2 principes pour être plus efficace : privilégier l’importance et ignorer l’urgence
Votre réussite et votre succès se bâtit au quotidien, un peu plus chaque jour. Il se bâtit avec les actions que vous estimez importantes, que vous décidez d’accomplir et auxquelles vous accordez le temps nécessaire. Je vous propose un modèle simple, en 2 étapes et 3 modules, pour privilégier ce qui important et supprimer ce que vous estimez urgent.
Depuis le précédent article, vous savez que votre succès se bâtit durant votre quotidien.
En d’autres termes, pour réussir, vous devez accorder du temps à la réalisation d’actions qui vous rapprochent un peu plus du succès. Même un petit peu plus.
Peu importe ce que vous mettez derrière le mot succès : obtenir une promotion, passer du temps avec vos enfants, avoir un beau jardin, courir un marathon, créer un blog, …
Ce qui importe, c’est que vous fassiez de ces quelques actions les actions les plus importantes de vos journées.
Le processus est tout simple :
- définir ce qui est important ;
- lister les actions à faire aujourd’hui ;
- réserver du temps ;
- agir !
Si, tous les jours, vous appliquez ce petit processus, quelque soit l’objectif que vous visez, vous l’atteindrez.
Bien que cela soit facile à écrire, c’est quelque peu plus difficile à réaliser. Les écueils ne manquent pas. Et il en est plus vicieux que les autres …
Votre quotidien est ainsi encombré par l’urgence. Ou par ce qui semble être l’urgence.
Or ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent.
De plus, nous avons tous tendance à être interpellé par ce qui demande une réponse rapide, par ce qui réclame notre attention maintenant, par ce qui semble être urgent. C’est une tendance naturelle.
Résultat : nous reportons sans cesse ce qui est important pour nous occuper de ce qui est urgent. En nous disant que nous aurons le temps plus tard.
Mais les vagues des imprévus, des problèmes, des alertes, … des urgences ne s’arrêtent vraiment jamais. Elles sont sans fin. Contrairement à notre temps.
Il n’y a pas 36 solutions. Et j’en reviens au début de cet article : vous devez accorder du temps à la réalisation d’actions qui vous rapprochent un peu plus du succès. Même un petit peu plus.
Il s’agit de ne pas seulement faire ce qu’on vous demande de faire. Il s’agit de choisir ce que vous voulez faire puis de le faire.
Étape 1 : Choisir et décider
La toute première étape est donc de décider :
- ce qui est vraiment important pour vous ;
- ce que vous voulez réaliser.
Sans cela, vous continuerez à vous laisser guider par les urgences, les circonstances et les demandes de tiers personnes.
Si vous en avez besoin, relisez cet article. Puis faites une revue annuelle. Je ne connais rien de tel pour prendre le temps de la réflexion, se poser de bonnes questions puis repartir sur de bonnes bases. En l’occurrence décider de ce qui est important pour vous puis y accorder du temps quotidien.
Étape 2 : Agir
La seconde étape est d’agir au quotidien. C’est à dire se concentrer sur l’important et accorder la portion congrue (de temps, d’attention, d’énergie) à l’urgent.
Je vous accorde que cela n’est pas toujours facile ou même possible.
Mais si ce n’était pas facile, je n’écrirais pas cet article. Et si c’était vraiment impossible, je n’écrirais pas cet article.
Cela étant, je suis sympa 🙂 et je vais vous aider en vous donnant un petit mode d’emploi en 3 modules.
Module 1 : Se concentrer sur l’important
Premier module : concentrez-vous sur l’important.
Choisir 3 tâches importantes à faire aujourd’hui
Tous les jours, choisissez 3 tâches importantes. Ces 3 tâches doivent être liées à un projet important et vous permettre de vous rapprocher un peu plus de la réalisation de ce projet.
Vous pouvez, en fonction du temps nécessaire, en choisir moins ou un peu plus. Cependant, 3 tâches est un bon compromis. Par contre, ne dépassez pas (souvent) 5 tâches sous peine de régulièrement échouer.
Faites-les en tout premier
Le moyen le plus efficace et le plus simple de réaliser vos 3 tâches importantes du jour, c’est de les faire dès le début de la journée, avant toute autre chose.
Vous êtes encore plein d’énergie et d’enthousiasme, rien ni personne ne vous a sollicité, vous êtes seul maître à bord. Et quel excellent moyen d’être satisfit de sa journée !
Planifiez
Quand vous prévoyez un restaurant entre amis, ou un cinéma, ou un voyage, vous planifiez l’activité et vous lui réservez du temps ?
Et bien faites de même pour les tâches, les projets ou les domaines de votre vie que vous considérez comme important : amis, enfants, partenaire de vie, …
Bon, votre partenaire de vie pourrait trouver la méthode modérément romantique. Mais après tout, s’il n’en sait rien et s’il est satisfait du temps passé ensemble …
Module 2 : Éliminer l’urgence
Deuxième module : limitez, voire éliminez, l’urgence.
Supprimer les notifications
Voyez grand : ne vous connectez pas à vos messageries mail, ne vous connectez pas à aux réseaux sociaux, coupez votre téléphone portable, débranchez votre téléphone, mettez des écouteurs, fermez la porte à clef, …
Si vous êtes injoignable, l’urgence ne pourra pas arriver à vous. Il ne s’agit pas de faire cela 24h/24 et 7j/7. Mais 2h non stop par jour, ce n’est pas négligeable. Et vous verrez que le monde ne s’arrêtera pas de tourner pour autant.
Répondre « non » ou négocier
Il est de bon ton de répondre « oui » aux demandes de nos amis, de notre famille, des collègues de bureau, du chef. Mais répondre « oui » à toutes ces sollicitations à un coût en terme de temps et d’énergie.
Répondre « non » à aussi un coût. Mais plutôt que de répondre systématiquement et immédiatement « oui », demandez à prendre du temps de réflexion. Réfléchissez aux coûts induits par les 2 réponses, ainsi qu’aux gains et bénéfices, puis répondez en connaissance de cause, en négociant si besoin. Mais protégez votre temps et votre énergie et réservez-en pour vos priorités.
Ignorer
Le niveau ultime au point précédent : ignorez la requête. C’est d’autant plus facile quand la demande est faite par mail : elle est tombée dans les spams 🙁
Bon, je vous l’accorde, c’est brutal. Et ce n’est pas forcément à faire avec tous vos interlocuteurs. Mais cela peut être efficace et vous faire gagner du temps 🙂
Module 3 : Se libérer du temps
Troisième module : libérez-vous du temps.
Supprimer les tâches superflues
Toutes les tâches n’ont pas la même importance. Certaines sont importantes et vous leur accordez maintenant tout le temps qu’elles méritent. D’autres sont simplement superflues.
Supprimez-les, tout simplement. Demandez-vous si elles sont incontournables pour la réussite de vos projets. Si la réponse est non, ne leur accordez pas plus de temps et d’attention. Et supprimez-les définitivement
Débrancher la télé
La télé est sûrement l’un des plus grands fléaux de nos sociétés modernes. Bon, je noircis le tableau car de bonnes choses peuvent sortir de votre téléviseur …
Il s’agit surtout d’en avoir usage intelligent. Donc, à défaut de la débrancher totalement, appliquez ces quelques astuces pour que regarder la télé soit utile.
Aller plus loin
Pour aller plus loin, je vous suggère de (re)lire ces quelques articles précédemment publiés sur ce blog :
- tout d’abord reprenez votre organisation personnelle car elle sera un allié inestimable pour gérer efficacement votre temps et vos activités ;
- ensuite revoyez ces fondamentaux de la productivité personnelle qui sont la suite logique de cet article ;
- enfin mettez en œuvre ces techniques pour améliorer votre efficacité personnelle dans le feu de l’action.
Conclusion
Voila un complément à l’article précédent, afin de vous aider à avancer tous les jours un peu plus vers votre succès.
N’hésitez pas à partager vos méthodes et astuces et à compléter cet article.
Petit aparté : à travers les notions d’importance et d’urgence, certains auront reconnu une célèbre matrice. Je parlerais explicitement dans un prochain article.
Image credit: arcady31 / 123RF Banque d’images
Je suis surpris de ne trouver aucune référence au livre de Stephen Covey, « Priorité aux priorités », qui aborde le même sujet. Cet article en résume trés bien l’idée principale. Je le recommande à tous, c’est l’un de mes ouvrages préférés.
Bonsoir Grégory,
Super article ! Souvent en début d’année, on se fixe toujours des objectifs pour l’année et pour la vie mais au fil du temps on “oublie” ces objectifs.
Ton article présente bien en détail ce qu’il faut faire pour atteindre ses objectifs, notamment en commençant par changer son quotidien.
Merci pour cet article, bonne continuation !
Bonjour, je suis tout à fait d’accord avec vous bien qu’il ne soit pas toujours évident de différencier l’important à l’urgent.
Je me suis fixée pleins d’objectifs pour 2013, mais si c’est comme 2012 très peu seront accomplit… Je vais suivre vos conseils en espérant pouvoir en réussir bien plus cette année.
Et surtout le plus gros point qu’il faut que je travaille cette année, c’est pouvoir dire “non” plus facilement, je me suis faite avoir bien trop facilement à force de dire “oui”.
A bientôt, Marine
Bonjour,
La gestion du temps est peut être le point le plus mal traité au quotidien par la plupart d’entre nous.
Il y a tellement de sollicitations au quotidien que c’est souvent plus facile de s’occuper de choses futiles que les choses vraiment importantes.
Connaissez vous la petite histoire du prof de fac et de son aquarium et des cailloux, pour expliquer la gestion du temps ?
En termes d’organisation, on peut classer toutes les tâches dans 4 catégories :
1- importante et urgente
2- importante mais pas urgente
3- pas importante mais urgente
4- pas importante et pas urgente
Il faut traiter les catégories 1 et 2 en premier.
Et éventuellement laisser tomber la 4
C’est vrai que notre quotidien, et donc les obligations qu’on a, ce qu’on peut donc appeler les “urgences”, nous bouffent la vie et nous empêchent d’avoir une vrai réflexion sur ce qu’on doit faire pour avancer. Vos conseils sont donc dans ce sens très pertinents et je vais faire au mieux pour les appliquer.
“ce qui est urgent est rarement important, et ce qui est important est rarement urgent”
Très bien dit ! Ce n’est pas dérangeant de remettre à plus tard quelque chose qui paraît “urgent”. Alors que si on passe une journée sans avoir fait quelques chose d'”important”, c’est déjà plus problématique. A la fois pour les résultats, mais aussi pour le moral !
Se couper de tout pendant un moment peut faire du bien. Après 2h par jour c’est peut-être beaucoup surtout lorsqu’on a des due dates et des clients qui râlent à la seconde où ils rencontrent un problème. Savoir dire “non” est important par contre car ça permet de s’organiser, de ne pas se précipiter et surtout de montrer qu’on n’est pas des machines. Concernant la télévision je la regarde rarement mais j’avoue préférer regarder quelque chose qui me détend et qui n’est pas forcément très intelligent après une longue journée de travail que quelque chose qui fait réfléchir ^^
Je valide et revalide ce que dit Céline, ne pas se laisser submerger par les clients qui ralent !!! Parfois il vaut d’ailleur mieux laisser tomber un client pour libérer du temps c’est beaucoup plus profitable sur du long terme, courrir dans tous les sens n’amène rien de bon !!!
bonjour Grégory
j’ai beaucoup aimé l’article et merci beaucoup
Quant à la télévision depuis longtemps je ne la regarde qu’occasionnellement et je m’en porte mieux – je commence à connaître aussi mes priorités et mes projets pour 2013 est de vivre de ma passion et de gagner ma vie de mon activité, même si parfois il m’arrive de manquer de confiance en ayant peur
très belle journée remplie d’amour
cordialement
patricia
@Antoine: Pas de référence à ce livre car je ne l’ai pas lu, tout simplement 🙂
Bon, j’ai lu “Les 7 habitudes” (lien vers ma chronique) et j’aurais pu y faire référence puisque certaines idées de cet article s’inspirent de celles de ce livre, dont “Faites en tout premier les 3 tâches les plus importantes” qui s’apparentent au “first things first” original.
Mais je souhaitais l’article simple et centré sur quelques idées majeures. D’où mon choix.
Cela étant, “Les 7 habitudes” est aussi un bon livre que je recommande (d’où ma chronique 🙂 ). Et merci pour ta recommandation de lecture.
@maryam: Hello !
Merci pour ton enthousiasme 🙂
Tout passe par le quotidien et l’action. C’est ce que j’ai souhaité mettre en avant dans cet article.
@Marine: Hello !
Différencier l’important de l’urgent, ce n’est pas toujours simple. Mais c’est important. J’en parlerais dans un autre article. Cela étant, cela s’apprend tout doucement, jour après jour. Et il en de même pour la mise en application.
Je suis sur que 2013 sera une grande année pour toi. Et la première d’une longue série 🙂
@Fred: Hello !
Bien sur que je connais cette histoire 🙂
Tiens, j’en parlerais dans un autre prochain article. Cela me fera un article facile et rapide, mais intéressant.
Merci !
@Jérôme: Bing ! Voila … La fameuse matrice de Covey 🙂
J’en parlerais plus en détail dans un prochain article. Là, je voulais rester simple et pragmatique. Mais la théorie est là 🙂
Merci pour la complément 🙂
@Sylvie: Pour moi, obligations et urgences ne sont pas la mêmes choses.
Les obligations, ce sont tous les engagements qu’on a pris, ou les rôles qu’on doit assumer (mari/femme/compagnon, parent, enfant, pro, …), ainsi que les objectifs qu’on s’est fixé. Pour ce dernier point, le mot “obligation” n’est pas le mieux même vous devez faire une obligation des actions à réaliser pour atteindre vos objectifs …
Des urgences, il y en a par rapport à vos obligations, mais pas seulement … Par exemple, dépanner un collègue de bureau ne sera pas forcément une obligation mais pourra être une urgence selon le délai et l’importance de son problème. Notez bien que, pour cet exemple, dire non est possible. Comme je le conseille dans l’article.
@Chris: Je plussoie ton commentaire 🙂 Bon, une fois de temps en temps, ne pas faire quelques chose d’”important”, ce n’est pas rédhibitoire. Il faut savoir souffler … Mais trop souvent, oui, c’est problématique …
@Céline: “Après 2h par jour c’est peut-être beaucoup surtout lorsqu’on a des due dates” …Ben, si tu as des due dates, c’est peut être judicieux de t’isoler pour travailler convenablement et livrer un travail en temps et en heure et en qualité 🙂
Bon, je râle, mais on a tous nos contraintes et, surtout, nos habitudes. Essaie les miennes, tu m’en diras des nouvelles.
Quant à la télé, je ne relèverai même pas … 🙂
@Patricia: Merci pour ton commentaire qui met en lumière le duel important/urgent concernant les clients 🙂
@patricia: hello !
Je vois que tu es bien engagée sur la voie de l’action et de la réalisation de tes objectifs. Félicitations ! Et tous mes encouragements pour continuer …
Le manque de confiance et la peur, c’est normal. On a tous connu ça. Celui qui dit non ment 🙂 L’essentiel, c’est d’agir et de ne pas se laisser décourager 🙂
Belle journée à toi aussi 🙂
En effet, supprimer les urgences ça reste ce qu’il y a de mieux à faire =) Encore faut il en avoir le courage! Pour ceux qui sont réellement angoissés par le fait de délaisser ces urgences, n’est-il pas possible de prévoir un créneau dans la journée afin de s’en occuper?