Mauvaise gestion du temps : les 7+1 pires erreurs qui ruinent votre efficacité

Une mauvaise gestion du temps tient à peu de choses : à quelques erreurs fondamentales trop souvent répétées. Voici les pires erreurs qui ruinent votre productivité au quotidien. Et comment les corriger et ne plus les reproduire.

Mauvaise gestion du temps : les 7 erreurs qui ruinent votre efficacité.

Peu importe comme vous vous y prenez, votre liste de choses à faire (to-do-list) grandit sans cesse. Comme la file d’attente à la Poste le lundi matin.

Même en essayant d’organiser sa journée au mieux, quand approche la fin de journée, c’est la misère pour finir dans les temps et tenir vos engagements et votre planning.

Ce qui est frustrant car, malgré tout, vous vous êtes activé toute la journée.

Mais c’est comme essayer de courir avec de l’eau jusqu’au cou : vous forcez, vous forcez, mais ça ne va pas plus vite et vous vous épuisez.

Vous avez sûrement essayé de mettre en place des solutions pour inverser la donne. Essayer de partir plus tôt, déléguer certaines tâches, demander de l’aide, etc…

Mais elles n’ont pas eu les résultats que vous en attendiez.

Parce que votre vrai problème, à la base, est une mauvaise gestion du temps : vous répétez sans cesse les mêmes erreurs fondamentales qui ruinent votre efficacité.

Pour résoudre ce problème, vous n’avez pas besoin de techniques ou de méthodes compliquées. Ou de soi-disant secrets.

Ce dont vous avez besoin, c’est de revenir à la base, de connaître ces erreurs fondamentales et d’appliquer des méthodes simples et éprouvées pour les corriger et ne plus les reproduire.

Passons en revue les erreurs fondamentales dans votre gestion du temps et leurs solutions.

Les principaux effets d’une mauvaise gestion du temps

Les effets d’une mauvaise gestion du temps sont nombreux.

Parmi les principaux et les plus importants :

  • une productivité médiocre du fait d’une incapacité à rester concentré sur la tâche en cours
  • une qualité de travail inférieure du fait d’un manque de temps, d’une mauvaise préparation et de la précipitation
  • une incapacité à fixer des objectifs et structurer des projets, ce qui diminue la valeur de votre travail
  • une difficulté à prendre des décisions et à faire des choix dû à l’absence de priorités
  • une ponctualité perfectible et des retards à votre travail ou vos rendez-vous
  • un respect des délais aléatoire
  • une réputation professionnelle ternie
  • une motivation affectée
  • une tendance aggravée à procrastiner

Surtout, une mauvaise gestion du temps vous donne la sensation d’être toujours surchargé, pressé et désorganisé.

Cela risque d’augmenter votre stress et vous amener à penser à votre travail pendant votre temps libre.

Une mauvaise gestion du temps peut avoir des conséquences désastreuses sur votre vie personnelle.

Tous ces éléments sont autant des effets d’une mauvaise gestion du temps que des symptômes. En d’autres termes, si vous vous reconnaissez dans certains de ces travers, c’est que vous pâtissez d’une d’une mauvaise gestion de votre temps .

Il n’y a aucun mal à cela. Mais vous devriez faire le nécessaire pour corriger ça. Revoyez votre organisation personnelle et lisez cet article, il vous fournira des pistes d’améliorations immédiates.

Les erreurs qui ruinent votre efficacité

Vous n’avez pas d’objectifs clairs

Savez-vous où vous aimeriez être le mois prochain et dans six mois ? Et l’année prochaine à la même époque, ou même dans 10 ans ?

Si ce n’est pas le cas, il est temps de vous fixer des objectifs.

Définir ses objectifs est essentiel pour bien gérer son temps. Car les objectifs vous donnent une destination et une vision vers lesquelles travailler.

Lorsque vous savez où vous voulez aller, vous pouvez gérer vos priorités, votre temps et les ressources à votre disposition (argent, relations, …) pour y arriver.

Les objectifs vous aident également à déterminer ce qui mérite votre temps et votre énergie. Et ce qui n’est qu’une distraction.

Vous ne priorisez pas vos tâches

La to-do list, cela vous parle ? Mais si ! Cette superbe liste de choses à faire que vous gardez sur un post-it, un carnet ou une application de votre smartphone. Le précieux sésame qui vous sert de pense-bête pour tout ce que vous avez à faire aujourd’hui ou cette semaine.

Avoir une listes de taches à faire, c’est très bien et c’est un excellent début. Mais si vous ne gérez pas de priorités, vous ne tirerez pas tous les bénéfices possibles de votre liste.

Voici un exemple de liste à ne surtout pas utiliser en l’état.

Si vous prenez cette liste dans l’ordre, vous allez faire un tas de choses qui ne sont probablement pas prioritaire pour votre activité.

Vous serez certes occupé toute la journée. Mais les sujets traités ne seront pas les sujets qui méritaient votre attention.

C’est la double peine : vous avez utilisé votre temps sans avancer de façon significative sur vos projets et objectifs.

Avec une telle liste, le risque est de travailler sur les tâches plaisantes sur le moment plutôt que de travailler sur les tâches importantes. Genre, “tiens je vais bosser là-dessus je le sens bien”. Oui mais en fait non, ce n’est pas parce qu’on le sent bien que c’est une activité qui a une réelle plus-value.

Alors comment savoir si une tâche est importante ? Comment prioriser ses tâches ?

Vous pouvez vous poser ces 2 questions :

  1. si je ne la réalise pas, quels seront les impacts sur mes résultats ?
  2. si je ne devais réaliser qu’une seule activité aujourd’hui, est-ce celle-ci que je ferais ?

Avant de vous jeter dans le travail, prenez 5 minutes en début de journée pour faire ce travail préparatoire. Ce sera un très bon investissement pour faire le meilleur usage de votre journée et avancer réellement sur vos projets et objectifs.

Vous gérez mal les distractions

Ah ces fameuses distractions…

Avec en tête de file, l’ennemi public numéro 1 : votre meilleur ami le smartphone.

Votre smartphone ne doit pas avoir le contrôle de votre attention.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner est de couper les notifications pour éliminer une grande majorité de ces distractions. J’ai fait le test pendant un mois, pour voir ce que cela donnait. Et comme on dit : il n’y a pas photo.

Cerise sur le gâteau, quand les distractions se font la malle, elles laissent la place à la….. ???? Concentration, oui bonne réponse !

Savoir comment se concentrer sur son travail ou son activité est essentiel pour votre productivité.

Je suis sûr que vous l’avez déjà vécu, cette sensation de concentration extrême durant laquelle vous avez l’impression d’avancer à fond sur un sujet. Certains appellent cela le flow. Quand tout avance à 200 km/h et que l’on a la sensation de réellement produire.

Il n’y a pas de secret. C’est un état durant lequel vous n’êtes pas distrait par votre environnement et où votre concentration a atteint un niveau suffisant pour vous mettre en pilote automatique. Généralement dans ces moments là, vous allez ressentir une grande satisfaction au regard du travail réalisé.

Vous faites du multitâche

Le multitâche, c’est l’art de vouloir tout faire en même temps pour ne rien faire au final.

À une époque où il est facile d’avoir 10 fenêtres ouvertes sur son ordinateur, un téléphone scotché à l’oreille, on est vite tenté de penser que c’est une solution miracle pour avancer plus vite.

Rien n’est plus faux. Un paquet d’études ont creusé ce sujet. Que ce soit des entreprises comme Microsoft ou des universités telle que Standford.

Les résultats sont sans appel : plus vous vous dispersez, moins vous avancez.

Et pour faire le lien avec la partie précédente, vous n’atteindrez jamais un état de concentration acceptable pour être efficace si vous parallélisez vos activités.

La bonne méthode : focalisez vous sur une seule activité à la fois.

C’est le meilleur moyen pour mener à bout une activité en évitant les possibilités d’erreur, en diminuant le stress et ne diluant pas votre attention comme une goutte d’encre dans un verre d’eau.

Vous sous-estimez la durée de vos tâches​

On a parfois tendance à se prendre pour un superman ou une supergirl à un moment ou à un autre : “Oui t’inquiète pas, c’est facile, j’en ai pour un quart d’heure maxi !” Sauf que l’activité que l’on pensait régler en 15 minutes finit par nous en prendre 45.

Tout simplement parce qu’on surestime souvent nos capacités et qu’on sous-estime la durée, la difficulté ou les contraintes d’une activité. Ou simplement les imprévus.

Heureusement, cela se corrige.

Voilà comment faire…

Avant de démarrer une tâche, prenez un moment pour estimer sa durée. Puis ajoutez une marge d’erreur pour les contraintes ou les imprévus. Au début, vous pouvez y aller franchement et ajouter 50% à votre estimation. Parfois, carrément doubler votre estimation est même judicieux.

Avec l’expérience, vous serez en mesure d’affiner votre prédiction pour tomber plus juste.

En procédant ainsi, vous allez limiter le retard que vous auriez accumuler.​

Mais conservez toujours une marge pour les imprévus. Par définition, on ne peut pas les prévoir. Autant les anticiper.

Vous voulez aller encore plus loin ?

Voici une astuce complémentaire…

Au lieu de faire cela au coup par coup pour chaque tâche, faites-le dès le matin. L’idéal est de commencer votre journée en estimant la durée des activités à venir et de les planifier pour la journée.

Le piège que vous évitez ainsi est d’essayer de faire rentrer toute vos tâches au chausse-pied dans votre journée. En agissant ainsi, vous n’avez alors plus aucune marge de manœuvre pour gérer un imprévu ou un problème. Et je vous le garantis, des imprévus et des problèmes, il va y en avoir.

Parce qu’il y en a toujours.

  • Jean-Pierre qui débarque dans votre bureau pour vous raconter son week-end.
  • Votre boss qui vous demande de relancer un client ou de venir le voir “de tout urgence”.

Ayez une approche réaliste de votre activité quotidienne, tout en vous laissant des moments pour respirer, traiter les imprévus et les urgences.

Vous pensez que toutes les heures se valent​

Tous les moments de la journée ne se valent pas.

Qu’est ce que cela signifie ? Qu’il y a des activités que vous pouvez faire le matin, mais qu’il sera beaucoup plus difficile de faire le soir. Ou inversement.

Il est essentiel que :

  • vous sachiez comment fluctuent votre énergie et votre concentration durant la journée est essentiel
  • vous connaissiez votre rythme biologique et vos heures préférentielles d’activité

Pour que vous puissiez réaliser les bonnes activités au bon moment et ainsi être réellement efficace.

Tout cela vous est propre à vous. Et ce qui fonctionne pour certaines personnes peut ne pas fonctionner pour vous. Et inversement.

Il n’y a donc pas de conseils génériques. Sauf celui de se connaître et de ne pas aller à l’encontre de sa nature physiologique.

Voici un exemple personnel…

Il est souvent conseillé de faire un footing le matin. Moi, même un petit footing me casse pour la journée. Je préfère courir le soir. Ça conclut parfaitement ma journée et m’aide à bien dormir.

Et pour les activités intellectuelles, c’est exactement l’inverse : je préfère le matin.

Se connaître et respecter sa nature physiologique est un moyen extrêmement puissant pour réaliser dans les meilleures conditions le boulot que vous avez à faire.

Vous ne prenez pas de pauses

Voilà une erreur qui peut ne pas sembler en être une. Et pourtant…

Il est agréable de penser que l’on peut travailler pendant 8 à 10 heures d’affilée, surtout lorsqu’on doit respecter un délai. Mais il est impossible pour quiconque de se concentrer et de produire un travail de qualité sans se donner le temps de se reposer et de se recharger.

Ne considérez donc pas les pauses comme une perte de temps.

Elles constituent un temps d’arrêt précieux qui vous permettra de recharger vos batteries, de continuer à travailler efficacement et de régénérer votre créativité.

Planifiez des pauses ou programmez une alarme pour vous indiquer quand prendre une pause.

Faites une promenade rapide, prenez une tasse de café, ou asseyez-vous simplement et méditez à votre bureau. Essayez de faire une pause de cinq minutes toutes les heures. Et veillez à vous accorder suffisamment de temps pour déjeuner : c’est une pause incontournable. Et vous ne produirez pas un travail de qualité si vous avez faim.

Vous ne vous formez pas

L’erreur bonus. Qui est en fait une première conclusion…

La gestion du temps et la productivité personnelle font partie de ces domaines qui ne sont pas enseignés à l’école. Ou alors très marginalement.

Or nous ne sommes pas tous naturellement doués pour cela. Et nous pouvons en pâtir.

Encore une fois, il n’y a aucun mal à cela : nous avons tous nos points forts et nos points perfectibles.

Mais vous formez et essayez de vous améliorer sur ces sujets est possible. Cela est de votre responsabilité. Il n’y a aucun besoin à être un expert, à connaître les nouvelles méthodes à la mode ou d’utiliser des outils perfectionnés.

Donc formez-vous : cet article et ce site sont là pour ça !

Conclusion

Voici la version courte des erreurs fondamentales à éviter pour ne pas avoir une mauvaise gestion du temps :

  1. Des objectifs sont essentiels pour bien gérer son temps, ses priorités et ses choix.
  2. Sans priorité, pas d’avancée. Dans la liste des choses que vous avez à réaliser, les quelques minutes à consacrer à la priorisation de vos activités est indispensable pour ne pas bosser dans le vide.
  3. Plus vous êtes distrait, moins vous êtes concentré. Moins vous êtes concentrés, plus les sujets prendront du temps à être réalisé. CQFD. Mon conseil imparable : virez les distractions.
  4. Travailler sur plusieurs tâches à la fois va nuire à votre rendement et votre concentration (relisez la ligne du dessus). Et non, les femmes ne sont pas forcément plus multitâches que les hommes 🙂
  5. Une tâche prend souvent plus de temps que ce que l’on s’imagine avant de la démarrer. Prévoyez une marge pour ne pas courir après le temps pour la terminer.
  6. Au cours de la journée, votre énergie fluctue. Votre attention et votre efficacité aussi. En planifiant vos activités aux bons moments de la journée, vous facilitez leur réalisation.
  7. Prendre des pauses est essentiel. Ce n’est pas une perte de temps mais plutôt l’assurance de maintenir son niveau d’efficacité et de concentration.

Vous voyez, éviter ces 7 erreurs n’est pas si difficile, pour peu qu’on en soit conscient. Ce qui est chose faîte désormais.

Si vous éradiquez ces 7 erreurs, vous améliorerez votre efficacité et vos résultats. Et vous vous sentirez plus léger

À vous de jouer maintenant.

Cet article a été écrit en collaboration avec Benjamin Vauris.

À propos de Benjamin Vauris

Benjamin Vauris du site benjaminvauris.fr

Travailleur passionné et père de famille comblé, Benjamin est formateur en prise de parole en public.

Il utilise le théâtre d’improvisation en tant qu’outil pédagogique durant mes formations de prise de parole en public.

Retrouvez-le sur son site.

Un Commentaire

  1. Je trouve votre article génial et j’ai pris des notes, merci !!!
    Mon principal problème c’est que je n’arrive jamais à faire une seule chose à la fois, j’espère me discipliner à l’avenir et mes notes vont me servir.

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