Comment définir un projet : la méthode complète en 5 étapes et les questions à se poser
Beaucoup de choses peuvent être vues comme un projet: un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée (source: Wikipedia). Pour faire plus simple, une suite d’actions dont le déroulement permet d’obtenir un résultat espéré dans le respect des ressources allouées.
Un projet peut donc être très varié, allant de la simple réparation de l’évier de la cuisine qui fuit à l’apprentissage d’une nouvelle langue, en passant par la préparation de ses prochaines vacances, la constitution d’un fonds financier de précaution ou le lancement d’une nouvelle activité. Très varié donc, que ce soit par l’impact sur notre vie, le temps nécessaire, la complexité, …
Dans le principe, réaliser un projet est simple:
- identifier les premières actions à entreprendre
- exécuter la première action à réaliser
- identifier les nouvelles actions à entreprendre
- recommencer à l’étape 2 jusqu’à l’obtention du résultat attendu
Encore faut il que le projet et le résultat espéré, l’objectif, soient clairs et précis. Définir clairement un projet consiste en l’écriture d’un objectif compréhensible, mesurable, et au recensement des ressources nécessaires.
Le processus
Afin de définir mes projets au mieux, je procède de la façon suivante. Ce processus, directement inspiré de la méthode GTD, comprend 5 étapes.
- Étape 1 : Définir. Répondre à la question pourquoi. Définir l’objectif et les principes directeurs.
- Étape2 : Visualiser le résultat attendu. Répondre à la question quoi. Selon le résultat attendu, cela n’est pas forcément évident. Mais comme le dit Stephen COVEY, toute chose est créée deux fois. Ceci est la première des créations : la création mentale. Imaginez l’avant-première ou la version bêta de votre réalisation.
- Étape 3 : Faire un brainstorming. Répondre à la question comment. Quels sont les problèmes potentiels? Quelles sont les principales étapes intermédiaires?… Comme tout bon brainstorming, il s’agit ici de jeter sur papier tout ce qui vous passe par la tête, sans réflexion ou analyse supplémentaire, sans filtre quelconque. Tout cela sera organisé plus tard.
- Étape 4 : Organiser. Répondre aux autres questions: combien, quand, … Rassembler, ordonner, trier puis exploiter tout ce qui résulte du brainstorming précédent. Identifier les sous-projets éventuels, les étapes majeures, les séquences, les événements, les priorités, les résultats intermédiaires, les intervenants… Que doit-il se produire et dans quel ordre? Quand faut-il faire ces choses ?…
- Étape 5 : Planifier. Identifier les prochaines actions. Réserver des plages horaires ou prendre rendez-vous.
Ne reste plus qu’à exécuter les différentes actions et à suivre l’avancement du projet. A noter qu’un projet trop important, complexe, peut être décomposé en sous-projets: chaque sous-projet pourra ensuite être défini de la même façon
Les 7 questions
A la fin de ce processus, je dois pouvoir répondre aux 7 questions suivantes :
- Comment. Comment procéder pour résoudre le problème, répondre au besoin, … pour mener le projet à son terme et avec succès?
- Qui. Qui peux aider? Qui tenir informé?
- Quoi. De quoi avez vous besoin? Quel sera le résultat final?
- Combien. Combien cela va-t’il coûter? Combien de temps faut il?
- Où. Où seront stockés les différents produits et ressources? Où se tiendra l’action?
- Quand. Quand le projet doit il être terminé?
- Pourquoi. Pourquoi mener ce projet?
Un moyen simple de retrouver ces questions est de reprendre l’initial de chaque question dans cet ordre : CQQCOQP. Cela forme la phrase “c’est cucu, c’est occupé”. Simple, non ?
Parfois, la réponse à une de ces questions est confuse, voire la question est carrément hors-sujet. Peu importe. L’essentiel n’est pas chaque réponse individuelle, mais l’ensemble des réponses, afin d’obtenir un objectif smart.
Un objectif smart
Non, il n’est pas nécessaire de parler anglais ou de se jeter sur son dictionnaire anglais-français (pour information, smart signifie intelligent en anglais).
Il s’agit d’un acronyme, initialement anglais, mais qui se traduit très bien en français. SMART correspond en fait à Spécifique – Mesurable – Accessible – Réaliste – Temporellement défini.
- Spécifique. Un objectif suffisamment spécifique et clair doit pouvoir être compris par n’importe qui (à condition d’avoir une connaissance basique du domaine concerné).
- Mesurable. 2 choses derrière cela : avoir un critère chiffré et pouvoir mesurer ce critère. Cela permet de suivre son avancement et donc d’apporter les corrections nécessaires ou de trouver la motivation supplémentaire. Cela permet aussi de déterminer, de façon presque binaire, si on a réussi ou si on échoué.
- Accessible. Être ambitieux, c’est bien. Mais se fixer des objectifs accessibles, c’est mieux. Il faut être en mesure d’atteindre l’objectif depuis la situation actuelle. Sinon gare à l’épuisement et au découragement. Ne pas confondre objectif et but : vos objectifs doivent être accessibles pour ponctuer votre progression vers votre but.
- Réaliste. Il faut que les critères de l’objectif soient réalistes. En gros, vérifier qu’on ait bien les pieds sur terre et qu’on ne rêve pas éveillé.
- Temporellement défini. Se fixer une date butoir, un délai maximal de réalisation. Sinon bonjour la procrastination et les projets qui n’avancent pas. Il faut savoir s’accorder suffisamment de temps, pour ne pas se tresser de trop, sans pour autant s’accorder trop de temps, pour rester performant.
Accessible et réaliste sont assez proches. Mais l’idée est de s’assurer que l’objectif est accessible maintenant avec les ressources et moyens à notre portée.
Afin d’avoir un objectif smart, je m’efforce de le formuler par une phrase contenant au moins un verbe, un nom, un nombre et une date.
Conclusion
Bien sur, tout projet ne nécessite pas cette débauche de processus. Nul besoin d’un objectif smart pour réparer de l’évier de la cuisine qui fuit! Mais pour gérer au mieux son développement personnel, procéder ainsi mettra toutes les chances de votre coté dès le départ.
- « augmenter mon fonds de précaution de 6000€ à la fin de l’année » plutôt que « mettre de l’argent de coté »
- « faire 30 minutes d’exercices physique tous les jours » plutôt que « faire du sport »
- « apprendre l’espagnol et pouvoir tenir une conversation simple avec un espagnol dans 6 mois » plutôt que « apprendre l’espagnol »
Que pensez vous de ces méthodes? Quelles méthodes employez vous?
A bientôt.
je découvre, un peu par hasard, ce blog et cet article. Article intéressant qui donne une méthode et rappelle quelques principes de base.
je connaissais pas smart avant de le lire ici. Au taffe, on utilise smarter ( = smart + excitant + récompense) pour fixer ls objectifs annuels au mieux. je trouvais ça pas mal mais smart pour ses projets, c’est encore mieux!
@jrome: Merci pour ta visite. J’espère que le reste du blog et les articles à venir te plairont autant. Je ne connaissais par smarter. Je suppose que le ‘récompense’ signifie ‘récompense pour la réalisation de l’objectif’ ? Pour un objectif personnel, je pense que la réalisation de cet objectif est une récompense en soi. Cela étant, l’usage de smart ou smarter pour définir les objectifs annuels professionnels me semble judicieux. ma boite devrait s’en inspirer !
Lire le blog en entier, pretty good
@renuousy-online: Have a nice read ! See you soon !
@rachat: Mais je t’en prie. Ravi d’avoir pu t’aider.
Ce post m’a beaucoup aide dans mon positionnement. Merci pour ces informations
“Projet” est un mot mis à toutes les sauces. Un peu comme les innombrables “chefs de projets” que l’on trouve un peu partout. Cela va du meilleur au grand n’importe quoi.
Du coup, un article comme le tien est une excellente piqûre de rappel : un projet doit aboutir sur un résultat. Point. Il est souvent inutile d’écrire des milliers de pages de rapport, inutile de faire des plans compliqués qui tendent vers la perfection (et l’incompréhensible). Et surtout, c’est inutile de vouloir être parfait avant de démarrer. Un bon projet est aussi un projet qui s’adapte, se réoriente,..
C’est pourquoi j’ai parfois de la peine avec SMART(ER). J’arrive jamais à répondre à tout.
Ma technique préférée c’est la SDT (Structure de découpage de tâches). Un objectif se découpe en plusieurs tâches, qui elles-mêmes se découpent en tâches plus fines,… Je pousse le raisonnement jusqu’à être capable de savoir concrétement ce que je dois faire et j’y vais.
L’avantage, c’est que j’ai pas besoin d’être 100% prêt avant de démarrer, une revue régulière me permets d’affiner et/ou réaxer mon projet.
Ca marche plutôt bien pour moi. Et j’évite de me perdre ou de produire des milliers de choses inutiles en regard du résultat recherché.
Bref, comme je l’explique sur mon blog du même nom, c’est ma philosophie de vie : “zen et efficace” :-)
@Stéphane: Ah les chef de projets … J’en ai croisé quelques uns et pour certains, je me demande encore quel était leur plus-value :-)
SMART te permet de préciser la direction d’un projet, le quoi et le quand. En général, ce sont les questions les plus simples.
QUant au comment … Ta méthode y répond parfaitement. Tout en étant pragmatique et efficace. C’est même la méthode à privilégier, plutôt que d’attendre d’avoir une réponse à toutes les questions.
Merci pour ton commentaire très intéressant.
@Grégory : Oui, les chefs de projets oublient trop souvent à mon goût que la méthode employée aussi performante soit-elle n’est rien de plus que la méthode. point. Autrement dit : un outil au service du résultat visé.
Merci pour ta réponse ;-)
@Stéphane: Ce petit rappel ne leur ferait pas de mal :-)
Et merci à toi de m’avoir répondu :-)
Cela me conforte dans les résolutions que nous avons pour cette future nouvelle année, merci :)
Coach moi-même mais n’ayant pas eu les conditions (surtout internes peut-être…) d’en faire un métier à part entière, j’ai laissé des messages avec le lien sur votre site sur Linkedin.
Oui, atteindre ses objectifs passe d’abord par bien les identifier puis bien les clarifier. Cette première phase de l’accompagnement est la plus décisive à mon avis ( et par expérience). Ensuite, le plan de vol et son suivi avec le coach, devient fluide (avec un constant focus sur l’objectif (voire son recadrage)),