Faites plus en faisant (beaucoup) moins : déléguer, automatiser ou supprimer vos tâches

Comment gagner en efficacité ? Comment accroître sa productivité ?

La méthode la plus efficace à laquelle je pense est aussi la plus draconienne, en plus d’être contre-intuitive.

Elle consiste tout simplement en ne pas faire ce que vous avez planifié de faire. En ne pas traiter une tâche en particulier. Vous serez sûrement d’accord : on ne peut faire ni plus simple à énoncer, ni plus draconien à envisager, ni plus efficace à utiliser.

Procéder ainsi n’est ni simple ni facile. Et toutes les tâches ne sont pas concernées par un tel traitement de faveur. Pourtant, les bénéfices et gains sont tellement intéressants qu’il serait vraiment dommage de ne pas y réfléchir …

Cet article est ma participation à l’évènement «Boostez votre efficacité» organisé par Cédric de Virtuose-Marketing.

Portrait

Boostez votre efficacité : supprimez, automatisez, déléguez !

Avant de voir comment ne pas faire une tâche, voyons tout d’abord pourquoi ne pas faire une tâche.

Pourquoi devriez-vous ne pas traiter une tâche ?

La réponse la plus évidente est pour gagner du temps. Certes. Mais là encore, voyons cela plus dans le détail …

Pour tout ce que vous entreprendrez de conséquent, au niveau personnel ou professionnel, vous jouerez 3 rôles différents : le patron, le manager et l’employé.

  • Le patron définit la stratégie et pense au long terme.
  • Le manager organise (le quotidien, les tâches, la feuille de route), planifie et adapte.
  • L’employé s’active, réalise et produit.

Bien que les tâches manager et patron soient importantes, il n’est pas toujours facile de trouver ou de prendre le temps de s’en occuper. Nous avons tous tendance à garder le nez dans le guidon et à privilégier le quotidien. Et donc à trop rester au niveau de l’employé

En supprimant une tâche, vous faites d’une pierre deux coups.

Tout d’abord, vous vous libérez du temps que vous pouvez attribuer à des tâches qui sont du ressort du manager et du patron. Vous pouvez vous atteler à des tâches de plus haut niveau : analyser, anticiper, prévoir, planifier, …

Ensuite, en sortant du quotidien, et donc des impératifs et des automatismes, vous libérez votre créativité. Vous sortez du carcan et de la structure pour passer du coté de la réflexion. Vous pouvez entrevoir et imaginer d’autres scénarios et d’autres possibilités. Sans cela, vous feriez encore et toujours les mêmes choses, en vous contenant de suivre le plan, sans voir le mur arriver ou cette belle opportunité vous sourire.

Ne pas faire une tâche a donc un double intérêt.

Mais comment ne pas traiter une tâche ?

Maintenant que vous êtes convaincu de la pertinence de l’approche, voyons maintenant comment ne pas faire une tâche particulière.

En l’occurrence, la méthode semble simple : pour ne pas faire une tâche, il suffit de ne pas s’y atteler (et non pas de manger proprement :-) ).

Pourtant, l’approche peut être un peu plus élaborée.

Je vous suggère 3 méthodes que je regroupe sous l’acronyme DAS : Délégation-Automatisation-Suppression.

Avant de rentrer dans le détail de la méthode DAS, une petite remarque : appliquer la méthode DAS est du rôle du manager : l’employé exécute les tâches sans discuter, et le patron est bien au dessus de ce genre de considération. De plus, cela vous prendra du temps manager. Mais ce temps, vous le récupérerez du coté de l’employé. Et vous en récupérerez suffisamment pour le réinvestir dans des tâches manager ou patron. La boucle est bouclée :-).

Supprimer une tâche

Ne pas faire une tâche peut effectivement revenir à ne pas s’y atteler, et donc à la supprimer. Purement et simplement.

Quelle pensée horrible ! Si cette tâche est sur votre liste, c’est que vous l’y avez mise et que la faire a un sens. Donc ne pas la faire n’est pas envisageable !

Vraiment ? Et bien envisageons-le quand même :-) …

Tout d’abord, cette tâche avait un sens et un but au moment où vous l’avez recensée. Peut-être n’en a t’elle plus maintenant ?

Ensuite, ne pas faire cette tâche serait-il si dramatique ? Cette tâche est-elle vraiment essentielle ? Serait-ce la fin du monde ou, plus modestement, de votre projet si elle n’était pas faite ?

Enfin, le résultat de cette tâche fait-il indéniablement partie des 20% qui doivent être réalisés pour récolter les 80% de votre entreprise ?

Si vous répondez non à ces 3 questions, il y a de fortes chances que la suppression de cette tâche vous soit profitable.

Automatiser une tâche

OK. Cette tâche doit absolument être faite.  Que cela ne tienne : j’ai encore sous le coude de quoi vous faire gagner du temps :-).

Ne pas faire une tâche peut aussi être « ne pas faire une tâche soi-même ».

La première option est d’automatiser la tâche en question. Cela représente une charge de travail supplémentaire, du fait de la mise en place initiale. Mais après, tout roule tout seul :-).

Vous pouvez automatiser en passant par des outils informatiques : par exemple, le blogueur averti utilisera twitterfeed, et le blogueur averti et geek utilisera ifttt.

Vous pouvez aussi automatiser en déléguant des tâches simples et répétitives, mais plus complexes, à des personnes. La charge de travail initiale sera alors l’écriture de procédures claires et précises, puis l’apprentissage des prestataires.

Déléguer une tâche

La seconde option est de déléguer la tâche en question.

La distinction avec la délégation évoquée juste au-dessus tient aux compétences et aux expertises nécessaires. Il s’agit ici d’utiliser celles qu’ont des spécialistes, contrairement à vous. Outre un gain de temps, vous pouvez donc faire un gain substantiel de qualité.

Là encore, vous aurez une charge de travail supplémentaire : expression de besoin, suivi, … Mais vous serez largement gagnant sur la distance.

De plus, qui dit délégation dit rapports sociaux. D’où échange et partage potentiels. Cela peut déboucher sur des partenariats, des amitiés, … Enfin, tout ce qui fait l’intérêt des rapports sociaux.

Conclusion

Ne pas exécuter une tâche amène un gain de temps et de réflexion. Tout cela est profitable à 2 rôles importants que vous devriez régulièrement assumés : ceux du patron et du manager. Pour toute tache, vous devriez toujours vous poser : puis-je ne pas m’en occuper ?

La suppression pure et simple et l’automatisation amènent surement un gain marginal. Mais les gains cumulés de l’automatisation ne sont pas à négliger : 30 minutes par jour sur 1 semaine, cela représente une matinée !

La délégation permet des gains nettement plus intéressants. Tout d’abord en terme de temps : vous pouvez allègrement parler en jours pleins. Ensuite en qualité de travail : si vous ne savez pas faire, et bien vous ne savez pas faire !

Avez-vous déjà envisagé de ne pas faire une tâche ? Si oui, quelles ont été vos méthodes, outils et gains ? Sinon, qu’en pensez-vous ?

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Creative Commons License photo credit: Jonathan Camuzo

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Gilbert@rachats de credits

Très intéressant comme conseil, vous avez bien exposer le temps qui l’un des facteurs les plus importants dans la réalisation de tâche.

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Guillaume

Il faut réfléchir comme tu le dis sur déléguer certaines tâches, mais pas n’importe lesquelles pour ne pas avoir à perdre trop de temps en management. Ainsi, le mieux est de déléguer les taches qui sont obligatoires et récurentes. On peut pour ça se tourner vers l’emploi d’une personne pour par exemple 4h00 par mois ou adaptée juste au temps que demande cette tâche. Des solutions comme celles-ci sont possibles (même en France).

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Bakur

Effectivement le secret réside dans la délégation. Mais comme le dit Guillaume je serais d’avis de ne pas sous traiter toutes les taches car certaines nous prendrait bien moins de temps à traiter nous même plutôt que d’encadrer la personne qui va le faire… Vécu plusieurs fois :D

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Axel@Les ressources du changement

Ce dont tu parle me fait extrêmement penser à la matrice d’Eisenhower dans laquelle on attribue un certain degré d’importance et d’urgence à une tâche afin de savoir ce que l’on en fait. L’urgence et l’importance d’une tâche dans cette matrice étant défini comme urgent ou important par rapport à la personne pour laquelle on réalise la matrice et non par rapport au projet de façon globale.

Voici les 4 cas de figures qui se présentent :

– Les activités importantes et urgentes doivent être exécutées immédiatement et par soi-même.

– Les activités importantes mais peu urgentes sont des tâches à planifier.

– Les activités urgentes mais peu importantes sont des tâches à déléguer rapidement.

– Les tâches ni urgentes ni importantes sont soit à ne pas prendre en compte soit à déléguer.

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jack

J’ai appris lors de mes études comment déléguer.Et bien ce n’est pas si facile que çà.Tout d’abord il ne faut pas que la délégation se fasse de manière récurrente.De plus il faut avertir celui à qui on délègue des conséquences , et enfin il faut lui expliquer toutes les étapes.

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Arnaud@D'Avenir-plus-riche

Tu nous fais réfléchir.
J’avoue que je ne m’étais jamais posé cette question « ne pas faire des taches programmées ».
Merci également à Axel son commentaire apporte beaucoup à l’article.

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Julien | thelifelist

La question primordiale de la délégation est « combien ça me coûte ». L’efficacité n’est pas qu’une évaluation du nombre d’heures que vous avez consacré à un projet, elle est liée au coût que ce projet représente (dont une partie découle du temps que vous consacrez). Dans le cadre de l’auto-entrepreunariat, la méthode Tim Ferris (puisque c’est d’elle dont il s’agit grossièrement) ne s’applique qu’à des business qui roulent déjà bien et dont la profitabilité permet de se payer le luxe d’une externalisation. Pour des modèles d’entreprises plus conséquents, la question devient plus complexe prenant en considération la facilité de gestion et la perte avérée de qualité (bravo à tous ceux qui ont externalisé des call center au maroc avant de les rappatrier en France).

Bref, dans l’idée, pourquoi pas, mais comment cela se traduit-il pour moi, bloggueur aux revenus limités ? (en dehors de gagner 20 secondes à ne pas retweeter mes posts?)
A+
Julien (chiant!)

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Arnaud

Merci pour ces astuces, cependant se n’est pas applicable pour les petites structures comme la mienne :(. Je suis tout seul en auto entreprise.

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Binh

La séparation entre patron, manager et employé est un concept que j’avais déjà lu, mais je n’ai toujours pas mis en place ce système. Je suis toujours au niveau tête dans le guidon…
Pour ce qui est de la délégation, j’aimerais le faire également, mais pour l’instant je ne sais ni quoi déléguer, ni à qui… Et comme mon blog ne génère pour le moment aucun ou très peu de revenu, mon budget est lui aussi limité.
Donc la première chose à faire serait de bien définir mon rôle de Patron et de le prendre régulièrement.

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Stéphane Munnier

Bonjour

On ne peut être bon partout et les compétences de chacun sont limitées. Alors dans la mesure du possible déléguez à une connaissance ce que vous n’aimez pas faire : rédiger une lettre de vente etc…Si vous le pouvez, achetez des services (construction de site web, conception graphique, référencement de site…).

Amicalement
Stéphane Munnier

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Benoît

Salut Grégory !

Très bon article !
La séparation des fonctions : directeur – manageur – employé
est une excellente façon de séparer les tâches et leur importance.

Car effectivement on a souvent tendance à un peu tout mélanger
et a avoir la tête dans le guidon ce qui empêche de prendre le
recul pour prendre les décisions qui vont faire la différence
(fonctions directeur – manager).

Il faut aussi éviter l’excès inverse qui consiste à être constamment
dans le rôle de manager (à tout organiser) mais sans jamais faire
quelque chose de vraiment concret, sans passer à l’action (rôle
employé).

Moi je préconise de se donner un créneau horaire chaque
semaine pour faire le directeur (orientation du business,
analyse de la semaine passée, organisation des tâches
principales pour la semaine suivante).
Et un (ou deux petits) créneau(x) chaque jour pour la fonction manager
(organisation des outils, organisation des tâches détaillées).
Et le reste du temps, ce qui doit être fait sans discussion ! ;)
Mais ce n’est qu’un exemple…

Benoît

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Grégory

Merci à tous pour vos commentaires, avec retour d’expérience, questions et inquiétudes :-)

D’une manière générale, c’est la délégation qui vous interpelle. L’automatisation un peu moins. Il est sur que le domaine d’activité joue un rôle majeur.

Pour autant, l’informatique est un outil universel qui servira à tout entrepreneur.

Un autre aspect que je n’ai pas du tout abordé dans cet article, c’est la collaboration, l’échange de services et de compétences : faites le site de votre expert comptable, il vous fera votre comptabilité :-)

@Gilbert: Merci :-)

@Guillaume: Merci de ton retour.

@Bakur: Merci de ton retour.

Effectivement, je ne traite pas de quelles taches déléguer en particulier. Je traite juste du principe de la délégation.

Si la gestion de la délégation prend plus de temps que la tache, l’intérêt est proche de zéro :-)

Mais s’il y a une forte récurrence ou une grosse valeur ajoutée, par contre …

@Axel: Je connais cette matrice. Elle est un bon guide pour identifier les taches à supprimer, automatiser ou déléguer.

Après, les cases ne sont pas complétement étanches.

Les taches non importantes sont de bonnes candidates à la suppression. Et les taches importantes non-urgentes peuvent être déléguées.

Merci pour le complément.

@jack: Merci de ton retour.

Ton retour semble aller à l’encontre de ce que disent Guillaume et Bakur. A moins que je ne comprenne pas ce que tu veux dire par « il ne faut pas que la délégation se fasse de manière récurrente ».

Je n’en parle pas dans l’article mais la délégation n’est effectivement pas quelque chose de simple. Mais je pense qu’il y a moyen de monter en compétence sur ce sujet en déléguant des taches pas trop importantes dans un premier temps, et donc de limiter les risques.

@Arnaud: Ravi d’avoir pu t’être utile :-)

@Julien: En tant que bloggueur, tu peux automatiser pas mal de choses : publication, tweets de tes articles, suivi de tes followers et des RT de tes tweets, statistiques de consultation web (1 mail par semaine plutôt que 5 * 5 minutes par jour), … L’informatique est plutôt un bon outil pour ce genre de choses.

Concernant la délégation, j’ai personnellement délégué l’hébergement (OK, c’est tiré par les cheveux), le design, la lettre numérique, …

En me mettant en auto-entrepreneur, je prendrais un comptable :-).

@Arnaud (from Chica): Certes, une trop petite structure n’est pas la meilleure des structures pour ce genre de choses.

Mais je pense que cela dépend aussi de ton domaine d’activité, qui sera plus ou moins propice à ce genre de délégation.

Il y a forcément quelques fonctions que tu peux déléguer : comptabilité, démarchage, site web, …

@Binh: L’important est que tu en prennes conscience et que tu y réfléchisses.

Comme le conseille Benoit un peu plus bas, prend des plages de temps régulières : 15 à 30 minutes par jour pour réfléchir à ta journée, et 1 heure par semaine pour prendre de la hauteur : quoi et pourquoi.

Tout doucement cela se mettra en place.

@Stéphane: Bonjour !

Derrière ton commentaire, on sent la personne habituée à ce genre d’exercice :-)

@Benoit: Hello !

Merci pour ton commentaire et la forte valeur ajoutée !

Je suis complétement d’accord avec ta remarque sur les créaneaux horaires à respecter pour s’occuper correctement de chaque fonction.

Tout comme on planifie ses taches, il faut aussi planifier ses prises de fonction. Et en faire une habitude. Je pensais justement en fait un article prochainement :-)

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Marie

Bravo pour cet excellent article..

J’adore.. Il permet d’aller à l’essentiel… Et de bien réfléchir avant de passer à l’action..

Je suis actuellement à l’étape de l’automatisation… pour mieux déléguer et redevenir Patron…

Encore Bravo

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Grégory

@Marie: Hello !

Merci d’apprécier cet article. Et bravo pour ta démarche :-)

Cet article donne le principe et essaie de sensibiliser pour inciter à la réflexion et à l’analyse. Par contre, il ne donne pas de mode opératoire ni de solution. Si tu souhaites faire un retour, je pense que nous serons tous preneur :-)

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sarah D

J’aime beaucoup le titre bien accrocheur ! être dans l’instant et supprimer des tâches qu’on doit faire, les remplacer par des tâches qu’on aime faire et partager !!

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Grégory

@sarah: Le propos de l’article n’est pas vraiment de t’inciter à ne rien faire. Mais il est clair que cela est très plaisant et permet, comme tu le dis, un vrai retour au moment présent :-)

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richard

L’automatisation est tellement indispensable lorsque l’on bosse dans le web. Ceux qui aujourd’hui réussissent sont ceux qui on eut le courage d’investir dans un premier temps pour développer un produit ou automatiser le processus qui mène à l’achat. Il faut être un peu joueur sur les bords mais ça en vaut la peine quand on voit le résultat de certains :)
Au plaisir de te lire

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