2 principes pour être plus efficace : privilégier l’importance et ignorer l’urgence

Votre réussite et votre succès se bâtit au quotidien, un peu plus chaque jour. Il se bâtit avec les actions que vous estimez importantes, que vous décidez d’accomplir et auxquelles vous accordez le temps nécessaire. Je vous propose un modèle simple, en 2 étapes et 3 modules, pour privilégier ce qui important et supprimer ce que vous estimez urgent.

Pour réussir; il existe un principe simple : privilégier ce qui est important. Et ignorer ce qui est urgent.

Depuis le précédent article, vous savez que votre succès se bâtit durant votre quotidien.

En d’autres termes, pour réussir, vous devez accorder du temps à la réalisation d’actions qui vous rapprochent un peu plus du succès. Même un petit peu plus.

Peu importe ce que vous mettez derrière le mot succès : obtenir une promotion, passer du temps avec vos enfants, avoir un beau jardin, courir un marathon, créer un blog, …

Ce qui importe, c’est que vous fassiez de ces quelques actions les actions les plus importantes de vos journées.

Le processus est tout simple :

• définir ce qui est important ;
• lister les actions à faire aujourd’hui ;
• réserver du temps ;
• agir !

Si, tous les jours, vous appliquez ce petit processus, quelque soit l’objectif que vous visez, vous l’atteindrez.

Bien que cela soit facile à écrire, c’est quelque peu plus difficile à réaliser. Les écueils ne manquent pas. Et il en est plus vicieux que les autres …

Votre quotidien est ainsi encombré par l’urgence. Ou par ce qui semble être l’urgence.

Or ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent.

De plus, nous avons tous tendance à être interpellé par ce qui demande une réponse rapide, par ce qui réclame notre attention maintenant, par ce qui semble être urgent. C’est une tendance naturelle.

Résultat : nous reportons sans cesse ce qui est important pour nous occuper de ce qui est urgent. En nous disant que nous aurons le temps plus tard.

Mais les vagues des imprévus, des problèmes, des alertes, … des urgences ne s’arrêtent vraiment jamais. Elles sont sans fin. Contrairement à notre temps.

Il n’y a pas 36 solutions. Et j’en reviens au début de cet article : vous devez accorder du temps à la réalisation d’actions qui vous rapprochent un peu plus du succès. Même un petit peu plus.

Il s’agit de ne pas seulement faire ce qu’on vous demande de faire. Il s’agit de choisir ce que vous voulez faire puis de le faire.

Étape 1 : Choisir et décider

La toute première étape est donc de décider :

• ce qui est vraiment important pour vous ;
• ce que vous voulez réaliser.

Sans cela, vous continuerez à vous laisser guider par les urgences, les circonstances et les demandes de tiers personnes.

Si vous en avez besoin, relisez cet article. Puis faites une revue annuelle. Je ne connais rien de tel pour prendre le temps de la réflexion, se poser de bonnes questions puis repartir sur de bonnes bases. En l’occurrence décider de ce qui est important pour vous puis y accorder du temps quotidien.

Étape 2 : Agir

La seconde étape est d’agir au quotidien. C’est à dire se concentrer sur l’important et accorder la portion congrue (de temps, d’attention, d’énergie) à l’urgent.

Je vous accorde que cela n’est pas toujours facile ou même possible.

Mais si ce n’était pas facile, je n’écrirais pas cet article. Et si c’était vraiment impossible, je n’écrirais pas cet article.

Cela étant, je suis sympa :-) et je vais vous aider en vous donnant un petit mode d’emploi en 3 modules.

Module 1 : Se concentrer sur l’important

Premier module : concentrez-vous sur l’important.

Choisir 3 tâches importantes à faire aujourd’hui

Tous les jours, choisissez 3 tâches importantes. Ces 3 tâches doivent être liées à un projet important et vous permettre de vous rapprocher un peu plus de la réalisation de ce projet.

Vous pouvez, en fonction du temps nécessaire, en choisir moins ou un peu plus. Cependant, 3 tâches est un bon compromis. Par contre, ne dépassez pas (souvent) 5 tâches sous peine de régulièrement échouer.

Faites-les en tout premier

Le moyen le plus efficace et le plus simple de réaliser vos 3 tâches importantes du jour, c’est de les faire dès le début de la journée, avant toute autre chose.

Vous êtes encore plein d’énergie et d’enthousiasme, rien ni personne ne vous a sollicité, vous êtes seul maître à bord. Et quel excellent moyen d’être satisfit de sa journée !

Planifiez

Quand vous prévoyez un restaurant entre amis, ou un cinéma, ou un voyage, vous planifiez l’activité et vous lui réservez du temps ?

Et bien faites de même pour les tâches, les projets ou les domaines de votre vie que vous considérez comme important : amis, enfants, partenaire de vie, …

Bon, votre partenaire de vie pourrait trouver la méthode modérément romantique. Mais après tout, s’il n’en sait rien et s’il est satisfait du temps passé ensemble …

Module 2 : Éliminer l’urgence

Deuxième module : limitez, voire éliminez, l’urgence.

Supprimer les notifications

Voyez grand : ne vous connectez pas à vos messageries mail, ne vous connectez pas à aux réseaux sociaux, coupez votre téléphone portable, débranchez votre téléphone, mettez des écouteurs, fermez la porte à clef, …

Si vous êtes injoignable, l’urgence ne pourra pas arriver à vous. Il ne s’agit pas de faire cela 24h/24 et 7j/7. Mais 2h non stop par jour, ce n’est pas négligeable. Et vous verrez que le monde ne s’arrêtera pas de tourner pour autant.

Répondre « non » ou négocier

Il est de bon ton de répondre « oui » aux demandes de nos amis, de notre famille, des collègues de bureau, du chef. Mais répondre « oui » à toutes ces sollicitations à un coût en terme de temps et d’énergie.

Répondre « non » à aussi un coût. Mais plutôt que de répondre systématiquement et immédiatement « oui », demandez à prendre du temps de réflexion. Réfléchissez aux coûts induits par les 2 réponses, ainsi qu’aux gains et bénéfices, puis répondez en connaissance de cause, en négociant si besoin. Mais protégez votre temps et votre énergie et réservez-en pour vos priorités.

Ignorer

Le niveau ultime au point précédent : ignorez la requête. C’est d’autant plus facile quand la demande est faite par mail : elle est tombée dans les spams :-(

Bon, je vous l’accorde, c’est brutal. Et ce n’est pas forcément à faire avec tous vos interlocuteurs. Mais cela peut être efficace et vous faire gagner du temps :-)

Module 3 : Se libérer du temps

Troisième module : libérez-vous du temps.

Supprimer les tâches superflues

Toutes les tâches n’ont pas la même importance. Certaines sont importantes et vous leur accordez maintenant tout le temps qu’elles méritent. D’autres sont simplement superflues.

Supprimez-les, tout simplement. Demandez-vous si elles sont incontournables pour la réussite de vos projets. Si la réponse est non, ne leur accordez pas plus de temps et d’attention. Et supprimez-les définitivement

Débrancher la télé

La télé est sûrement l’un des plus grands fléaux de nos sociétés modernes. Bon, je noircis le tableau car de bonnes choses peuvent sortir de votre téléviseur …

Il s’agit surtout d’en avoir usage intelligent. Donc, à défaut de la débrancher totalement, appliquez ces quelques astuces pour que regarder la télé soit utile.

Aller plus loin

Pour aller plus loin, je vous suggère de (re)lire ces quelques articles précédemment publiés sur ce blog :

• tout d’abord reprenez votre organisation personnelle car elle sera un allié inestimable pour gérer efficacement votre temps et vos activités ;
• ensuite revoyez ces fondamentaux de la productivité personnelle qui sont la suite logique de cet article ;
• enfin mettez en œuvre ces techniques pour améliorer votre efficacité personnelle dans le feu de l’action.

Conclusion

Voila un complément à l’article précédent, afin de vous aider à avancer tous les jours un peu plus vers votre succès.

N’hésitez pas à partager vos méthodes et astuces et à compléter cet article.

Petit aparté : à travers les notions d’importance et d’urgence, certains auront reconnu une célèbre matrice. Je parlerais explicitement dans un prochain article.

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