Gestion des priorités : comment prioriser votre liste de tâches et atteindre vos objectifs

Pour atteindre vos objectifs, il faut vous fixer des priorités. Car elles sont à la base de la réussite de vos différents projets et de votre épanouissement, personnel ou professionnel. Petit manuel de gestion des priorités.

Cet article est un article rédigé en collaboration avec Gabriel Manceau.

Mais comment font ces personnes qui semblent si productives et accomplissent tellement de choses ? On a pourtant tous les mêmes 24 heures dans une journée…

Ces personnes savent identifier ce qui est vraiment important. Elles ont une gestion des priorités efficace et efficiente. Cela semble facile en théorie, mais en pratique, c’est beaucoup plus complexe à mettre en place.

Dans cet article, je vais vous donner les clés pour déterminer, selon vos critères, ce qui est vraiment important et urgent afin de pouvoir travailler quotidiennement sur ce qui compte et avancer concrètement vers vos objectifs.

C’est extrêmement important, car si vous ne le faites pas, vous risquez de passer vos journées à travailler sur des choses non essentielles et ne plus avoir la maîtrise de votre temps. Je vais vous expliquer comment ne pas tomber dans ce piège et faire en sorte que les urgences des autres ne deviennent pas vos priorités.

Pour cela, il faut un système avec des critères spécifiques pour que vous puissiez déterminer ce qui est vraiment important pour vous. On commence tout de suite.

Sur quoi travailler quand vous avez trop de projets ?

Avant de s’attaquer à votre liste de tâches, commençons par la base : vos projets et vos objectifs.

Je le répète assez souvent, apprendre à être efficace, c’est avant tout accomplir ses objectifs. Une fois que vous connaissez vos objectifs, vous pouvez ensuite chercher à devenir plus productif pour avancer plus vite. Ne grillons donc pas les étapes. 

Si vous êtes entrepreneur, il y a de fortes chances que vous ayez plusieurs projets en parallèle. Sur lequel devriez-vous travailler en priorité ?

Identifiez vos valeurs

Cette étape est extrêmement importante, et souvent négligée. On pense souvent savoir exactement ce que l’on fait, et l’on fonce tête baissée dans le travail. Mais les projets sur lesquels vous travaillez correspondent-ils à vos valeurs ? C’est primordial si vous voulez garder la motivation et ne pas abandonner en cours de route.

Pour savoir quelles sont vos valeurs, voici les questions à vous poser (avec des exemples de réponses) :

• Qu’est-ce qui est le plus important dans votre vie ?
  • Ma famille
• Qu’est ce que vous ne pouvez pas tolérer ?
  • Les personnes qui prennent tout sans jamais rien donner.
• Quelles limites vous ne franchirez jamais ?
  • Tromper les autres pour arriver à mes fins.
• Quelles sont les choses auxquelles vous croyez vraiment ?
  • L’éducation et la connaissance sont les clés pour surmonter nos peurs et réaliser nos rêves.

Maintenant que vous avez répondu à ces questions et que cela vous a permis de déterminer les projets que vous souhaitez continuer, car ils sont en accord avec vos valeurs, il est temps de définir vos objectifs.

Fixez-vous des objectifs

Savoir pourquoi vous travaillez est très important, et vos objectifs vont vous permettre de mettre de la clarté dans votre routine en vous donnant un cap à suivre et en mesurant vos succès.

On ne parle pas ici que d’objectifs professionnels. Je vous conseille de vous fixer des objectifs dans plusieurs domaines de votre vie :

• Santé. Faire du sport trois fois par semaine, manger des légumes chaque jour, pratiquer le jeune intermittent, etc.
• Financier. Mettre de l’argent de côté chaque mois pour changer votre voiture ou financer un prêt bancaire pour votre future maison.
• Relations. Faire une soirée en amoureux avec votre moitié, organiser un week-end en famille, etc.
• Connaissances. Vous former pour apprendre à être plus productif au travail, reprendre vos études pour changer de carrière, etc.
• Émotions. Pratiquer la gratitude en écrivant des choses positives dans un journal, pratiquer la méditation, etc.
• Discipline. Pratiquer régulièrement pour progresser dans un domaine, comme jouer du piano 30 minutes chaque jour par exemple.
• Jouer. N’oubliez pas de vous amuser pour recharger les batteries ! Pratiquer un sport que vous aimez, lire un livre, jouer à des jeux avec vos enfants, etc.

Maintenant que vous êtes au clair sur vos valeurs et vos objectifs, il est beaucoup plus simple de savoir sur quel projet vous allez vous concentrer, et ceux que vous allez mettre de côté ou arrêter complètement. Pour être vraiment efficace, il faut aussi savoir dire non à certains projets.

Plan d’action

• Écrivez 3 à 5 de vos valeurs en répondant aux questions données dans ce chapitre.
• Écrivez vos objectifs dans les 7 domaines que j’ai partagés plus haut.
• Posez-vous la question : « Les choses que je fais actuellement me rapprochent ou m’éloignent de mes objectifs ? »
• Prenez au moins un projet ou une chose que vous avez identifié comme non important et laissez-le tomber.

Comment identifier vos tâches prioritaires

Pas simple de définir des priorités quand tout semble être une priorité. Connaissez-vous l’expression « En courant après deux lièvres à la fois, on en attrape aucun » ? C’est exactement ce qui se passe quand une personne a plusieurs priorités, mais qu’elle n’arrive à en compléter aucune.

Comme le souligne Gary Keller dans son livre « Passez à l’essentiel » (The One Thing), il vaut mieux faire peu de choses qui ont beaucoup d’effet que plusieurs choses qui ont des effets secondaires.

Le terme « Priorité » a été créé au 15e siècle, il était alors toujours utilisé au singulier. Ce n’est qu’au 19e siècle que le terme a été utilisé au pluriel, comme s’il était possible d’avoir plusieurs «premières choses à faire ». Cela n’a pas de sens, mais c’est pourtant ce qu’encourage aujourd’hui le monde de l’entreprise.

Ce concept des priorités multiples va de pair avec celui du multitâches, qui est lui aussi un mythe. En réalité, on ne fait que passer très rapidement d’une tâche à l’autre. Le temps nécessaire pour se reconcentrer sur une tâche nous fait alors perdre un temps précieux chaque jour.

J’espère vous avoir convaincu de l’importance de faire une seule chose à la fois. Voyons maintenant de manière plus concrète comment déterminer précisément ce que vous devez faire en priorité. Nous allons faire le tri dans votre liste des tâches.

Le quadrant de Covey

L’outil de base de la gestion des priorités. Il s’agit sûrement d’un des meilleurs moyens de faire le tri entre les tâches importantes et celles qui ne le sont pas.

Le quadrant de Covey est également appelé « matrice d’Eisenhower », en référence au 34e président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower, qui a un jour déclaré :

Ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent. – Dwight D. Eisenhower

Voici le quadrant de Covey. Il est composé d’un axe pour les choses importantes, et un axe pour les choses urgentes.

Si vous avez l’habitude de vous concentrer sur ce qui est urgent, cela peut vous faire rater des choses importantes qui vous rapprochent de vos objectifs. En faisant cela, vous êtes simplement réactif aux sollicitations qui viennent puiser dans vos réserves de temps, d’attention et d’énergie (les trois piliers de l’efficacité).

Quadrant 1 : tâches importantes et urgentes

Il représente les tâches importantes et urgentes. Ce sont les choses que vous devez faire le plus tôt possible. Les tâches qui se trouvent dans ce quadrant ont une limite de temps et ont un impact sur l’accomplissement de vos objectifs et votre bonheur en général.

Exemples : emmener vos enfants à l’école, terminer un projet dont l’échéance de fin approche ou payer vos impôts avant la date limite.

Quadrant 2 : tâches importantes et pas urgentes

Il représente ce qui est important, mais pas urgent. C’est à vous de décider quand faire ces choses. Ces tâches ont également un grand impact sur votre bonheur et l’accomplissement de vos objectifs, mais n’ont pas à être faites immédiatement.

Exemples : passer du temps avec votre famille, faire du sport ou encore prendre du temps pour planifier votre semaine.

Quadrant 3 : tâches pas importantes et urgentes

Il contient les tâches qui sont urgentes, mais pas importantes. Si possible, ces choses doivent être déléguées, car vous n’avez pas spécialement besoin de les faire vous-même. Ces tâches ont une limite de temps, mais n’ont pas vraiment d’impact sur votre niveau de bonheur ou l’accomplissement de vos objectifs.

Exemples : passer des appels, écrire des messages ou des emails.

Quadrant 4 : tâches ni importantes ni urgentes

Il contient les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Que vous fassiez ou non ces tâches ne compte pas vraiment. Vous pouvez en supprimer beaucoup, car ces tâches vous font trop souvent perdre du temps.

Exemples : consulter tout le temps les réseaux sociaux, regarder la télévision, trier vos courriers indésirables, jouer aux jeux vidéos.

Plan d’action pour savoir ce qui est important

• Commencer par faire une liste des 10 tâches qui vous semblent prioritaires.
• Dessinez un quadrant de Covey comme celui présenté au-dessus.
• Rentrez chacune de vos tâches dans un des quadrants correspondants. Soyez honnête avec vous même et ne rendez pas certaines tâches plus importantes qu’elles ne le sont en réalité.
• Prenez vos trois tâches les plus importantes qui se trouvent dans le quadrant 1. Ce sont vos tâches les plus importantes. Oubliez le reste tant que vous ne les avez pas réalisées.

Si vous les avez faites et qu’il vous reste du temps, vous pouvez attaquer les tâches du quadrant 2. Procédez de cette manière et vous avez une méthode de travail qui vous apportera le meilleur retour sur investissement possible.

Savoir quoi faire c’est bien, le faire, c’est mieux ! Dans la prochaine partie, on va voir comment passer à l’action sur sa liste de tâches et avancer vers ses objectifs.

Passez à l’action, avalez votre crapaud

C’est un classique de la productivité, et pour cause, ça marche ! Ce terme vient d’une citation de Mark Twain qui a dit :

Avalez un crapaud vivant dès le matin et rien ne vous arrivera de pire le reste de la journée. – Mark Twain

La désormais célèbre technique pour avaler son crapaud a été popularisée par Brian Tracy dans son livre du même nom. Le principe est simple : commencer votre journée en travaillant sur votre tâche la plus importante.

Pourquoi le matin ? Car c’est le moment où vous avez le plus d’énergie et de volonté. Même si vous n’avez pas envie de faire cette tâche, vous êtes toujours plus susceptible de la faire dès le matin quand vous êtes au top de votre forme, plutôt qu’en fin de journée quand vos batteries sont à plat.

C’est également le moment où vous avez peu ou pas de distraction. En vous levant plus tôt, pour avaler votre crapaud, personne ne viendra vous interrompre pour vous demander de travailler sur des choses urgentes, mais qui ne sont pas importantes.

Prenez le contrôle, et choisissez de travailler sur ce qui est important. Le matin, vous avez une plus grande capacité à vous concentrer. Profitez-en ! N’ouvrez surtout pas vos emails avant d’avoir avalé votre crapaud, sous peine de vouloir gérer les urgences des autres qui, je vous le rappelle, ne sont pas vos priorités.

Alors, ne dites plus « je le ferais plus tard », et passez à l’action dès le matin sur les tâches les plus importantes que vous avez identifié grâce au quadrant de Covey. Après l’avoir fait, vous vous sentirez plus confiant que jamais, et vous aurez un vrai sentiment d’accomplissement à la fin de la journée.

Bonus : Comment trouver le temps de tout faire

Dans cette partie, je vais vous montrer comment récupérer du temps, mieux gérer votre énergie et avoir la volonté nécessaire pour accomplir tout ce que vous voulez. On va également voir ensemble comment minimiser, voire éliminer, la friction qui fait que la plupart des personnes ne passent jamais à l’action.

L’importance de la volonté

La volonté est malheureusement une ressource limitée qui se fatigue, un peu comme un muscle, et qui a une influence directe sur ce que vous allez réussir à accomplir. L’étude des « cookies et des radis » menée par le psychologue Roy Baumeister illustre parfaitement cela.

Deux groupes séparés devaient résoudre un puzzle impossible à résoudre. On a promis au premier groupe des cookies en récompense. Le second groupe, lui, aura le droit à des radis. Le résultat ? Le groupe qui devait avoir les cookies a abandonné au bout de 20 minutes, contre 8 minutes pour le groupe avec les radis !

Les radis sont les choses difficiles que vous n’avez pas forcément envie de faire. Heureusement, il existe des méthodes pour gérer au mieux votre volonté, de sorte que lorsque vous devez faire ces tâches importantes, vous aurez la capacité de le faire.

Établissez des rituels

Les rituels utilisent à leur avantage le cycle des habitudes qui est en quelque sorte votre système interne d’efficacité. En faisant souvent la même chose, vous créez des habitudes qui nécessitent moins d’énergie et de volonté pour être faites.

De quoi faire les choses importantes plus rapidement et avec moins d’effort.

Les rituels sont composés de 4 étapes :

• L’Indicateur : C’est lui qui marque le début du rituel. Cela peut être votre réveil qui sonne, ou le fait de s’asseoir à votre bureau pour commencer à travailler. Il vous indique que vous allez commencer à faire quelque chose.
• La Routine : Elle est composée d’une série d’étapes qui servent à faire le rituel. C’est typiquement ce que vous faites pendant vos routines matinales comme vous étirer, prendre une douche, méditer, etc.
• La récompense : C’est ce qui permet à votre routine de tenir, d’être consolidé de manière positive. Cela peut simplement être la sensation de bien-être que vous éprouvez après l’avoir fait.
• Les outils : ce sont eux qui vous aident à compléter votre rituel plus facilement. Cela peut être votre tapis de yoga, de la musique, ou votre ordinateur par exemple.

Faites place nette

Ce point est directement lié aux outils, car il nécessite de tout préparer pour la prochaine fois, et ainsi limiter les frictions pour commencer votre routine. Cela demande d’effectuer l’étape très importante de planifier en écrivant ce que vous allez faire. Ainsi, vous savez exactement comment le faire, quand le faire, et ce dont vous avez besoin pour faire ce rituel.

Par exemple, si vous devez écrire un article, vous serez plus motivé pour l’écrire si votre bureau est parfaitement rangé et que votre PC portable est chargé, plutôt qu’avec un bureau en désordre et votre chargeur que vous avez égaré quelque part…

Le désordre n’est qu’un exemple, mais souvent, la moindre friction au démarrage use votre volonté et peut vous décourager à commencer.

Éteignez la télévision

C’est sûrement une des plus grandes causes de perte de temps. Pour certains, c’est un vrai réflexe de s’affaler devant la télévision après une journée de travail, car ils sont épuisés. Le problème, c’est que cela ne vous aide pas du tout à recharger les batteries, au contraire.

En moyenne, les Français passent 3h42 par jour devant la télévision selon une étude Médiamétrie. Cela représente une journée complète par semaine ! Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir si vous dépensiez ce temps pour des choses qui comptent vraiment pour vous.

Je ne vous dis pas de ne jamais regarder la télévision, mais limiter le temps que vous passez devant peut vraiment faire une énorme différence sur le long terme pour atteindre vos objectifs. Alors, prenez du recul sur vos habitudes actuelles, regardez celles que vous pourriez mettre en place et facilitez leur exécution en faisant « place nette » à la fin de chacune de ces habitudes.

Conclusion

Je vous ai montré les bases de la gestion des priorités : comment choisir les projets sur lesquels vous concentrer, l’importance de définir vos objectifs, comment identifier vos tâches prioritaires, comment passer à l’action chaque jour sur ce qui compte, et comment trouver le temps de tout faire.

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour y arriver et éviter les erreurs qui vous empêchent d’atteindre vos objectifs. Je ne vais pas vous mentir, il n’y a pas de solutions miracles, simplement des décisions que vous allez prendre, des actions que vous allez mener, et des erreurs enrichissantes qui vous feront avancer. 

Il ne faut pas que cela vous effraie. Commencez doucement et continuez vos efforts. La satisfaction que vous tirerez en accomplissant plus de choses et en ayant vos premiers résultats vous encouragera à garder le cap pour continuer à avancer vers vos objectifs, vers vos rêves ! C’est un sacré programme qui vous attend !

Pour vous encourager à tenir vos engagements, dites-moi dans les commentaires les actions que vous allez mettre en place dès aujourd’hui pour avancer vers vos objectifs.

À propos de l’auteur : Gabriel Manceau

Je m’appelle Gabriel Manceau, je suis entrepreneur et coach en productivité.

J’ai créé ce site dans un seul et unique but : vous apprendre à accomplir plus de choses en moins de temps, pour avoir une vie moins stressante et plus productive. J’y explique comment vous pouvez devenir efficace au quotidien tout en ayant du temps libre pour vous et ceux que vous aimez.