Soyez efficace : commencez par les tâches les moins importantes

En productivité personnelle, un conseil traditionnel est de commencer par les tâches les plus importantes. Je vous conseille de faire exactement l’inverse : commencez par des tâches faciles, simples et à faible valeur ajoutée. Mais pas à n’importe quelle condition. Si vous faites cela de façon judicieuse et raisonnée, cela augmentera à la fois votre efficacité et votre disponibilité pour les tâches réellement importantes.

Soyez efficace : commencez par les tâches les moins importantes.

 

En productivité personnelle, un des tous premiers conseils donnés est le suivant :

commencez par les tâches les plus importantes.

Et évitez autant que possible de commencer par ces tâches qui vont vous faire perdre votre précieux temps, tel que vérifier ses mails.

Le but, parfaitement louable, est d’accorder en priorité votre temps à des tâches prioritaires et réellement importantes. Faire l’inverse, c’est prendre le risque de ne plus avoir assez de temps pour ces tâches importantes. Et même de ne pas les faire du tout !

Je vais vous faire un aveu : je commence toujours par vérifier mes mails.

Je faisais déjà cela quand j’étais encore un salarié. Et depuis que je travaille de chez moi, je continue.

Aujourd’hui, j’en profite aussi pour faire le tour de mes blogs : faire les mises à jours nécessaires, supprimer les commentaires indésirables et faire un rafraîchissement de la page d’accueil.

En gros, je commence toujours par des tâches non importantes, non urgentes, faciles, simples et à faible valeur ajoutée. Leur seul atout est d’être rapide.

En d’autres termes, je fais l’inverse de ce que les gourous ou le simple bon sens de l’efficacité recommandent. Et j’ose vous parler d’efficacité …

Mais avant de vous expliquer pourquoi j’agis comme cela et pourquoi j’estime que cela est judicieux, permettez-moi de faire un petit détour dans le monde du sport …

Que font tous les sportifs du monde ?

Usain Bolt est aujourd’hui l’homme le plus rapide du monde. Sa réussite est essentiellement du à un entraînement régulier.

Mais qu’il s’agisse d’entraînement ou de compétition, Usain Bolt commence toujours par … s’échauffer. Il s’étire, il fait des courses légères, il pique des petites accélérations, il simule des départs. Il ne viendrait à l’idée de personne de lui demander de claquer une perf’ sans s’échauffer. Au mieux, il ne ferait rien que vous ne puissiez faire. Au pire, il risquerait surtout de se claquer un muscle. Voire pire.

Et si tous les sportifs du monde, quelque soit leur spécialités, font de même, c’est qu’il n’y a pas de secret : l’échauffement est primordial. Primordial pour se mettre dans les meilleures conditions physiques et psychologiques afin d’être efficace et performant.

Moi-même, sans prétendre me comparer à ces athlètes, je m’échauffe toujours avant de me lancer dans un footing de 30 minutes.

Alors bien sur, il ne s’agit pas de mettre au même niveau les exigences du sport, surtout du sport de haut niveau, avec nos tâches du quotidien.

Il n’en reste pas moins qu’un point essentiel de l’échauffement de ces sportifs est tout aussi essentiel pour notre efficacité quotidienne : se mettre dans les meilleures conditions psychologiques afin d’être efficace.

Je fais comme tous les sportifs du monde

Donc le matin, avant de me mettre aux tâches importantes, non urgentes et à forte valeur ajoutée, je commence toujours par m’échauffer. Un peu comme Usain Bolt.

Mon échauffement à moi, c’est lire mes mails, vérifier le bon fonctionnement de mes blogs puis faire du petit entretien, vérifier les interactions sur les réseaux sociaux.

Ce sont des tâches simples, faciles, rapides. Et à faible valeur ajoutée. Mais, ensemble, elles constituent un petit rituel d’échauffement qui m’aide à :

  • faire une transition douce entre le mode « courant » et le mode « professionnel » ;
  • me mettre dans les meilleurs dispositions psychologiques pour agir et être efficace. Un peu comme la routine du soir me met dans les meilleures conditions pour bien dormir ;
  • me remémorer les derniers événements de la veille. J’ai plutôt une bonne mémoire mais je préfère toujours m’appuyer sur des supports écrits ;
  • prendre connaissance d’alertes importantes voire graves éventuellement remontées ;
  • aller doucement crescendo dans l’action et vers les tâches à forte valeur ajoutée.

Un autre parallèle pourrait être fait avec le lever. Êtes-vous directement opérationnel et disponible pour la journée qui vous attend immédiatement après le lever ? Moi, non. Et d’une manière générale, la réponse est non. Il est nécessaire d’avoir un temps pour bien se réveiller et être complètement opérationnelle. Et bien pour cet échauffement, c’est pareil.

Quelques conseils pour créer votre rituel d’échauffement

Je vous conseille donc de ne pas écouter au pied de la lettre le conseil traditionnel (commencez par les tâches les plus importantes) et de l’adapter à votre sauce en créant votre propre rituel d’échauffement.

Voici mes 3 conseils pour que ce rituel vous soit réellement utile.

Ne pas dépasser 20 minutes

Si vous ne passez pas assez de temps à votre échauffement, il ne sera pas vraiment utile. Vous êtes le plus à même de savoir de combien de temps vous avez besoin. Commencez par 10 minutes puis variez la durée, en ajoutant ou retirant des tâches, jusqu’à trouver le temps idéal. Pour moi, c’est approximativement 15 minutes.

À l’inverse, il est essentiel de ne pas passer trop de temps à vous échauffer. Car vous consommeriez alors bien de trop de temps et d’énergie, au détriment des tâches importantes. Et vous tomberiez dans le travers que le conseil initial veut vous éviter.

Mon conseil est de ne pas dépasser les 20 minutes.

Éviter toutes les interactions

Bien que je vérifie les mails et les interactions sociales, je ne réponds jamais. De même que j’évite le téléphone. Tout d’abord parce que cela me demande un peu plus de réflexion. Ensuite parce que c’est le meilleur moyen de perdre tout contrôle sur ma mise en train et sur sa durée.

Vérifiez et relevez éventuellement vos messages, si vous décidez que cela doit faire partie de votre mise en train. Mais ne répondez jamais et évitez les interactions. SI le téléphone sonne, laissez-le sonner et écoutez plutôt le message qu’on vous aura laisser. Ne décrochez que si le correspondant est un V.I.P premium.

Choisir des tâches faciles, simples et limitées dans le temps

Il est bien sur important de rester dans la simplicité et dans la facilité. L’idée est de rentrer doucement dans l’action : évitez donc de vous imposer dès le départ un mur à franchir. Vous aurez tout le loisirs de faire cela après. De même, afin de rester conforme au premier conseil, choisissez des tâches dont la durée ne risque pas de déraper.

Ne plus considérer ces tâches du reste de la journée

Le conseil cadeau de cet article : ne consacrez plus de temps à ces tâches de tout le reste de la journée. Ou au maximum une fois et pas plus.

Revenir régulièrement sur ces tâches, tout au long de la journée, serait une vrai perte de temps et d’efficacité. Ne l’oubliez pas : ce sont des tâches non importantes, non urgentes, faciles, simples et à faible valeur ajoutée. Vous vous en êtes déjà occupé une fois, c’est bien suffisant. Éventuellement, consultez vos mails une 2° fois.

2 derniers conseils pour la route

Bien sur, cela fonctionne pour moi. Mais cela pourrait ne pas l’être pour vous …

Je vous donne donc 2 derniers conseils complémentaires :

  • ne suivez pas à la lettre les conseils des experts ou même mes propres conseils. D’ailleurs, c’est un peu le propos du reste de cet article sur un conseil bien particulier ;
  • faites-vous votre propre avis et votre propre expérience. Que ce soit avec le conseil initial de cet article ou avec ma variante.

Conclusion

Ne suivez pas scrupuleusement le conseil qui vous impose de commencer par les tâches importantes. Accordez-vous une mise en train, un échauffement, comme le font tous les sportifs de haut niveau.

Cet échauffement vous permettra de vous mettre doucement dans les meilleure conditions psychologiques afin d’être plus efficace lorsque vous vous attellerez aux tâches importantes et à forte valeur ajoutée.

La véritable productivité se trouve dans la suite de cet échauffement. Ce dernier est malgré tout primordial car il augmente votre disponibilité au moment de l’action importante.

En fait, mon échauffement exposé ici est incomplet : il manque une dernière tâche, la plus importante, pour maximiser mon efficacité. Je vous en parle la semaine prochaine …

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Mark Le Net@VivreAFond

L’échauffement est en effet essentiel.
Ce qu’oublient de préciser la plupart des méthodes/conseils de gestion du temps, c’est ce point-ci : ils considèrent que l’on est 100% opérationnel pour commencer.
Et comme tu le pointes, c’est rarement le cas !

Question : quand traites-tu les e-mails ou les commentaires et autres qui demandent réponses ? Mais peut-être la planification de cette action fait-elle partie de ta “dernière tâche” que tu nous révèles bientôt…

Pour ma part le fignolage de mon agenda (liste de choses à faire) du jour est prévu de 9h15 à 9h25, heure de mon café. Pas avant. Ni après. Avant je me suis déjà échauffé, et pris connaissance de ce que j’aurai à gérer et qui n’avait pas déjà été prévu la veille.

Bonne journée à toutes et tous, et bon échauffement !

M.

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Julien @Investissement dans les parkings

Salut Grégory,

je partage la même routine que toi. C’est une espèce de mise en jambe.

Ensuite, je peux passer trois heures à écrire ou à produire du contenu.

Seul bémol : il faut apprendre à se détacher des mails, des messages et des stats négatives. Une mauvaise nouvelle peut me gâcher ma journée de boulot.

La bonne nouvelle est qu’on peut changer !

A+

Julien

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Edwige

Je suis tout à fait d’accord avec ton dernier conseil, il faut pouvoir adapter les méthodes donnés pas les experts à son propre profil.
Mon expérience à été la suivante : je commençais toujours par des tâches pas importantes (du type mails…) je terminais toutes ces petites tâches pour en libérer mon esprit et ainsi être à 100% sur les tâches importantes. Sauf que bien des fois, je n’en finissais plus avec ces petites tâches et me retrouvais dépourvue de temps pour les plus importantes. J’ai donc sur les conseils d’un expert basculé vers l’organisation inverse. Résultat, je trouve que cette dernière méthode est vraiment bien pour agir et ne pas faire du sur place. Je suis en effet plus productive comme ça en commençant par les tâches importantes.
Sauf que je ne suis pas parfaite ! Je reviens à ton récent article sur le perfectionnisme. J’ai parfois envie de commencer par des futilités, alors je le fais !
Il faut trouver la meilleure méthode pour soi et savoir aussi accepter de ne pas tout le temps l’appliquer. Le plus important est d’avoir toutes les cartes en main et de ne laisser personne jouer à votre place !

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Dorian

Bonjour,

Un point important est aussi de réaliser toutes les tâches rapides à réaliser le plus tôt possible dans la journée. Ce sont des touches souvent peu importantes mais qui sont à faire. S’en débarrasser dès le matin nous donnera beaucoup plus de liberté d’organisation dans la journée.

Merci pour ces conseils.
Dorian

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Mary

Salut Grégory,

Ce que tu décris dans ton article, c’est exactement ce que je fais avec un timing bien précis. Ayant fais de l’athlétisme, le parallèle que tu fais est génial.
Je ne commence jamais par une activité importante, il me faut le temps de m’échauffer ne serais que 10 à 15 minutes.

A bientôt,

Mary

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Aurélie

Ca marche également pour moi sous réserve que ça reste “cadré”. Je m’égare très facilement dans la lecture d’articles essentiels type ” pourquoi Suri Cruise ne porte pas de cuir cet été”. Tout dépend également de ma forme intellectuelle: si je suis en forme, je peux attaquer directement. Mon job et ma passion étant liés, je n’ai pas le sentiment de m’arracher un oeil à la petite cuillère comme c’était le cas quand j’étais salariée. En revanche, les matins chagrins ou piano piano, je prends le temps. Après, le smartphone a permis une intrusion de nos mails, blogs et autre outils 24/24 dans nos vies: mon premier réflexe matinal n’est plus de m’étirer, mais de consulter mes mails et autre timeline Facebook, vous avez dit Geek?

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Marie Anne@www.guedo-outillage.fr

Bonjour,
Merci pour le partage de l’article et pour le sujet choisi.
Je suis d’accord avec vous. Quand j’ai différentes tâches à faire, je préfère commencer par la plus facile. De cette façon, je termine vite et je la fais bien. Après, je me sens confiante et je m’encourage à faire les autres tâches les plus difficiles et qui demandent plus d’effort et de concentration.
Marie Anne

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Naomie@maigrir

Merci pour ces conseils! Comme toi, je commence par les tâches les plus silmples et les plus rapides, pour moi c’est logique, car ainsi je les “expédie” et j’ai plus de temps pour les tâches plus importantes.
Cette façon de faire me va et me permet d’aménager mon temps de travail plus sereinement je trouve. En plus ça me donne la satisfaction de pouvoir rayer quelques lignes de ma to-do list de la journée :)

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julie@formation webdesign

Hello, derrière ce titre (volontairement) provocateur se cache une autre réaliser… Prendre le temps de faire ce qui est rapide. Cela permet d’avoir l’impression d’avancer. C’est un peu le 80 / 20 finalement mais présenté différemment.

L’exemple pris avec l’athlétisme est exacte mais c’est commencer par ce qui est facile et pas forcément le moins “important”. Demandez à n’importe quel sportif quel est “l’importance” de l’échauffement et vous le verrez apparaître dans le haut de la liste.

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Grégory

@Mark: Ta question : “quand traites-tu les e-mails ou les commentaires et autres qui demandent réponses ?”

Je lis les mails 2 fois par jour : comme tâches d’échauffement puis en fin de journée. Et j’y réponds 1 à 2 fois par jour : parfois en même temps que la première consultation, quand les réponses sont rapides à écrire, sinon à la 2° consultation.

Quant aux commentaires, tu as du t’en rendre compte, pas très souvent. Et de moins en moins ces derniers temps …

À 9h00, échauffement et listes de tâches sont terminés : je bosse !

@Julien: Hello !

Tu as raison de souligner l’importance de ne pas se laisser emporter par ses mails. Il faut se connaitre : je sais faire et me limiter.

@Edwige: Merci pour ton partage d’expérience :-)

@Dorian: Hello !

Je traite ce genre de tâches par types (online/offline, maison/dehors, téléphone) et par lôt. J’y gagne du temps …

@Mary: Hello !

Merci de me plussoyer :-)

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Grégory

@Aurélie: Effectivement, l’humeur et l’énergie du moment jouent beaucoup.

Malgré tout, je ne change pas mon rituel. Car j’ai toujours suffisamment de discipline pour ne pas me lancer embarqué dans mon échauffement et ses tâchs faciles. Par contre, pour les tâches que je choisis après, parfois, je vais au plus simple et facile malgré mon intention initiale …

Une geek de plus sur mon blog :-) Bienvenue !

@Marie Anne: @Naomie: @julie: Hello !

Attention : je ne parle pas de l’organisation de la journée et du choix des tâches à faire durant une session de travail.

Je parle du démarrage de cette session de travail, pour se mettre dans les meilleurs conditions et dispositions. Un peu comme le rituel du soir nous met dans les meilleures dispositions possibles pour bien dormir …

Les tâches de mon rituel sont toujours les mêmes.

Les tâches dont vous parlez viennent après. Et comme répondu à Dorian, dès que possible, je les traite par types et par lot.

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Vincent

Bonjour,

merci pour ces conseils, il est vrai qu’il vaut mieux commencer par les petites taches car celles-ci étant plus facilement réalisable, notre sentiment de réussite qui en découle nous motive et nous permet d’en faire de plus grandes!

Bonne journée.

A bientôt.

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