Tout ce que vous devez savoir sur l’agenda : comment organiser, gérer et utiliser son agenda pour être plus efficace et zen
L’agenda est le meilleur outil qu’il soit pour gérer son emploi du temps. Couplé à votre liste des tâches, ces 2 outils vous permettront de gérer efficacement votre temps, d’être efficace et de rester zen. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur l’agenda pour choisir le modèle qui vous convient et l’utiliser efficacement.
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Intuitivement, sans lire beaucoup de littérature dédiée à la productivité ou à l’organisation, nous sentons tous qu’une bonne gestion de notre temps passe par la nécessité de savoir exactement, pour un instant donné, où nous devons être, ce que nous devons y faire et pourquoi nous devons y être.
Nous avons déjà parlé de la difficulté, pour notre cerveau, d’enregistrer des éléments volatiles et de se les rappeler au bon moment. Un rendez-vous, par exemple (exemple choisi complètement au hasard … :-) ), est typiquement un de ces éléments volatiles qu’il est préférable de se rappeler au bon moment.
Arrêtons de nous voiler la face : nous avons tous besoin d’aide pour gérer efficacement notre emploi du temps !
Pourquoi utiliser un agenda ?
La meilleure des aides disponibles est l’agenda.
L’agenda est un outil formidable. Il vous permet de formaliser vos engagements et vos intentions et d’agir avec intelligence et efficacité.
Il vous sera bénéfique pour :
Utiliser un agenda est déjà mettre un pied dans l’action.
Les différents types d’agenda
Pour que votre agenda soit réellement utile, il faut qu’il soit facile à mettre à jour, simple à consulter et toujours disponible.
On peut définir 3 grands types d’agenda : les agendas papier, les agendas numériques et les agendas en ligne.
Les agendas papier
Ce sont les agendas traditionnels, tels que ceux vendus par Quo Vadis, Rhodia, ou bien encore Moleskine.
Les avantages :
Les inconvénients :
Les agendas numériques
Je considère ici les agendas fonctionnant sur un ordinateur classique, un smartphone ou un assistant numérique (un PDA). On retrouve ici des programmes tels que Outlook ou Thunderbird.
Les avantages :
Les inconvénients :
Les agendas en ligne
On retrouve tous les agendas disponibles sur Internet, tels que Google Calendar, 30 Boxes ou Zoho Calendar.
Les avantages :
Les inconvénients :
Les solutions hybrides
La frontière entre les agendas sur ordinateur ou smartphone et les agendas en ligne n’est pas aussi franche que je le laisse entendre.
Il existe effectivement des solutions complètes ou des outils permettant de synchroniser entre eux ces différents agendas. Cela permet de profiter du meilleur des 2 mondes. Mais j’y reviendrais plus tard en parlant de mon système.
Seul l’agenda papier reste dans son coin…
Est-ce une solution à éviter ?
Pour l’avoir testé, et bien qu’amateur du format papier pour d’autres usages, je peux simplement dire que l’agenda papier ne me convient ni ne me convainc.
Après, c’est une histoire de goût et de sensibilité.
Que mettre dans son agenda ?
La réponse semble simple et évidente : ses rendez-vous. C’est à dire tous les événement associés à une date et une heure précises. De plus, un rendez-vous est souvent associé à un lieu, et régulièrement à une ou plusieurs personnes.
La réponse n’est pourtant pas si simple. Je constate en effet 2 usages complémentaires.
La planification des tâches
Certaines personnes apprécient en effet de mettre dans leur agenda les tâches à réaliser ce jour. Bien que cela puisse sembler une bonne chose, je pense qu’il s’agit là d’une erreur.
Si une tâche peut effectivement être déclinée en une date, une heure et un lieu, c’est qu’un rendez-vous se cache derrière. Alors, oui, elle, ou plutôt le rendez-vous, doit apparaître dans votre agenda.
Sinon, c’est juste une tâche qui encombre votre agenda et qui devra être re-planifiée si nécessaire. De plus, elle sera présente en 2 endroits : votre agenda et votre liste de tâches ! Pas très optimal … Sans compter les informations annexes, mais nécessaires à son exécution, que vous stocker dans un 3° endroit !
Je déconseille donc cette approche. Procédez plutôt ainsi :
Je vous suggère ces 2 alternatives :
Le journal personnel
En fin de journée, beaucoup de personnes notent sur leur agenda les événements marquants de la journée écoulée, voire leur ressenti.
Là dessus, rien à redire, ça me semble une très bonne chose. Tout le monde ne vante t’il pas les mérites d’une telle pratique, même s’il s’agit là d’une version allégée ? Il s’agit même de la pratique qui m’a pendant longtemps fait préférer l’agenda papier à l’agenda électronique. Il me semble en effet que c’est d’autant plus bénéfique, et tellement plus plaisant, si cela est fait sur du papier.
Préférant maintenant largement les agendas électroniques (je vous en dis plus juste en dessous), j’ai arrêté de faire cela pendant un peu plus d’un an. Et cela m’a manqué ! J’ai donc repris récemment cette petite routine. À défaut d’un véritable agenda, j’utilise un bête carnet : une feuille par date, la date en haut, le reste étant réservé à mes épanchements.
En début d’année prochaine, je vais sûrement prendre un véritable agenda, bien joli, et y écrire de ma plus belle plume. Avant de commencer un véritable journal personnel ?…
Comment organiser son agenda
Voici les 2 usages principaux que je vous recommande :
- 1indiquer vos rendez-vous ainsi que les activités ponctuelles ou récurrentes
- 2réserver du temps pour vos tâches importantes
Indiquer les activités ponctuelles ou récurrentes
Un repas prévu avec la belle famille ? Indiquez-le dans votre emploi du temps … La visite annuelle avec votre dentiste ? Indiquez-la dans votre emploi du temps … Un rendez-vous avec un client ? Indiquez-le dans votre emploi du temps …
L’usage classique de l’agenda …
Tous ces rendez-vous n’ont certes pas la même importance (votre santé ne doit pas être négligée, de même que votre client …). Mais vous avez pris des engagements, et votre agenda va vous aider à les respecter. Qu’il s’agisse d’engagements avec autrui ou d’engagements avec vous-même.
À titre personnel, je n’attends pas d’avoir du temps libre : je le réserve. Un exemple concret : j’indique dans mon agenda les jours et heures où je prévois de courir ou de faire du vélo. Ce sont des activités que je veux faire régulièrement, car elles me sont bénéfiques à plus d’un titre. Donc je leur réserve le temps nécessaire.
Réserver du temps pour vos tâches importantes
Toutes les tâches importantes n’ont pas forcément besoin d’être faites tel jour ou telle heure. Elles ont juste besoin d’être faites. À ce titre, vous avez déjà une liste des tâches à réaliser, ainsi que des projets à mener. C’est très bien. Mais cela ne suffit pas …
Il est nécessaire de réserver du temps pour réaliser vos tâches les plus importantes. Vous n’attendez pas d’avoir du temps à leur consacrer : vous le réservez. Vous réservez une plage de temps pour réaliser vos tâches, vos listes vous indiquant les tâches les plus importantes ou les plus critiques.
Je déconseille de planifier directement des tâches dans votre agenda. Un agenda est réservé aux évènements associés à une date, une heure, une personne et un lieu.
2 exceptions :
À titre personnel, dans le cadre de mes activités professionnelles, j’ai des listes de tâches à faire, avec priorité et durée. Je leur réserve régulièrement des plages de 3 ou 4 heures. Mes quelques rendez-vous professionnels ont droit à leur propres entrées dans mon agenda.
De plus, travaillant chez moi, agir ainsi me permet de communiquer clairement quand je ne souhaite pas être dérangé.
Comment gérer son agenda : 3 conseils pour être plus efficace
Consultez votre agenda tous les jours
Oui, je sais, cela va de soi. Détrompez-vous : cela ne va pas de soi pour tout le monde. Je prends l’exemple de ma belle-maman : un retard de 1 heure, pour cause d’agenda non relu, est assez régulier. Et je ne vois pas pourquoi elle serait la seule …
Donc planifier ses évènements et mettre à jour son agenda, c’est bien. Le consulter, c’est mieux. À faire la veille au soir pour vérifier et s’organiser.
Activez des rappels
Cela peut vous simplifier la vie et vous éviter les mésaventures évoquées juste au dessus. Vous n’avez plus besoin d’aller à votre agenda, c’est lui qui vient à vous. Le risque est d’être spammé et d’ignorer les rappels si vous en programmez trop. À utiliser avec discernement …
À la création d’un évènement, interrogez-vous sur son importance ou sur le potentiel d’être en retard du fait de l’évènement précédent. Selon vos réponses, crées un rappel automatique pour cet évènement.
Conclusion
J’espère que cet article vous aura terminé de vous convaincre de la nécessité de se munir d’un agenda pour gérer correctement son temps. Et que vous y trouverez aussi des éléments pour choisir l’agenda qui vous convient le mieux.
Un dernière chose : couplez votre agenda avec votre liste des tâches. J’en ai parlé dans cet article. Ces 2 outils vous permettront de gérer efficacement votre temps, d’être efficace et de rester zen !
Partagez les usages de votre agenda, comment il s’intègre dans votre quotidien. Au fait, quels outils utilisez-vous ?
