Des constituants d’une bonne organisation

Cet article est le 2° volet de la série « De la nécessité de s’organiser ». Le premier volet traitait de la nécessité de s’organiser afin de compenser les limites de nos ressources : mémoire et volonté. Dans ce deuxième volet, je souhaite définir ce qui constitue une bonne organisation.

Il n’y a effectivement pas une bonne organisation. Il y en a plusieurs : presque une par personne qui s’organise. Car la seule bonne organisation est celle qui vous convient à vous, celle qui répond à vos attentes et besoins.

Il n’en reste pas moins que, bien qu’elles soient nombreuses, toutes ces organisations ont des points communs.

Toolbox
A commencer par le socle sur lequel toutes s’appuient, socle composé de 4 éléments.

De l’ordre

Avant de se dire organisé ou de vouloir améliorer son organisation, il convient d’abord d’être ordonné.

Être ordonné est la simple application de ce principe :

« chaque chose a sa place, chaque place a sa chose »

Pour être pleinement efficace, ce principe devrait être accompagné de ce second principe :

« ce qui n’est pas indispensable est inutile »

Que je compléterais par :

« ce qui est inutile se jette, se donne ou se vend »

Un peu de logique : classer, ranger et pouvoir retrouver rapidement des choses inutiles est … inutile. Quand cela n’engendre pas des gâchis de temps, d’espace et d’énergie.

Les bénéfices d’être ordonné, outre une bonne base pour une bonne organisation, sont :

  • des gains d’espaces et de volume : moins de choses mieux rangées … ;
  • des espaces et une vue dégagés : cela est à la fois reposant et non distrayant ;
  • un sentiment de maîtrise : vous retrouvez facilement et rapidement ce dont vous avez besoin quand vous avez besoin ;
  • la sérénité.

Des processus

Un processus est une suite d’actions unitaires. Ces processus peuvent s’enchaîner pour faire des processus plus complexes.

Des processus ? Ben oui : déterminer les taches du jour, faire une revue, bien se réveiller, noter ce quelque chose d’intéressant dès que vous y pensez, gérer toutes ces notes,… Tout cela, ce sont des processus.

Ce sont des actions que vous faites régulièrement (plusieurs par jour à une fois par moi) et qui structurent votre organisation.

Sans rentrer dans une méthodologie complexe digne de la plus lourde des multinationales, repérer et identifier vos processus est une bonne idée. L’objectif est de se débarrasser de l’inutile (un processus complet ou une tache dans un processus), de gagner en temps, réactivité et légèreté.

En effet, il y a beaucoup de choses que nous faisons par habitude, sans nous rendre compte qu’elles sont inutiles ou, pire, coûteuses. Ce sont des processus qui ne sont là que parce que vous les exécutez : il ne tient qu’à vous de les éliminer ou de les remplacer.

Des habitudes

Un processus que vous exécutez de façon automatique et inconsciente, dès que se présente un déclencheur, est une habitude.

La force d’une habitude est que l’élément le plus exigeant et potentiellement bloquant est éradiqué. Cet élément, c’est le démarrage du processus. Vous ne réfléchissez pas, vous n’avez pas besoin de vous convaincre ou de vous motiver. Vous faites, tout simplement.

C’est le niveau ultime du processus. ( En fait, non. Le niveau ultime, c’est l’automatisation. Ou la délégation, au choix. )

Une habitude peut donc être vu comme un processus particulier. Et un processus peut, voire devrait, devenir une habitude.

Je vous suggère donc de continuellement corriger et améliorer vos processus, et de régulièrement promouvoir un processus au rang d’habitude.

Voilà un processus pour améliorer votre organisation : essayez d’en faire une habitude :-) !

Des outils

Des ordinateurs et smartphones, des fiches bristol, des carnets, des services en ligne, une agrafeuse, des classeurs, …

Choisissez les outils que vous voulez. Mais il vous faut des supports pour noter, du stockage pour archiver, de l’ordre ^_^ pour retrouver.

Un outil est un ensemble cohérent de fonctionnalités qui rend un service. Sélectionnez les fonctionnalités dont vous avez besoin et choisissez l’outil en fonction de ces fonctionnalités. Ne tenez pas compte du design. Ou même de la liste infinie de ces paramètres. Peu importe qu’il y ait ou pas l’option « pressage des oranges du petit déjeuner ».

Quelques remarques :

  • un outil ne vous rendra pas plus productif : la création automatique d’une liste d’actions liées un projet et classée par contexte pour déterminer vos prochaines actions (qui a dit GTD ?) ne veut pas dire que vous les ferez ;
  • le corollaire du principe juste au-dessus est qu’il n’y a pas d’outil parfait ;
  • vous avez un outil qui fonctionne et rend parfaitement le service que vous lui demandez : soyez ravi et choyez-le ;
  • aimez et aimez utiliser les outils que vous utilisez. Non, non, je n’ai pas d’erreur de copier-coller dans cette phrase ^_^. Et c’est juste important.

S’équiper, utiliser et pratiquer

En eux-mêmes, ordre, outils, processus et habitudes ne vous rendront ni plus organisé ni plus productif. C’est moche mais c’est comme ça !

Mais ils pourront sûrement vous aider … si vous vous en servez dans ce but.

De plus, aucun de ces 4 éléments ne vit dans son coin. En fait, je devrais plutôt dire «  aucun de ces 5 éléments ne vit dans son coin ». Comme dans le film du même nom, vous êtes ce 5° élément : celui met en place et coordonne les 4 autres éléments afin d’en retirer des bénéfices : productivité, efficacité et sérénité.

Chacun de ces éléments interagit avec les autres, se bonifiant ou se dégradant mutuellement.

Enfin, votre organisation n’est pas figée dans le marbre pour l’éternité. Elle évoluera avec vous. Car vos besoins, vos envies, vos aspirations vont changer.

La bonne démarche tient en 3 étapes :

  • s’équiper : mettre de l’ordre, mettre en place des processus et des habitudes, acquérir des outils ;
  • utiliser ; sinon tout cela ne servirait à rien ;
  • pratiquer ; corriger, améliorer, supprimer, adapter. En un mot s’approprier votre organisation.

Les 2 premières étapes sont à pratiquer rapidement et à enchaîner. La 3° étape est à inscrire dans la durée et après un peu d’expérience.

Conclusion

Cet article est assez formel. Peut être même pourriez-vous considérer qu’il complexifie quelque chose qui n’a pas besoin de l’être. Et qui peut déjà être bien compliqué par ailleurs.

D’une manière générale, je privilégie et promeut la simplicité en toute chose. Pour l’organisation aussi.

Pourtant, même si cela semble compliqué au premier abord, décomposer son organisation en en ces 4 éléments, et en avoir conscience, présente quelques avantages :

  • aider à la mise en place de son organisation ;
  • aider à l’amélioration de son organisation.

En gros, cela nous permet de bien mieux appréhender puis s’approprier notre organisation.

Et c’est déjà un premier pas vers plus de simplicité, non ?

Cet article a été écrit le 29 juin dans le train depuis Paris. Préparation : 10 minutes. Rédaction : 100 minutes.

Creative Commons License photo credit: ParaScubaSailor

Click Here to Leave a Comment Below

DavidB_iRiche.com

Et le désordre créatif alors ???
(Excuse des bord…. chroniques et des flemmards comme ton serviteur…) ;-)

Reply
Agnelle

L’art de la simplicité, en parler c’est facile, cependant la mise en oeuvre ne l’est pas. Cette peur que nous avons de garder pour le cas où … cela pourrait servir…. Résultat nous, nous encombrons et les placards et la tête. Ensuite arrive le casse-tête pour s’y retrouver, stress, fatigue, mauvaise humeur, etc. Alors que si nous sommes organisés, quel bonheur !

Reply
Grégory

@DavidB: Je suis trop pragmatique et analytique pour faire autrement. J’expose donc ce qui marche pour moi et m’est utile.

Mais il est vrai que certains n’ont pas besoin d’autant de structure. Et je le comprends aisément … Mais moins de structure ne veut pas pour autant dire pas d’organisation !

@Agnelle: L’organisation n’est pas forcément le meilleur remède à l’encombrement. Elle peut elle-même être surchargée, compliquée … et gérer de l’inutile.

Mais l’organisation permet surement de s’éclaircir la vue d’ensemble. Et cela peut aboutir à plus de simplicité.

Reply
Leave a Reply:
adipiscing justo ipsum vel, leo. Lorem suscipit quis, elit.