La leçon de novembre : faites une revue hebdomadaire

La revue hebdomadaire est la préconisation essentielle de la méthode GTD. Elle assure cohérence et croissance à votre vie en vous permettant de traiter les tâches importantes, de réaliser vos projets, d’atteindre vos objectifs, de conserver une vie équilibrée. La revue hebdomadaire est le parfait complément de la revue quotidienne.

Tout au long de cette année, au début de chaque mois, je vous propose un conseil, une leçon, à intégrer dans votre vie, voire votre quotidien. Qu’il s’agisse d’organisation, de productivité, de bien-être … Une leçon par mois seulement car il s’agit d’une nouvelle habitude à intégrer, ce qui prend rarement moins de 3 semaines. Mais chacune de ces habitudes peut faire une vraie différence sur la durée … Allons-y pour cette leçon de novembre:-)

La leçon de novembre : faites une revue GTD hebdomadaire.

La législation française est relativement stricte par rapport à l’état de votre véhicule automobile : vous devez, tous les deux ans, le soumettre à un contrôle technique.

Si le véhicule ne passe pas ce contrôle technique avec succès, vous êtes bon pour faire les réparations nécessaires jusqu’à ce que tout soit OK.

Les esprits chagrins n’y verront peut être qu’un désagrément supplémentaire de la vie moderne, ou bien une opportunité pour certains de s’en mettre plein les poches (je dois bien avouer que, de ce point de vue, je suis parfois du coté des esprits chagrins). Pourtant, ce contrôle technique, et les quelques révisions intermédiaires, ont un réel intérêt : celui de maintenir votre véhicule dans un bon état de marche.

Il y a un autre véhicule qui mériterait une révision régulière. Un véhicule bien plus important : votre vie.

Une révision régulière de votre vie vous assurera que votre temps et votre énergie sont utilisés à bon escient, que vous traitez les tâches importantes et que vos projets avancent correctement.

Faites-vous cette révision ?

Vous aurez reconnu, derrière ce vocable de « révision », la fameuse revue hebdomadaire conseillée par la méthode GTD.

Beaucoup de reproches sont adressés à la méthode GTD.

Personnellement, il y a un reproche en particulier que je ferais à la méthode GTD. Ou plutôt à l’ouvrage français de référence, à savoir le livre « S’organiser pour réussir », adaptation française de « Getting Things Done », de David ALLEN. Il fait 287 pages. Sur ces 287 pages, seules 10 sont consacrées à la revue hebdomadaire. Je le sais : je l’ai sous les yeux !

Or s’il y a un élément de la méthode GTD qui peut avoir un impact fort et constant sur votre vie, c’est la revue hebdomadaire.

J’estime que, comparés à la revue, tous les autres apports de GTD sont de simples ornements de votre quotidien. Des passe-temps.

Et si vous ne deviez reprendre qu’un seul concept de GTD, ce serait bien la revue hebdomadaire.

Alors, bien sur, j’exagère. D’abord parce que d’autres éléments de GTD méritent le détour. Ensuite parce que la revue est abordée à d’autres passages de ce livre. Mais quand même :-)

De l’intérêt d’une revue GTD

Peu importe les outils que vous utiliserez. Peu importe l’organisation que vous mettrez en place. Peu importe, même, si vous êtes organisé ou pas :-).

Peu importe votre activité et votre emploi du temps. Peu importe vos soucis.

Malgré toutes vos bonnes intentions et vos bonnes pratiques, et du fait des embûches et des imprévus qui ne manqueront pas de survenir, vous perdrez le fil de votre vie. Et vous finirez par réagir et vous laisser mener, au lieu de décider et d’agir.

La revue hebdomadaire vous permet de garder le contrôle sur votre vie.

Lors d’une revue hebdomadaire, vous faites le point sur vos actions récentes, vos projets en cours, vos points d’attention à prendre en compte, et toutes les petites sollicitations qui ont traversé votre chemin et auxquelles vous devez peut-être répondre.

Les bénéfices sont nombreux :

  • être conscient ;
  • garder la maîtrise de votre environnement et de votre temps ;
  • avoir l’assurance que vos projets avancent ;
  • être certain de ne pas oublier des éléments importants ;
  • être certain de ne pas délaisser des aspects de votre vie, au détriment d’autres.

Une revue régulière de votre vie vous permet de faire des choix conscients et de décider. Et donc de rester maître de votre vie. Ce ne sont pas les circonstances ou les autres qui décident de votre vie. C’est vous.

L’organisation minimum pour une revue hebdomadaire

En fait, j’exagère quelque peu en vous expliquant que vous n’avez besoin d’aucune organisation.

Sans organisation, vous vous reposerez exclusivement sur vos ressources propres : votre mémoire et votre volonté. Or ces ressources sont limitées. Et vous êtes faillible. Oui, je sais, c’est dur à lire … Si ça peut vous consoler, sachez que je ne suis pas mieux :-(. Par contre, je suis organisé :-)

Vous avez besoin d’un minimum d’organisation. Et ce minimum se limite à 3 éléments simples :

  1. noter immédiatement ce qui est pertinent à se rappeler ;
  2. gérer quelques listes dont les projets et les tâches ;
  3. tenir à jour un agenda.

Vous n’avez pas besoin de grand chose d’autre.

Une revue hebdomadaire simple et efficace

La revue hebdomadaire selon la méthode GTD est un processus relativement complexe mais surtout complet. La complexité est un de ces reproches régulièrement adressés à GTD. C’est le prix à payer pour un processus complet.

Comme souvent, vous n’avez pas forcément besoin de tant de complexité …

Le but d’une bonne revue hebdomadaire est triple :

  1. entretenir et remettre en état votre système d’organisation ;
  2. faire le point sur la semaine écoulée : tâches, projets, évènements, … ;
  3. préparer la semaine à venir.

En vous assurant que votre revue hebdomadaire répond à ces 3 buts, vous vous mettez dans les meilleurs conditions pour agir régulièrement et  atteindre vos objectifs. Tout ce qui ne rentre pas dans ce cadre pourra, voire devra, être décalé dans une autre revue, par exemple une revue mensuelle. J’en parle plus bas …

Une revue hebdomadaire simple et efficace se compose de 2 éléments :

  1. un processus de quelques étapes ;
  2. quelques questions.

D’après les suggestions de la méthode GTD, je vous conseille le processus suivant :

  1. Durant ce processus, notez au fur et à mesure ce à quoi vous pensez ;
  2. Gardez votre système d’organisation propre et optimal : rassemblez dans votre boîte de réception tous les papiers et courriers qui pourraient encore traîner, rassemblez ou notez les informations là où elles doivent être (tâches, rendez-vous, coordonnées, …), … ;
  3. Faîtes le point sur les tâches et vos projets : vérifiez ce que vous avez fait et ce qu’il reste à faire, ajoutez les nouvelles tâches, décidez des projet à continuer, des projet à suspendre voire arrêter, des projets à démarrer ;
  4. Vérifiez votre agenda : des tâches, en prévision de rendez-vous, sont peut être nécessaires ;
  5. Sélectionnez les objectifs et les tâches de la semaine ;
  6. Planifiez la semaine à venir.

Cette revue est donc une revue simplifiée par rapport à la revue standard de GTD. Je considère que :

  • ce processus est suffisant et opérationnel ;
  • les étapes supprimées peuvent être traités moins souvent, une fois par mois.

Dans ce processus, quelques questions sont implicites. D’autres méritent d’être clairement posées. Voici quelques suggestions :

  • Sur quoi je dois travailler sur les prochains jours ? Quels délais dois-je tenir ?
  • Qu’est-ce qui a mal tourné la semaine dernière? Quelles leçons peut-on en tirer ?
  • Ai-je tenu mes engagement ? Me suis-je acquitté de mes devoirs et de mes obligations ?
  • Comment puis-je améliorer et capitaliser sur ce qui a bien fonctionné ?
  • Comment puis-je corriger ce qui n’a pas bien fonctionné ?
  • Que puis-je faire au sujet de ce qui me détourne de mes projets ?

Planifier sa revue hebdomadaire

Une revue hebdomadaire n’est jamais qu’une version particulière du rendez-vous quotidien avec soi. Si vous souhaitez prendre votre vie en main, c’est le tout premier conseil que je vous ai suggéré de mettre en place.

Pour créer votre revue hebdomadaire, il suffit de dédier tout ou partie d’un de ses rendez-vous quotidiens à cette revue. À vous de voir quel jour vous préférez (traditionnellement le vendredi, le dimanche ou le lundi) ainsi que le moment dans la journée (en début ou en fin de journée). Pour le reste, les consignes restent les mêmes que pour ce rendez-vous quotidien.

De la revue quotidienne à la revue annuelle

La revue hebdomadaire est la revue la plus fréquente et la plus utile.

Cela étant, vous pouvez très bien avoir des revues à fréquence variées :

  • revue quotidienne ;
  • revue mensuelle ;
  • revue trimestrielle ou semestrielle ;
  • revue annuelle.

Moins la revue est fréquente, plus les questions posées et les éléments manipulés sont « abstraits » : la revue quotidienne gère le quotidien dans ses considérations les plus pratiques, la revue annuelle s’interroge sur vos choix de vie, vos orientations, vos projets, …

La revue quotidienne peut se réduire à une seule activité : définir la liste des tâches à traiter aujourd’hui. Peut être un peu plus mais surtout pas moins ! De plus, elle doit être soutenue par des habitudes, des routines : gérer le courrier entrant (papier et virtuel), ranger un outil après son usage, …

Concernant les autres revues, le sujet est trop vaste pour être traité dans ce seul article. J’y reviendrais dans un autre article. Quelques règles cependant :

  • les revues quotidienne et hebdomadaire sont nécessaires mais non suffisantes ;
  • 2 niveaux supplémentaires de revues sont souhaitables, selon vos préférence : mensuelle/trimestrielle et annuelle par exemple.

Conclusion

Le quotidien, avec sa planification et ses tâches, est le domaine de l’ouvrier, de l’employé (aucune connotation péjorative) : vous agissez sans remettre en question les choix et décisions.

La revue hebdomadaire, selon la méthode GTD, est le domaine du gestionnaire : vous évaluez, vous décidez, vous planifiez.

La revue hebdomadaire est le parfait complément de la revue quotidienne. Elle est le liant qui assure cohérence et croissance à votre vie.

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Puyette

Intéressant comme article :-) Ca me fait penser (en plus adulte bien sûr), à mes journaux intimes de lorsque j’étais jeune.

Ceci étant dit, il est vrai que faire ce genre de revue permet de se poser, et de réfléchir un peu à ce qu’il faut faire, et faire un compte rendu de ce qui a été fait : et des fois, c’est bien de se poser pour réfléchir un peu (généralement, on ne prend jamais le temps, on vit à mille à l’heure)

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Edwige

Merci pour la liste de questions à se poser. Je trouve très intéressant de se demander ce qui peut nous détourner de nos objecifs et ce que l’on peut améliorer par rapport à la semaine passée. Il ne s’agit pas juste de faire une liste de tâches.
Je vais mettre en pratique!

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Julien @L'investissement dans les garages

SAlut Grégory,

arrives-tu à faire ta revue chaque semaine ? Si oui, alors chapeau bas monsieur !

Personnellement, je prends le temps d’écrire mes tâches hebdomadaires exceptionnelles en sus de mes tâches plus stratégiques mais traitées quotidiennement (recherche de parkings à vendre, visite de garage pour investir, commentaires sur des blogs etc etc).

Ceci dit, je vois bien ce qui est « stabiloté » à la fin de la semaine et le reste. C’est déjà un bon point.

Avant, j’utiliserais cette revue sur un plan mensuel et comme un outil de management pour mon équipe. Ils appréciaient bien ce rendez-vous de prise de recul avec moi sur leur quotidien. On a développé pas mal de compétences et d’actions grâce à ces petits rendez-vous !

Julien

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Christine

Je retiens l’idée des questions à se poser quand on fait la revue… C’est l’étape que j’ai tendance à zapper.
J’ai repris depuis quelques semaines les listes hebdomadaires où je stabilote (en couleurs parce que c’est plus gai) les items réalisés, mais j’oublie (ou plutôt je fuis) de me poser le pourquoi des items qui restent en plan et que je reporte de semaine en semaine sur la prochaine liste…
Je vais m’y atteler dès cette semaine.

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Arnaud d'Avenir-Plus-Riche

Article particulièrement intéressant.
Je dois avouer qu’écrire est l’un des meilleurs moyen pour tenir ses engagements que ce soit de manière hebdomadaire ou pas.
Je ne pratique pas cette revue systématiquement, mais je pense que ce doit être un outil puissant pour avancer dans la vie.

Je vais mûrir cette idée.

A bientôt

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Ludovic

J’ai 50 minutes de métro pour rentrer chez moi le soir, je mettrai ce temps à profit pour effectuer ma revu ;-)

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j.aubert@ysos taupe

Excellent article c’est très intelligent comme stratégie, en effet faire une liste des choses qui peuvent ou ont pu nous détourner de nos objectifs ou alors des éléments qui peuvent nous aider à améliorer notre rendement et potentiel est la meilleure chose à faire et j’ai déjà testé ce genre de pratique et je peux vous assurer que c’est très efficace.

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gildas

Pour moi, le passage en revue est un élément indispensable de cette méthode, je ne le pratique pas tous les jours (manque de rigueur), mais il m’a permis de prendre de grosse décision professionnelle. En effectuant cette revue, on sait ce que l’on a fait, où on en est, et ce que l’on a à faire. On revoit également ses objectifs à court, moyen et long terme.

Petite astuce : je suis très numérique dans mon utilisation de la méthode, donc le passage en revue se fait souvent dans le canapé, le soir, grâce à une célèbre tablette et au logiciel qui l’accompagne (désolé si je suis un peu flou, mais je ne veux pas citer de marques sur un site qui n’est pas le mien)

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Mathilde

Salut Grégory, cet article me fait penser au dernier que tu as écrit, es-tu dans une période d’organisation :) ?

Il faut trouver le temps d’organiser ses tâches et de faire une revue. Tu vas me dire que ce n’est pas un manque de temps mais plutôt un manque de motivation et je t’avoue que je suis d’accord avec toi. Il faut se motiver pour passer du temps sur une revue, cela peut être décourageant les premières fois, après je pense que ce n’est qu’une question d’habitude. Tout est question d’habitude !

Merci pour la liste de questions que tu nous proposes, je commencerai par là. Je pense qu’au fur et à mesure les questions viendront d’elles-mêmes.

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Jean@tennis de table

Je ne connaissais pas cette méthode GTD, qui me fait penser à la méthode SMART, basée elle aussi sur un bilan objectif et régulier.

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gildas

La méthode SMART et la méthode GTD sont (pour moi) différentes sur la notion d’objectif. Dans le A de SMART, il y a « atteignable » et R comme « réalisable ». Ce qui n’est pas le cas de GTD qui n’aura pour but que de définir les tâches à accomplir pour atteindre un objectif. J’ai un apriori sur la méthode SMART car avec ces termes, elle équivaut à se restreindre à ses propres limites à l’instant T.
Par exemple, si mon projet est de devenir une star de ciné… ca n’est ni réaliste (je ne suis pas acteur), ni atteignable (et oui je ne suis pas bratt pitt), par contre GTD me dira de « prendre des cours de théâtre » et de « faire de la musculation »… j’ironise mais c’est à peu près cela.

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Julie@bracelet homme

@Jean : comme l’explique gildas, la méthode SMART permet de partir sur de bonnes bases, en définissant clairement les objectifs. C’est la grosse différence avec GTD, plus orienté sur le type de tâches à mettre en oeuvre pour y arriver.

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Grégory

@Puyette: Tu as bien résumé l’intérêt de ce genre de moment, de pause qu’on s’accorde dans la course de nos quotidiens.

C’est un peu comme s’assurer que le bateau de notre vie garde le bon cap …

@Edwige: Ce genre de questions permet de mettre de la profondeur dans nos réflexions et d’enclencher des changements plus profonds dans vies (méthodes, habitudes, …)

@Julien: Hello !

Garde ton chapeau sur la tête, il fait plutôt froid en ce moment :-) Oui, je fais ma revue toutes les semaines, ou au pire, 2 pour 3 semaines.

L’important, c’est d’avoir ce genre de rendez-vous de façon régulière et pérenne. Ce que tu sembles avoir.

J’avais un chef d’équipe qui faisait de même que toi. En fait, il y avait une petite réunion hebdomadaire et un point mensuel, plus conséquent. Terriblement utile !

Merci beaucoup pour ton retour d’expérience :-)

@Christine: Je suis ravi que cet article t’apporte quelques éléments pour améliorer tes méthodes. Cela étant, tu sembles avoir une bonne base.

À la limite, les 2 questions suivantes ne peuvent être posées que durant la revue mensuelle :
– Comment puis-je améliorer et capitaliser sur ce qui a bien fonctionné ?
– Comment puis-je corriger ce qui n’a pas bien fonctionné ?

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Grégory

@Arnaud: N’hésite pas à nous faire part du résultat de ton murissement …

À défaut de faire cela toutes les semaines, tu peux le faire tous les mois. L’essentiel est d’avoir des moments dédiés à la réflexion, l’introspection et l’ajustement. Sur une base hebdomadaire, conserver l’élection des tâches à réaliser est quand même nécessaire.

@Ludovic: Très bonne idée ! Et tu peux aussi en profiter pour lire. C’est ce que je faisais avec mes 4h de transport quotidiens …

@j.aubert: Merci pour retour et ton partage d’expérience :-)

@gildas: Au jour le jour, l’essentiel est l’opérationnel : décider des tâches à traiter et les traiter.

Une revue plus approfondie à la semaine est suffisante.

L’informatique est un bon outil, il n’y a pas de doutes. Moi, je cumule les deux : analogique et numérique.

PS: Merci pour ta discrétion et ta délicatesse :-)

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Grégory

@Mathilde: Hello !

En fait, le dernier article me semblait un bon complèment à cet article pour élargir le propos à toutes les revues régulières de sa vie.

À la base, je suis un grand fan d’organisation et de productivité. Désolé si j’en fais de trop …

Le manque de temps peut intervenir. Mais de façon ponctuelle uniquement. Sur la durée, ce n’est plus une raison objective mais seulement une excuse pour ne pas faire. En fait, ce manque de temps devrait être une raison, une motivation supplémentaire, pour ce genre de démarche (tiens, une idée d’article …)

Mes questions ne sont que de pistes. À moduler et modifier par chacun. D’ailleurs, je suis premeur de vos suggestions de questions …

@Jean: @Gildas: @Julie: GTD et SMART sont 2 choses différentes.

SMART est une méhode pour définir correctement ces projets et objectifs. GTD est une méthode d’organisation et, dans une moindre mesure, de productivité globale.

Les 2 sont à utiliser.

Merci à Gildas et Julie pour vos réponses et précisions.

D’ailleurs, cela me fait penser que je n’ai jamais écrit d’article sur la méthode SMART sur ce blog.

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