La méthode simple pour être sûr de traiter vos tâches

Ne pas faire ce que vous aviez envisagé de faire, cela vous est déjà arrivé. Aussi souvent à vous qu’à moi. Et peu importe que vous ayez eu les meilleures intentions du monde ou que que certaines tâches étaient particulièrement importantes. Vous ne les avez pas faites. Et pour une raison très simple. Je vous explique pourquoi et, surtout, comment éviter ce piège. Pour le plus grand bien de votre productivité personnelle et de votre réussite.

Comment être sûr de traiter vos tâches.

Comment être sûr de traiter vos tâches.

L’autre matin, ma compagne vient me me voir et me demande :

Si je sors la tondeuse, tu me l’emmèneras derrière ?

Je lui réponds :

Euh … Oui … Pourquoi ?

Et elle me répond :

Parce que je pense que je vais passer la tondeuse cette après-midi.

Et l’après-midi, la tondeuse n’a pas été passée :-)

Qu’y a t’il à ressortir de ce suspense insoutenable et de ces dialogues ciselés ?

Une chose simple : la tâche que ma compagne avait envisagé de faire est restée à l’état d’intention. Elle n’est jamais devenue une vraie tâche. Et ma compagne n’a pas l’excuse d’un programme trop chargé ou d’imprévus surgissant comme les champignons après une bonne pluie. Cette journée a été calme.

Je ne lui jette pas la pierre. Car ce genre de choses, cela nous arrive à tous un jour ou l’autre. À moi le premier !

D’ailleurs, ça me rappelle une anecdote. En fait 2 anecdotes …

Pourquoi je n’ai jamais revu un collègue

J’ai travaillé, pendant très longtemps, à la Défense. Le centre d’affaires à l’est parisien, hein, pas le Ministère :-)

Là bas, ça grouille de monde. Et très souvent, le midi, pour la petite promenade digestive, on croise du monde qu’on connaît …

Une fois, j’y ai croisé un ancien collègue de bureau qui avait quitté mon entreprise pour voir si l’herbe était plus verte ailleurs. Forcément, on papote, on discute, on se raconte nos dernières actualités. Et on se dit qu’il faudrait qu’on déjeune ensemble un midi. Pas de problème, on échange nos numéros de téléphone et on prévoit de s’appeler, un de ces quatre, pour planifier ça.

Forcément, personne n’a appelé personne et on n’a jamais déjeuné ensemble. Et comme on ne s’est pas croisé de nouveau …

Une autre fois, avec un autre ancien collègue croisé dans les mêmes conditions, on a par contre planifié de s’appeler le lendemain vers 11h00. Le lendemain, engagement tenu, je le rappelle en sortant de réunion et on planifie un déjeuner ensemble. Et ce premier déjeuner a été le premier d’une longue série.

La différence entre ces 2 rencontres ?

Elle est toute simple. Dans un cas, la tâche de se rappeler est restée au simple état d’intention. Par contre, dans le second, la tâche a dépassé le stade de l’intention : elle a été réellement planifiée.

Par rapport à l’histoire de ma compagne et de la tondeuse, la situation est différente. Mais la même cause produit les mêmes effets : une tâche, envisagée mais non planifiée, n’a pas été exécutée.

Et le fait de mettre cette tâche dans sa liste de tâches à faire n’y changera pas grand chose. Même si cette tâche est importante.

D’ailleurs, ça, Peter Bregman, dans son livre « 18 minutes pour être efficace », le confirme en nous rapportant une expérience.

Pourquoi certaines femmes ont passé cet examen de santé

On est tous d’accord pour dire que passer un examen de dépistage du cancer du sein, ou de tout autre problème de santé, est une tâche importante. En l’occurrence, il s’agit seulement d’un auto-examen. Ce n’est certes pas aussi efficace qu’un véritable examen mais c’est nettement plus simple à mettre en place qu’un examen chez un professionnel.

L’expérience consistait donc à demander à 2 groupes de femmes de pratiquer cet auto-examen. Le premier groupe de femmes a simplement reçu des explications pour faire correctement cet auto-examen et la consigne de la faire durant les 30 jours à venir. Le second groupe a reçu les mêmes indications, mais chaque femme a aussi indiqué où et quand elle ferait cet auto-examen. En d’autres termes, il a été planifié.

Même si cette tâche, faire un auto-examen de sa poitrine pour repérer un problème de santé, est une tâche importante, seule la moitié des femmes du premier groupe l’a effectué. Seulement la moitié ! Par contre, dans le second groupe, celui où les femmes ont planifié cette tâche, toutes les femmes l’ont fait.

Ce qui fait a la différence entre les 2 groupes de femmes, c’est la planification réelle de la tâche.

Dans le premier groupe, la tâche a seulement été envisagée ou, dans le meilleur cas, intégrée à une liste de tâches. Mais cela n’a pas été suffisant. Malgré son importance, elle n’a été effectuée que par la moitié des femmes. Dans le second groupe, la tâche a été planifiée et donc exécutée !

D’autres expériences du même genre, mais sur des populations et dans des circonstances différentes, révèlent le même genre de résultat.

Intégrer une tâche à sa liste de tâches ou mettre en avant son importance, ou même son urgence, ce n’est pas suffisant pour garantir que cette tâche soit faite.

Bien sur, dans un cas comme dans l’autre, le résultat n’est pas toujours prévisible à 100 %. Mais la tendance est quand même celle-ci.

Et elle est la même qu’il s’agisse de vous ou de moi. Ou de ma compagne avec sa tondeuse.

Bien sur, pour une tâche comme passer la tondeuse, ce n’est pas bien grave. Par contre, quant il s’agit de dépister un potentiel cancer du sein, les implications sont d’une tout autre envergure. Et là, faire cette tâche peut s’avérer vitale.

Comment être sur de traiter vos tâches

Quelque soit le domaine concerné, votre réussite passe forcément par votre quotidien et par les tâches que vous ferez au quotidien.

Si vous voulez augmenter de façon drastique vos chances de réellement traiter certaines tâches, il vous faut :

Tout simplement. Vous mettrez ainsi en place l’environnement propice à votre réussite.

Bien sur, toutes les tâches ne méritent pas forcément un tel traitement de faveur.

Vous devriez porter votre attention sur les tâches qui présentent :

  • soit un facteur d’urgence particulière, ce qui peut être le cas, à un moment donné, de passer la tondeuse ;
  • soit un facteur d’importance, comme l’auto-examen de sa poitrine pour une femme, l’écriture régulier d’articles pour mes blogs, ou toute tâche que vous détermineriez comme tel pour vos projet.

En d’autres termes, en amont de la planification, il est judicieux de prioriser vos tâches.

Conclusion

Prioriser puis, surtout, planifier vos tâches.

Ce sont 2 conseils régulièrement donnés sur les sites et blogs traitant de productivité et d’organisation. Au premier abord, ils semblent judicieux et pertinents. Ils sont surtout essentiels pour votre productivité. C’est ce que nous apprennent les quelques anecdotes de mon quotidien trépidant ou l’expérience de l’auto-examen de la poitrine.

Rappelez-vous : quelque soit le domaine concerné, votre réussite passe forcément par votre quotidien et par les tâches que vous ferez. Faites donc le nécessaire pour être sur de traiter les tâches les plus importantes :

  • priorisez vos tâches : déterminez les tâches qui sont véritablement importantes et éventuellement urgentes ;
  • planifiez vos tâches : déterminez où et quand vous ferez vos tâches.

Click Here to Leave a Comment Below

Quentin

J’ai toujours une « to do list » avec moi, enfin dans mon PC, mais il fonctionne tous les jours.
Ce qui est bien c’est que non seulement, on fait les tâches prévue, mais en plus il reste du temps pour le reste.

Reply
    Grégory

    @Quentin: La méthode idéale si tu prends le temps pour faire es tâches. Ce qui, pour toi, a l’air d’être le cas :-)

    Reply
Gerald

Bonjour,
En fait, perso j’écris les tâches à effectuer de la plus importante à la moins importante.
On s’implique et inconsciemment active ces tâches et donne l’impulsion à notre cerveau de les réaliser.

Reply
    Grégory

    @Gerald: Hello !

    Prioriser ces tâches donne l’assurance de faire les tâches les plus importantes. Et donne aussi la motivation de bosser vu qu’on sait que ce qu’on fait est important !

    Reply
Julia

Pas toujours évident je suis d’accord. Il m’arrive souvent au boulot d’avoir ma liste de « tâches » a effectué mais voilà un imprévu, puis un deuxième, tel coup de fils, telle visite… et me voilà arrivée en fin de journée avec certaines qui n’ont pas pu être faites. Et là frustration. La liste du lendemain s’agrandit et puis faut faire des choix. Lesquelles sont prioritaires etc… Après ça peut aussi cacher un problème de gestion, au trop de boulot pour une seule personne.

Reply
    Grégory

    @Julia: Les imprévus ne sont pas toujours évident à gérer. Il faut savoir réserver des plages de temps durant lesquels on ne souhaite pas être dérangé et faire respecter ces moments. Ce n’est pas évident, tout comme dire non, mais cela s’apprend avec le temps.

    Reply
Walter

Moi j’ai ma technique un peu particulière mais qui marche pas mal. Quand j’ai quelque chose à faire d’important, et vu que je sais que je suis du genre à souvent remettre à plus tard, maintenant je prends l’engagement devant ma compagne, je lui dis « demain, je ferai ça sans faute! Et je rajoute qu’elle aura le droit de me traiter de tous les noms et de se moquer de moi si je ne le fais pas…et vu que je n’aime pas du tout ça, ça me pousse réellement à le faire :)

Reply
    Grégory

    @Walter: L’engagement public, auprès d’une autre personne ou d’un autre groupe, est une technique qui peut être efficace. Me concernant, elle ne marche que modérément. Mais elle est à tester.

    Merci pour ton partage :-)

    Reply
Marwa

La planification des tâches est parmi mes habitudes journalières. Mais, le problème est que je n’arrive pas à les terminer tous. Cela me rend un peu stressée.

Reply
    Grégory

    @Tina: 2 solutions : soit tu prévois trop de tâches soit tu n’est pas assez efficace … Voilà 2 axes à travailler pour régler ton problème.

    Reply
Nathalie

Je n’avais jamais vraiment saisi la différence mais maintenant que je lis cet article c’est évident. Je suis pleine de listes, mais finalement c’est planifier, que je devrais faire !

Reply
    Grégory

    @Nathalie: Avoir des listes, c’est une très bonne chose. Mais en soin, ça ne garantit effectivement le fait que tu feras ces tâches. C’est le boulot de la planification de t’aider en cela.

    Je suis vraiment ravi que cet article t’aide :-) Si tu as besoin de conseil, n’hésite pas.

    Au plaisir !

    Reply
Leave a Reply:
sed dolor ipsum non Nullam elit. commodo sem, libero ut suscipit dapibus