Comment traiter correctement votre boite de réception

La boite de réception, selon la méthode GTD, est le réceptacle de tout ce qui croise votre chemin. Il convient de traiter régulièrement cette boite de réception pour la vider intégralement. Facile en théorie, moins en pratique. Je vous explique ici comment faire cela, facilement et efficacement. Car vider sa boite de réception, c’est aussi se vider la tête.

Comment traiter correctement votre boite de réception.

Comment traiter correctement votre boite de réception.

Dans un article précédent, je vous ai parlé de ma méthode pour gérer les papiers et ne jamais les perdre. Cet article traitait du comment gérer ces papiers.

En amont de ce processus de gestion, il y a un autre processus relatif à la décision de conserver, ou pas, les papiers et documents qui croisent votre vie. Et ce processus vaut en fait pour tous les éléments, matériel ou immatériel, qui croisent votre chemin.

Qu’en faire ? Les conserver ou pas ?

En principe, c’est simple. Vous décidez de ce qu’il faut faire avec chaque élément d’information qui entre dans votre vie. Dans la pratique, finalement, ce n’est pas toujours aussi facile. Parce qu’à quelques exceptions près, nous ne sommes habituellement pas prêt à prendre ces décisions rapidement, ou à agir conformément à cette décision.

La méthode S’organiser pour réussir formalise plutôt bien cette réflexion et les choix qui s’offrent à nous.

En fait, vous n’avez que 8 choix possibles :

  • vous pouvez le supprimer. C’est sans importance. Donc pourquoi s’encombrer ? Courrier indésirable, informations que vous avez déjà, rappels de tâches déjà réalisées, … ? À la poubelle !
  • Vous pouvez le transmettre. Il ne vous appartient pas de prendre une décision, ou quelqu’un d’autre aura un meilleur usage de l’information. Vous faites passer.
  • Vous pouvez l’archiver. Vous n’en avez pas l’utilité maintenant, mais probablement plus tard : une brochure, un article, un devis… Archivez l’information de façon à pouvoir la retrouver facilement.
  • Vous pouvez l’enregistrer. Une variante de l’option précédente. Vous conservez les données mais pas sous leur forme originelle. L’exemple typique est une carte de visite. Les informations sont enregistrées dans votre gestionnaire de contacts puis l’original est jeté.
  • Vous pouvez le faire. Une action est nécessaire et vous la faites tout de suite. Soit du fait de l’urgence et de l’importance de la tâche, soit du fait de la rapidité de la tâche. Ou alors par choix ou ennui :-)
  • Vous pouvez le reporter. Une action est nécessaire mais vous prévoyez de la faire plus tard. Une entrée dans votre liste de tâche et le tour est joué.
  • Vous pouvez le planifier. Une action est nécessaire mais vous la planifiez pour plus tard. Vous sortez votre agenda préféré et vous réservez une plage de temps dédiée à cette tâche.
  • Vous pouvez le déléguer. Une action est nécessaire mais ce n’est pas vous qui allez la faire. Vous faites suivre à la personne qui va bien. Cette action entraîne ensuite des tâches de suivi.

Du fait du nombre restreint de choix possibles, il devrait être relativement facile de faire le tour de votre boîte de réception et, pour chaque élément, de faire un choix et les quelques actions nécessaires : extraire les informations dont vous avez besoin, les archiver ou les enregistrer, ajouter quelques tâches à votre liste de tâches, mettre à jour votre calendrier, …

Mais, dans la pratique, ce n’est pas le cas. Pour certains éléments, nous nous attardons et nous reportons la décision. Nous savons qu’il nous faut trancher. Mais nous ne le faisons pas. Il y a plusieurs raisons qui peuvent expliquer cela : le manque d’information, l’absence d’urgence, la peur de trancher et de rater quelque chose, le défaut de ressources, …

Lorsque vous sentez qu’il vous manque un de ces éléments, la réponse habituelle est de couper court à la réflexion, de ne prendre aucune décision et de remettre l’élément là où vous l’avez trouvé, dans votre boite de réception. On ne sait jamais, peut-être que la solution à votre dilemme viendra d’elle-même.

Vous savez quoi ? La solution ne vient jamais toute seule.

Donc, ne faites pas ça.

Votre indécision vous encombre

En faisant cela, vous encombrez 2 ressources :

  • vos boites de réception, qui ne sont en aucun des boites de stockage mais uniquement des boites de … réception :-)
  • votre esprit qui sera régulièrement perturbé par cet élément que vous avez laissé en plan et pour lequel vous savez que vous devez vous décider.

J’appelle ça « le dilemme de la boite de réception ». Vous savez que vous devez vider votre boite de réception. Mais vous ne le faites pas. Et en plus, ça vous encombre la tête :-(

Si vous avez pris cette habitude, je vous conseille d’en changer. Cela revient à changer votre façon de penser ce petit traitement …

Passez en mode projet !

Lorsque vous n’arrivez pas à vous décider sur un élément nouveau et à le traiter rapidement, faites-en un projet.

Un projet, c’est un ensemble de plusieurs étapes fournissant un résultat. Et le résultat attendu de ce projet est de … résoudre votre dilemme. Ainsi vous saurez quoi faire de ce truc qui vous encombre la boite de réception.

Je précise que par le traiter rapidement, je parle d’une des 8 actions listées plus haut (supprimer, transmettre, …) De plus, le terme projet peut inquiéter : « Quoi ? Faire un projet ? Pour une simple hésitation ?… Mais ça va pas ! » Ne soyez ni inquiet ni effrayé : le projet en question sera souvent rapide et simple. Mais cela met l’accent sur l’important : avancer. En l’occurrence, prendre une décision.

Le premier intérêt de procéder ainsi, c’est de désencombrer vos boites de réception. Il ne faut donc pas laisser ce nouveau mini-projet dans une boite de réception. Mettez-le là où vous stockez vos projets : votre liste de projets. Ou de sujets en cours.

Outre un libellé, une entrée dans votre liste de projets et un objectif (résoudre votre dilemme), un projet est aussi composé de … tâches. Bonne réponse !

Et qui dit « tâche » dit « première tâche ». Voilà, nous y sommes : vous avancez. C’est ce que je vous disais juste au-dessus. Vous avez changé un dilemme en une tâche.

Un mode opératoire vraiment simple

Voici comment procéder :

  • réfléchissez à la nature de ce qui vous bloque pour prendre une décision (manque d’information, d’urgence, ressources, …) ;
  • listez les quelques tâches que vous pourriez entreprendre pour répondre à ce manque ;
  • établissez un premier ordonnancement simple de ces tâches ;
  • élisez la toute première tâche et faites-là !

Voilà, vous êtes sur le chemin pour résoudre votre dilemme.

À l’usage, vous apercevrez souvent que passer en mode projet pour résoudre le dilemme de la boite de réception revient simplement à passer en mode action. C’est à dire que vous allez rapidement :

  • désigner la première tâche à faire ;
  • faire cette tâche ;
  • décider d’après le résultat de cette tâche.

L’étape la plus importante dans les 4 de ce petit mode opératoire, c’est la toute première : réfléchir à la nature de ce qui vous bloque. Le simple fait de prendre 20 secondes de plus pour réfléchir à cette question peut suffire à débloquer la situation. Cela vous donnera l’impulsion et le déclic. Vous n’aurez même pas le temps de créer ce mini-projet et de vos encombrer la tête avec un dilemme quelconque.

Si, par contre, le passage par le mode projet est complet, à savoir lister puis planifier des tâches, il ne faut pas que vous oubliez vos classiques :

  • traiter ce projet comme tout autre projet, avec discipline et engagement. Ce n’est pas juste un machin écrit quelque part, c’est une succession de tâches à mener à bien.
  • traiter les tâches listées comme toutes les autres tâches : les mettre dans votre liste des tâches à exécuter, les planifier, les déléguer … Ou les faire de suite.

Rien que du très classique. Et rien que vous ne fassiez déjà :-)

Vos sessions de traitement de vos  boites de réception

Pour gérer correctement vos boites de réception, réservez quelques sessions tout au long de la journée pour les vider et traiter complètement (supprimer, transmettre, …) chaque élément qui s’y trouve.

Bien sur, cela dépend du nombre de vos boites de réception et de leur vitesse de remplissage. Il faut que vous moduliez durée et nombre de sessions selon vos besoins.

Pour commencer, je conseillerais 2 sessions de 15 minutes par jour, en fin de matinée et fin d’après-midi. Cela me semble suffisant pour être complet et réactif, sans pour autant y passer trop de temps. Après, c’est selon vos préférences.

Conclusion

Vous connaissez maintenant les 8 actions possibles sur tout nouvel élément qui entre dans votre vie : le supprimer, le transmettre, l’archiver, l’enregistrer, le faire, le reporter, le planifier ou le déléguer.

Vous savez maintenant comment agir aux éléments qui vous bloquent : mener à bien un mini-projet dont le but est de lever la cause de votre indécision. Voici comment traiter ce projet :

  • réfléchissez à la nature de ce qui vous bloque ;
  • listez les tâches nécessaires ;
  • établissez un ordonnancement ;
  • agissez !

Vous avez remplacé un dilemme par des actions.

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Bastien

Bonjour,
Il y a eu une période pendant laquelle je ne traitais pas mes mails comme il le fallait donc ma boite de réception débordait et je m’y perdais la plupart du temps. Je suis ensuite passé à l’extrême inverse, à savoir que dès qu’un mail arrivait je sautais dessus pour le traiter quoi qu’il arrive au détriment de ce que j’étais en train de faire…très mauvaise solution. Depuis que je fais deux ou trois petites séances par jour, cela va beaucoup mieux :)

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Julie@fournisseur emballage alimentaire

Cette liste de suggestions et d’astuces pour optimiser la boite de réception de sa messagerie mail est super pour les débutants comme moi. On croit savoir ce servir de sa messagerie mais en fait elle regorge d’options qui nous permettent d’être plus productif au travail.

Je vais appliquer le mode projet pour traiter plus rapidement les mails qui me bloquent et parasitent mes pensées inutilement.

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Mat@blog deco

Mouais et ben je crois que j’ai encore pas mal voir beaucoup de travail pour gérer au mieux ma boite de reception lol Merci pour ces conseils je vais en utiliser certains ce sera toujours ca de gagné !

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Jennifer

Qu’y a t’il de pire que de s’encombrer l’esprit ? Lorsque je reçois un e-mail, par exemple, je l’efface, le classe ou y répond immédiatement afin de ne plus avoir à y penser. Accumuler les choses de ma « to-do-list » m’empêcherait de me concentrer

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Ludo

J’adhère complètement : la boite de reception n’est pas la boite de stockage… Fait que j’y pense plus souvent !

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Julien @Investir dans un parking

Salut Grégory,

je crois que tu as oublié de préciser qu’il ne faut pas attendre plus de deux mois pour répondre aux emails ;-)

Passée cette petite private joke, je pense que l’architecture des dossiers de classement est le plus important. Si les mails sont archivés, cela permet de dire qu’ils sont traités. Chez moi, je traite immédiatement ce qui prend moins de 5 minutes. Les autres mails demeurent dans ma boite de réception et sur ma to do list jusqu’à leur traitement.

julien

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adam@source

Plus on est actif et plus la boite de réception devient un capharnaüm ! Une bonne solution consiste en la catégorisation a maxima, ça permet de toujours savoir où on en est.
ps : regarder les spams aussi pour ne rien louper d’important ou même avoir des idées pour la suite ;-)

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Nathalie

Je pense que pour gérer une boîte de réception il faut aussi s’imposer une discipline, à savoir des temps dans la journée consacrés à cette gestion. Pour ne pas s’éparpiller mais également pour pouvoir prendre le temps de trouver des solutions aux dilemmes que tu abordes. Personnellement je ne traite ma boîte de réception « que » trois fois par jour, à des horaires précis.

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mouss

Sépare les e-mails est très pratique aussi quand on a plusieurs boite mail sa permet de voir les priorités

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alex@ vitre tactile HTC Legend

Bonjour, je vous remercie énormément pour cet article qui tombe à pic. je suis tout à fait d’accord avec vous, il faut des temps en temps vider la boite de réception, mais généralement je trouve même pas le temps de regarder tous mes E-mail, tellement je suis prise toute la journée. Certainement je vais suivre vos conseils un jour. Amicalement

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Kim

C’est super difficile à gérer les boites de réception et il faut vraiment avoir les logiciels et outils adaptés sinon c’est vita la galère surtout en tant que professionnel

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