Préparez-vous à être efficace : commencez par les tâches faciles
Préparez-vous à être efficace : commencez par des tâches faciles et simples, même si à faible valeur ajoutée. Voici comment judicieusement augmenter votre efficacité et votre disponibilité pour les tâches réellement importantes.
En productivité personnelle, un des tous premiers conseils donnés est le suivant :
commencez par les tâches les plus importantes.
Et évitez autant que possible de commencer par les tâches qui vont vous faire perdre votre précieux temps, comme vérifier ses mails.
Le but, parfaitement louable, est d’accorder en priorité votre temps et votre attention à des tâches prioritaires et réellement importantes. Faire l’inverse, c’est prendre le risque de ne plus avoir assez de temps pour ces tâches prioritaires et importantes. Et même de ne pas les faire du tout.
Je vais vous faire un aveu : je commence toujours par vérifier mes mails.
Je faisais déjà cela quand j’étais encore un salarié. Et depuis que je travaille de chez moi, je continue.
J’en profite aussi pour faire d’autres tâches faciles et simples : faire les mises à jours nécessaires, supprimer les commentaires indésirables et faire un rafraîchissement de la page d’accueil.
En gros, je commence toujours par des tâches faciles et simples, même si elles ne sont pas importantes ou à forte valeur ajoutée. En d’autres termes, elles ne sont pas exigeantes en termes d’attention, de motivation et d’énergie.
Je fais donc l’inverse de ce que les gourous ou le simple bon sens de l’efficacité recommandent. Et oui, j’ose vous parler d’efficacité…
Laissez-moi vous expliquer pourquoi j’agis comme cela et pourquoi j’estime cela judicieux, en faisant un petit détour par le monde du sport…
Un rituel d’échauffement pour être vraiment efficace
L’objectif n’est pas seulement de se débarrasser de tâches simples et faciles. En soi, cela peut être intéressant. Mais l’essentiel n’est pas là.
L’objectif est surtout de créer un rituel d’échauffement pour vous préparer à être efficace.
Que font tous les sportifs du monde ?
Usain Bolt est aujourd’hui l’homme le plus rapide du monde. Sa réussite est essentiellement du à un entraînement régulier.
Mais qu’il s’agisse d’entraînement ou de compétition, Usain Bolt commence toujours par … s’échauffer. Il s’étire, il fait des courses légères, il pique des petites accélérations, il simule des départs. Il ne viendrait à l’idée de personne de lui demander de claquer une perf’ sans s’échauffer. Au mieux, il ne ferait rien que vous ne puissiez faire. Au pire, il risquerait surtout de se claquer un muscle. Voire pire.
Et si tous les sportifs du monde, quelque soit leur spécialités, font de même, c’est qu’il n’y a pas de secret : l’échauffement est primordial. Primordial pour se mettre dans les meilleures conditions psychologiques et physiques afin d’être efficace et performant.
Moi-même, sans prétendre me comparer à ces athlètes, je m’échauffe toujours avant de me lancer dans un footing.
Alors bien sur, il ne s’agit pas de mettre au même niveau les exigences du sport de haut niveau avec nos tâches du quotidien.
Il n’en reste pas moins que le point essentiel de l’échauffement de ces sportifs est tout aussi essentiel pour notre efficacité quotidienne : se mettre dans les meilleures conditions psychologiques avant de s’attaquer à la véritable performance.
Faîtes comme tous les sportifs du monde
Donc le matin, avant de me mettre aux tâches importantes et à forte valeur ajoutée, je commence toujours par m’échauffer. Un peu comme Usain Bolt.
Mon échauffement à moi, c’est lire mes mails, vérifier le bon fonctionnement de mon site et y faire du petit entretien, puis valider le programme de la journée.
Ce sont des tâches simples, faciles, rapides. Et à faible valeur ajoutée. Mais, ensemble, elles constituent mon petit rituel d’échauffement qui m’aide à :
- faire une transition douce entre le mode « courant » et le mode « professionnel »
- me mettre dans les meilleurs dispositions psychologiques pour agir et être efficace
- aller doucement crescendo dans l’action et vers les tâches à forte valeur ajoutée
Un autre parallèle pourrait être fait avec le réveil.
Êtes-vous directement opérationnel et disponible pour la journée qui vous attend immédiatement après votre réveil ? Moi, non. Et d’une manière générale, la réponse est non. Il est nécessaire d’avoir un temps pour bien se réveiller et être complètement opérationnelle.
Et bien cet échauffement, c’est la même chose pour votre efficacité personnelle. Il vous aide à monter en pression pour travailler efficacement et donner le meilleur de vous-même, en attention et en intensité, pour les tâches importantes et exigeantes.
Créez votre rituel d’échauffement d’efficacité
Je vous conseille donc de ne pas écouter au pied de la lettre le conseil traditionnel (commencez par les tâches les plus importantes) et de l’adapter à votre préférence en créant votre propre rituel d’échauffement.
Voici mes 3 conseils pour que ce rituel vous soit réellement utile.
Ne dépassez pas 30 minutes
Si vous ne passez pas assez de temps à votre échauffement, il ne sera pas vraiment utile.
À l’inverse, il est essentiel de ne pas passer trop de temps à votre échauffement. Car vous utiliseriez alors bien de trop de temps et d’énergie, au détriment des tâches importantes. Vous prendriez aussi le risque d’être happé par ces tâches à faible valeur ajoutée et de ne pas basculer vers les tâches à forte valeur ajoutée.
Vous êtes le plus à même de sentir de combien de temps vous avez besoin. Commencez par 15 minutes puis variez la durée, en ajoutant ou retirant des tâches, jusqu’à trouver le temps idéal.
Mon conseil est de ne pas dépasser les 30 minutes. Pour moi, c’est approximativement 20 minutes.
Évitez les échanges
Bien que je vérifie les mails, je ne réponds jamais. De même que j’évite le téléphone. Tout d’abord parce que cela me demande un peu plus de réflexion. Ensuite parce que c’est le meilleur moyen de perdre tout contrôle sur mon échauffement puis sur le reste de la journée.
Vérifiez et relevez éventuellement vos messages, si vous décidez que cela doit faire partie de votre mise en train. Mais ne répondez jamais et évitez les interactions. Si le téléphone sonne, laissez-le sonner et écoutez plutôt le message qu’on vous aura laissé. Ne décrochez que si le correspondant est un V.I.P premium.
Choisissez des tâches faciles
Il est important de rester dans la facilité et la simplicité. L’idée étant de rentrer doucement dans l’action, évitez de vous imposer dès le départ un mur à franchir. Vous aurez tout le loisirs de faire cela après.
De même, afin de rester conforme au premier conseil, choisissez des tâches dont la durée ne risque pas de déraper.
Quelles tâches choisir ?
Cela dépend de votre activité. Par exemple, vérifier le bon fonctionnement est propre à mon activité. Par contre, vérifier et classer les mails reçus est commun à beaucoup d’activités. Par ailleurs, même si je le déconseille, répondre aux mails peut être un choix judicieux pour vous. En général, c’est une activité simple et facile. À considérer.
En général, je fais aussi ces quelques tâches :
- je vérifie ou gère les priorités des tâches : je ne fais pas cela tous les matins mais, au moins une fois par semaine, je les vérifie et les corrige si nécessaire
- je vérifie ou gère la planification des tâches : là encore, je ne le fais pas tous les matins mais, au moins une fois par semaine, je les vérifie et les corrige si nécessaire
- je vérifie ou gère la planification de ma journée : la première ébauche est faite la veille au soir, je valide et corrige en toute de journée
Ces quelques tâches sont essentielles pour m’assurer que j’accorderai mon attention et mon énergie à des tâches importantes. Et en soi, elles m’aident à basculer vers des tâches plus exigeantes.
Ignorez ces tâches par la suite
Le conseil bonus : ne consacrez plus de temps à ces tâches de tout le reste de la journée. Ou au maximum une fois et pas plus.
Revenir régulièrement sur ces tâches, tout au long de la journée, serait une perte de temps et d’efficacité. Vous vous en êtes déjà occupé une fois, c’est bien suffisant.
Éventuellement, vous pouvez consulter et gérer vos mails à plusieurs reprises dans la journée, en fonction des exigences de votre poste. Cela étant, veillez à le faire à des moments précis et à ne pas passer votre journée dans votre boîte mail.
Basculez vers des tâches plus exigeantes
Lorsque votre rituel d’échauffement d’efficacité est terminé, comme un sportif, vous êtes dans les meilleures conditions psychologiques pour vous attaquer à la véritables performance : des tâches plus exigeantes et plus importantes pour votre activité et vos objectifs.
Pour autant, vous n’êtes pas obligé de vous attaquer, immédiatement après votre échauffement, à la tâche la plus exigeante ou la plus intimidante. Vous n’êtes pas obligé de tout de suite “avaler votre crapaud”.
C’est une option. Mais pas la seule.
Vous pouvez commencer par une tâche intermédiaire, en termes d’exigence, de motivation ou de concentration, pendant 30 à 50 minutes (pour respecter la méthode Pomodoro). Puis de basculer après vers la tâche la plus exigeante ou la plus intimidante. À vous de voir.
Conclusion
Ne suivez pas scrupuleusement le conseil qui vous impose de commencer par les tâches importantes. Accordez-vous une mise en train, un échauffement, comme le font tous les sportifs de haut niveau.
Cet échauffement vous permettra de vous mettre doucement dans les meilleure conditions psychologiques afin d’être plus efficace lorsque vous vous attellerez aux tâches importantes et à forte valeur ajoutée.
La véritable productivité se trouve dans la suite de cet échauffement. Ce dernier est malgré tout primordial car il augmente votre disponibilité au moment de l’action importante.
L’échauffement est en effet essentiel.
Ce qu’oublient de préciser la plupart des méthodes/conseils de gestion du temps, c’est ce point-ci : ils considèrent que l’on est 100% opérationnel pour commencer.
Et comme tu le pointes, c’est rarement le cas !
Question : quand traites-tu les e-mails ou les commentaires et autres qui demandent réponses ? Mais peut-être la planification de cette action fait-elle partie de ta “dernière tâche” que tu nous révèles bientôt…
Pour ma part le fignolage de mon agenda (liste de choses à faire) du jour est prévu de 9h15 à 9h25, heure de mon café. Pas avant. Ni après. Avant je me suis déjà échauffé, et pris connaissance de ce que j’aurai à gérer et qui n’avait pas déjà été prévu la veille.
Bonne journée à toutes et tous, et bon échauffement !
M.
Salut Grégory,
je partage la même routine que toi. C’est une espèce de mise en jambe.
Ensuite, je peux passer trois heures à écrire ou à produire du contenu.
Seul bémol : il faut apprendre à se détacher des mails, des messages et des stats négatives. Une mauvaise nouvelle peut me gâcher ma journée de boulot.
La bonne nouvelle est qu’on peut changer !
A
Julien
Je suis tout à fait d’accord avec ton dernier conseil, il faut pouvoir adapter les méthodes donnés pas les experts à son propre profil.
Mon expérience à été la suivante : je commençais toujours par des tâches pas importantes (du type mails…) je terminais toutes ces petites tâches pour en libérer mon esprit et ainsi être à 100% sur les tâches importantes. Sauf que bien des fois, je n’en finissais plus avec ces petites tâches et me retrouvais dépourvue de temps pour les plus importantes. J’ai donc sur les conseils d’un expert basculé vers l’organisation inverse. Résultat, je trouve que cette dernière méthode est vraiment bien pour agir et ne pas faire du sur place. Je suis en effet plus productive comme ça en commençant par les tâches importantes.
Sauf que je ne suis pas parfaite ! Je reviens à ton récent article sur le perfectionnisme. J’ai parfois envie de commencer par des futilités, alors je le fais !
Il faut trouver la meilleure méthode pour soi et savoir aussi accepter de ne pas tout le temps l’appliquer. Le plus important est d’avoir toutes les cartes en main et de ne laisser personne jouer à votre place !
Bonjour,
Un point important est aussi de réaliser toutes les tâches rapides à réaliser le plus tôt possible dans la journée. Ce sont des touches souvent peu importantes mais qui sont à faire. S’en débarrasser dès le matin nous donnera beaucoup plus de liberté d’organisation dans la journée.
Merci pour ces conseils.
Dorian
Salut Grégory,
Ce que tu décris dans ton article, c’est exactement ce que je fais avec un timing bien précis. Ayant fais de l’athlétisme, le parallèle que tu fais est génial.
Je ne commence jamais par une activité importante, il me faut le temps de m’échauffer ne serais que 10 à 15 minutes.
A bientôt,
Mary
Ca marche également pour moi sous réserve que ça reste “cadré”. Je m’égare très facilement dans la lecture d’articles essentiels type ” pourquoi Suri Cruise ne porte pas de cuir cet été”. Tout dépend également de ma forme intellectuelle: si je suis en forme, je peux attaquer directement. Mon job et ma passion étant liés, je n’ai pas le sentiment de m’arracher un oeil à la petite cuillère comme c’était le cas quand j’étais salariée. En revanche, les matins chagrins ou piano piano, je prends le temps. Après, le smartphone a permis une intrusion de nos mails, blogs et autre outils 24/24 dans nos vies: mon premier réflexe matinal n’est plus de m’étirer, mais de consulter mes mails et autre timeline Facebook, vous avez dit Geek?
Bonjour,
Merci pour le partage de l’article et pour le sujet choisi.
Je suis d’accord avec vous. Quand j’ai différentes tâches à faire, je préfère commencer par la plus facile. De cette façon, je termine vite et je la fais bien. Après, je me sens confiante et je m’encourage à faire les autres tâches les plus difficiles et qui demandent plus d’effort et de concentration.
Marie Anne
Merci pour ces conseils! Comme toi, je commence par les tâches les plus silmples et les plus rapides, pour moi c’est logique, car ainsi je les “expédie” et j’ai plus de temps pour les tâches plus importantes.
Cette façon de faire me va et me permet d’aménager mon temps de travail plus sereinement je trouve. En plus ça me donne la satisfaction de pouvoir rayer quelques lignes de ma to-do list de la journée 🙂
Hello, derrière ce titre (volontairement) provocateur se cache une autre réaliser… Prendre le temps de faire ce qui est rapide. Cela permet d’avoir l’impression d’avancer. C’est un peu le 80 / 20 finalement mais présenté différemment.
L’exemple pris avec l’athlétisme est exacte mais c’est commencer par ce qui est facile et pas forcément le moins “important”. Demandez à n’importe quel sportif quel est “l’importance” de l’échauffement et vous le verrez apparaître dans le haut de la liste.
@Mark: Ta question : “quand traites-tu les e-mails ou les commentaires et autres qui demandent réponses ?”
Je lis les mails 2 fois par jour : comme tâches d’échauffement puis en fin de journée. Et j’y réponds 1 à 2 fois par jour : parfois en même temps que la première consultation, quand les réponses sont rapides à écrire, sinon à la 2° consultation.
Quant aux commentaires, tu as du t’en rendre compte, pas très souvent. Et de moins en moins ces derniers temps …
À 9h00, échauffement et listes de tâches sont terminés : je bosse !
@Julien: Hello !
Tu as raison de souligner l’importance de ne pas se laisser emporter par ses mails. Il faut se connaitre : je sais faire et me limiter.
@Edwige: Merci pour ton partage d’expérience 🙂
@Dorian: Hello !
Je traite ce genre de tâches par types (online/offline, maison/dehors, téléphone) et par lôt. J’y gagne du temps …
@Mary: Hello !
Merci de me plussoyer 🙂
@Aurélie: Effectivement, l’humeur et l’énergie du moment jouent beaucoup.
Malgré tout, je ne change pas mon rituel. Car j’ai toujours suffisamment de discipline pour ne pas me lancer embarqué dans mon échauffement et ses tâchs faciles. Par contre, pour les tâches que je choisis après, parfois, je vais au plus simple et facile malgré mon intention initiale …
Une geek de plus sur mon blog 🙂 Bienvenue !
@Marie-Anne: @Naomie: @julie: Hello !
Attention : je ne parle pas de l’organisation de la journée et du choix des tâches à faire durant une session de travail.
Je parle du démarrage de cette session de travail, pour se mettre dans les meilleurs conditions et dispositions. Un peu comme le rituel du soir nous met dans les meilleures dispositions possibles pour bien dormir …
Les tâches de mon rituel sont toujours les mêmes.
Les tâches dont vous parlez viennent après. Et comme répondu à Dorian, dès que possible, je les traite par types et par lot.
Bonjour,
merci pour ces conseils, il est vrai qu’il vaut mieux commencer par les petites taches car celles-ci étant plus facilement réalisable, notre sentiment de réussite qui en découle nous motive et nous permet d’en faire de plus grandes!
Bonne journée.
A bientôt.