Mon petit gestionnaire de tâches préféré

Ce qu’on demande à tout outil, c’est d’être efficace, pratique et fiable. Et on ne demande pas moins à son outil de gestion de tâches. C’est d’ailleurs bien le minimum pour un outil sensé nous aider à mieux gérer notre vie. Je vous propose mon outil préféré pour cela : Google Tâches.

Une des façons les plus simples d’organiser sa journée est de créer des listes de tâches.

Il ne s’agit pas de créer des listes de tâches pour le simple plaisir de créer des listes de tâches. Déjà, en soi, cela ne mène pas bien loin. Ensuite, créer sans arrêt des listes sans fin, c’est surtout décourageant.

Les objectifs de la création des listes de tâches sont :

• ne pas oublier de tâches importantes et/ou urgentes ;
• avoir une vue d’ensemble des activités à venir ;
• organiser sa journée ;
• avoir un minimum de contrôle sur sa vie et son évolution ;
• connaître un sentiment de sérénité et de tranquillité.

Bien que je sois très pragmatique et que j’adore faire des listes, je vous avoue que le dernier point est le plus plaisant et le plus bénéfique sur la durée. Avec un minimum de discipline et de pro-action, il est possible de ne plus se laisser déborder et d’être vraiment serein. Je pense que cela n’a pas de prix …

Faire des listes est donc utile et bénéfique. Encore faut-il avoir le bon outil …

Le bon outil est avant tout celui qui vous convient. Ce ne sera donc pas le même pour tout le monde.

Cela étant, je vous propose malgré tout mon outil de prédilection. À défaut de l’adopter définitivement, cela vous donnera au moins une piste d’exploration.

J’ai essayé plusieurs outils de gestion de liste : Wunderlist, Remember the milk, Todo.txt, Todo.ly, et j’en oublie …

Finalement, j’ai essayé celui que j’avais sous la main et qui est livré avec mes outils de mail et de calendrier, à savoir le gestionnaire de tâches de Google. Et je l’ai adopté.

Le gestionnaire de tâches de Google

Mon outil principal pour mes adresses mail, c’est Gmail. Et par extension, j’ai utilisé Google Agenda pour mes agendas. Ce sont des outils relativement simples d’utilisation, tout en étant extensibles, adaptables et efficaces.

Avec ces 2 outils, Google fournit un petit gestionnaire de tâches. Quand je dis, c’est petit. Car il ne permet que le minimum. Une tâche ne contient que :

• un libellé ;
• une date ;
• un commentaire ;
• une liste.

La seule fioriture est qu’une tâche peut être créée à partir d’un mail. Et il est ensuite possible de retrouver ce dernier à partir de la tâche. À l’usage, c’est très pratique.

Vous pouvez créer un nombre illimité de listes, une liste pouvant correspondre à ce que vous voulez : un projet, un type de tâche, un domaine de votre vie, …

Vous pouvez créer un nombre illimité de tâches, chaque tâche étant associée à une liste et une seule.

Au sein d’une liste, vous pouvez classer vos tâches par date ou selon votre convenance, ce que Google appelle « l’ordre habituel ». Et vous pouvez passer d’un mode à l’autre, sans rien perdre de votre classement.

Google Tâches ne sait pas gérer de sous-listes ou de sous-tâches. Quoique, pour ce dernier point, Google Tâches vous propose une petite fonction : la mise en retrait. Dans le mode « ordre habituel », vous pouvez classer les tâches comme bon vous semble. Et vous pouvez aussi mettre en retrait, visuellement, une tâche. Cela permet de créer un semblant de sous-tâche.

Google Tâches s’affiche soit dans une vrai fenêtre de votre navigateur soit comme une inclusion, en bas à droite, dans la fenêtre de Gmail ou Google Agenda. Et vous pouvez passer de l’un à l’autre.

Quel est mon usage de Google Tâches

J’ai 2 comptes Google : un compte personnel et un compte « professionnel », comprenez lié à mon activité de blogueur.

Pour le domaine personnel, mon usage est simple :

• pense-bête des tâches à faire un jour, la planification se faisant plus tard. Ou pas …
• organisation de mon quotidien en créant les tâches que je planifie de faire un jour particulier.

Pour le domaine « professionnel », j’ai créé 3 listes :

• une liste «rédaction» pour planifier mon travail de … rédaction 🙂
• une liste « à faire » pour les tâches ponctuelles à faire un jour bien précis ;
• une liste « en cours » pour les éléments dont j’attends un retour extérieur, un paiement par exemple.

Vous remarquerez qu’il n’y a aucune gestion de projet. Bien que cela soit possible avec cet outil, il n’est clairement pas pensé pour ça. Personnellement, j’utilise un autre outil.

Pourquoi ai-je choisi Google Tâches ?

Ce dont j’ai besoin, c’est un gestionnaire de tâches simple. Et Google Tâches est simple, à la fois dans ses fonctions que dans son fonctionnement. Et c’est ce que je recherche.

Certes, les possibilités d’évolution sont limitées. Avec un peu d’imagination, on peut arriver à faire de belles choses. Mais moi, pour l’instant, je passe mon tour 🙂

La simplicité de l’outil est, pour moi, sa force. Et pour des usages plus complexes, j’utilise un autre outil dont je parlerais une autre fois.

J’apprécie aussi l’intégration de Google Tâches dans le microcosme Google :

• il est possible d’afficher rapidement et facilement ses listes de tâches sous Gmail ou Google Agenda ;
• les tâches avec date d’échéance peuvent être affichées directement dans vos agendas Google.

Bon, ce dernier point mériterait d’être amélioré. Mais cela reste utile et utilisable.

Enfin, étant possesseur d’une tablette sous Androïd, j’ai trouvé une petite application : la bien nommé Gtasks.

Elle permet de :

• gérer facilement ses listes et tâches sur un terminal Androïd ;
• synchroniser tout ça pour fonctionner en mode déconnecté ;
• gérer plusieurs comptes Google sans s’emmêler les pinceaux.

Un usage permis par cette application est la prise de notes à la volée. En faire son outil de prédilection de gestion de notes me semble exagérée, Google Tâches étant alors bien trop simple (simpliste ?)

J’avoue que cette application a été la dernière touche à mon adoption de Google Tâches 🙂

Allez plus loin avec Google Tâches

En l’état, Google Tâches me convient parfaitement. Il est possible de l’améliorer encore en utilisant Todoist pour Gmail. Todoist est une application en ligne de gestion de tâches. Et elle propose un plugin dédié à Google Tâches. Plugin que je n’ai jamais essayé mais que je vous soumets.

Il existe sûrement d’autres plugins équivalents. Mais, par absence de besoins, je n’ai pas cherché. Si vous en connaissez, ne vous gênez pas dans les commentaires.

Conclusion

Google Tâches est un gestionnaire de tâches très simple. Il va droit au but et ne s’embarrasse pas de fioritures.

Vous pourriez le trouver simpliste. Ce coté épuré qui m’a séduit. Car il me permet de me concentrer sur l’essentiel (gérer des tâches) et m’évite la tentation de jouer avec de trop nombreux paramètres.

Le petit geek que je suis n’y aurait pas résisté 🙂