Ce que l’Armée américaine nous apprend sur les objectifs

Dans un précédent article du guide de l’efficacité personnelle simplifiée, le premier point que je mettais en avant était de connaître et garder sous les yeux vos objectifs. Je détaille ici un peu plus ce point et vous propose un outil complémentaire, l’intention de commandement, issu de l’expérience de l’Armée américaine.

Ce que l’Armée américaine nous apprend sur les objectifs.

Une des marottes du Colonel Tom Kolditz, professeur en leadership à l’Académie militaire de West Point, aux US, est :

Aucun plan ne survit au contact de l’ennemi

Il complète son propos par :

Vous pouvez certes essayer d’appliquer votre plan, mais l’ennemi a son mot à dire. Des choses imprévues peuvent se produire.

Quel est le rapport entre ce blog et les considérations d’un colonel de l’Armée américaine ?

Ceci …

Imaginez que votre plan soit les étapes et les tâches que vous avez définies pour atteindre un objectif. Ou bien qu’il s’agisse de l’organisation de votre journée : emploi du temps, tâches à accomplir, …

Imaginez maintenant que l’ennemi en question soit tous les imprévus d’une journée, les distractions qui jalonnent votre parcours, les incidents, les intervenants externes, …

Vous le voyez mieux, le rapport ?

Ainsi réfléchie et rationnelle que soient vos organisation et planification, un rien peut tout chambouler. Et simplement retarder vos prévisions, voire annuler vos projets.

Alors peut-être que quelques plans survivent au contact de l’ennemi. Mais la plupart sont susceptibles d’être perturbés par l’ennemi. Et beaucoup le sont.

Que cet ennemi soit un collègue de bureau, un ami, votre enfant, une panne informatique, un embouteillage, …

Nous avons tous connu cela.

OK …

Qu’est-ce que le Colonel Tom Kolditz ou l’Armée américaine ont à nous apprendre de plus à ce sujet ?

L’intention de commandement

Pour pallier à ce problème, depuis plusieurs années, l’Armée américaine utilise l’intention de commandement.

Qu’est-ce donc que cela ?

De façon très formelle, voici, à peu prés, ce que dit le manuel US :

Un établissement clair et concis de ce que (Quoi?) les troupes doivent faire afin de réussir (la mission), en rapport de l’ennemi, du terrain, et du but final. Il est le lien entre la mission et le concept des opérations, en établissant les tâches clés lesquelles, suivant la mission, sont les bases pour les subordonnés afin qu’ils exercent leur initiative lorsque des opportunités non-anticipées apparaissent, ou lorsque le concept des opérations original ne peut plus s’appliquer (par rapport à la situation).

Concrètement, tout commandement fournit 2 choses :

• tout d’abord un plan de ce que la troupe doit faire ;
• ensuite l’intention de commandement derrière ce plan.

Le plan indique le comment. L’intention de commandement explique le quoi et le pourquoi. Le plan est long et détaillé. L’intention de commandent est courte et simple.

Par exemple : “L’intention est de positionner le 3° bataillon sur la colline 4305 pour la libérer et protéger le flanc de la 3° brigade lorsqu’elle enfoncera les lignes”. Je ne met pas le plan, il est bien trop long :-)

Quels sont les bénéfices d’une telle pratique ?

• Les troupes ont une vue d’ensemble des opérations et comprennent le but de ce qu’elles vont faire ;
• Les troupes sont capables d’improviser selon les circonstances.

Ou, en d’autres termes, responsabilisation et autonomie. En termes d’implication et d’efficacité, cela fait la différence.

Et si cette pratique perdure dans l’Armée américaine, c’est qu’elle a fait ses preuves !

Bien …

De l’importance de la définition d’un objectif

Cependant, à bien y réfléchir, cela n’a rien de nouveau. En effet, cela se rapproche fortement de la définition claire d’un objectif. Tout simplement. Qu’il s’agisse de l’objectif d’un but majeur dans un domaine de vie, d’un projet ou d’un sous-projet, ou même d’une bête tâche.

Certes.

Cela étant, ça met en exergue l’importance de la définition d’un objectif.

Pour chacun de vos projets et chacune de vos actions, demandez-vous pourquoi fais-je cela ?

Puis affinez votre réponse en vous demandant de nouveau pourquoi. Il est généralement recommandé de faire cela 5 fois de suite. Je ne sais pas si 5 est le nombre juste. Mais 2 est un minimum.

Cela vous permettra de faire ressortir ce que vous voulez obtenir et pourquoi vous voulez l’obtenir.

Bien sur, plus le projet sera important et impactant, plus il sera judicieux d’agir ainsi et plus la réponse sera importante. Une simple tâche demandera bien moins, voire pas, d’attention. Mais un minimum peut être intéressant.

L’intention de commandement d’un projet

Commencez toujours par définir clairement l’objectif d’un projet. Écrivez votre propre intention de commandement.

Détaillez ensuite le plan, les étapes et la planification après.

Pourquoi procéder comme cela ?

1. Tout d’abord, plan et planification seront plus simples et faciles à établir en connaissant l’objectif.
2. Ensuite, vous pourrez faire une plus juste sélection des étapes et tâches nécessaires, ainsi qu’une plus allocation de vos ressources (temps, énergie, volonté, voire ressources humaines et financières). Vous pourrez ainsi utiliser bien plus efficacement ce bel outil qu’est la loi de Pareto.
3. Enfin, durant l’action, en connaissant votre intention de commandent, en la gardant pas trop loin, vous pourrez improviser : faire face aux imprévus ou exploiter les opportunités.
4. De plus, si vous déléguez certaines tâches ou pans entiers de vos projets, cela vous fournira un élément supplémentaire à fournir à vos prestataires. Ils seront plus impliqués et autonomes.

L’intention de commandement d’une tâche

Normalement, dans le cadre d’un projet, vous ne devriez pas avoir à trop vous attarder là-dessus. En effet, vous avez déjà fait cela au niveau du projet et de l’étape. Vous avez donc vos réponses pour la tâche.

De plus, en cas d’imprévu, c’est elle qui fera les frais de votre improvisation pour répondre au mieux à l’intention de commandement.

Par contre, pour les tâches récurrentes, qu’il s’agisse de tâches du quotidien ou de tâches de fond d’une organisation, le gain potentiel que vous pourriez faire mérite que vous vous posiez la question.

Imaginez que vous puissiez supprimer complètement une tâche, ou la réduire de moitié, uniquement en cherchant la réponse à cette question. Voila bien des ressources économisées que vous pourriez investir ailleurs.

Conclusion

Si l’Armée américaine diffuse, clairement et simplement, l’objectif de ces missions, sous la forme d’une intention de commandement, c’est que le bénéfice est important. Bien sur, si vous travaillez seul, vous n’avez pas que faire des aspects synchronisation et communication.

Mais en termes de focus, d’optimisation, d’autonomie et d’improvisation, l’intention de commandement apporte un vrai plus. Adoptez cette pratique :

• en définissant toujours des objectifs clairs pour vos projets et étapes de projets ;
• en vous intéressant aux tâches récurrentes.