Comment ne jamais perdre ses papiers et rester zen

Le papier analogique reste un vecteur essentiel de communication. Il est encore le support majoritaire pour les factures et autres obligations. Sans compter les formulaires et petits carnets administratifs. Comment les traiter dans les délais impartis, ne jamais les perdre, les retrouver facilement et rester zen ? Je vous dis comment je fais dans la suite de l’article.

Comment traiter ces papiers dans les délais impartis, ne jamais les perdre, les retrouver facilement et rester zen ?

Comment traiter ces papiers dans les délais impartis, ne jamais les perdre, les retrouver facilement et rester zen ?

Vous avez eu un petit coup de flip’, dernièrement, lorsque vous avez du faire votre déclaration d’impôt?  La peur de ne pas retrouver les papiers nécessaires ? Et de vous prendre une majoration de 10 % pour cause de délai dépassé ?…

Moi, non !

Et ça fait quelques années que les papiers n’ont pas causé de soucis ou d’inquiétudes de ce genre.

La faute à un processus (plutôt) bien rodé et quelques boîtes. 6 boites ou classeurs, pour être précis.

Allez, je ne vous fais pas languir plus que ça, je vous raconte tout !

La boite de réception

Le tout premier de mes classeurs, et bien c’est pas un classeur. C’est une boîte : la boîte de réception.

Tous mes papiers, quels qu’ils soient, arrivent dans ma boite de réception : courrier, publicité, lecture, notes déposées, … Tout tombe là-dedans.

Ce processus de collecte se déroule tout au long de la journée. Je parcours à peine le papier. C’est une tâche que je fais en lot, pour tous les papiers. Comme ça, je gagne (un peu) de temps et, surtout, je ne m’encombre pas l’esprit avec de nouveaux trucs et machins.

En fin de journée, je dépile tout ça. Un second processus commence alors : le tri. Chaque papier est examiné et évalué. Puis classé, selon ce que je veux en faire, dans un autre classeur.

Bon, pour être honnête, il m’arrive de sauter ce tri quotidien. En fait, à l’usage, la règle est plutôt à 1 jour sur 2. Et ça suffit largement. Je pense même que 2 fois par semaine pourrait être suffisant. Après, c’est une affaire de choix personnel. Et de taille de la boite de réception :-)

La boite de classement vertical

Le deuxième de mes classeurs, c’est la boîte de classement vertical.

Comprenez la poubelle :-)

Le papier a été lu et immédiatement exploité, s’il y avait quelque chose à en tirer. Je n’en ai plus besoin et je n’ai pas besoin de le conserver. Donc, paix à son âme …

Je ne pense pas qu’il soit nécessaire que je vous fasse un dessin ou que je m’étale plus que ça sur le sujet.

L’échéancier

Le troisième de mes classeurs, c’est l’échéancier.

Lorsque le papier en question nécessite qu’une action soit faite un jour particulier, je le range dans mon échéancier à la date qui va bien. C’est par exemple le cas d’une facture à régler, d’un billet d’entrée pour un spectacle, …

Bon, l’échéancier n’est pas un outil très courant. Cet outil m’a été révélé par la méthode GTD ou « S’organiser pour réussir ». Après une période de test, je l’ai trouvé très pratique. Je l’ai donc conservé et intégré dans mon organisation. Pour en savoir plus, consultez cet article maison présentant le fonctionnement et l’usage d’un échéancier GTD.

Pour en revenir au sujet de cet article, le papier est stocké dans l’échéancier et n’en ressort que le jour où j’en ai besoin.

Après usage, il continue son petit bonhomme de chemin dans la suite de mon organisation. En l’occurrence, je le stocke directement dans le classeur des papiers à scanner.

Le classeur des papiers à traiter

Le quatrième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à traiter.

Si un papier nécessite une action, mais qu’aucune date quelconque n’est obligatoire, je le stocke dans ce classeur. C’est le cas des factures sans date butoir, des demandes de renseignement d’une administration quelconque, …

Puis, le week-end venu, je dépile ces papiers et je les traite au fur et à mesure. En moins de 20 minutes, c’est expédié !

Tous ces papiers sont stockés directement dans le classeur des papiers à scanner.

Le classeur des papiers à scanner

Le cinquième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à scanner.

Les papiers ont des durées de conversion variées. Certains papiers doivent être conservés toute la vie, d’autres très longtemps, d’autres moins, … Ça, c’est pour la version papier. Moi, je me fais une version numérique de tous ces papiers. Je les scanne tous ! Afin de les garder aussi longtemps que l’informatique existera, que le format PDF sera reconnu et que nous aurons de l’électricité pas (trop) cher. J’espère donc pendant longtemps.

Tous les papiers dans ce classeur ont seulement besoin d’être classés et stockés dans leur destination finale : des boites métalliques à classeurs.

Mais d’abord, je les numérise. Puis je les stocke dans une salle d’attente, à savoir …

Le classeur des papiers à ranger

Le sixième de mes classeurs, c’est le classeur des papiers à ranger.

Tous les papiers dans ce classeur ont été traités et scannés. Je n’ai donc plus qu’à les ranger dans mes boites métalliques à classeurs.

Je fais ces 2 dernières étapes (scan puis rangement) par session. Il fut un temps où je m’imposais des sessions hebdomadaire. En fait, je devrais continuer. Car mes sessions ont tendance à s’espacer dangereusement. Et ces 2 classeurs prennent de l’embonpoint :-(

J’ai donc développé une stratégie supplémentaire …

Les papiers dans ces 2 classeurs sont déjà classés, par type (facture, …) ou émetteur (EDF, …).

Ainsi, lorsque j’ai besoin de retrouver une exemplaire papier, je regarde d’abord dans ces 2 classeurs. Et ce pré-classement me simplifie la vie.

OK, je sais pertinemment que je devrais plutôt :

  • vider ces 2 classeurs, en scannant puis rangeant les papiers stockés ;
  • m’imposer de scanner et ranger de façon régulière.

Pour ma défense, je dirais que scanner et ranger des papiers, c’est ch**nt. Même si cela a, par ailleurs, bien d’autres avantages. Mais l’essentiel est sauf :

  • je ne perd pas mes papiers ;
  • je peux les retrouver facilement et rapidement ;
  • je reste zen :-)

Le dernier exemple en date, c’est justement celui de ma déclaration d’impôts. J’ai pu retrouver tous les papiers nécessaires et faire ma déclaration, en temps et en heure. Même si c’est un peu bancal sur la fin, l’ensemble est efficace.

Conclusion

La gestion de ces papiers peut être un casse-tête : ne pas les perdre, les retrouver facilement, faire les tâches afférentes dans les délais impartis.

Ce processus, constitué de 6 classeurs ou boites et de quelques habitudes, marche plutôt bien pour moi. N’hésitez pas à vous en inspirer.

Et si vous avez des conseils à partager, n’hésitez pas :-)

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ferne@Beurre de karité

Çà en fait beaucoup de classeurs! Pour ma part, ma boîte de réception est un tiroir, j’y stocke également tout. Dès que j’ai un moment je passe au triage, la poubelle à mes pieds. Je fais 2 tas : 1 pour les urgents et le reste…à voir. Tout ce qui est paperasses administratives c’est dans une mallette. Au moins on sait où chercher.

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karyn

Bonjour, c’est un sujet très intéressent. Je vous remercie pour cet article aussi utile qu’intéressant, c’est une bonne idée car j’aime pas laisser mes papiers n’importe où! De peur de perdre mes document, je fait toujours scanner mes documents et je le met sur un document sur mon ordinateur puis sur une clef USB .C’est une astuce que je donne aux personnes pour bien protégé leurs documents!

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DavidB_iRiche.com

hello Grégory,

tu dis « comment ne jamais perdre ses papiers… » j’ai trouvé la solution : en les supprimant ! :-)

Cela fait un an maintenant que j’applique la méthode expliquée sur mon site http://www.moins de papier.com

J’ai réduit en temps, en volume et en stress et je retrouve tout en deux secondes alors qu’auparavant il y avait des choses que je ne retrouvais même pas :-)
La seule chose qui me gêne encore un peu c’est « le cloud » pour la confidentialité mais il suffit de ne pas y mettre le vraiment confidentiel et finalement il y en a très peu.
Pour ça j’ai « à vie » un truc bien sécurisé et c’est amplement suffisant.

J’ai des boites à archives à te donner si tu veux… ;-)

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natacha

Salut
C’est bien ta proposition et j’suis sûre que ça marche mais disons que ça marche pour les gens organisés et donc qui ne perdent pas de papiers…. C’est un peu le serpent qui se mord la queue si je puis dire. Le problème des gens qui perdent leurs papiers, savent plus où ils ont mis leur passeport etc…, c’est qu’ils mettent tout dans la 1ère boite puis, ça ne va jamais aux autres boites sauf quand 1 jour ils ont besoin, d’un papier. Alors là, on resort le papier, on l’utilise et on le repose dans un coin,un tiroir etc… parce qu’on est comme ça, c’est notre nature quoi….bref, nous qui perdons les papiers, on n’arrivera jamais à utiliser les 6 boites…

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Brand

Tout les matins c’est le même rituel : les pubs à la poubelle, les factures et autres notifications de côté. Les papiers importants dans des classeurs distincts et rangés dans des tiroirs fermés à clé. Un petit tableau pour noter les dates importantes également.

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Manu

Bonjour,
Je suis très loin d’avoir une telle discipline avec ma paperasserie, il y a même des lettres que je n’ouvre jamais, comme par exemple les courriers de ma banque qui m’envoie tout un tas de relevés alors que je les consulte en ligne. Pour les papiers importants, ils vont tous dans le même carton mais en vrac on dira, de temps à autre je fais le tri mais très vite la pagaille revient. Il faudrait vraiment que je fasse ça plus sérieusement en m’inspirant de votre exemple.

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scott

il n’y a certainement pas de mauvaise aventure que de perdre ses pieds , surtout si on travaille en tant qu’expatrié en terre étrangère. Bien entendu , ce système de rangement s’applique peu importe où l’on se trouve. Rien de tel qu’une bonne organisation pour vivre constamment dans la zen attitude.

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herve

c’est clair que tout est dans l’organisation, perso je suis pas très organisé et c’est ma femme qui s’occupe des papier administratif de la maison, c’est rangé par classeur et étiqueté, on croit perdre du temps à bien classer mais au final on en gagne énormément lorsqu’on cherche certains documents

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Nathalie

Je ne suis pas aussi organisée que toi et je me suis disciplinée avec le temps car j’ai dû m’y mettre sérieusement. Mon organisation est encore un peu « fourre-tout » mais j’arrive à m’y retrouver. Je trouve ton organisation intéressante car elle demande finalement assez peu de temps.

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Pascal

Vous allez me dire que c’est n’importe quoi, pourtant je ne perds plsu aucun papiers dpeuis que j’agis de la sorte :
1/ je fais une pile de documents en attente de classement. Sinon je jette. Tant que la pile est gérable, j’entasse. J’ai besoin d’un document, je le cherche dedans et je le trouve car il y est obligatoirement !
2/ la pile n’est plus gérable, je classe tout dans les pochettes adéquates (EDF, GAZ, Impôts, etc.)
3/ je recommance une nouvelle pile…

Le classement doit permettre de retrouver un document et ne pas être prise de tête. Scanner, ranger, etc., c’est de l’administratif, et je n’aime pas ça. Donc je fais simple et c’est très bien pour moi :)

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Nora

Super technique, quoique un peu contraignante! Il faudrait vraiment que je m’y mettes néanmoins. Tu devrais mettre tes documents scannés sur un disque dur externe également pour plus de sécurité.

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Mikie

Etant adepte de l’organisation, ce système de tri me fait vraiment envie =) Seulement, contrairement à vous, je ne reçois absolument jamais de papiers. Alors que j’adorerais pouvoir les ranger! Mais non, tout juste si je reçois une petite lettre tous les deux mois (étant étudiante, j’imagine que je suis dispensée de beaucoup de procédure). Du coup, je peux les scanner (mais beaucoup de mes papiers sont électroniques, il s’agit donc plutôt d’imprimer) et les ranger tout de suite dans mon seul et unique classeur que j’ai bien du mal à remplir (mais qui est néanmoins bien rangé).

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Pierre

Ce n’est un secret pour personne, une organisation rigoureuse est la clé du succès. Bien entendu, cela prend du temps mais cette technique me parait très efficace.

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Mima

Il s’avère que je dois m’organiser un peu. Cela va m’aider à réduire considérablement tout stress. Je vais essayer d’être un peu disciplinée pour créer un environnement plus encourageant. Merci pour vos conseils.

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Cyprien

En voilà une bonne astuce, il faut aussi ajouter le fait de faire une photocopie de ses documents et de les avoir toujours sur soi. Cela peut servir lors d’un contrôle.

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