33 techniques simples pour être plus productif

Produire plus, et donc être plus productif, est important. Pourquoi ? Cela permet de produire plus de valeur afin de donner plus et de recevoir, en retour, encore plus. Vous rendez ainsi la vie des autres plus riches et la votre plus épanouissante.

Bien sûr, ce n’est pas si facile. Mais l’effort en vaut la peine.

Je vous propose quelques conseils pratiques pour augmenter votre productivité.

Depth

Au total, il y a 33 conseils regroupés en 6 catégories.

Motivez-vous

Trouvez votre mission

Tout sera beaucoup plus facile si vous avez une mission en laquelle vous croyez, un objectif fort à accomplir. Votre motivation, votre constance, votre obstination à franchir les obstacles n’en seront que plus grandes. Et cela transparaîtra aussi dans votre enthousiasme et la qualité de votre travail.

Virez les monologues négatifs

Votre attitude est en grande partie déterminée par la façon dont vous vous parlez. Modifiez votre état d’esprit, apprenez à vous aimer et à aimer ce que vous faites. Soyez attentif à vos dialogues intérieurs. À chaque fois que vous reconnaissez un discours négatif, virez-le promptement et remplacez-le par une pensée positive.

Prenez du plaisir

Il s’agit d’un élément indispensable. Il renouvelle votre énergie, maintient votre motivation et augmente la qualité de votre temps de travail et de votre temps tout court. Surtout, vous n’aurez plus l’impression de travailler.

Préparez-vous

Trouvez vos points forts

Vous accomplirez bien plus si vous faites quelque chose où vous êtes doué. Moins de sensation de travail, plus de plaisir, plus d’envie d’apprendre. Trouvez vos points forts et concentrez-y vos efforts. Et ne vous acharnez pas sur vos faiblesses.

Trouvez vos modèles

En ayant les bons exemples sous les yeux, vous pourrez être plus productif plus facilement. Vous aurez accès aux bonnes méthodes. Que ce soit une personne physique, un livre, un blog. Cela n’interdit cependant pas l’expérimentation et l’appropriation.

Trouvez des partenaires

Vous pourrez faire bien plus si vous avez des partenaires. Que ce soit pour vous guider, vous accompagner, vous motiver, vous stimuler. Vous pouvez les trouver dans la vraie vie et aussi sur Internet.

Prévenez les problèmes grâce à une planification

Prenez le temps de penser à plus long terme et d’anticiper les éventuels problèmes. Bien sûr, Il ne s’agit pas de tout prévoir. Et faites attention à l’illusion de tout contrôler ou à la crainte d’agir. Mais une bonne planification ne nuit jamais.

Gardez votre esprit clair

N’essayez pas de mémoriser des idées ou des choses à faire. Sortez-les de votre esprit en les écrivant. Votre cerveau est doué pour réfléchir, ne l’encombrez donc pas de choses inutiles.

Gardez votre esprit calme

Désencombrer votre esprit est essentiel. Mais il pourrait encore y avoir du bruit dans votre tête. Ce bruit peut être la culpabilité, la peur, ou les pensées distrayantes. Débarrassez-vous en : écrivez-les, voire méditez.

Equipez-vous

Formez-vous

Vous serez bien plus productif si vous êtes bien formés à ce que vous faites. Trouvez autant de sources d’informations que possible et sélectionnez les meilleures. Lisez les bons livres. Y a t-il de meilleures pratiques ? Y a t-il des écueils vous pouvez éviter?

Construisez votre base de connaissances personnelles

Prenez l’habitude de noter ce que vous apprenez et surtout résolvez. Et assurez-vous de pouvoir retrouver cela facilement plus tard (Evernote est parfait pour cela). Lorsque vous rencontrerez des situations similaires, vous pourrez vous référer à vos notes, accélérer le processus et ne pas refaire la même erreur.

Maîtrisez vos outils

Votre temps devrait être consacré à l’accomplissement des tâches. Pas à trouver comment utiliser vos outils. Si un outil ne convient pas, changez-le. Et si un outil convient, conservez-le sans passer des heures supplémentaires à peaufiner ces réglages.

Aimez vos outils

Il vous sera bien plus simple d’utiliser et maîtriser vos outils si vous les aimez !

Gérez votre énergie

Soignez votre corps

Nourrissez-vous correctement. Sinon vous ne pourrez pas donner votre meilleur, à tous les niveaux: physique, mental, émotionnel, professionnel ou social. Vous êtes ce que vous mangez, littéralement. Dormez correctement et suffisamment. Tous les cafés, thés et stimulants ne sauraient remplacer un vrai sommeil réparateur. Agrémenté de quelques siestes légères …

Faites de l’exercice

L’exercice renouvelle et maintient votre niveau d’énergie tout au long de la journée. Il vous permet de travailler sur vos tâches avec plus de concentration. Et l’exercice est aussi un bon défouloir !

Respectez vos cycles

Votre corps et votre esprit fonctionnent par cycle. Les phases de repos suivent les phases d’action. Il y a des moments où vous ne serez pas bien productif. Et d’autres beaucoup plus. Traitez les taches importantes et exigeantes à ces moments-là !

Trouvez vos heures de pointe

Trouvez vos moments de prédilection. Préférez-vous vous lever et commencer à travailler tôt ? Ou, à l’inverse, êtes-vous de la fin de journée ? Peu importe, il n’y a pas de bonne réponses … Trouvez vos heures de pointe et exploitez-les.

Gérez votre flux de travail

Commencez un peu

Attelez-vous à une tache en ne prévoyant d’y travailler que 15 minutes, voire moins. Puis continuez :-). L’important est de commencer. C’est l’une des méthodes les plus efficaces pour combattre  la procrastination.

Travaillez un temps minimum

Décidez de ne jamais travailler moins de 30 minutes, ou même encore moins. L’important est de ne pas s’arrêter tant que ce temps n’est pas écoulé.

Ce conseil semble aller à l’encontre du précédent. En fait, c’est un bon complément, ou une alternative, selon vos préférences.

Divisez une tâche en étapes

Ne vous laissez pas intimider par une tache trop conséquente : divisez-la en sous-taches plus petites, plus faciles, plus simples. Il vous sera encore plus facile de commencer … puis de continuer :-).

Fixez une date butoir

Donnez-vous une date limite pour les tâches et les projets. Et respectez-la ! Sinon, le temps nécessaire se prolongera indéfiniment. Ou l’objectif sera continuellement reporté.

Réalisez les tâches importantes ou désagréables en tout premier

Outre le bénéfice immédiat, la suite vous paraîtra bien plus agréable, vous serez encore plus motivé et vous accomplirez sûrement bien plus.

Utilisez des listes de contrôle

Décomposez les éléments récurrents : les routines et revues en taches, les taches régulières en sous-taches, les livrables et résultats en composants, … Et rassemblez le tout dans des listes de contrôle. Cela vous permettra de vous assurer de ne rien oublier, et de gagner en qualité et en sérénité. Et une liste de contrôle est aussi un début de documentation …

Traitez les tâches similaires par lots

Rassemblez et traitez les tâches similaires par lots. Téléphone, mail, course, veille technologique, écriture, … Vous y gagnerez du temps, de l’énergie, de la simplicité.

Éliminez le superflu

Être plus productif signifie aussi éliminer les taches inutiles. Pour chaque tâche, demandez-vous « dois-je vraiment faire cela ? » Si la réponse est non, alors n’hésitez pas à l’éliminer.

Contentez-vous du moyen

Le mieux est l’ennemi du bien ? Le perfectionnisme est l’ennemi de la productivité. Vous voulez obtenir quelque chose d’aussi parfait que possible ? Malheureusement, au-delà d’un certain point, vos efforts supplémentaires ne vous donneront plus suffisamment de valeur. Reconnaissez ce point et arrêtez-vous là.

Appliquez le principe des 80/20

Vous obtiendrez 80% du résultat attendu avec 20% d’investissement. La proportion 80/20 peut varier mais le principe est là. 80% d’un projet avec 20% des taches, 80% d’une tache avec 20% du temps total, … Après avoir supprimé le superflu, concentrez-vous sur l’essentiel !

Optimisez votre session de travail

Virez les distractions et soyez concentré sur la tache en cours

Concentrez-vous sur une tâche et une seule à la fois : celle que vous faites maintenant. Éliminez les distractions et les interruptions.

Mesurez vos méthodes

Comment saurez-vous que vous êtes productif si vous ne mesurez pas ? Vous pouvez imaginer l’être … et ne pas l’être. Trouvez, mesurez et testez les paramètres de votre activité. Puis évaluez votre performance et recommencez.

Optimisez vos routines

Essayez d’optimiser les tâches que vous effectuez fréquemment. Y t-il des étapes que vous pouvez éliminer ? Ou faire moins souvent ? Existe-t’il un moyen d’être plus rapide ? Prenez du recul pour exploiter au mieux votre temps.

Automatisez vos routines

Après avoir optimisé vos routines, peut-être pouvez-vous les automatiser. Peut-être même pouvez-vous les déléguer ! Libérez vos ressources pour les investir sur des taches à forte valeur ajoutée.

Déléguez

Si une tache doit être faite, mais que vous manquez de temps ou de savoir-faire, déléguez-la ! Vous pouvez généraliser cette technique et déléguer toute tache qui n’est pas dans votre cœur d’activité.

Sauvegardez votre travail

Il n’y a rien de plus frustrant que de perdre son travail à cause d’une problème informatiqut. Enfin, si, il y a sûrement plus frustrant, mais quand même. C’est ch***t !Sauvegardez. Souvent. Faites des doublons. Régulièrement. Utilisez Dropbox et Evernote.

Conclusion

Voila quelques conseils que je pense être judicieux. Piochez ceux qui vous inspirent le plus et appliquez-les.

Peut-être avez-vous des conseils, des astuces, des techniques, … Partages-les ici. Nous vous écoutons !

Soyez plus efficace

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DavidB_iRiche.com

Moi je garde “prenez du plaisir ” et “formez-vous” !
Si on aime ce que l’on fait et qu’on le maitrise parfaitement on est obligatoirement productif et le travail n’est plus un travail.
L’état d’esprit aussi est important : les monologues négatifs, ça c’est quand ce qui est au dessus ne fonctionne pas… ;-)

Reply
Judith@s'organiser

Merci pour ces 33 astuces !
Pour ma part, il faut que je me concentre sur le 80/20… J’ai tendance à être perfectionniste et à m’attacher à des détails parfois ! C’en est énervant à la fin.
J’aimerais aussi trouver mes “heures de pointe”. Je travaille toujours sur mon blog le soir ou quand je suis seule pour ne pas être dérangée. En ce qui concerne la rédaction des articles, c’est un peu partout… ;-) Mais pas toujours productif !
A bientôt !

Reply
Nathanael

En ce moment, je suis en plein phase d’élagage ou élimination de superflu et d’optimisation et d’automatisation de mes routines. et de mesure de ma productivité…

Reply
Grégory

@DavidB: Très bons choix ! Et je ne suis pas étonné que tu choisisses ceux-là :-)

Aimer ce qu’on fait implique que le travail n’est plus un travail, on est d’accord. Et pour être productif, il faut pratiquer. Et on peut sans cesse pratiquer et améliorer son efficacité et donc sa productivité. Non ?

Les pensées négatives et distrayantes peuvent très venir d’autres aspects de notre vie que seulement le travail.

@Judith: Mais de rien …

Je vois que tu as déjà repéré celles qu’il faudrait que tu appliques.

Moi, c’est plutôt “faire de l’exercice” et “tenir une date butoir” qu’il faudrait que je travaille !

@Nathanael: Intéressant … Où en es-tu ? Et comment t’y prends-tu ?… D’ailleurs, ça pourrait faire l’objet d’un article sur mon blog. Intéressé ?

Accessoirement, ça fait plaisir de voir que mes quelques conseils sont déjà appliqués. Ils ne sont donc pas si bêtes !

Reply
yokitap

Salut Grégory,

Je découvre avec plaisir ton blog, sympa ton article, tes conseils ne sont pas bêtes du tout, bien au contraire, pour ma part, pour ajouter ma petite contribution j’utilise un logiciel xmind, qui est un outil pour réaliser des cartes mentales, avec cet outil j’organise mes idées et je gagne beaucoup de temps.

Reply
Grégory

@yojitap: Hello !

Merci pour ton commentaire et ta contribution ! J’utilise encore peu les cartes mentales. Mais je pense m’y mettre un peu plus sérieusement. J’ai lu quelques bouquins et articles blogs. Ce qui m’impressionne le plus, c’est la variété des usages de ce simple outil !

Encore merci pour ta contribution très opportune !

Reply
Hamid@dalle piscine

En résumé, on peut dire que pour bien travailler, il faut un esprit sain dans un corps sain. Un peu d’exercice physique pratiqué avec régularité chaque semaine permet d’être reposé et opérationnel au travail. Comment résister au stress et à la pression des collègues et clients quand physiquement son corps est fatigué nerveusement. Dépensons nous pour pouvoir restez zen au taff. Quand je taff, j’ai toujours cet adage à l’esprit: le mieux est l’ennemi du bien :)

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Grégory

@Hamid: Important, le corps sain et reposé. L’esprit sain et reposé n’en sera que plus sain et reposé :-).

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Valentin

Salut Gregory !

Pour info, maintenant que je suis en agence, j’utilise un petit outil en ligne permettant d’optimiser sa productivité. C’est FreedCamp :)

Gratuit, facile à prendre en main, plutôt bien fait graphiquement et parfaitement bien en développement. Il existe des modules sympa (payant et gratuit). En gros il permet de gérer ses clients, les tâches à faire, le temps passé sur un projet ou sur une partie du projet etc.

Je t’invite à l’essayer :)

Reply
Grégory

@Valentin: Hello !

Merci du partage. Ca a l’air très intéressant, effectivement. Je le garde sous le coude pour mon auto-entrepreneuriat à venir dans le cadre de mon congé sabbatique :-).

Question : permet-il de remonter des infos aux clients : facture, taches effectuées, temps passé, … ?

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