La méthode ultime pour gérer ses mails

Fabrice a récemment écrit un article exposant la gestion de ses mails. Je souhaitais moi aussi écrire un article sur ce sujet. C’est l’occasion qui fait le larron : j’écris donc cet article, en réponse au sien ! Mais contrairement à Fabrice qui ne parlait que de ses mails professionnels, je vais aussi vous parler de ma gestion des mails personnels.

Commençons par les mails personnels justement : c’est le plus simple.

Mais avant d’aller plus loin, un aveu : il n’y a pas de méthode ultime dans la suite de cet article. Il s’agit juste des méthodes qui marchent pour moi. Et j’ai la gentillesse de les partager avec vous :-) !

Les mails personnels

Mes adresses mails personnelles

Tout mon système est basé sur Gmail, le client mail de Google. J’utilise en particulier sa possibilité d’agréger jusqu’à 5 adresses mails différentes sur un seul compte Gmail. Je suppose que Gmail n’est plus le seul à proposer cela. Mais je suis bien chez Google, donc j’y reste !

Je dispose des adresses mails suivantes :

  • 1 adresse principale chez Gmail, de la forme <prénom>.<nom> : c’est sous cette adresse que sont agrégées les 4 autres adresses que j’utilise. Cette adresse n’est donnée qu’à des personnes physiques dument agrémentées !
  • 1 première adresse chez Yahoo : mon adresse historique, la première que j’ai créée. Je l’utilise pour m’inscrire à tous les sites, hors réseaux sociaux. C’est aussi celle qui je donne aux personnes physiques non agrémentées.
  • 1 deuxième adresse chez Yahoo : elle est utilisée pour m’inscrire aux réseaux sociaux en tant que « moi » (Twitter, Facebook, … ).
  • 1 troisième adresse chez Yahoo : elle est utilisée pour mes échanges et contacts relatifs au jeu de cartes Magic the Gathering (je ne vous en avais pas encore parlé ?).
  • 1 vieille adresse Hotmail : créée à l’époque où je faisais (un peu) de MSN …  Elle me sert encore de façon très marginale.

La configuration de l’importation de comptes sous Gmail se trouve dans les paramètres, onglet Comptes et importation.

L’hébergeur d’adresse mail demande souvent une autre adresse mail, afin de pouvoir vous contacter par un autre biais en cas de problème quelconque. La première adresse chez Yahoo remplit ce rôle pour les 4 autres adresses, et l’adresse Gmail remplit ce rôle pour la première adresse chez Yahoo.

La gestion des mails personnels

Toutes mes adresses mails sont gérées depuis Gmail. Je me connecte à ce seul service pour consulter les mails de toutes mes adresses personnelles. Et j’utilise aussi ce même service pour l’envoi de mail depuis toutes mes adresses mails. Simple et pratique.

Tout mail récupéré par Gmail est étiquetté en fonction de l’adresse mail source. C’est le seul usage que je fais des étiquettes.

J’ai 2 sessions quotidiennes de gestion des mails personnels. Chaque session est composée de 2 étapes :

  • consultation des mails reçus ;
  • traitement des mails archivés avec suivi.

Tous les mails reçus sont :

  • supprimer instantanément s’il s’agit de spam (Gmail dispose d’un excellent filtre anti spam, mais très ponctuellement) ;
  • archiver immédiatement si aucune autre intervention n’est nécessaire ;
  • archiver avec le suivi activé si un traitement est nécessaire : réponse (le plus classique) ou autre ;

Je supprime donc assez peu : je profite de l’espace de stockage assez important qui est offert par Gmail.

Une fois cela fait, je traite les messages nécessitant un traitement (!) : je les reconnais car le suivi est activé pour chacun d’eux.

Le traitement peut être de 2 type :

  • réponse : je réponds puis je désactive le suivi. En cours de route, je peux utiliser le brouillon pour écrire le mail en plusieurs fois.
  • autre : je crée une tache dans ma liste de taches, en indiquant que cela provient d’un mail. Quand la tache est terminée, je désactive le suivi sur le mail.

Problème : je ne fais pas visuellement la distinction entre les mails en attente de réponse et les mails en attente/cours de traitement. Je pense utiliser à terme les icones de suivi de couleurs, plutôt que des étiquettes. D’un autre coté, une fois la tache recensée, je n’ai plus forcément besoin de suivre le mail …

Les mails professionnels

Là, c’est à la fois plus simple et plus compliqué :1 adresse mail unique mais beaucoup plus de mails reçus. Et aussi plus d’exigence. La problématique est donc différente. Il s’agit de gérer correctement tous les mails de bout en bout : réception, acquittement, traitement, réponse, suivi, …

Les dossiers de gestion

J’utilise un système de dossiers pour classer temporairement les mails en fonction de leur niveau de traitement :

  • le dossier à traiter : les mails nécessitant une intervention avant réponse ;
  • le dossier à répondre : les mails auxquels je dois simplement répondre ;
  • le dossier planifiés : les mails nécessitant une intervention qui a été planifiée ;
  • le dossier en cours : les mails dont le traitement est en cours ;
  • le dossier délégués : les mails dont j’ai délégué le traitement ;
  • le dossier en attente : les mails envoyés pour lesquels j’attends une réponse ;
  • le dossier à suivre : les mails dont je souhaite suivre le sujet sans pour autant intervenir.

En plus de ces dossiers, j’ai un dossier par projet et un dossier par domaine d’intervention.

Les mails envoyés

Commençons par les mails envoyés. Les régles sont simples :

  • Je me mets en copie caché de chaque mail que j’envoie. Je peux ainsi le classer dans n’importe quel dossier. Notre outil de messagerie ne permet pas faire cela avec les mails envoyés.
  • Si j’attends une réponse à mon mail, je le classe dans le dossier en attente.
  • Sinon, je l’archive dans le dossier relatif au sujet du mail (dossier du projet ou un dossier du domaine).
  • Si le mail envoyé est une réponse à un mail reçu, le mail reçu est supprimé. Il ne m’intéresse plus.

Le traitement des mails reçus

Je consulte mes mails toutes les heures. Le traitement de chaque mail reçu est classique :

  1. Si un traitement quelconque est urgemment nécessaire, je traite immédiatement puis je fais une réponse. Ou bien l’inverse. Au choix …
  2. Si un traitement est nécessaire et si je peux déléguer ce traitement, je fais suivre ce mail en me mettant en copie. Cette copie est classée dans le répertoire délégués.
  3. Si un traitement est nécessaire, je classe ce mail dans le répertoire à traiter.
  4. Si le mail demande simplement une réponse, je classe ce mail dans le répertoire à répondre.
  5. Si le mail contient des informations que je souhaite conserver, je l’archive dans le dossier adéquat (dossier du projet ou un dossier du domaine).
  6. Sinon le mail est supprimé.

Je consulte mes mails toutes les heures afin de traiter rapidement les mails urgents, soit l’étape 1 plus haut.

L’idée est d’aller vite et de traiter uniquement les mails réellement urgents, et pas seulement demandés avec insistance … Je ne fais que classer les mails, même si le traitement ou l’écriture de la réponse ne devait me prendre que 2 minutes.

Le revue des mails classés

Je fais une revue de mes dossiers de gestion de mails 2 fois par jour. Je passe en revue tous les dossiers et traite les mails au fur et à mesure :

  • les mails du dossier à traiter :
    • Traitement simple : je fais puis je réponds.
    • Traitement complexe : je commence le traitement. Puis je classe le mail dans le dossier en cours pour le reprendre plus tard. Je peux envoyer un mail pour informer.
    • Traitement à planifier : je prépare et planifie le traitement. Puis je classe le mail dans le dossier planifiés pour le reprendre plus tard. La encore, je peux envoyer un mail pour informer. Un événement est bien sur créé dans mon agenda.
  • les mails du dossier à répondre : je réponds. Tout simplement.
  • les mails du dossier planifiés : je vérifier qu’il n’y ait pas eu un raté. Mais c’est très rare. Lorsque le traitement planifié est fait, je réponds pour informer.
  • les mails du dossier en cours : je reprends le traitement. Si le traitement est terminé, je réponds. Sinon le mail reste dans ce dossier jusqu’à la fin du traitement.
  • les mails du dossier délégués : si je n’ai pas eu de retour, je fais une petite relance. Si une réponse est reçue, elle est traitée comme tout mail reçu.
  • les mails du dossier en attente : si je n’ai pas eu de réponse, je fais une petite relance. Si une réponse est reçue, elle est traitée comme tout mail reçu.
  • les mails du dossier à suivre : quand la discussion est suffisamment ancienne (1 à 2 mois) et inactive, je l’archive dans le dossier relatif au sujet du mail (dossier du projet ou un dossier du domaine).

N’oubliez pas comment je gère mes envois de mail …

En lisant cela, vous pouvez vous demander comment je fais le lien entre un mail reçu et son copain éventuellement stocké dans les dossier délégués, en attente ou à suivre. En fait, je n’ai jamais beaucoup de mails dans ces dossiers (rarement plus de 10, sauf peut être pour le dossier à suivre). Donc cela va très vite avec l’objet du mail.

Conclusion

Ça peut sembler compliqué. Mais à l’usage, ce système me convient :

  • je ne passe pas des heures sur la messagerie à uniquement attendre les mails ;
  • je sais où exactement j’en suis pour chaque mail ;
  • je me « loupe » rarement : pas de mail oublié, pas de traitement en retard, …

Je pense avoir relativement bien détaillé mon système. Peut-être même trop. Mais mettre au propre des choses même simples, les formaliser, ça m’a permis de bien appréhender mon système, le simplifier (si, si …) et le valider.

J’ai pas eu le temps de faire un petit schéma de synthèse. Je vous en fais un pour une prochaine fois.

N’hésitez pas à critiquer, poser des questions, exposer vos méthodes, parler de vos outils, …

Cet article: temps de préparation: 20 minutes, temps de rédaction: 100 minutes.

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Aurélien Amacker

Petit lapsus je crois au début:

« Fabrice, du blog ProLire, a récemment écrit un article explosant la gestion de ses mails. »

:)

Je pense que ton article aurait gagné à avoir quelques captures d’écran parce que là c’est beaucoup de texte à digérer.

Reply
Antonin

Sympa cette explication bien detaillee.
Je fais un peu differement, souvent lorsque j’ai un nouveau projet un peu important, je fais une adresse gmail dediee que je redirige sur mon adresse principale. Cela me permet de l’utiliser pour m’inscrire sur tous les sites en relation avec mon projet (reseaux sociaux, etc… enfin c’est surement specifique a mon boulot de SEM / SMO ou je dois souvent m’inscrire a droite a gauche)

Je ne fais pas d’importation de comptes sous Gmail, juste des redirections mais je vais regarder ca de plus pres ca a l’air interessant.

Egalement je n’utilise pas autant de dossier pour classer mes mails, je n’ai des dossiers que par projet. Quand je recois un mail, soit je l’archive, soit je le mets dans le dossier, si je dois bosser dessus plus tard je le laisse dans ma boite principale, ce qui me permet de le voir directement et de ne pas l’oublier. Enfin mon systeme evoluera surement le jour ou je recevrais une tres grande quantite de mail a traiter, aujourd’hui avec quelques dizaines de mails par jour je m’en sors relativement bien.

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Nico

Très intéressant comme méthode. Merci Grégory pour ce compte rendu bien détaillé.

De mon coté j’utilise une méthode assez similaire, j’avais d’ailleurs écrit une série d’articles il y a quelques temps sur le sujet : http://nicolaspene.fr/gagner-en-efficacite-les-mails-organisation-de-ses-dossiers/
NB : Ma méthode à légèrement changé depuis, mais l’esprit reste le même.

Concernant les multiples adresses mails redirigés, j’en utilise également un paquet (trop) en créant des redirections depuis mes noms de domaines (ce qui évite l’ouverture de nouvelles boites mails chez yahoo and coe).

Sinon, autre sujet, tu joues quelles couleurs à Magic ? ;)

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Fabrice

Ta technique semble très bien rodée !

Bon il va falloir peut être bien relire l’article plusieurs fois pour l’intégrer pleinement :)

Merci pour l’astuce de l’agrégation d’adresses mail dans Gmail. Pour l’instant, je le fais uniquement dans un client (Thunderbird), mais si c’est possible de le faire dans un webmail, cela peut devenir intéressant.

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DavidB_riche-et-heureux.fr

Pfff … ça c’est de l’organisation !
J’ai honte avec ma pauvre extension firefox. :-)
Par contre tu n’as pas répondu à mon dernier mail… ;-)

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David

Je n’ai jamais fait une utilisation aussi poussée de Gmail. J’utilise principalement Thunderbird mais ça a le très mauvais point de n’être accessible que sur un PC en particulier.

Il serait surement intéressant que j’essaye de basculer tout ça sur une solution hébergée comme Gmail

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CC de Mes Finances Perso

C’est super intéressant tout ça! J’adore voir les bonnes techniques comme celles-ci. Je crois utiliser quelques éléments de ta méthode.

Pour ma part, j’ai simplifié au max aussi mes courriels. Tous mes comptes sont agglomérés dans mon adresse prenom.nom@gmail.com. J’utilise le Priority Inbox de gmail pour ne voir que ce qui a d’importance et j’ai plusieurs filtres qui me permettent d’étiqueter automatiquement mes emails pour référence future.

J’aimerais cependant souligner un point très important à ne pas oublier. Directement tiré de la semaine de 4 heures. Je regarde mes courriels 2 fois par jour, à midi et à 16h00. Ça me permet de les gérer 4 fois plus vite que n’importe qui d’autre et d’avoir plus de temps à consacrer à faire croître ma business. Ça, c’est tout un truc les amis.

:-)

Reply
Grégory

@Antonin: Merci de comment et apprécier !

J’ai aussi 2 autres adresses mails dédiés aux 2 sites dont je m’occupe. Ces 2 adresses sont liées à une adresse Gmail différente de celle dont je parle dans l’article. Et j’en tire les mêmes bénéfices que toi. Je n’avais pas parlé de ces 3 adresses pour « alléger » l’article.

Pour les mails pro, procéder ainsi me permet 1/ de garder la boite principale vide (et de mieux repérer les nouveaux mails) et 2/ de ne pas oublier un mail non traité de bout en bout. Mais quand il est complètement traité, hop! Dans le dossier du projet qui va bien.

@Aurélien: Effectivement, ça n’a plus le même sens ainsi ! :-) C’est corrigé, merci !

Effectivement, schémas ou captures d’écran auraient été les bienvenus. Mais par faute de temps … J’en publierais dans un autre article.

@Nicolas: Merci de partager avec nous ta technique.

Si on m’avais dit que j’aurais croisé un joueur de Magic sur mon blog, j’y aurais pas cru ! D’un autre coté, c’est mon blog et j’y parle de ce que je veux !! Je n’ai pas vraiment de couleurs privilégiées mais j’ai quand même un gros faible pour le vert. Et le Ranger quirionnais.

@ProLire: De rien pour le lien ! Consulter depuis n’importe où, c’est quand même royal: passe au webmail ! Il est vrai que l’article est long mais il est aussi complet. Comme le conseille Aurélien, je vais surement publier des schémas.

@DavidB: Meuh non … Faut pas avoir honte … En relisant mon article, je me dis que c’est peut être un peu compliqué. Si je n’avais pas été l’auteur … :-)

@David: Je ne fais pas un usage trop poussé de Gmail. J’ai vu mieux (ou pire, c’est au choix !) ailleurs. Consulter ses mails de n’importe où, c’est quand même pratique. Je t’encourage à basculer à un webmail rapidement.

Un autre avantage est de ne pas être lié à son FAI : tu peux passer de Free à Bouygues sans changer de mail. Pratique aussi !

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Nico

Disons plutôt ex-joueur de Magic :)
J’essaye d’éviter d’y retomber car c’est une activité extrèmement chronophage (mais tellement prenante).
De mon côté j’étais un grand adepte de bleu avec parfois un soupçon de noir :)

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Grégory

CC: Je n’utilise pas le Priority Inbox … A voir. Merci pour l’astuce. Et merci aussi pour le « soulignement ». Pour le boulot, je vérifie plus régulièrement car il peut y avoir de vraies urgences …

@Nico: Tout pareil. Chronophage et brouzoufophage … J’ai donc tout doucement diminué la dose jusqu’à arrêter. Je revends même mes cartes …

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MaxR de Maxadi

Pour ma part, je renvoie mes emails de Gmail vers ma boîte Yahoo. Je trouve Yahoo beaucoup plus pratique pour rechercher, organiser, visualiser mes emails. J’accroche pas trop à Gmail …

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Grégory

@MaxR: En fait, on a la même méthode et on utilise les mêmes outils. Mais leurs rôles sont inversés. Je sais que Yahoo a, il y a un moment déjà, fait évoluer l’interface de son webmail mais je ne l’ai jamais testé. Vu que Gmail me convient très bien, je n’ai aucune raison de changer !

En tout cas, tu valides la méthode !

Question: ton renvoi, c’est Gmail qui envoie vers Yahoo ou c’est Yahoo qui aspire les mails de Gmail ? Si c’est le dernier cas, tu peux configurer combien de mails sur Yahoo ?

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