Comment ne jamais perdre ses papiers et rester zen

Le papier analogique reste un vecteur essentiel de communication. Il est encore le support majoritaire pour les factures et autres obligations. Sans compter les formulaires et petits carnets administratifs. Comment les traiter dans les délais impartis, ne jamais les perdre, les retrouver facilement et rester zen ? Je vous dis comment je fais dans la suite de l’article.

Comment traiter ces papiers dans les délais impartis, ne jamais les perdre, les retrouver facilement et rester zen ?

Vous avez eu un petit coup de flip’, dernièrement, lorsque vous avez du faire votre déclaration d’impôt?  La peur de ne pas retrouver les papiers nécessaires ? Et de vous prendre une majoration de 10 % pour cause de délai dépassé ?…

Moi, non !

Et ça fait quelques années que les papiers n’ont pas causé de soucis ou d’inquiétudes de ce genre.

La faute à un processus (plutôt) bien rodé et quelques boîtes. 6 boites ou classeurs, pour être précis.

Allez, je ne vous fais pas languir plus que ça, je vous raconte tout !

La boite de réception

Le tout premier de mes classeurs, et bien c’est pas un classeur. C’est une boîte : la boîte de réception.

Tous mes papiers, quels qu’ils soient, arrivent dans ma boite de réception : courrier, publicité, lecture, notes déposées, … Tout tombe là-dedans.

Ce processus de collecte se déroule tout au long de la journée. Je parcours à peine le papier. C’est une tâche que je fais en lot, pour tous les papiers. Comme ça, je gagne (un peu) de temps et, surtout, je ne m’encombre pas l’esprit avec de nouveaux trucs et machins.

En fin de journée, je dépile tout ça. Un second processus commence alors : le tri. Chaque papier est examiné et évalué. Puis classé, selon ce que je veux en faire, dans un autre classeur.

Bon, pour être honnête, il m’arrive de sauter ce tri quotidien. En fait, à l’usage, la règle est plutôt à 1 jour sur 2. Et ça suffit largement. Je pense même que 2 fois par semaine pourrait être suffisant. Après, c’est une affaire de choix personnel. Et de taille de la boite de réception :-)

La boite de classement vertical

Le deuxième de mes classeurs, c’est la boîte de classement vertical.

Comprenez la poubelle :-)

Le papier a été lu et immédiatement exploité, s’il y avait quelque chose à en tirer. Je n’en ai plus besoin et je n’ai pas besoin de le conserver. Donc, paix à son âme …

Je ne pense pas qu’il soit nécessaire que je vous fasse un dessin ou que je m’étale plus que ça sur le sujet.

L’échéancier

Le troisième de mes classeurs, c’est l’échéancier.

Lorsque le papier en question nécessite qu’une action soit faite un jour particulier, je le range dans mon échéancier à la date qui va bien. C’est par exemple le cas d’une facture à régler, d’un billet d’entrée pour un spectacle, …

Bon, l’échéancier n’est pas un outil très courant. Cet outil m’a été révélé par la méthode GTD ou « S’organiser pour réussir ». Après une période de test, je l’ai trouvé très pratique. Je l’ai donc conservé et intégré dans mon organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article maison présentant le fonctionnement et l’usage d’un échéancier GTD.

Pour en revenir au sujet de cet article, le papier est stocké dans l’échéancier et n’en ressort que le jour où j’en ai besoin.

Après usage, il continue son petit bonhomme de chemin dans la suite de mon organisation. En l’occurrence, je le stocke directement dans le classeur des papiers à scanner.

Le classeur des papiers à traiter

Le quatrième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à traiter.

Si un papier nécessite une action, mais qu’aucune date quelconque n’est obligatoire, je le stocke dans ce classeur. C’est le cas des factures sans date butoir, des demandes de renseignement d’une administration quelconque, …

Puis, le week-end venu, je dépile ces papiers et je les traite au fur et à mesure. En moins de 20 minutes, c’est expédié !

Tous ces papiers sont stockés directement dans le classeur des papiers à scanner.

Le classeur des papiers à scanner

Le cinquième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à scanner.

Les papiers ont des durées de conversion variées. Certains papiers doivent être conservés toute la vie, d’autres très longtemps, d’autres moins, … Ça, c’est pour la version papier. Moi, je me fais une version numérique de tous ces papiers. Je les scanne tous ! Afin de les garder aussi longtemps que l’informatique existera, que le format PDF sera reconnu et que nous aurons de l’électricité pas (trop) cher. J’espère donc pendant longtemps.

Tous les papiers dans ce classeur ont seulement besoin d’être classés et stockés dans leur destination finale : des boites métalliques à classeurs.

Mais d’abord, je les numérise. Puis je les stocke dans une salle d’attente, à savoir …

Le classeur des papiers à ranger

Le sixième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à ranger.

Tous les papiers dans ce classeur ont été traités et scannés. Je n’ai donc plus qu’à les ranger dans mes boites métalliques à classeurs.

Je fais ces 2 dernières étapes (scan puis rangement) par session. Il fut un temps où je m’imposais des sessions hebdomadaire. En fait, je devrais continuer. Car mes sessions ont tendance à s’espacer dangereusement. Et ces 2 classeurs prennent de l’embonpoint :-(

J’ai donc développé une stratégie supplémentaire …

Les papiers dans ces 2 classeurs sont déjà classés, par type (facture, …) ou émetteur (EDF, …).

Ainsi, lorsque j’ai besoin de retrouver une exemplaire papier, je regarde d’abord dans ces 2 classeurs. Et ce pré-classement me simplifie la vie.

OK, je sais pertinemment que je devrais plutôt :

• vider ces 2 classeurs, en scannant puis rangeant les papiers stockés ;
• m’imposer de scanner et ranger de façon régulière.

Pour ma défense, je dirais que scanner et ranger des papiers, c’est ch**nt. Même si cela a, par ailleurs, bien d’autres avantages. Mais l’essentiel est sauf :

• je ne perd pas mes papiers ;
• je peux les retrouver facilement et rapidement ;
• je reste zen :-)

Le dernier exemple en date, c’est justement celui de ma déclaration d’impôts. J’ai pu retrouver tous les papiers nécessaires et faire ma déclaration, en temps et en heure. Même si c’est un peu bancal sur la fin, l’ensemble est efficace.

Conclusion

La gestion de ces papiers peut être un casse-tête : ne pas les perdre, les retrouver facilement, faire les tâches afférentes dans les délais impartis.

Ce processus, constitué de 6 classeurs ou boites et de quelques habitudes, marche plutôt bien pour moi. N’hésitez pas à vous en inspirer.

Et si vous avez des conseils à partager, n’hésitez pas :-)