Planifier des tâches : La méthode simple pour toujours exécuter vos tâches

Planifier des tâches est essentiel pour être sûr de les exécuter. Sinon c’est prendre le risque de ne pas les traiter, voire de les oublier. La meilleure volonté n’y changera rien. Voici pourquoi et comment éviter ce piège.

L’autre matin, ma compagne vient me me voir et me demande :

Si je sors la tondeuse, tu voudras bien l’apporter derrière ?

Je lui réponds :

Oui, bien sûr… Pourquoi ?

Et elle me répond :

Parce que je pense que je vais passer la tondeuse cette après-midi.

L’après-midi est passée. Et la tondeuse n’a pas été passée.

Qu’y a t’il à ressortir de ce suspense insoutenable et de ces dialogues ciselés ?

Une chose simple : la tâche que ma compagne avait envisagé de faire est restée à l’état d’idée. Elle n’est jamais devenue une vraie tâche. Et ma compagne n’a pas l’excuse d’un programme trop chargé : cette journée a été calme.

Je ne lui jette pas la pierre. Car ce genre de choses, cela nous arrive à tous un jour ou l’autre.

Mais pourquoi une tâche, sérieusement envisagée, n’est jamais réalisée ?

Et comment éviter cela et être sûr de traiter et planifier des tâches ?

Je vous donne une méthode complète dans la suite de l’article.

Mais avant, 2 autres anecdotes personnelles et une expérience sérieuse pour illustrer l’importance d’une telle méthode.

Pourquoi planifier des tâches

Pourquoi des tâches s’envolent

J’ai longtemps travaillé à la Défense, le centre d’affaires de l’ouest parisien.

Très souvent, le midi, pour la petite promenade digestive, on croise du monde qu’on connaît.

Un jour, j’y ai croisé un ancien collègue de bureau. Forcément, on papote, on discute, on se raconte nos dernières actualités. Et on se dit qu’il faudrait qu’on déjeune ensemble. On échange donc nos numéros de téléphone et on prévoit de s’appeler pour planifier ça.

Forcément, personne n’a appelé personne et on n’a jamais déjeuné ensemble. Et comme on ne s’est pas recroisé…

Un autre jour, avec un autre ancien collègue croisé dans les mêmes conditions, on a par contre planifié de s’appeler le lendemain vers 11h00. Le lendemain, engagement tenu, je le rappelle en sortant de réunion et on planifie un déjeuner ensemble. Et ce premier déjeuner a été le premier d’une longue série.

La différence entre ces 2 rencontres ?

Elle est toute simple :

• Dans un cas, la tâche de se rappeler est restée au simple état d’idée.
• Dans l’autre cas, la tâche a dépassé le stade de l’idée : elle a été gérée et planifiée.

Par rapport à l’anecdote avec ma compagne, la même cause produit les mêmes effets : une tâche n’a pas été exécutée car elle n’a pas été planifiée.

Et le fait de mettre cette tâche dans sa liste de tâches à faire n’y change pas grand chose. Même si cette tâche est importante.

Peter Bregman, dans son livre « 18 minutes pour être efficace », nous le confirme en nous rapportant une expérience.

Pourquoi des tâches restent

Passer un examen de dépistage du cancer du sein est une tâche importante. En l’occurrence, il s’agit seulement d’un auto-examen. Ce n’est certes pas aussi efficace qu’un véritable examen. Mais c’est suffisamment efficace et nettement plus simple à mettre en place.

Mais penser à faire une telle tâche, aussi importante soit-elle, suffit-il pour passer à l’action ?

Une expérience nous apprend que non…

L’expérience consistait à demander à 2 groupes de femmes de pratiquer cet auto-examen.

• Le premier groupe de femmes a simplement reçu des explications pour faire correctement cet auto-examen et la consigne de le faire durant les 30 jours à venir.
• Le second groupe a reçu les mêmes indications, mais chaque femme a aussi indiqué où et quand elle ferait cet auto-examen. En d’autres termes, il a été planifié.

Même si cet auto-examen de la poitrine (pour dépister un cancer du sein) est important, seule la moitié des femmes du premier groupe l’a effectué. Seulement la moitié ! Par contre, toutes les femmes du second groupe l’ont fait.

La différence entre les 2 groupes de femmes, c’est la planification réelle de la tâche.

Dans le premier groupe, la tâche a seulement été envisagée ou, dans le meilleur cas, intégrée à une liste de tâches. Mais cela n’a pas été suffisant. Malgré son importance, elle n’a été effectuée que par la moitié des femmes. Dans le second groupe, la tâche a été planifiée et donc exécutée !

D’autres expériences du même genre, mais sur des populations et dans des circonstances différentes, révèlent le même genre de résultat.

Intégrer une tâche à sa liste de tâches, ce n’est pas suffisant pour garantir que cette tâche soit faite. Même si cette tâche est importante ou urgente.

Bien sûr, pour une tâche comme passer la tondeuse, ce n’est pas grave. Par contre, quant il s’agit de dépister un potentiel cancer du sein, les implications sont d’une tout autre envergure. Et là, faire cette tâche peut s’avérer vital.

Planifier ses tâches pour être sûr de les exécuter

Ce que nous apprend ces quelques situations et études, c’est que :

• penser à une tâche ne garantit pas de l’exécuter
• ressasser une tâche ne garantit pas de l’exécuter
• ajouter une tâche à ses listes de tâches ne garantit pas de l’exécuter

Ajouter une tâche à ses listes de tâches est important : cela garantit au moins de ne pas l’oublier. Reste à savoir comment être sûr de l’exécuter.

Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous.

Vous pouvez simplement planifier la tâche, c’est à dire décider du jour, de l’heure et du lieu de traitement de cette tâche. En utilisant un bête agenda. Et vous organisez votre journée pour réaliser cette tâche et le programme de cette journée.

Vous pouvez intégrer la tâche à la liste des tâches de vos sessions de travail. Les listes de tâches traditionnelles sont de simples stocks de tâches à exécuter. La liste des tâches d’une session de travail est la liste des tâches que vous voulez réaliser durant cette session. Elle constitue les tâches prioritaires du jour.

Vous pouvez faire de cette tâche une habitude. L’auto-examen précédent est l’exemple parfait d’une tâche dont il convient de faire une habitude. Car elle est à faire très régulièrement. Mais d’autres tâches sont candidate à être des habitudes : un point hebdomadaire entre collègues, la rédaction d’un document, la rédaction d’articles pour ce site.

Avec ces méthodes, vous mettez ainsi en place l’environnement propice à votre réussite.

Bien sur, toutes les tâches ne méritent pas forcément un tel traitement de faveur.

Vous devriez porter votre attention sur les tâches qui présentent :

• soit un facteur d’urgence particulière, ce qui peut être le cas, à un moment donné, de passer la tondeuse
• soit un facteur d’importance, comme l’auto-examen de sa poitrine pour une femme, l’écriture régulier d’articles pour mon site ou toute tâche que vous détermineriez comme tel pour vos projet

En d’autres termes, en amont de la planification, il est judicieux de prioriser vos tâches.

Comment bien planifier vos tâches

À ce stade de l’article :

• vous êtes convaincu de l’importance de planifier vos tâches pour être sûr de les exécuter
• vous avez 3 stratégies pour effectivement exécuter vos tâches importantes

C’est l’objectif de cet article, vous pouvez donc arrêter de le lire 🙂

Cependant, je vous détaille la méthodologie complète pour bien planifier vos tâches.

Les bénéfices d’une telle méthodologie :

• ne plus oublier vos tâches et mêmes vos idées
• avoir des tâches compréhensibles même une semaine plus tard
• prioriser correctement vos tâches
• exécuter vos tâches prioritaires en temps et en heure
• organiser votre emploi du temps de façon optimale
• ne plus être stressé ou oppressé

Sortez les tâches de votre tête

Penser à quelque chose ne suffit pas pour ne pas l’oublier. Cela peut se perdre avec tout ce qui encombre déjà votre tête et votre quotidien.

Une méthode simple : notez ! Notez ce quelque chose auquel vous pensez.

Vous avez 2 options :

1. La première option est de le noter immédiatement, dès que vous y pensez. C’est la méthode la plus efficace. Prévoyez un outil pour prendre des notes à la volée, à la fois simple d’usage et toujours accessible.
2. La seconde option est de régulièrement prendre le temps de se vider la tête et de noter ses pensées. Cette seconde option est nommée un “brain dump” dans la méthode GTD.

Prenez le temps nécessaire sur ce brain dump et écrivez tout ce à quoi vous pensez. Que ce soit “rédiger la proposition commerciale” ou “acheter un nouveau grille-pain”.

À défaut de noter à la volée, vous devriez pratiquer un tel brain dump aussi souvent que possible et nécessaire. Le risque étant d’oublier ou d’avoir l’esprit encombré et distrait.

Faites le tri

Vous n’avez certainement pas noté que des tâches.

Certaines de ces notes ne sont peut-être que… des notes, des informations ou des idées. Déplacez-les là où elles doivent être conservées. Par exemple, vous stockez les numéros de téléphone dans votre répertoire. Avec les adresses postales.

Il ne reste maintenant que des tâches. Parmi celles-ci, certaines ne sont pas vraiment des tâches : ce sont des projets.

Une vraie tâche ne correspond qu’à une action physique distincte. Même si vous devez la faire en plusieurs sessions (comme moi avec la rédaction de cet article). Une tâche avec plusieurs actions distinctes n’est pas une tâche : c’est un projet. Comme par exemple “Traiter les volets de la façade avant”.

Si vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas faire une tâche avec une seule action, alors cette tâche est un projet. Et vous devez la traiter comme un projet :

• Commencez par la déplacer dans votre liste de projets.
• Ensuite décomposez ce nouveau projet en tâches unitaires.

Pour vous aider à décomposer votre projet, demandez-vous :

De quoi ai-je besoin pour la réaliser ?

Continuez ainsi jusqu’à ce que la tâche soit décomposée en ses éléments les plus simples. Peut-être que le début d’une tâche dépend de l’achèvement d’une autre. Ou que vous devez acheter un produit ou un équipement avant de pouvoir “traiter les volets de la façade avant”.

Créez des tâches

Maintenant vous n’avez plus que des tâches, des actions physiques distinctes.

Décrivez précisément chacune de ces tâches. Parce que devant une tâche trop vague, votre cerveau débraie et votre motivation s’évapore.

Voici comment décrire correctement une tâche :

• utilisez le verbe d’action précis décrivant la tâche à réaliser
• indiquer l’objet sur/avec lequel la tâche sera réalisée
• ajoutez suffisamment d’informations
• ajoutez-la à votre liste de tâches

Par exemple :

• “proposition commerciale” ne convient pas, contrairement à “rédiger la proposition commerciale du projet PMFP”
• “budget trimestriel” ne convient pas, contrairement à “revoir le budget trimestriel avec l’équipe”

Donnez une priorité

Toutes vos tâches, toutes vos actions, ne sont pas égales.

En termes de productivité, les gains obtenus en faisant plus de choses sont faibles par rapport aux gains obtenus en faisant les choses les plus importantes.

Les dernières techniques et les meilleurs outils n’y changeront rien : travailler sur des tâches de faible valeur ne sera jamais plus performant que travailler sur des tâches de très grande valeur.

Prenez le temps d’établir les priorités de vos tâches et de vos projets. C’est à la fois la méthode la plus efficace et la plus simple pour améliorer votre productivité. Hiérarchiser vos tâches permet de concentrer vos ressources limitées, en temps et en énergie, sur les choses qui sont les plus importantes.

Intuitivement, vous savez quelles tâches sont importantes et quelles tâches le sont (beaucoup) moins. Mais cet article vous donnera des techniques pour donner des priorités à vos tâches.

Par ailleurs, il est plus facile de donner des priorités à ses tâches lorsqu’on a des objectifs clairs. Si ce n’est pas déjà fait, prenez le temps de définir vos objectifs.

Estimez le temps nécessaire

Vous ne pouvez pas planifier vos tâches et organiser votre temps au mieux si vous ne connaissez pas le temps nécessaire pour exécuter vos tâches.

Faites de votre mieux pour évaluer ce temps. Il ne s’agit pas de connaître ce temps à la minute près. Mais il y a une différence entre 30 minutes et 3 heures.

Par ailleurs, tout ne se passe jamais parfaitement. Et faire une telle estimation peut être difficile. Prévoyez une marge de sécurité et majorez votre estimation de 20 à 50%. Vous diminuerez ainsi le risque de flinguer toute la planification de votre journée.

Planifiez vos tâches

En l’état, vos tâches sont évaluées, détaillées et notées.

Pour les exécuter, il est nécessaire de les planifier, c’est-à-dire définir quand chaque tâche sera effectivement exécutée.

Comme indiqué plus haut, vous avez 3 options :

1. planifier la tâche, c’est à dire décider du jour, de l’heure et du lieu de traitement de cette tâche avec un agenda
2. intégrer la tâche à la liste des tâches de votre session de travail : vous décidez des tâches à traiter au début de votre journée
3. faire de cette tâche une habitude

Exécutez vos tâches

Voilà, le grand moment est arrivé 🙂

Vous avez tout géré parfaitement : il n’y a plus qu’à !

Si vous calez sur la dernière marche, découvrez 3 techniques simples pour lutter efficacement contre la procrastination.

Conclusion

Planifier des tâches est essentiel pour être sûr de les exécuter.

Y penser de temps en temps (ou régulièrement) ou les noter dans ses listes de tâches n’est pas suffisant. C’est ce que nous apprennent les quelques anecdotes de mon quotidien trépidant ou l’expérience de l’auto-examen de la poitrine.

Priorisez puis, surtout, planifiez vos tâches.

Quelque soit le domaine ou le projet, votre réussite passe forcément par votre quotidien et par les tâches que vous ferez. Faites donc le nécessaire pour être sûr d’exécuter vos tâches les plus importantes :

• priorisez vos tâches : déterminez les tâches véritablement importantes et urgentes
• planifiez vos tâches : déterminez où et quand vous ferez vos tâches