L’outil définitif pour ne plus jamais rien oublier

Evernote @ #Tuttle

Un avertissement : votre mémoire est faillible.

Un conseil : notez immédiatement ce à quoi vous pensez.

Ce qu’il vous manque maintenant, c’est un outil. Je vous en propose donc 1 pour 2 usages complémentaires.

Le premier usage est directement lié au conseil écrit juste au dessus : le bloc-notes transportable pour noter ce à qui vous pensez quand vous y pensez.

Le second usage est une extension de ce premier usage : l’archivage de vos notes, de vos listes, de vos données de référence, … et la possibilité de les exploiter simplement.

Le bloc-notes numérique ultime

L’outil que je vous propose est Evernote.

Evernote est un outil gratuit permettant de saisir et gérer ses notes, de les rassembler par carnet de notes et mots-clés, de les conserver sans limite de temps.

Certaines fonctionnalités ou extensions sont uniquement disponibles en étant un utilisateur premium, pour $5 par mois ou $45 par an. Mais toutes ces fonctionnalités supplémentaires ne sont pas nécessaires.

Evernote se présente sous plusieurs formes :

  • un site internet ;
  • une application bureautique disponible sous Windows et MacOS ;
  • des applications et widgets pour smartphone (Blackberry, Androïd, iPhone, …) ;
  • des extensions pour tous les navigateurs Internet pour enregistrer une page internet ;
  • une adresse mail à laquelle vous pouvez envoyer vos notes.

Votre compte

Très classiquement, pour utiliser Evernote, il faut vous créer un compte, soit un nom de compte, une adresse mail et un mot de passe.

Vous pouvez alors utiliser le site internet pour créer et manipuler vos premières notes.

Lorsque vous installerez une application Evernote (sous Windows, MacOS, Androïd, …), ces informations vous seront demandées pour pouvoir consulter, saisir et synchroniser vos notes depuis ces ordinateurs et terminaux.

Vos notes

Une note peut contenir du texte simple ou du texte formaté (gras, italique, justification, indentation, polices de caractères, puces, …).

Une note peut aussi contenir des pièces jointes. Tous les formats ne sont pas autorisés mais l’essentiel est là : fichiers PDF, image et son. Par contre, pas de documents bureautiques classiques ou de vidéos : seuls les utilisateurs premium peuvent joindre tout type de fichier.

En plus de son contenu, une note est définie par d’autres données, à savoir essentiellement :

  • le bloc-notes auquel elle appartient : vous pouvez créer autant de blocs-notes que désiré, une note appartenant à un seul bloc-notes ;
  • les dates de création et de modification ;
  • des mots-clés : vous pouvez créer autant de mots-clés que désiré, une note pouvant avoir plusieurs mots-clés.

La synchronisation

L’espace de stockage principal de vos notes et données est le site internet d’Evernote.

Vos notes et données sont synchronisées, de façon automatique ou à la demande, entre cet espace de stockage et les applications Evernote que vous aurez installé. Tout est donc disponible en local, sur les ordinateurs Windows et Mac que vous utilisez.

Le cas des smartphones est différent : rien  n’est disponible en local. Vous créez une note, elle est envoyée chez Evernote dès que possible (abonnement 3G ou WiFi) puis elle disparaît du smartphone. Elle est alors consultable depuis tous vos autres outils Evernote.

Toute consultation et recherche depuis un smartphone se fait online.

Seuls les utilisateurs premium peuvent demander à conserver certains blocs-notes localement. Evernote les qualifie de blocs-notes hors ligne, bien que leur synchronisation soit toujours assurée.

Le volume des données

Il n’y a aucune limite aux volumes des données que vous souhaitez stocker.

La seule limite est le volume mensuel que vous rajoutez. Cette limite est de 60 Mo par mois. Si vous créez votre compte aujourd’hui, soit le 12 mai, les 12 de chaque mois, le compteur est remis à 0 et vous pouvez de nouveau saisir et uploader 60 Mo de données.

Les utilisateurs premium ont droit à 1 Go par mois.

Indexation et recherche

Evernote propose un petit Google intégré : le contenu des notes est indexé !

Evernote propose même une indexation du contenu des images si du texte y est reconnu.

Cela n’est bien sur pas instantané et peut demander quelques jours. Les utilisateurs premium sont prioritaires.

Mon usage

J’utilise Evernote depuis 3 ans comme utilisateur normal (comprendre non premium).

Evernote est installé sur le poste principal chez moi, sur mon petit notebook et sur mon smartphone Samsung Galaxy S sous Androïd. Et j’ai installé sur tous mes navigateurs Internet l’extension qui va bien.

Mon bloc-notes personnel

En journée, je note la quasi-totalité des idées que j’ai ou des informations que je souhaite conserver sur mon smartphone. Evernote gérant aussi les images, je peux joindre une ou plusieurs photos à ces notes. A la première occasion, je lance la synchronisation nécessaire.

Par la suite, toutes ces notes individuelles sont traitées et rassemblées au sein de mes notes et bloc-notes de référence. Hormis mes listes de taches, toutes mes listes sont exclusivement stockées dans Evernote.

Seules les taches ne vont pas dans Evernote. J’en parlerais une autre fois.

Mon scrapbook internet

Lors de mes différentes veilles, au hasard de mon surf ou pour la résolution d’un problème, je trouve régulièrement des pages internet que je souhaite conserver. Plutôt que d’utiliser un outil uniquement disponible par Internet, j’utilise Evernote. Je sélectionne l’éventuel texte qui m’intéresse puis j’utilise l’extension Evernote du navigateur.

Un clic et la page est sauvegardée puis synchronisée !

De plus, grâce à l’indexation automatique d’Evernote, je peux à loisirs retrouver ces pages.

Mon coffre à livres numériques

Je ne suis pas limité au volume de données stockées ? Très bien … Tous les ebooks que j’ai lu et que je souhaite conserver sont stockés dans Evernote !

Cela me fait une belle économie d’espace sous Dropbox, mon autre outil de stockage de mes données.

Inconvénients

Evernote n’est pas parfait. J’y regrette donc :

  • l’absence d’application native sous Linux : il est possible de faire fonctionner, grâce à Wine, la version Windows mais ça n’est pas l’idéal ;
  • l’impossibilité de saisir du texte formaté sur les smartphones : il est seulement possible de le consulter ;
  • l’imperfection de l’éditeur du site Web, bien que ça se soit bien amélioré dernièrement ;
  • la non-conservation locale des notes sur les smartphones.

Ce dernier point n’est ni bloquant ni rédhibitoire pour moi. Je consulte et consolide rarement mes données Evernote depuis mon smartphone.

Conclusion

Evernote n’est donc pas une application parfaite mais elle a de très nombreux points positifs, même dans sa version gratuite. Et sa version payante n’est pas exorbitante. Sa relative complexité pourrait vous rebuter, si vous recherchez quelque chose de simple, mais Evernote saura se rendre indispensable.

Utilisez-vous Evernote et qu’en pensez-vous ? Connaissez-vous d’autres applications de prise et gestion de notes ? Mon coté geek est friand de ce genre de choses !

photo credit: whatleydude

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David

Bonjour, et bravo pour votre blog que je découvre. Je vais m’empresser de le parcourir pour approfondir un peu plus. Vos articles me semblent intéressant et bien construits.
Bref, j’utilise Evernote depuis pas mal de temps et il s’est bien intégré dans mon univers. J’apprécie particulièrement la possibilité de capter tout ou partie d’une page web via l’extension Firefox ou Chrome. L’interface du logiciel est bien foutue mais je trouve que l’éditeur de texte est un peu limité. Par contre je n’ai pas testé les applications mobiles. Mais des que j’ai un smartphone je l’installerais en premier.
Un excellent service en tout cas. J’en ai testé pas mal et je suis toujours revenu à Evernote.
A explorer quand même übernote qui semble prometteur : http://www.ubernote.com/webnote/pages/default.aspx

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Cédric

Très bon article Grégory (comme à chaque fois :) ). J’utilise aussi Evernote depuis quelques années et je n’en suis vraiment pas déçu. J’en ai même profité dernièrement pour installer l’extension Firefox et l’application de bureau.
Comme tu le demande dans ton article, oui j’en connais un autre : Simple Note. Comme son nom l’indique, il s’agit de prendre simplement des notes… Mais il le fait parfaitement bien. Une application iPhone et un site sont disponibles.

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fifi

J’utilise justement Evernote et dropbox à part de mon iphone qui me permette facilement de retrouver mes notes, j’avouerais pencher plus pour Evernote pour sa multitude de fonctions proposés, notamment le scrapbook internet très apprécié!

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Guillaume de komment devenir riche

J’adore evernote, jamais bien loin de moi surtout en voiture ou dans les temps morts, pour être sur de ne jamais rien oublier!!

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DavidB_iRiche.com

Merci pour cet article très complet et très documenté Grégory.
Par contre je ne comprends pas quand tu dis que les notes disparaissent du smartphone: dès que tu te connectes tes notes sont là non ?

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Grégory

@David: Bonjour, et merci pour ton commentaire. J’espère que la visite te sera aussi agréable et profitable que ce premier contact.

Je te rejoins complêtement sur les critiques à Evernote. Cependant, je trouve que les dernières versions de plugin, d’application Windows ou web ont encore grandement améliore l’outil.

Merci pour le lien vers übernote. J’en ai déjà entendu parler mais sans retour d’expérience. Quelqu’un connait ?

@Cédric: Merci beaucoup !

Comment ?… Tu n’utilises extension Firefox et application que depuis peu ?… Comment as tu pu faire sans aussi longtemps ?… :-)

SimpleNote est effectivement … simple :-) mais remplit parfaitement son office. Je l’ai testé avec satisfaction, suite à une de tes recommandations (déjà !), mais j’avoue préférer Evernote : qui peut le plus peut le moins !

@fifi: Dropbox et Evernote sont complémentaires. Aujourd’hui, je pourrais difficilement me passer de l’un ou de l’autre. Je pense d’ailleurs publier un artcile sur l’usage que je fais au quotidien de ces 2 outils.

@Guillaume: Mais tu un accroc, dis-moi !

@DavidB: De rien !

Depuis mon smartphone, je peux consulter mes notes si j’ai un accès à Internet. Sinon il faut être un utilisateur premium pour pouvoir conserver certains carnets de notes en local.

C’est plus clair ?

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Cédric

@Grégory : il me semblait bien te l’avoir conseillé, effectivement ;)
J’ai honte mais oui, je n’utilisais rien du tout, je passais directement par le site. J’avoue que le logiciel et l’extension m’ont changé la vie !

Eeeuh, combien de coups de fouet ?? :)

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Grégory

@Cédric: Me tente pas, malheureux, me tente pas ! :-)

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Michael@couple heureux

Salut Grégory,

je me demandais comment tu gérais cette accumulation de données dans evernote?

tu as prévu un temps dans la semaine pour lire, trier et traiter ces infos?

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Grégory

@Michael: Hello !

Je ne prévois du temps que s’il y a un besoin …

Je m’explique …

Les données sont directement triées dès qu’elles sont ajoutées. Comprendre : je les mets tout de suite dans le bon carnet de notes avec les bons tags. La seule exception, c’est les notes saisies à la volée, sur mon smartphone. Elles tombent dans le carnet par défaut, qui doit toujours être vide. Donc quand il y a des notes dans ce carnet, je les traite : déplacement dans le bon carnet avec les tags qui vont bien, ou autre : transfert ailleurs, création d’une tâche, …

Je ne lis jamais mes notes … sauf quand j’en ai besoin. Normal :-) Et là, les fonctionnalités de recherche de Evernote font de merveilles.

Mais je me sers peu d’Evernote au quotidien pour lire ou saisir des données à la volé. C’est mon trou noir, mon puits, à données !

J’accumule beaucoup : mes ebooks, les pages web, mes listes à (très) long terme (projets, un jour/peut être, listes de lecture, …), et toutes les références qui peuvent m’être utile. Je ne fais pas l’effort d’enregistrer des informations (j’exagère un peu mais c’est la tendance :-) ).

Je relis peu souvent mais beaucoup à chaque fois : références ou idées pour un article sur mon blog, un mode opératoire de n’importe quoi (bricolage, informatique, …), durant mes revues mensuelles.

Cela t’éclaire t’il ?…

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Michael@couple heureux

merci pour ton éclairage ! :)

tu utilises evernote d’une manière différente de moi, ou du moins différente de la manière dont je voudrais l’utiliser. Je l’utilise depuis peu.

quand je suis au boulot, je trouve des articles super intéressants mais je n’ai pas le temps de les lire. Je les mets dans evernote

ensuite, j’aimerais trouver un temps pour les relire… ça c’est difficile…

en plus, comme j’aime me rajouter des difficultés, je voudrais pouvoir analyser ce contenu et le traiter : créer une nouvelle habitude, faire un résumé, créer une mindMap

quand un article est traité, je le mets dans le bon dossier.

par contre, je n’utilise pas les tags… en fait, je n’en vois pas l’intérêt?

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Grégory

@Michael: Pour les articles et pages que je souhaite lire plus tard, j’utilise Read It Later. Plutôt que te refaire tout un discours, je te laisse lire l’article que j’avais écrit.

Je n’utilise Evernote que pour stocker les articles que j’ai lu et qui m’ont plu, pour relecture ou référence.

Pour le reste, il est vrai que tu cherches une organisation complète :-)

En général, j’analyse les articles quand je les archive sous Evernote. J’en ressors 1 ou plusieurs, et des infos pour ces thèmes. Ensuite, j’ai une fiche par thème, chaque fiche contenant les infos et des liens vers les articles et ebooks classés dans Evernote.

Les tags ont un gros intérêt : une note ne peut être stockée que dans un seul dossier mais peut être associée à plusieurs tags.

Je m’en sers pour indiquer les sujets et thèmes des articles que j’archive. Et quand je veux lire les articles sur la procrastination, je vais chercher le tag procrastination. Cet exemple est un peu simpliste mais ça marche très bien …

Tiens, une idée que je viens d’avoir : un tag qui m’indique que je dois traiter (analyser) un article.

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K-rip@rap Mulhouse

Super intéressant, je vais tester ça à l’occasion, c’est bien beau de tout noter dans son téléphone portable mais ce dernier à tendance à me jouer des tours…

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Grégory

@K-rip: Perso, je ne pourrais plus me passer d’Evernote. En plus, c’est gratuit ! La dernière version Windows est vraiment bien, et la version Web n’arrête pas de s’améliorer.

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Laurène

Bonjour,

Je viens juste de me mettre à evernote. Pas simple au début mais on s’y fait vite. Je l’utilise pour stocker toutes les pages web qui m’intéresse, comme ça si un jour je me pose une question sur un sujet je vais directement consulter ma base documentaire. Par contre je me demandais si le site est vraiment sûr en ce qui concerne la sécurité des données… est-il facile de pirater notre compte ou d’avoir accès à nos notes?

Si tu as la réponse merci beaucoup ;)

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Grégory

@Laurène: Hello :-)

Ah ! Très bonne initiative de te mettre à Evernote. La prise en main n’est peut-être pas immédiate, effectivement, mais on s’y fait vite.

L’usage que tu en fais correspond au mieux. J’y stocke aussi tous les PDF : gain de place en local, disponibles partout, pas de souci de pertes suite à un problème disque, …

Concernant la sécurité … Je ne peux te donner aucune garantie ni aucune information sure. Ce que je peux te dire, c’est que 1/ je n’ai jamais entendu parler d’un problème/faille de sécurité chez Evernote et 2/ en 4 ans d’utilisation, je n’ai jamais eu le moindre problème.

Désolé de ne pouvoir t’en dire plus …

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Laurène

@Grégory

Merci beaucoup pour ta réponse. Voilà quelques jours que je cherche les inconvénients d’evernote sur internet et je n’en trouve aucun concernant la sécurité. je prend donc ça pour une preuve que le site est sûr ;)

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Grégory

@Laurène: Disons que l’absence de preuve (de problème) n’est pas la preuve de l’absence (de problème) mais que crier au loup ne sert à rien …

Bienvenue sur Evernote :-)

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