La boite de réception selon la méthode GTD

Vous connaissez ces questions habituelles : « Mais où est donc ce courrier reçu hier et dont je dois absolument m’occuper ? », « Qu’est ce que j’ai fait de la liste de courses ? » Entre autres, bien sur.

Je ne sais pas où sont tous ces papiers. Mais je sais où ils devraient être. Vous connaissez la réponse ?

Where's my mail?

Ces papiers devraient être dans l’une de vos boites de réception.

La boite de réception est un concept popularisé par David Allen et sa méthode GTD (ou du moins est-ce ainsi que, moi, j’en ai entendu parlé).

Une boite de réception est un peu comme la boite à lettres plantée devant votre domicile. Vous savez que c’est là que vous pourrez y trouver tout le courrier qui vous est adressé. Vous n’y réfléchissez pas à 2 fois : c’est organisé, c’est simple, c’est efficace.

Mais qu’en est-il une fois que vous avez retiré le courrier de cette boite ? Et qu’en est-il, d’une manière générale, de tous les papiers et éléments qui vous sont adressés ou que vous estimez digne d’intérêt ? Où les rangez-vous ? Comment les retrouvez-vous ?

Une boite de réception est un réceptacle pour tous les éléments, matériels ou immatériels, qui vous sont destinés ou que vous estimez digne d’intérêt. Tout ce qui traverse votre attention et que vous souhaitez traiter plus tard doit aller dans une boite de réception. Vous pouvez y déposer des courriers, des informations, des notes, des factures, des rappels, des listes de course, …

Une boite de réception n’est pas nécessairement une boite. Ce n’est même pas forcément quelque chose de matériel, car vous ne manipulez pas que des éléments matériels. Cela peut être une vraie boite mais aussi un tiroir, une tablette, votre boite mail, votre lecteur RSS, vos notes Evernote, vos fiches bristol, votre répondeur téléphonique, vos SMS, Facebook, Twitter, … Et le petit carnet que vous avez toujours dans votre poche est aussi une boîte de réception !

A quoi une boîte de réception peut vous être utile ?

  • à ne ni perdre ni oublier des informations, taches, documents ou messages importants ;
  • à pouvoir revenir selon vos disponibilités sur chaque élément :
  • à ne pas dissiper votre attention afin de rester concentré et efficace sur ce que vous faites.

Recenser puis limiter vos boîtes de réception

Pour gérer correctement vos boîtes de réception, il vous faut bien évidemment les connaître.

Vous devez donc :

  • dans un premier temps recenser toutes vos boîtes de réception ;
  • dans un second temps les limiter.

En limitant vos boîtes de réception, vous faites plusieurs économies :

  • économie d’encombrement : vous réduisez de toute évidence l’espace physique, mais aussi numérique et lié à la mémoire ;
  • économie de temps : vous avez besoin de moins temps pour les consulter ;
  • économie d’énergie : vous consommez moins d’énergie, physique et psychique ;
  • simplification : « faire simple » devrait être votre credo, au pire commencez aujourd’hui !

La limitation et la simplification de vos boîtes de réception, en particulier numériques, est un sujet suffisamment vaste pour faire l’objet de quelques article supplémentaires. Je vous donne cependant quelques pistes :

Vider régulièrement vos boîtes de réception

Une boîte de réception n’est ni une destination finale ni un trou noir. Et encore moins une poubelle !

Une boîte de réception est un lieu de stockage obligatoire mais uniquement temporaire.

Il convient donc de consulter régulièrement toutes vos boites de réception. L’objectif est double :

  • transférer chaque élément vers une zone de stockage en relation avec sa nature (information, tache, rappel, projet, …) ;
  • laisser vos boites vides !

Vous devriez vider vos boîtes de réception une fois par jour. À l’inverse, il ne s’agit pas non plus de les consulter trop souvent dans la journée. L’exemple classique est la boite mail:-) …

Idéalement, consultez vos boites tous les jours mais pas plus de 2 à 3 fois par jour et de préférence à des heures réservées.

Pour chaque élément, prenez une décision rapide. Les options les plus traditionnelles sont :

  • supprimer : finalement, l’élément n’a pas grand intérêt ou est devenu obsolète ;
  • archiver : à conserver de toute évidence mais simplement pour consultation ;
  • déléguer : à traiter mais vous êtes fainéant/malin/opportuniste/organisé (rayez la mention inutile) ;
  • traiter : à traiter et vous vous y collez.

Les moyens de stockage sont divers et variés : fichiers stockés dans Dropbox, notes dans Evernote, listes et notes sur des fiches bristol, classeurs ou carnets, agenda, répertoire, …

S’occuper de ces boites de réception n’est pas bien compliqué. Cela demande juste quelques minutes tous les jours. C’est donc une tache simple mais fréquente et régulière.

Une boite n’est pas active !

Une boîte de réception n’est ni une liste de taches, ni une liste de projets.

Ce point a déjà été évoqué juste au-dessus mais je souhaite vraiment le mettre en exergue.

Tout élément dans une boîte de réception qui aboutit à une tache doit être transféré dans vos liste de taches ou votre agenda.

La laisser dans sa boite en se disant « je la reverrai en consultant cette boîte plus tard » est un mauvais calcul : vous allez malgré tout la mémoriser et la ressasser en tache de fond. Vous ne serez pas complètement rassuré tant que cette tache n’aura pas été traitée ou transférée là où elle doit être.

Instaurer vos boîtes de réception

Comme souvent, j’estime qu’il ne faut pas essayer de tout révolutionner. Vous avez déjà un mode de fonctionnement, certes imparfait (en fait, ils le sont tous) mais existant. Et vous utilisez surement déjà des boîtes de réception. Vous souhaitez améliorer votre organisation ? Formalisez vos boîtes de réception !

Procédez par étape, avec conscience, réflexion et assiduité :

  1. prenez conscience de votre fonctionnement au quotidien, repérez les poins d’accroche et de perte de temps ou d’informations ;
  2. identifiez les boîtes de réception que vous utilisez déjà ;
  3. créez des boîtes de réception si nécessaire ;
  4. fusionnez ou supprimez des boîtes afin de les limiter tout en évitant les pertes ;
  5. mettez en place la routine quotidienne de consultation ;
  6. expérimentez et adaptez.

Conclusion

Popularisée par la méthode GTD, la boite de réception permet donc de fluidifier et sécuriser votre organisation. Elle permet aussi de vous rassurer et donc de travailler plus sereinement. Sa mise en oeuvre étant simple, il serait vraiment dommage de ne pas essayer de profiter de ses bénéfices.

En utilisant mon mode opératoire juste au-dessus, vous pouvez arriver à un résultat probant en 30 jours. Tenez-moi au courant !

Connaissiez-vous et, surtout, utilisiez-vous des boîtes de réception ? Que pensez-vous de mon mode opératoire ?

Cet article a été écrit le 15 juin dans le RER depuis Paris. Préparation: 10 minutes. Rédaction: 130 minutes.

Creative Commons License photo credit: Éole

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DavidB_iRiche.com

Si je fais tout ça je vais devenir super organisé.
Mais ça ne sera plus moi… ;-)
Mais j’admire. Si, si…

Reply
Nathanael

Merci pour cet article qui a le mérite de clarifier les choses. En ce qui me concerne, mes boîtes de réception se déclinent sous les formes suivantes:
– une boite en plexiglas, où je mets tous mes courriers, mes notes de brouillons, post-its…
– mon carnet Moleskine où je notes mes MIT (Most Important Things) de la journée, mes réussites, mes échecs et coïncidences de la journée.
– Evernote pour l’archivage des données numériques
-Gmail pour les emails.

Je m’efforce d’avoir mes boîtes de réception vidées complètement chaque vendredi. Juste avant ma weekly review.

My 2 cents,

Reply
Grégory

@DavidB: Tu ne serais pas un poil moqueur ?…

Je suis sur que tu utilises des boites de réception. Cette notion n’est pas si extraordinaire que ça et relève surtout de l’observation de notre quotidien et de nos habitudes. Après, il suffit de de schématiser, appliquer et simplifier. En gros, tu organises !

Allez, tu commences ce weekend ?

@Nathanael: De rien ! Mais, vu ce que tu me dis, je ne suis pas sur que tu avais besoin d’un tel éclaircissement !

Merci de partager tes outils !

Coïncidence : l’usage que tu fais de ton moleskine, en particulier noter réussites, échecs et coïncidences de la journée, rejoint le sujet de mon prochain article !

Je n’en dis pas plus, si ce n’est que je sépare l’aspect organisation (MIT (Most Important Things)) de l’aspect développement (réussites, échecs, …)

A suivre ?

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Judith

Moi aussi, j’utilise des boîtes de réception ! J’en ai 2 sur le comptoir de ma cuisine (une pour mon mari et une pour moi) qui reçoivent le courrier qui vient de la boîte aux lettres (celle devant ma maison), les papiers scolaires trouvés dans les cartables, les recettes que je découpe dans les magazines, les tickets de supermarché, de resto, bref tous les papiers que je reçois de l’extérieur. J’en ai encore 2 dans le bureau, de nouveau une pour mon mari et une pour moi. La mienne est toujours vide…
Comme toi, j’utilise aussi Gmail et Evernote ! ;-) Par contre, je ne connais pas Hootsuite…
En fait, j’ai adopté toutes ces bonnes habitudes grâce à la méthode Zen to Done de Leo Babauta.

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Catia95

Encore un article complet et facile à mettre en pratique,c’est ce que j’apprécies le plus sur ton blog .Hier je me suis justement mise à ma deuxiéme lecture de GTD,et je suis contente car son systéme qui me semblait un peu trop contraignant au premier abord me semble plus accessible maintenant,même si ZTD est plus simple à appliquer.

Ton prochain article s’annonce trés intéressant,vivement sa publication :)
@+

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fabrice

Tiens, je ne connaissais pas ce principe!
Je prend note:-)

Reply
Grégory

@Judith: Bonjour !

Merci pour ton premier commentaire. Et en plus, tu nous proposes une jolie présentation de tes boites de réception.

Très bonne méthode que ZTD. Plus simple et donc plus facile à appréhender et à
mettre en oeuvre que GTD … Je pense que lire GTD pourrait t’être profitable pour découvrir quelques concepts et méthodes supplémentaires par rapport à ZTD. Sans pour autant la respecter à la lettre (ce que je fais pas, par exemple).

Hootsuite te sera vraiment utile si tu fais un usage important de Facebook et Twitter. En particulier, la planification des tweets est très bien, je trouve … Personnellement, j’ai 3 comptes Twitter et 1 compte Facebook …

PS: très très sympa, ton blog. J’aime beaucoup le design, je vais m’empresser de lire tes articles !

@Catia95: Ouh ! C’est un joli compliment que tu me fais là ! Si ça t’aide sérieusement et concrêtement dans ta maitrise de GTD et surtout dans ton organisation au quotidien, j’en suis vraiment super-content !

N’hésite pas au nous dire comment se passe ton apprentissage de GTD et des boites de réception.

D’ailleurs, s’il y a des sujets que tu souhaiterais voir traiter sur ce blog, n’hésite pas non-plus à le signaler !

@fabrice: Je suis content de t’avoir fait découvrir quelque chose ! C’est nettement moins dépaysant que ce qu’on découvre sur ton blog, mais quand même : j’suis content :-).

Fais-nous un retour de ton expérimentation.

Au fait, très sympa le design de ton blog.

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DavidB_iRiche.com

>>>@DavidB: Tu ne serais pas un poil moqueur ?…

Moi ??? ;-)

Sinon j’ai essayé toutes sortes de choses, je suis un cas désespéré.
Il n’y a que dans mon job que je suis super organisé, par force !

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Grégory

@DavidB: C’est un bon début ! Applique chez toi, dans ta vie perso, ce que tu fais au boulot ! C’est juste de la mauvaise volonté …

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DavidB_iRiche.com

Toi tu ne sais pas ce que c’est d’être flemmard et glandeur, aucune mauvaise volonté là dedans… ;-)

Reply
Grégory

@DavidB: Flemmard et Glandeur sont mes 2° et 3° prénoms ^_^ !

Je trouve que tu as une fâcheuse et grande tendance à te dévaloriser … Tu veux en parler ?… Vas-y, allonge-toi.

Reply
DavidB_iRiche.com

MDR ! Tu es gentil mais je ne m’allonge pas chez les messieurs.
Etre lucide ce n’est pas se dévaloriser : je suis un glandeur et j’assume. Et puis j’adore l’autodérision.
Mais je te rassure dans la vraie vie je ne m’en sors pas trop mal.
Bon c’est vrai que quand on lit les réussites exceptionnelles qui ponctuent le web, on se sent petit… ;-)

Reply
Grégory

@DavidB: T’as raison, on n’est jamais trop prudent :-) …

Il faut savoir rire de tout, même de soi. Il parait que c’est une preuve d’intelligence. Et surtout, comme le disait Alphonse Allais, « le rire est à l’homme ce que la bière est à la pression » :-) .

Rions donc ! (Je sais que tu es un fan de Desproges mais spontanément, j’ai rien trouvé …)

Reply
Mokhtar

Je m’intèresse ènormèment aux trucs qui me permettent d’amèliorer mon organisation et ma productivitè alors merci pour cet article :)

Reply
Grégory

@Mokhtar: Et bien de rien ! Si tu as quelque chose à nous conseiller, n’hésite pas à partager :-)

PS: désolé pour cette réponse très (trop?) tardive !

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