La tâche définitive pour être sur d’être productif
Réaliser ou produire ce qui vous rapproche de vos objectifs, c’est être productif. Et pour être sur d’être productif, il vous faut réaliser maintenant la prochaine action qui vous rapproche de vos objectifs. La solution la plus simple et la plus efficace, c’est de toujours commencer vos journées ou vos sessions de travail en créant la liste des 3 à 5 prochaines tâches à réaliser. Puis de vous astreindre à les réaliser les unes après les autres.
La tâche définitive pour être sur d’être productif : lister les 3 à 5 prochaines tâches à réaliser.
Je pense que vous l’avez déjà lu par ailleurs. En tout cas, je l’ai lu bien souvent. Plus que cela, je l’ai expérimenté plus qu’à mon tour. Et cela m’arrive encore parfois …
Il y a une différence entre « être occupé » et « être productif ».
Ce n’est pas parce que vous êtes sur votre lieu de travail ou à votre poste de travail que vous êtes productif.
Vous êtes au moins actif.
Lire ses mails, c’est être actif. Discuter avec un collègue, même d’un sujet professionnel, c’est être actif. Passer un coup de téléphone, c’est être actif.
Mais êtes-vous vraiment productif ?
Par le passé, je tombais assez souvent dans ce travers. Il m’arrivait très souvent d’être actif, voire même très actif, tout en croyant être productif. Sans l’être pour autant :-) Parfois, il s’agissait de contraintes extérieures : les demandes des supérieurs hiérarchiques ou les obligations de l’environnement de travail. Mais très souvent, cela ne venait que de moi …
À la fin de la journée, si j’avais fait un bilan, il aurait bien fallu que je me rende à l’évidence : je n’avais pas été productif.
J’estime qu’il y a 2 raisons principales à ce manque de productivité.
Manque de productivité par l’absence d’objectif
Pour être plus précis, mon bilan de fin de journée m’aurait montré que je n’avais rien réalisé ou produit qui me permette de me rapprocher de mes objectifs.
Car être productif, c’est réaliser ou produire ce qui vous rapproche de vos objectifs.
Cela peut sembler évident. Mais vous ne serez jamais productif si vous n’avez pas un but en filigrane derrière votre activité.
La suite logique de se fixer un objectif, c’est définir les tâches et les activités qui vous permettent de l’accomplir.
Manque de productivité par l’absence de focus
Avoir des tâches, des listes de tâches, et même connaître les activités à accomplir régulièrement, cela ne suffit pas. Ce ne sont que des mots sur du papier. Que ce papier soit réel ou virtuel.
Ne me faites pas dire ce que je ne veux pas dire. Mettre par écrit est important. Cela vous aide à concrétiser et structurer votre réflexion, cela favorise l’organisation et la productivité.
Mais lorsqu’il s’agit de passer à l’action, cela reste encore trop vague. Cela ne vous aide pas à agir régulièrement et concrètement à la réalisation de vos objectifs. Car être productif, c’est connaître, être concentré et réaliser l’action immédiate qui vous rapproche de vos objectifs.
Connaître les tâches à réaliser, c’est bien. Connaître la prochaine tâche à réaliser, c’est mieux. Savoir ce que vous allez faire maintenant, c’est encore mieux.
Être productif
Être productif, c’est donc réaliser maintenant la prochaine action qui vous rapproche de vos objectifs.
Avoir des objectifs et connaître les étapes et les actions pour les réaliser est un pré-requis. Mais cela ne vous aidera pas si vous ne favorisez pas l’action immédiate, étape incontournable et inévitable.
La planification, première étape de la productivité
La première étape de la productivité, c’est réserver du temps à l’action. En d’autres termes, planifier votre temps. C’est à dire :
- organiser son temps entre consommation et production ;
- planifier sa journée et sa semaine pour réserver des plages de temps pour l’exécution des tâches et activités de ses objectifs.
L’outil incontournable de la planification, c’est l’agenda.
Mais lorsque vous vous apprêtez à attaquer une de vos plages de temps, encore vous faut-il savoir ce que vous allez y faire …
La liste des tâches immédiates, deuxième étape de la productivité
Avoir des listes de tâches, c’est bien mais insuffisant. Cela ne vous indique pas ce que vous allez faire maintenant.
Lorsque j’attaque une session de travail, je fais toujours 2 choses :
- commencer par des tâches faciles : il s’agit de mon rituel d’échauffement pour me mettre dans les meilleures dispositions ;
- définir les tâches à réaliser : la toute première action de chacune de mes sessions de travail.
À chaque fois que je m’installe à mon poste de travail, je définis toujours le but de cette session. Je sais toujours pourquoi je vais travailler et surtout ce que je vais y faire. Concrètement.
La toute première action, c’est lister les actions et les tâches que je vais réaliser. J’en indique entre 3 et 5, jamais plus. Puis je me concentre uniquement sur la réalisation de ces tâches, les unes après les autres. Ces tâches ne sont jamais choisies par hasard. Pour faire simple :
- elles s’inscrivent toujours dans le cadre d’un projet ou d’un objectif ;
- elles sont fonction de mon avancement et du résultat des actions précédentes.
En agissant ainsi avec un minimum de discipline, je m’assure d’utiliser mon temps à bon escient et d’avancer sur mes projets et objectifs.
Conclusion
Être productif, c’est donc réaliser maintenant la prochaine action qui vous rapproche de vos objectifs.
Ne commencez jamais à travailler sans définir les prochaines actions à réaliser.
Le mode d’emploi est très simple :
- commencez toujours vos journées ou vos sessions de travail en créant la liste des 3 à 5 tâches à réaliser ;
- travaillez sur la première tâche puis enchaînez sur les tâches suivantes jusqu’à ce qu’elles soient toutes réalisées ;
- faites des pauses régulières mais limitées dans le temps.
En agissant ainsi, vous serez forcément productif.
