« S’organiser pour réussir – Getting Things Done » de David Allen

Le livre « S’organiser pour réussir – Getting Things Done », de David ALLEN, est un grand classique de la littérature sur l’organisation et, à une moindre mesure, sur la productivité. J’estime qu’il s’agit d’un incontournable que vous devez absolument lire.

« S’organiser pour réussir – Getting Things Done » est la version française de « Getting Things Done, the art of stress-free productivity », écrit par David Allen, consultant américain spécialisé en organisation et en productivité. Ce livre et la méthode décrite ne datent que de 2001. Cependant , elle fait aujourd’hui figure de classique. Inutile de préciser que ce livre, ainsi que quelques autres de David Allen, sont des best-sellers 🙂

Ce blog traite, entre autres, de productivité et d’organisation. J’ai régulièrement parlé de la méthode GTD, en particulier en mettant le focus sur des préconisations fort judicieuses comme les revues hebdomadaires. Pour autant, je n’avais jamais fait la chronique du livre de base de la méthode Getting Things Done, ou GTD pour les intimes (ce que vous n’allez pas tarder à être). Oubli tragique aujourd’hui réparé !

Cependant, faire la chronique de ce livre, c’est un peu à faire la critique de la méthode … 2 exercices en 1 pour moi. Pas simple … 2 articles en 1 pour vous. Intéressant, non ?

La phrase-résumée du livre

Votre efficacité est directement proportionnelle à votre capacité de vous détendre. Ce livre va transformer radicalement votre manière de vivre et de travailler.

Travailler sereinement, en fait plus sans multiplier vos efforts : tel est l’objectif des conseils et des stratégies que je présente dans ce livre. Vous faites peut-être partie de ces personnes qui, comme moi, aiment faire les choses jusqu’au bout, mais qui souhaitent en même temps savourer chaque moment de la vie. Et cela peut vous sembler difficile, sinon impossible, à réaliser quand votre charge de travail devient trop écrasante.

Ces 2 aspirations ne sont pourtant nullement contradictoires. Il est tout à fait possible de travailler efficacement tout en vivant pleinement le moment présent.

David Allen

Mon résumé

La méthode Getting Things Done est un ensemble de méthodes, de documents et de supports qui visent à améliorer votre organisation, simplifier votre quotidien et faciliter la décision des tâches à réaliser.

La productivité selon GTD

Oui, je sais, je vous ai dit que GTD n’était pas une méthode de productivité … Mais GTD a une incidence sur votre productivité.

Au moment de choisir ce à quoi vous consacrer maintenant, GTD vous présente toutes les actions immédiatement exécutables selon le lieu et qui vous feront progresser vers un des objectifs attendus. Ainsi :

• vous choisissez en pleine connaissance de cause ce que vous faites,
• vous ne portez votre attention que sur ce qui est immédiatement actionnable,
• vous êtes  tranquille avec ce que vous ne faites pas : soit ce n’est pas la priorité par choix, soit ce n’est tout simplement pas faisable maintenant.

Toute votre attention, votre créativité et votre énergie sont mobilisées par et pour la seule action délibérément choisie. Donc plus de  productivité et d’efficacité et, surtout, moins de stress.

Un processus structuré

David Allen reprend dans GTD un certain nombre d’idées connues en matière de gestion du temps, mais il les systématise dans

GTD vous propose un processus structuré :

• Recensement : notez immédiatement tout élément qui retient votre attention – événement  objet, document, idée – et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.
• Traitement : rassemblez ces notes par projet ; formulez, pour tout projet, le résultat concret à produire, la toute première action concrète par laquelle commencer le projet (ajoutée sur la liste du contexte opératoire correspondant) et quelques actions suivantes.
• Organisation : créez les rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda, soit dans une liste au contexte approprié, soit dans une liste “en attente” si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.
• Revue : réexaminez fréquemment, et au moins une fois par semaine dans la revue hebdomadaire, toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.
• Action : agissez en vous fiant à vos listes d’actions pour choisir la priorité à un moment donné.

Lors de la mise en œuvre initiale de GTD, il est conseillé de faire une première étape zéro qui n’est en fait qu’un gros recensement. Vous faites un tour complet de votre vie pour recenser tous vos projets, tous les engagements, tous vos objectifs, toutes vos tâches, … et ainsi alimenter les supports recommandés par GTD. De plus, faire cet exercice de temps en temps peut être une bonne chose.

Des supports ordonnés et rigoureux

GTD n’impose aucun support : analogique et numérique sont possibles. C’est autant affaire de goût que d’ergonomie. Même s’il semble évident que la mise à jour, la génération à la volée des listes, les liens aux données de références, etc., sont bien plus facilement gérés avec un support informatique. D’un autre coté, le mix des technologies est possible.

GTD suggère de créer et de maintenir plusieurs supports :

• La listes des projets actifs : énumère tous les projets sur lesquels vous choisissez d’avancer en ce moment.
• La listes des projets en attente : énumère tous les projets que vous choisissez de mettre de coté en ce moment.
• Une fiche par projet : indique l’objectif, au moins la première chose à faire et toutes les idées ou informations utiles : choses à ne pas oublier, actions ou tâches suivantes, liens à des documents de référence, contacts des intervenants impliqués.
• Des dossiers de référence : regroupe les informations auxquelles on peut avoir besoin de se référer.
• Un agenda : il doit être débarrassé des choses à faire et ne doit afficher que les périodes allouées à une activité définie : rendez-vous, échéances, temps bloqués (routines régulières, isolement sur une tâche).
• Des listes d’actions par contexte : les actions isolées (hors projet) et les premières actions des projets en cours sont réparties sur des listes par contexte. Ainsi, dans une circonstance donnée, la liste concernée vous présentera toutes les actions immédiatement faisables.
• Un échéancier : afin de classer les documents, pièces, justificatifs à traiter, …

La gestion des priorités selon GTD

La priorité d’une tâche n’est pas fixée et liée à la tâche, mais déterminée par des facteurs immédiats :

• la concurrence entre les tâches au moment de choisir quoi faire ;
• les possibilités d’exécution accessibles à ce moment-là  ;
• notre état d’énergie et de disponibilité au moment d’agir.

La priorité est changeante et dépend de votre jugement instantané. Le but de GTD est de vous permettre de toujours bien exercer ce jugement pour une décision immédiate, claire, sûre et sans regret.

Pour préparer au mieux le choix de la prochaine priorité, le processus est :

• collecte permanente de tous projets en instance,
• traitement et organisation en vue de l’action,
• actualisation systématique et fréquente.

Seules les tâches les plus brèves, de moins de deux minutes, ne sont pas concernées : il est préférable de vous en libérer immédiatement, en les exécutant tout de suite, que de les noter et les gérer.

Grâce à ce travail de préparation, vous êtes débarrassé du stress de l’oubli et du choix. Vous disposez de listes courtes, spécialisées et à jour, les décisions sont simplifiées. Les listes classiques de GTD sont la liste des projets activables en ce moment, les listes des actions immédiatement exécutables pour chaque contexte identifié, etc.

Ma critique du livre et de la méthode

Malgré les quelques critiques dont elle fait l’objet, la méthode Getting Things Done est une méthode que vous devez lire, étudier et pratiquer pour améliorer votre organisation et votre productivité.

GTD est une méthode très pragmatique. Elle ne commence par le niveau le plus élevé, celui de vos objectifs de vie, pour redescendre vers l’action immédiate : séduisant et logique mais très difficile et souvent décevant. GTD fait le cheminement inverse : elle part du terrain et de la réalité de votre quotidien, et vous amène progressivement à mieux vous organiser (c’est quand même son but …) et à élever le niveau de vos réflexions et de vos objectifs.

Cette méthode n’est pas complexe. Cependant, étant relativement complète, sa mise en œuvre est complexe, surtout si vous essayez de tout appliquer en une seule fois.

GTD n’est pas vraiment une méthode de productivité ou de gestions du temps. Bien sur, elle vous aidera à être plus productif. Mais il s’agit plus d’un effet induit. GTD est avant tout une méthode d’organisation personnelle applicable par chacun à l’ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées.

De même, GTD en elle-même ne remet pas en cause  la manière dont vous faites les choses ni ne vous aide à choisir des buts qui donneront davantage de sens (les quelques chapitres sur ce sujet restent très généraux). Cependant, GTD vous offre l’opportunité de mener ces réflexions, dans le cadre des revues hebdomadaires ou mensuelles,  puis de les mettre en œuvre.

Les techniques et processus exposés sont simples et ne demandent aucune compétence particulière. Elles vous permettront de libérer votre attention sur l’instant présent, de vous concentrer sur l’essentiel, d’identifier avec assurance vos priorités du moment et d’agir avec efficacité.

Je fais 2 critiques principales à cette méthode.

Tout d’abord, il s’agit d’une méthode complète d’organisation. Cela est clairement un atout : elle saura s’occuper de tout (ou plutôt, avec son aide, vous saurez vous occuper de tout). L’effet de bord est qu’elle en devient difficile à appliquer en une fois.

Ensuite, certains aspects de cette méthode n’expriment leur pleine puissance qu’avec l’aide de l’informatique. Je pense en particulier aux contextes des tâches. Sans informatique, c’est faisable : je le fais bien ! Mais cela reste moins ergonomique et puissant …

Mes conseils d’application

• n’appliquez pas la méthode GTD en une fois : appliquez les différentes techniques successivement ou par lot ;
• n’hésitez pas à faire votre propre choix, après test, dans ces techniques et processus ;
• soyez régulier dans son usage.

Points forts

• Méthode complète, cohérente et efficace
• Méthode utile à tout le monde, tous domaines d’activité confondus
• Ouvrage didactique, agrémenté de situations et d’exercices

Points faibles

• Mise en œuvre difficile

Conclusion

La méthode Getting Things Done est la méthode de base pour quiconque désire s’organiser de façon plus efficace et mettre un soupçon de productivité en plus dans son quotidien.

Le fait qu’elle soit complète est un inconvénient si vous la mettez en application en bloc. Cependant, il s’agit clairement d’un atout car votre vie dans son ensemble profitera de ses bienfaits : moins de stress, plus de clarté, plus d’assurance.

Si vous ne l’avez pas encore lu, ce livre devrait être le suivant. Il vous présentera la méthode Getting Things Done de la manière façon. Et en suivant mes quelques conseils de mise en œuvre, vous pourrez en profiter bien plus rapidement et facilement.

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