L’agenda, un outil simple au service de votre productivité

L’agenda est un outil simple. Cette simplicité ne doit pas cacher une très grande utilité et des bénéfices assurés en terme de d’organisation, de productivité et de sérénité. La maitrise de votre temps passe par la maitrise de votre emploi du temps. 2 usages et 3 conseils pour une vie maîtrisée et des objectifs atteints.

L'agenda, un outil simple au service de votre productivité.

L’agenda, un outil simple au service de votre productivité.

Un objectif non écrit reste un rêve. Un projet non écrit reste un souhait. Une tâche non écrite reste une intention. Si cela vous convient, vous pouvez arrêter de lire cet article et retourner à vos rêvasseries …

Si au contraire vous souhaitez concrétiser vos ambitions et avancer, il vous faut agir. Et si possible avec intelligence et efficacité. La toute première étape est de mettre par écrit vos objectifs, vos projets et vos tâches. Je vous renvoie à la leçon du mois d’aout : écrivez et notez.

Pour une tâche, ou une activité, cela ne suffit pas. Ou du moins faut-il utiliser un outil spécifique. Vous l’aurez deviné, je parle de l’agenda.

L’agenda est un outil formidable : il vous permet de formaliser vos engagements et vos intentions et d’agir avec intelligence et efficacité. Il sera bénéfique pour :

  • votre organisation: l’organisation de votre temps est aussi importante que celle de votre espace. Vous avez une vue d’ensemble de l’usage de votre temps. Vous réservez du temps pour l’action, du temps pour la récupération, du temps pour la distraction.
  • votre productivité: vous ne laissez pas les évènements vous dicter votre emploi du temps. Vous le prévoyez et vous l’organisez autour des tâches que vous avez identifiées et priorisées.
  • votre sérénité : vous vous supprimez du stress, de l’inquiétude et des interrogations car vous savez à l’avance quoi et quand. De plus, vous vous réservez du temps pour vos activités détente, repos et loisirs.

Utiliser un agenda est déjà mettre un pied dans l’action.

Voici les 2 usages principaux que je vous recommande :

  • indiquer les activités ponctuelles ou récurrentes ;
  • réserver du temps pour vos tâches importantes.

Indiquer les activités ponctuelles ou récurrentes

Un repas prévu avec la belle famille ? Indiquez-le dans votre emploi du temps … La visite annuelle avec votre dentiste ? Indiquez-la dans votre emploi du temps … Un rendez-vous avec un client ? Indiquez-le dans votre emploi du temps …

L’usage classique de l’agenda …

Tous ces rendez-vous n’ont certes pas la même importance (votre santé ne doit pas être négligée, de même que votre client …). Mais vous avez pris des engagements, et votre agenda va vous aider à les respecter. Qu’il s’agisse d’engagements avec autrui ou d’engagements avec vous-même.

À titre personnel, je n’attends pas d’avoir du temps libre : je le réserve. Un exemple concret : j’indique dans mon agenda les jours et heures où je prévois de courir ou de faire du vélo. Ce sont des activités que je veux faire régulièrement, car elles me sont bénéfiques à plus d’un titre. Donc je leur réserve le temps nécessaire.

Réserver du temps pour vos tâches importantes

Toutes les tâches importantes n’ont pas forcément besoin d’être faites tel jour ou telle heure. Elles ont juste besoin d’être faites. À ce titre, vous avez déjà une liste des tâches à réaliser, ainsi que des projets à mener. C’est très bien. Mais cela ne suffit pas …

Il est nécessaire de réserver du temps pour réaliser vos tâches les plus importantes. Vous n’attendez pas d’avoir du temps à leur consacrer : vous le réservez. Vous réservez une plage de temps pour réaliser vos tâches, vos listes vous indiquant les tâches les plus importantes ou les plus critiques.

Je déconseille de planifier directement des tâches dans votre agenda. Un agenda est réservé aux évènements associés à une date, une heure, une personne et un lieu. 2 exceptions :

  • la tâche s’apparente à un rendez-vous : date, heure ou lieu sont obligatoires ;
  • la tâche est importante, urgente et critique : la formaliser comme rendez-vous est le meilleur moyen de l’exécuter à temps.

À titre personnel, dans le cadre de mes activités professionnelles, j’ai des listes de tâches à faire, avec priorité et durée. Je leur réserve régulièrement des plages de 3 ou 4 heures. Mes quelques rendez-vous professionnels ont droit à leur propres entrées dans mon agenda.

De plus, travaillant chez moi, agir ainsi me permet de communiquer clairement quand je ne souhaite pas être dérangé.

Efficace avec votre agenda : 3 conseils

Consultez votre agenda tous les jours. Oui, je sais, cela va de soi. Détrompez-vous : cela ne va pas de soi pour tout le monde. Je prends l’exemple de ma belle-maman : un retard de 1 heure, pour cause d’agenda non relu, est assez régulier. Et je ne vois pas pourquoi elle serait la seule …

Donc planifier ses évènements et mettre à jour son agenda, c’est bien. Le consulter, c’est mieux. À faire la veille au soir pour vérifier et s’organiser.

Activez des rappels. Cela peut vous simplifier la vie et vous éviter les mésaventures évoquées juste au dessus. Vous n’avez plus besoin d’aller à votre agenda, c’est lui qui vient à vous. Le risque est d’être spammé et d’ignorer les rappels si vous en programmez trop. À utiliser avec discernement …

À la création d’un évènement, interrogez-vous sur son importance ou sur le potentiel d’être en retard du fait de l’évènement précédent. Selon vos réponses, crées un rappel automatique pour cet évènement.

Relisez ce article vous donnant des conseils (judicieux :-)) sur comment planifier sa journée. Tout n’y est pas dit, mais vous y trouverez une base simple et efficace pour planifier vos activités.

Conclusion

Je vous conseille fortement d’utiliser un agenda. Il s’agit d’un outil simple dont les bénéfices sont multiples : votre organisation, votre productivité et vous-même (sérénité et bien-être) ne s’en sentiront que mieux …

Crédit photo : stirwise / Foter

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M-C@abdos homme

A la premiere lecture, on se dit, mais pourquoi un agenda, on commence 0 l’utiliser depuis le collège. Je pense que c’est plus une question d’ordre morale et mettre un programme écris, une fois relus, provoque une plus grosse implication de la personne que s’il ne faisait qu’y penser.

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Jean-Luc

Souvent imité, jamais égalé :-)
L’agenda papier reste un must, notamment pour la gestion des taches sur une semaine.
Par contre pour les rdv etc je trouve qu’un smartphone est une meilleure solution…

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Mary

Salut Grégory,

Intéressant de rappeler ces quelques points.
« Les paroles s’en vont, les écrits restent » Avoir un agenda (je suis encore à l’agenda papier et je préfère) nous rappelle ce que nous avons à faire, d’où son utilité(bien sûr, si on le consulte tous les jours).

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Grégory

@M-C: C’est vrai que l’agenda a un coté un petit peu scolaire qui peut rebuter. Pourtant, c’est un outil tellement utile et efficace …

D’ailleurs, à l’école, on n’employait pas le terme d’agenda. Mais je n’arrive pas à retrouver le mot …

@Jean-Luc: « Souvent imité, jamais égalé » : c’est une autre façon de le dire …

Je ne discute pas du format et du support. Numérique, analogique, petit, grand, … : il y en a pour tous les gouts :-)

Il ne faut pas être obtus mais les essayer car chacun a ses avantages et ses inconvénients.

@Mary: Hello !

Ah ben oui … Il faut le consulter. Sinon, ce n’est qu’un point mort. Autant s’en servir comme cale de la bibliothèque qu’on ne lit jamais :-)

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emilie

J’ai toujours eu une certaine appréhension à utiliser un agenda à cause du préjugé selon lequel c’était une perte de temps. Mais je suis vite rendu compte qu’un emploi du temps bien organisé pouvait me faire gagner des heures à ajouter à ma vie sociale. Donc maintenant, j’ai non seulement pour habitude de consulter mon agenda chaque jour mais aussi de l’organiser avec des libellés. Pensé aussi à acheter un bon agenda et ne soyez pas trop pingre vous verrez vous gagnerez énormément sans vous en rendre compte.

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Grégory

@emilie: Gérer un agenda n’est pas une perte de temps mais un investisement : tu utilises du temps pour en gagner par ailleurs.

Tout à fait d’accord sur la qualité. Il est un compagnon quotidien qui doit durer plusieurs mois. Il faut qu’il puisse durer aussi longtemps et que son utilisation soit un plaisir.

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Réno

Utiliser un agenda c’est bien mais s’aliéner à un agenda, je trouve ça un peu deshumanisant. Un agenda doit être un outil, tout ce que l’on fait n’a pas à y figurer, sinon c’est nous-même qui sommes alors sous contrôle de notre agenda au lieu de l’inverse. Il faut équilibrer en sachant tout de même garder le contrôle.

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Stef & Mag

Merci Grégory de nous rappeler que la maîtrise de notre temps est la clef de notre organisation, productivité, sérénité et bien-être.
S’il existe bien une ressource sur laquelle nous sommes tous égaux c’est celle du temps. Nous avons toutes et tous des journées de 24 heures alors travaillons à ne pas gaspiller cette magnifique ressource épuisable.
L’agenda est le seul outils à mon sens permettant d’organiser son temps pour travailler sur ses priorités et favoriser son rythme de vie.

Le meilleur moyen de ne pas perdre son temps est de prendre le temps d’organiser son temps.

Il est maintenant l’heure de passer à l’action en sortant votre agenda ou en allant en acheter un immédiatement. Planifiez votre semaine, faites le point de votre agenda régulièrement ; Mettez-le à jour, consultez-le quotidiennement et autant que de besoin.

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