La loi de Parkinson : faites-en plus en moins de temps (plan simple en 5 étapes)

Connaître la loi de Parkinson est essentiel. Car elle peut être préjudiciable à votre productivité et à vos résultats. Et vous amener à procrastiner. Découvrez comment l’utiliser à votre avantage (en 5 étapes).

La loi de Parkinson : utilisez-la à votre avantage (en 5 étapes).

Vous n’en avez sûrement pas conscience. Mais il y a de grandes chances pour que vous soyez victime de la loi de Parkinson.

Rassurez-vous, vous n’allez pas vous mettre à trembler : cette loi n’a rien à voir avec la maladie du même nom.

Lorsque vous avez un mois pour réaliser un projet, comment vous y prenez-vous ? Passez-vous les trois premières semaines à ne rien faire et les derniers jours à faire des heures supplémentaires pour respecter le délai ?

Nous avons tous été sujet à un tel comportement. Parce qu’il est dans la nature humaine. Moi-même, lorsque j’ai beaucoup de temps pour accomplir une tâche, je repousse le moment de m’y mettre à l’extrême limite. Pour m’y lancer à fond au dernier moment.

Ce comportement a un nom, décrit par la loi de Parkinson.

Bien que très courant, ce comportement nous est extrêmement préjudiciable. Autant à notre productivité que nos résultats à court terme et nos ambitions à plus long terme.

Découvrez cette loi et comment l’utiliser à votre avantage.

Qu’est-ce que la loi de Parkinson ?

En 1955, un historien et auteur britannique, Cyril Northcote Parkinson, commençait un essai, paru dans un article du magazine The Economist du 19 novembre 1955, par ce qui allait devenir sa célèbre loi :

Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

En d’autres termes, plus nous disposons de temps pour accomplir une tâche, plus nous avons tendance à prendre du temps pour la réaliser. Sans forcément améliorer le résultat final.

  • sans délai prédéfini, vous pouvez procrastiner à loisirs
  • avec un délai trop lâche, vous gâchez votre temps

Le temps que vous allouez à une activité déterminera le niveau d’effort que vous exercerez pour accomplir la tâche :

  • accorder plus de temps vous amènera à fournir moins d’efforts
  • inversement, allouer moins de temps vous amènera à fournir plus d’efforts

Et nous sommes tous fainéants par nature.

Lorsqu’une date limite nous est imposée, par nous-même ou par d’autres, le temps utilisé pour accomplir une tâche est en corrélation directe avec ce délai.

Quelques exemples

Dans son essai, Cyril Parkinson illustre sa loi en racontant l’histoire d’une femme.

Cette femme voulait simplement envoyer une carte postale, ce qui prend généralement 10 à 15 minutes minutes. Cependant, la femme n’ayant pas prévu grand-chose pour le reste de la journée, la tâche a pris… toute la journée. La femme procrastine donc sur la tâche, toute la journée durant, en cherchant la carte, en cherchant ses lunettes, en écrivant le contenu,…

Cet exemple est quelque peu caricatural. Mais il voulait illustrer comment une tâche s’étendait pour remplir le temps disponible, en l’occurrence la journée entière.

Cette loi a eu un impact considérable en raison de son caractère universel, car elle est applicable à chacun.

D’autres exemples :

  • Si un employé est chargé de rédiger un rapport et de le remettre dans 3 semaines, l’employé utilisera la totalité des trois semaines pour cette tâche, même si une semaine aurait suffi.
  • Si vous êtes étudiant(e) et que vous avez 3 mois pour faire un mémoire, cela vous prendra exactement 3 mois.
  • Si je ne me donne pas une date butoir pour écrire cet article, je pourrais très bien y passer tout le mois.

Tout simplement à cause du délai.

Pourquoi y sommes-nous sujet ?

La loi de Parkinson nous impacte de 2 manières différentes. Mais, dans les 2 cas, cela entraîne une perte de temps.

Nous pensons avoir suffisamment de temps

Lorsque nous avons une tâche à accomplir, nous calculons automatiquement le temps nécessaire pour la réaliser. Et si nous estimons avoir suffisamment de temps pour le faire, on ne se précipite pas : on procrastine.

Reprenons l’exemple en introduction : vous avez 1 mois pour réaliser un projet. Mais vous savez qu’une semaine suffit. Donc :

  1. les 2 premières semaines, vous vous dites que vous avez assez de temps. Peut-être une petite dose de culpabilité. Mais insuffisante pour se mettre au travail.
  2. la 3° semaine, vous commencez vaguement à vous y mettre. Mais tout doucement.
  3. la 4° semaine, vous travaillez enfin sur ce projet. Avec un rush les tous derniers jours.

Vous terminez le travail dans les délais. Mais vous avez perdu du temps et la qualité de votre travail n’est pas optimale.

Nous pensons avoir besoin de plus de temps

Le phénomène inverse : nous pensons avoir besoin de plus de temps que nécessaire pour accomplir une tâche.

Un exemple simple : la routine du matin. Une situation que j’ai vécu plusieurs fois…

Le matin, pour me préparer avant d’aller au travail, je prenais facilement 1h15. Mais quand je capotais et que je me levais avec 20 à 40 minutes de retard, et bien j’arrivais quand même à être prêt à l’heure voulue. En supprimant quelques tâches et en étant plus rapide sur d’autres.

Dans une journée normale, et dans la plupart de projets, il y a de nombreuses tâches qui nécessitent moins temps que ce que nous pensons.

La justification classique pour malgré tout prendre plus de temps est la qualité du travail : avec moins de temps, elle risque de se détériorer.

En fait, il est toujours possible de gagner du temps sans détériorer la qualité du travail fini.

Pourquoi nous est-elle néfaste ?

Donc, être victime de la loi de Parkinson peut avoir 2 implications :

  1. soit nous attendons la dernière minute pour faire ce que nous avons à faire
  2. soit nous mettons (beaucoup) plus de temps à faire ce que nous avons à faire

Le pire impact de la loi de Parkinson n’est pas de se précipiter à l’approche de l’échéance.

Certes, il y a plus de stress, de précipitation et d’heures de travail sur une courte période. Moins de sommeil aussi. Et du temps gâché et définitivement perdu, ce qui est dommage. Mais ce n’est pas le pire.

Le pire impact de la loi de Parkinson est lorsqu’un objectif ne comporte aucune échéance.

En l’absence d’échéance, nous avons l’impression d’avoir tout le temps du monde : le temps continue de s’étendre tandis que nous continuons de reporter notre objectif. Encore et encore.

Or, notre temps n’est pas infini.

À court terme, nos projets et nos réalisations vont avancer (beaucoup) moins vite que ce que nous pourrions obtenir.

À plus long terme…

Nous avons en moyenne moins de 30 000 jours à vivre. Si à chaque fois que nous voulons lancer un projet, nous nous accordons 80% de temps inutile, nous risquons de manquer de temps pour atteindre nos rêves et nos ambitions.

Comment utiliser la loi de Parkinson à votre avantage

Les délais sont vos alliés

La loi de Parkinson vous donne une astuce simple : considérez les délais non pas comme des ennemis, mais comme un allié essentiel de votre productivité.

Utilisez des délais plus courts pour améliorer votre productivité et vos résultats.

Pourquoi cette astuce fonctionne-t-elle ?

La contrainte de temps vous impose de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Elle vous oblige à analyser vos projets et vos tâches pour déterminer ce qui est essentiel et laisser tomber ce qui est superflu ou secondaire.

Mais faites attention à ne pas vous fixer des échéances irréalisables.

Vous fixer des objectifs irréalistes ne fera que vous démotiver et vous amener à de moins bons résultats. Vous avez malgré tout besoin d’un minimum de temps pour développer vos projets et réaliser vos tâches.

Un plan simple en 5 étapes

Pour bénéficier de tous les avantages des délais courts sans les inconvénients, suivez ce plan simple en 5 étapes.

Enregistrez vos journées

Un volet essentiel de la planification de votre travail consiste à déterminer le temps que prendra une tâche.

La principale raison pour laquelle vous fixez des échéances trop larges est une mauvaise estimation du temps de réalisation d’une tâche. Vous allouez trop de temps parce que vous ne savez pas combien de temps une tâche prend réellement.

La solution ?

Commencez par créer un journal de vos journées.

Il s’agit d’un document dans lequel vous indiquez le temps consacré à chaque tâche.

Il y a deux façons principales de faire cela :

  • en utilisant une application de suivi du temps : testez-en quelques-unes parmi les nombreuses disponibles et gardez celle qui vous convient le mieux
  • en le faisant manuellement : configurez une minuterie toutes les heures (sur votre ordinateur ou votre smartphone) et notez ce que vous avez fait la dernière heure chaque fois qu’elle se déclenche

Cet exercice vous permettra de réaliser le temps dont vous avez besoin pour des tâches spécifiques. Et plus vous aurez d’informations sur votre travail, meilleurs seront vos délais.

En prime, vous serez moins enclin à la procrastination si vous suivez votre temps.

Précisez vos objectifs

Connaître le temps dont vous avez besoin est une chose. Pour être vraiment efficace et réduire votre charge de travail, vous devez savoir exactement ce que vous devez faire.

L’absence d’une vision claire pour un projet est fatale.

Sans vision, soit vous finissez par ne rien faire, soit vous mettez trop de temps à terminer le projet.

Vous devez donc avoir une idée claire de ce que vous voulez obtenir pour savoir ce que vous devez faire. Et, plus important encore, ce que vous ne devez pas faire.

Face au flou ou à l’incertitude, vous avez tendance à fixer des délais plus longs.

Vous pouvez résoudre tout cela en précisant les objectifs du projet.

Pour cela, identifiez le résultat le plus simple dont vous seriez satisfait. Ou votre patron, voire votre client.

Et posez-vous cette question à plusieurs reprises :

Ai-je vraiment besoin d’accomplir cette tâche pour mener à bien mon projet ?

Elle vous aidera à éliminer le travail inutile.

Classez vos tâches par priorité

Classer ses tâches par priorité est un pré-requis absolu gérer intelligemment votre temps. Si j’osais, je dirais que la gestion des priorités de vos tâches est une priorité.

Même dans les projets simples, vous pouvez perdre beaucoup de temps si vous ne définissez pas correctement les priorités. Alors, dans les projets plus complexes, la nécessité d’établir des priorités est encore plus importante. Car le potentiel de perte de temps augmente.

Mais comment classer les tâches par ordre de priorité ?

Il y a plusieurs façons de faire cela. Car les méthodes ne manquent pas.

Vous devez donner la priorité aux tâches qui faciliteront toutes les tâches suivantes.

La question à laquelle vous devez répondre est la suivante :

Quelle est la SEULE chose que je peux faire de telle sorte qu’en la faisant, tout le reste sera plus facile ou inutile ?

Une fois que vous avez trouvé une réponse, notez la tâche et passez à la suivante. Procédez ainsi jusqu’à ce que vous ayez pris en compte toutes les tâches essentielles de votre projet et que vous soyez en mesure d’aboutir à l’objectif défini précédemment.

Et si une tâche est importante mais qu’elle ne représente pas une bonne utilisation de votre temps, pensez à la déléguer. Demandez l’aide d’un membre de l’équipe ou trouvez un indépendant pour faire le travail.

Imposez-vous des délais

Imposez-vous un délai ou une date limite pour un projet ou une tâche.

Utilisez vos estimations de temps pour fixer des échéances suffisamment justes pour être tenues et suffisamment difficiles pour ne pas vous déconcentrer.

Le fait d’avoir un délai ajoute une certaine pression pour travailler plus vite, même si vous l’avez fixé pour vous-même. Votre ego déteste de ne pas pu tenir votre propre promesse : vous travaillerez pour respecter votre calendrier.

N’essayez pas non plus de vous imposer des délais irréalistes.

Une erreur courante consiste à se fixer un délai trop serré pour être respecté. Des délais trop justes ne font qu’engendrer déception, frustration et procrastination supplémentaire.

Travaillez par tranches de temps

Pour rester concentré et efficace tout au long de la journée, travaillez par tranches de temps.

Vous aurez reconnu la technique Pomodoro. Les tranches de temps peuvent être aussi courtes que 25 minutes ou aussi longues que 90 minutes.

Je vous déconseille de travailler plus longtemps, car des études montrent que le cerveau ne peut se concentrer que pendant 90 minutes avant d’avoir besoin d’une pause de 15 minutes.

Faire des pauses aidera votre esprit à rester frais, concentré et efficace.

Conclusion

La loi de Parkinson interfère chaque jour avec votre productivité et vos résultats.

Elle révèle les dangers d’une mauvaise gestion du temps.

  • Fixez un délai trop long et vous gaspillez votre temps.
  • Fixez aucun délai et, en plus de gaspiller votre temps, vos objectifs resteront des rêves.
  • Allouez votre temps de manière judicieuse et vous obtiendrez des résultats significatifs et rapides.

Par ailleurs, il y a d’autres lois de la gestion du temps que vous devez absolument connaître pour faire le meilleur usage de votre temps.

Si vous avez des question sur la loi de Parkinson ou, plus généralement, sur la gestion du temps, n’hésitez pas : les commentaires sont là pour ça !

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