L’outil définitif pour ne plus jamais rien oublier
Un avertissement : votre mémoire est faillible.
Un conseil : notez immédiatement ce à quoi vous pensez.
Ce qu’il vous manque maintenant, c’est un outil. Je vous en propose donc 1 pour 2 usages complémentaires.
Le premier usage est directement lié au conseil écrit juste au dessus : le bloc-notes transportable pour noter ce à qui vous pensez quand vous y pensez.
Le second usage est une extension de ce premier usage : l’archivage de vos notes, de vos listes, de vos données de référence, … et la possibilité de les exploiter simplement.
Le bloc-notes numérique ultime
L’outil que je vous propose est Evernote.
Evernote est un outil gratuit permettant de saisir et gérer ses notes, de les rassembler par carnet de notes et mots-clés, de les conserver sans limite de temps.
Certaines fonctionnalités ou extensions sont uniquement disponibles en étant un utilisateur premium, pour $5 par mois ou $45 par an. Mais toutes ces fonctionnalités supplémentaires ne sont pas nécessaires.
Evernote se présente sous plusieurs formes :
- un site internet ;
- une application bureautique disponible sous Windows et MacOS ;
- des applications et widgets pour smartphone (Blackberry, Androïd, iPhone, …) ;
- des extensions pour tous les navigateurs Internet pour enregistrer une page internet ;
- une adresse mail à laquelle vous pouvez envoyer vos notes.
Votre compte
Très classiquement, pour utiliser Evernote, il faut vous créer un compte, soit un nom de compte, une adresse mail et un mot de passe.
Vous pouvez alors utiliser le site internet pour créer et manipuler vos premières notes.
Lorsque vous installerez une application Evernote (sous Windows, MacOS, Androïd, …), ces informations vous seront demandées pour pouvoir consulter, saisir et synchroniser vos notes depuis ces ordinateurs et terminaux.
Vos notes
Une note peut contenir du texte simple ou du texte formaté (gras, italique, justification, indentation, polices de caractères, puces, …).
Une note peut aussi contenir des pièces jointes. Tous les formats ne sont pas autorisés mais l’essentiel est là : fichiers PDF, image et son. Par contre, pas de documents bureautiques classiques ou de vidéos : seuls les utilisateurs premium peuvent joindre tout type de fichier.
En plus de son contenu, une note est définie par d’autres données, à savoir essentiellement :
- le bloc-notes auquel elle appartient : vous pouvez créer autant de blocs-notes que désiré, une note appartenant à un seul bloc-notes ;
- les dates de création et de modification ;
- des mots-clés : vous pouvez créer autant de mots-clés que désiré, une note pouvant avoir plusieurs mots-clés.
La synchronisation
L’espace de stockage principal de vos notes et données est le site internet d’Evernote.
Vos notes et données sont synchronisées, de façon automatique ou à la demande, entre cet espace de stockage et les applications Evernote que vous aurez installé. Tout est donc disponible en local, sur les ordinateurs Windows et Mac que vous utilisez.
Le cas des smartphones est différent : rien n’est disponible en local. Vous créez une note, elle est envoyée chez Evernote dès que possible (abonnement 3G ou WiFi) puis elle disparaît du smartphone. Elle est alors consultable depuis tous vos autres outils Evernote.
Toute consultation et recherche depuis un smartphone se fait online.
Seuls les utilisateurs premium peuvent demander à conserver certains blocs-notes localement. Evernote les qualifie de blocs-notes hors ligne, bien que leur synchronisation soit toujours assurée.
Le volume des données
Il n’y a aucune limite aux volumes des données que vous souhaitez stocker.
La seule limite est le volume mensuel que vous rajoutez. Cette limite est de 60 Mo par mois. Si vous créez votre compte aujourd’hui, soit le 12 mai, les 12 de chaque mois, le compteur est remis à 0 et vous pouvez de nouveau saisir et uploader 60 Mo de données.
Les utilisateurs premium ont droit à 1 Go par mois.
Indexation et recherche
Evernote propose un petit Google intégré : le contenu des notes est indexé !
Evernote propose même une indexation du contenu des images si du texte y est reconnu.
Cela n’est bien sur pas instantané et peut demander quelques jours. Les utilisateurs premium sont prioritaires.
Mon usage
J’utilise Evernote depuis 3 ans comme utilisateur normal (comprendre non premium).
Evernote est installé sur le poste principal chez moi, sur mon petit notebook et sur mon smartphone Samsung Galaxy S sous Androïd. Et j’ai installé sur tous mes navigateurs Internet l’extension qui va bien.
Mon bloc-notes personnel
En journée, je note la quasi-totalité des idées que j’ai ou des informations que je souhaite conserver sur mon smartphone. Evernote gérant aussi les images, je peux joindre une ou plusieurs photos à ces notes. A la première occasion, je lance la synchronisation nécessaire.
Par la suite, toutes ces notes individuelles sont traitées et rassemblées au sein de mes notes et bloc-notes de référence. Hormis mes listes de taches, toutes mes listes sont exclusivement stockées dans Evernote.
Seules les taches ne vont pas dans Evernote. J’en parlerais une autre fois.
Mon scrapbook internet
Lors de mes différentes veilles, au hasard de mon surf ou pour la résolution d’un problème, je trouve régulièrement des pages internet que je souhaite conserver. Plutôt que d’utiliser un outil uniquement disponible par Internet, j’utilise Evernote. Je sélectionne l’éventuel texte qui m’intéresse puis j’utilise l’extension Evernote du navigateur.
Un clic et la page est sauvegardée puis synchronisée !
De plus, grâce à l’indexation automatique d’Evernote, je peux à loisirs retrouver ces pages.
Mon coffre à livres numériques
Je ne suis pas limité au volume de données stockées ? Très bien … Tous les ebooks que j’ai lu et que je souhaite conserver sont stockés dans Evernote !
Cela me fait une belle économie d’espace sous Dropbox, mon autre outil de stockage de mes données.
Inconvénients
Evernote n’est pas parfait. J’y regrette donc :
- l’absence d’application native sous Linux : il est possible de faire fonctionner, grâce à Wine, la version Windows mais ça n’est pas l’idéal ;
- l’impossibilité de saisir du texte formaté sur les smartphones : il est seulement possible de le consulter ;
- l’imperfection de l’éditeur du site Web, bien que ça se soit bien amélioré dernièrement ;
- la non-conservation locale des notes sur les smartphones.
Ce dernier point n’est ni bloquant ni rédhibitoire pour moi. Je consulte et consolide rarement mes données Evernote depuis mon smartphone.
Conclusion
Evernote n’est donc pas une application parfaite mais elle a de très nombreux points positifs, même dans sa version gratuite. Et sa version payante n’est pas exorbitante. Sa relative complexité pourrait vous rebuter, si vous recherchez quelque chose de simple, mais Evernote saura se rendre indispensable.
Utilisez-vous Evernote et qu’en pensez-vous ? Connaissez-vous d’autres applications de prise et gestion de notes ? Mon coté geek est friand de ce genre de choses !
photo credit: whatleydude
