La méthode simple pour être sûr de traiter vos tâches

Ne pas faire ce que vous aviez envisagé de faire, cela vous est déjà arrivé. Aussi souvent à vous qu’à moi. Et peu importe que vous ayez eu les meilleures intentions du monde ou que que certaines tâches étaient particulièrement importantes. Vous ne les avez pas faites. Et pour une raison très simple. Je vous explique pourquoi et, surtout, comment éviter ce piège. Pour le plus grand bien de votre productivité personnelle et de votre réussite.

Comment être sûr de traiter vos tâches.

L’autre matin, ma compagne vient me me voir et me demande :

Si je sors la tondeuse, tu me l’emmèneras derrière ?

Je lui réponds :

Euh … Oui … Pourquoi ?

Et elle me répond :

Parce que je pense que je vais passer la tondeuse cette après-midi.

Et l’après-midi, la tondeuse n’a pas été passée :-)

Qu’y a t’il à ressortir de ce suspense insoutenable et de ces dialogues ciselés ?

Une chose simple : la tâche que ma compagne avait envisagé de faire est restée à l’état d’intention. Elle n’est jamais devenue une vraie tâche. Et ma compagne n’a pas l’excuse d’un programme trop chargé ou d’imprévus surgissant comme les champignons après une bonne pluie. Cette journée a été calme.

Je ne lui jette pas la pierre. Car ce genre de choses, cela nous arrive à tous un jour ou l’autre. À moi le premier !

D’ailleurs, ça me rappelle une anecdote. En fait 2 anecdotes …

Pourquoi je n’ai jamais revu un collègue

J’ai travaillé, pendant très longtemps, à la Défense. Le centre d’affaires à l’est parisien, hein, pas le Ministère :-)

Là bas, ça grouille de monde. Et très souvent, le midi, pour la petite promenade digestive, on croise du monde qu’on connaît …

Une fois, j’y ai croisé un ancien collègue de bureau qui avait quitté mon entreprise pour voir si l’herbe était plus verte ailleurs. Forcément, on papote, on discute, on se raconte nos dernières actualités. Et on se dit qu’il faudrait qu’on déjeune ensemble un midi. Pas de problème, on échange nos numéros de téléphone et on prévoit de s’appeler, un de ces quatre, pour planifier ça.

Forcément, personne n’a appelé personne et on n’a jamais déjeuné ensemble. Et comme on ne s’est pas croisé de nouveau …

Une autre fois, avec un autre ancien collègue croisé dans les mêmes conditions, on a par contre planifié de s’appeler le lendemain vers 11h00. Le lendemain, engagement tenu, je le rappelle en sortant de réunion et on planifie un déjeuner ensemble. Et ce premier déjeuner a été le premier d’une longue série.

La différence entre ces 2 rencontres ?

Elle est toute simple. Dans un cas, la tâche de se rappeler est restée au simple état d’intention. Par contre, dans le second, la tâche a dépassé le stade de l’intention : elle a été réellement planifiée.

Par rapport à l’histoire de ma compagne et de la tondeuse, la situation est différente. Mais la même cause produit les mêmes effets : une tâche, envisagée mais non planifiée, n’a pas été exécutée.

Et le fait de mettre cette tâche dans sa liste de tâches à faire n’y changera pas grand chose. Même si cette tâche est importante.

D’ailleurs, ça, Peter Bregman, dans son livre « 18 minutes pour être efficace », le confirme en nous rapportant une expérience.

Pourquoi certaines femmes ont passé cet examen de santé

On est tous d’accord pour dire que passer un examen de dépistage du cancer du sein, ou de tout autre problème de santé, est une tâche importante. En l’occurrence, il s’agit seulement d’un auto-examen. Ce n’est certes pas aussi efficace qu’un véritable examen mais c’est nettement plus simple à mettre en place qu’un examen chez un professionnel.

L’expérience consistait donc à demander à 2 groupes de femmes de pratiquer cet auto-examen. Le premier groupe de femmes a simplement reçu des explications pour faire correctement cet auto-examen et la consigne de la faire durant les 30 jours à venir. Le second groupe a reçu les mêmes indications, mais chaque femme a aussi indiqué où et quand elle ferait cet auto-examen. En d’autres termes, il a été planifié.

Même si cette tâche, faire un auto-examen de sa poitrine pour repérer un problème de santé, est une tâche importante, seule la moitié des femmes du premier groupe l’a effectué. Seulement la moitié ! Par contre, dans le second groupe, celui où les femmes ont planifié cette tâche, toutes les femmes l’ont fait.

Ce qui fait a la différence entre les 2 groupes de femmes, c’est la planification réelle de la tâche.

Dans le premier groupe, la tâche a seulement été envisagée ou, dans le meilleur cas, intégrée à une liste de tâches. Mais cela n’a pas été suffisant. Malgré son importance, elle n’a été effectuée que par la moitié des femmes. Dans le second groupe, la tâche a été planifiée et donc exécutée !

D’autres expériences du même genre, mais sur des populations et dans des circonstances différentes, révèlent le même genre de résultat.

Intégrer une tâche à sa liste de tâches ou mettre en avant son importance, ou même son urgence, ce n’est pas suffisant pour garantir que cette tâche soit faite.

Bien sur, dans un cas comme dans l’autre, le résultat n’est pas toujours prévisible à 100 %. Mais la tendance est quand même celle-ci.

Et elle est la même qu’il s’agisse de vous ou de moi. Ou de ma compagne avec sa tondeuse.

Bien sur, pour une tâche comme passer la tondeuse, ce n’est pas bien grave. Par contre, quant il s’agit de dépister un potentiel cancer du sein, les implications sont d’une tout autre envergure. Et là, faire cette tâche peut s’avérer vitale.

Comment être sur de traiter vos tâches

Quelque soit le domaine concerné, votre réussite passe forcément par votre quotidien et par les tâches que vous ferez au quotidien.

Si vous voulez augmenter de façon drastique vos chances de réellement traiter certaines tâches, il vous faut :

• soit planifier vos tâches, c’est à dire décider du jour, du moment et du lieu de traitement de ces tâches ;
• soit intégrer vos tâches à la liste des tâches de vos sessions de travail.

Tout simplement. Vous mettrez ainsi en place l’environnement propice à votre réussite.

Bien sur, toutes les tâches ne méritent pas forcément un tel traitement de faveur.

Vous devriez porter votre attention sur les tâches qui présentent :

• soit un facteur d’urgence particulière, ce qui peut être le cas, à un moment donné, de passer la tondeuse ;
• soit un facteur d’importance, comme l’auto-examen de sa poitrine pour une femme, l’écriture régulier d’articles pour mes blogs, ou toute tâche que vous détermineriez comme tel pour vos projet.

En d’autres termes, en amont de la planification, il est judicieux de prioriser vos tâches.

Conclusion

Prioriser puis, surtout, planifier vos tâches.

Ce sont 2 conseils régulièrement donnés sur les sites et blogs traitant de productivité et d’organisation. Au premier abord, ils semblent judicieux et pertinents. Ils sont surtout essentiels pour votre productivité. C’est ce que nous apprennent les quelques anecdotes de mon quotidien trépidant ou l’expérience de l’auto-examen de la poitrine.

Rappelez-vous : quelque soit le domaine concerné, votre réussite passe forcément par votre quotidien et par les tâches que vous ferez. Faites donc le nécessaire pour être sur de traiter les tâches les plus importantes :

• priorisez vos tâches : déterminez les tâches qui sont véritablement importantes et éventuellement urgentes ;
• planifiez vos tâches : déterminez où et quand vous ferez vos tâches.