
@4epices: OK … Merci pour ces précisions, c’est effectivement plus clair 🙂
Salut,
Merci pour ces informations utiles, moi perso j’utilise Google Agenda c’est un service très pratique et ce que j’aime le plus dans ce service c’est la notification par SMS.
Bon courage.
Merci Grégory de nous rappeler que la maîtrise de notre temps est la clef de notre organisation, productivité, sérénité et bien-être.
S’il existe bien une ressource sur laquelle nous sommes tous égaux c’est celle du temps. Nous avons toutes et tous des journées de 24 heures alors travaillons à ne pas gaspiller cette magnifique ressource épuisable.
L’agenda est le seul outils à mon sens permettant d’organiser son temps pour travailler sur ses priorités et favoriser son rythme de vie.
Le meilleur moyen de ne pas perdre son temps est de prendre le temps d’organiser son temps.
Il est maintenant l’heure de passer à l’action en sortant votre agenda ou en allant en acheter un immédiatement. Planifiez votre semaine, faites le point de votre agenda régulièrement ; Mettez-le à jour, consultez-le quotidiennement et autant que de besoin.
Bonjour,
Votre article est très intéressant mais je trouve que les agendas numériques ont l’air très difficiles à utiliser.
De plus, je ne laisserai JAMAIS les informations les plus personnelles me concernant aux bons soins de multinationales connues pour ne respecter aucune règle, pas même celles de payer leurs impôts. J’ai travaillé dans une entreprise qui faisait de la vente en ligne et croyez-moi toutes les informations vous concernant sont conservées et analysées par les entreprises même celles qui n’ont aucun lien avec le produit ou service vendu par cette entreprise.
Je n’utilisais aucun agenda jusqu’à très peu de temps! Ca parait fou mais je n’avais rien pour noter mes RDV médicaux ou autre, bien entendu, et ça n’étonnera personne, je ratais très souvent mes RDV, les dates limites pour retourner les papiers, les dossier ou les livres à la bibliothèque… Inutile de préciser à quel point ça m’a causé d’ennuis, de perte de temps, d’argent (oui, oui!) et bien plus!
Il y a 2 ans, j’ai donc pris la décision de m’acheter un agenda papier (car j’aime beaucoup écrire) et je ne le regrette pas! Je suis maintenant accro et ça a changé ma vie. Cet agenda est toujours dans mon sac à main et je l’emmène partout, même en vacances! J’y note absolument tout! Si vous êtes très tête-en-l’air et que vous aimez écrire, le contact du papier, je vous conseille vraiment de prendre un agenda papier. Utiliser et lire mon agenda me procure un vrai plaisir! Je suis surprise du temps que je peux passer dessus par pou plaisir et pas par obligation.
Pourtant au début, je ne l’utilisais pas, j’ai mis presque un an pour vraiment me mettre à y écrire régulièrement, pour finalement y écrire tous les jours!
@Amine: Salut !
Moi aussi, je suis un adepte de Google Agenda. En fait, je suis un adepte des produits Google 🙂
Bonne continuation !
@Joanna: Bonjour !
“les agendas numériques ont l’air très difficiles à utiliser” : c’est comme tous les outils, il y a une période d’apprentissage.
Après, c’est aussi et surtout un choix personnel, autant par son propre mode de fonctionnent et ses affinités que par ses convictions. Et vous semblez en avoir quelques unes 🙂
En tout cas, votre retour de l’usage d’un agenda permet de mettre en avant les bénéfices qu’on peut tirer de cet outil. D’autant que vous semblez en faire un usage qui dépasse la simple planification et se rapproche d’un carnet de vie.
Bonne continuation !