Devenez un expert de la planification grace à ces 2 techniques simples

J’ai récemment participé à une conférence de 2 jours. Très intéressante par ailleurs, tout y était surtout parfaitement organisé et chronométré. Et malgré un programme plutôt chargé, tout ce qui était prévu a été fait, présenté, discuté, débattu. Avec juste ce qu’il fallait de temps pour les entractes et les pauses.

Juste assez de temps aussi pour les quelques menues actions hors-conférences : un petit coup de fil, un mail rapide, … Dans ces cas-là, nous savons aller à l’essentiel : pas d’actions inutiles, le non-important au second plan, pas de bavardages superflus, … Nous nous concentrons sur l’essentiel et recherchons le résultat.

Je n’ai pu m’empêcher de comparer avec notre comportement au quotidien.

Devenez un expert de la planification grace à ces 2 techniques simples.

Devenez un expert de la planification grace à ces 2 techniques simples.

Nous avons tendance à y faire l’exact opposé :

  • nous prenons plus de temps que nécessaire pour nos taches  ;
  • nous perdons du temps sur des futilités, nous nous attardons sur des détails ;
  • il n’y a soit aucune planification soit une planification trop serrée et inutile.

Sans compter les collègues chronophages, les exigences de dernière minute de notre hiérarchie et autres imprévus.

L’expérience de la conférence m’améne à penser qu’estimer le temps nécessaire pour effectuer une tache est une bonne chose.

Conjuguons cela à une planification judicieuse de sa journée et nous avons un début de solution.

Bornez vos taches dans le temps

C. Northcote Parkinson vous avait prévenu, et cela dès 1958.

Pour faire simple, la loi de Parkinson indique que « le travail tend à se dilater jusqu’à occuper tout le temps disponible ». En d’autres termes, une tâche consomme toujours tout le temps qu’on lui alloue.

Le risque est de prendre trop de temps pour certaines taches et de ne plus en avoir assez pour traiter d’autres taches comme il se doit.

Il est donc nécessaire de déterminer à l’avance le temps que peut nécessiter l’exécution d’une tache. Et de s’y tenir.

De plus, limiter le temps imparti à chaque tache exige d”aller à l’essentiel. Ce faisant, on est incité à respecter la loi de Pareto : réaliser les 80% les plus importants en ne consommant que 20% de notre temps.

La méthode est simple :

  • estimer le temps nécessaire pour chaque tache ou type de tache. Ni trop peu pour ne pas stresser et perdre en qualité, ni trop pour ne pas perdre en efficacité et gacher son temps. Si vous gérez des listes de taches, vous pouvez indiquer ces temps pour chaque tache plutôt que de le recalculer à chaque fois.
  • utiliser un minuteur pour limiter le temps utilisé sur chaque tache. Selon vos habitudes et vos gouts, ce temps peut être pris d’un bloc ou bien saucissoné en plusieurs blocs, comme avec la technique du Pomodoro.

Pour estimer ces temps, 2 techniques marchent bien : celle du « doigt mouillé » et celle du « nez creux ». Vous pouvez panacher cela avec un peu de pratique et d’expérience. Et même demander à qui s’y connait mieux que vous:-).

Avec le temps et la pratique, vous estimerez mieux les durées nécessaires, saurez mieux les repecter et apprendrez à viser l’essentiel. Vous gagnerez ainsi en efficacité et en productivité.

Planifiez votre journée

Planifier revient à répartir vos activités dans le temps en fonction de vos objectifs et de la durée de ces activités.

Les 2 notions importantes dans la phrase précédente sont « en fonction de vos objectifs » et « en fonction de la durée de ces activités » :

  • vos objectifs vous permettent de déterminer ce que vous devez exécuter maintenant et ce que vous pouvez reporter ;
  • la durée des activités vous indique quel est le meilleur agencement possible dans le temps.

Un 3° élément peut intervenir : la nature de la tache. Afin de rassembler les taches par type et de faire un lot. Ou bien d’exécuter 2 taches simultanément. L’exemple type est le coup de téléphone : vous pouvez rassembler tous les appels téléphoniques au même moment de la journée ou téléphoner en même temps que vous vous déplacez (attention en voiture).

Planifier sa journée revient donc essentiellement à :

  • réserver des plages de temps pour traiter ses taches ;
  • arbitrer par priorité les taches à accomplir.

Avec ces 2 étapes, vous avez la méthode de base pour planifier vos journées.

Réservez des plages de temps

Prenez rendez-vous avec vous-même. Réservez ces rendez-vous à l’exécution des taches et activités du jour.

Vous avez peut-être déjà des réunions ou des rendez-vous prévus dans la journée. Et bien prenez du temps entre ces moments déjà bloqués.

Un bon ratio est :

  • 60% du temps pour les activités prévues et planifiees ;
  • 20% du temps pour les activités imprévues et les aléas ;
  • 20% du temps pour les activités libres ou sociales.

Arbitrez vos taches par priorité

Il est primordial d’exécuter en priorité les taches les plus importantes. Ce sont celles qui font avancer vos projets et objectifs en agissant sur la substantifique moëlle de ces projets et objectifs.

Classez toutes vos taches par importance. Les plus importantes seront traitées en priorité. Les autres attendront patiemment leur tour et pourraient même être reportées au lendemain.

Concernant les taches ayant un réel caractère d’urgence ou devant être exécutées aujourd’hui, j’estime qu’elles sont à exécuter en toute priorité. Avant les autres donc. Cela étant, il convient surtout d’éviter que ces taches-là se présentent. Mais c’est un autre sujet.

Et n’oubliez pas que vous pouvez toujours :

  • supprimer les taches trainant depuis trop longtemps dans vos listes ;
  • déléguer quand c’est possible.

Planification réaliste

La planification de votre journée concerne les moments réservés à la réalisation de taches non planifiées, ce que nous venons de voir, mais aussi les taches planifiées : réunion, rendez-vous, déjeuner, activités sociales, …

Afin d’être pleinement utile, votre planification doit être réaliste et considérer d’autres éléments : les déplacements éventuels, les derniers menus préparatifs des réunions et rendez-vous, la transition entre chaque moment, les imprévus, …

Car, même si, comme Hannibal Smith, vous adorez qu’un plan se déroule sans accroc, cela est rarement le cas. Il faut donc prendre quelques précautions :

  • ne pas sur-planifier : vous aurez tendance à être optimiste, à sous-estimer certaines durées (traitement, déplacement, …) et à sur-estimer vos capacités ;
  • prévoir des marges : ajoutez 5 à 10 minutes entre chaque tache et entre chaque moment planifié ;
  • prévenir les interruptions : vous ne pouvez par prévoir les interruptions, mais vous pouvez les prévenir : cela rejoint le conseil de 20% du temps pour les activités libres ou sociales ;
  • prévoir des pauses : qui veut aller loin ménage sa monture : à caser dans les 20% du temps pour les activités libres ou sociales,

Conclusion

En résumé :

  • Borner vos taches dans le temps :
    • connaitre le temps nécessaire pour chaque tache ou type de tache ;
    • utiliser un minuteur pour limiter le temps utilisé sur chaque tache.
  • Planifier votre journée :
    • réserver des plages de temps ;
    • arbitrer vos taches par priorité.

2 techniques, 4 étapes, et autant de 4 conseils. Il n’en faut pas plus pour être un expert de la planification.

Planifiez-vous votre journée ? Quelles sont les techniques et méthodes que vous employez ? Avez-vous des conseils à nous prodiguer ?

Je serais réellement ravi de vous lire et de partager avec vous.

Soyez plus efficace

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Creative Commons License photo credit: steve.grosbois

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Talêque

Merci pour cette article, je vais le partager dès maintenant, avec mes amis freelance.

Reply
Guillaume de Komment devenir riche

Très bon article

La plannification est une des clés de la réussite!!

Personnellement, j’utilise des fiches bristol pour ma journée, semaine, année, perso et pro.
4 fiches que j’ai toujours sur moi :)

Reply
Miaou -Isabelle

Ton article et encore une fois fort bien fait.

Je suis une fan de la planification et le minuteur fait parti de ma vie depuis la petite enfance de mes rejetons : ils obéissaient plus facilement au minuteur que si je disais simplement dans 10 mn on passe à la douche ! surement que pour eux , la sonnerie etait plus objective que mon annonce, les 10 mn sont passées !!

Pourquoi des mes 18/20 ans j’ai aimé planifier ? parceque je suis une “scanneuse” (chouette , j’adore ce terme !! avant c’etait dure de trouver un mot sauf velléitaire mais qui sonnait “mal” ou “negativement” ) mais une scanneuse qui va au bout de ses projets (je mets le temps mais je fini!!meme 5 ans apres !!
donc il me faut DU TEMPS , donc pour me dégager du temps j’ai toujours organiser l’incontournable : la gestion de la maisonnée, les taches basiques de toute vie …
je suis en train de faire un article sur le temps justement sur mon blog de recettes (qui a une rubrique “motivation” et je ferais un lien vers cet article :)

a bientot !!
Isabelle (Miaou)
mon autre blog http://www.miaouzdays.com/

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Grégory

@Talêque: De rien pour cet article qui semble vous plaire.

Et merci à vous de le diffuser ! Si en plus il vous est utile et à vos amis …

D’ailleurs, n’hésitez pas à venir faire un petit retour d’expérience.

@Guillaume: Merci !

J’utilises aussi des fiches bristol, mais pour la planification. Mais c’est un petit outil redoutablement pratique et utile.

@Miaou-Isabelle: “encore une fois fort bien fait” ? Mais je ne sais comment te remercier !

Intéressant cet usage d’un minuteur et de la planification avec tes rejetons. Je ne sais pas si cela marcherait avec tous les enfants mais ça reste intéressant ! Cela va surement intéressé les quelques mamans (et papas !) qui passeront par ici :-).

Pour gérer et exploiter ton coté scanneuse, tu a fait bien plus que de la simple planification. C’est de l’organisation intelligente pour gagner temps et efficacité. Bravo !

J’attends ton article avec impatience !

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Catia95

Article complet et trés bien écrit.

Si avec tous ces bons conseils je ne deviens pas une pro de la plannification,c’est que je suis vraiment un cas désespéré ;))

En tout cas merci pour cet article et j’attends les prochains sur ce théme car je suis friande de tout ce qui se rapporte à la productivité,à l’efficacité personnelle..

@+

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Argancel

Evidemment je suis d’accord avec tous tes points.
Pour moi, planifier chaque journée en définissant les tâches les plus vitales est l’une des habitudes les plus élémentaires.
Au fait c’est pas mal cette idée d’indiquer le temps que t’as pris l’article. On dirait que tu as été très productif pendant ces deux heures de train ;)

Reply
Grégory

@Catia95: Merci !

Si tu ne le deviens pas, c’est que tu ne le veux pas vraiment … Ca n’est pas un problème en soi. Si tu arrives à être productive et à avancer sur les projets qui te tiennent à coeur, sans être débordé par le quotidien, peu importe la planification ou ta méthode …

@Argancel: Merci pour ton commentaire.

Sans aller jusqu’à la planification, déterminer les taches les plus vitales pour la journée est effectivement l’une des habitudes les plus élémentaires. La planification est l’habitude supplémentaire qui permet de s’assurer que ces taches seront réalisés.

Ayant pas mal de temps dans les transports, je m’astreins à ne pas perdre ce temps. Rédaction, lecture, formation … Donc oui, je crois être productif dans le train !

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Fabrice

Article imprimé et partagé.

Tu na pas pris certains points du livre “s’organiser pour réussir” ?

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Louis

J’étais familier avec les “lois” suite à la lecture du livre de Ferriss. Mais présenté de cette façon, c’est si simple et direct qu’on ne peux faire autrement que de mettre ça en pratique dès demain.

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Grégory

@Fabrice: Bien sur, quelques uns … Il n’y a bien sur rien de nouveau dans tout cela. Mais je le mets à ma sauce et, surtout, j’en ressors ce qui me semble important.

@Louis: Je suis ravi que tu apprécies la simplicité et le pragmatisme que j’ai essayé d’y mettre.

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Christèle

Je procède un peu comme préconisé dans cet article, mais je viens de découvrir la méthode du minuteur pour chaque tâche que je compte vivement essayer.

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