Mon petit gestionnaire de tâches préféré

Ce qu’on demande à tout outil, c’est d’être efficace, pratique et fiable. Et on ne demande pas moins à son outil de gestion de tâches. C’est d’ailleurs bien le minimum pour un outil sensé nous aider à mieux gérer notre vie. Je vous propose mon outil préféré pour cela : Google Tâches.

Mon petit gestionnaire de tâches préféré. Non, non, il est numérique :-)

Mon petit gestionnaire de tâches préféré. Non, non, il est numérique :-)

Une des façons les plus simples d’organiser sa journée est de créer des listes de tâches.

Il ne s’agit pas de créer des listes de tâches pour le simple plaisir de créer des listes de tâches. Déjà, en soi, cela ne mène pas bien loin. Ensuite, créer sans arrêt des listes sans fin, c’est surtout décourageant.

Les objectifs de la création des listes de tâches sont :

  • ne pas oublier de tâches importantes et/ou urgentes ;
  • avoir une vue d’ensemble des activités à venir ;
  • organiser sa journée ;
  • avoir un minimum de contrôle sur sa vie et son évolution ;
  • connaître un sentiment de sérénité et de tranquillité.

Bien que je sois très pragmatique et que j’adore faire des listes, je vous avoue que le dernier point est le plus plaisant et le plus bénéfique sur la durée. Avec un minimum de discipline et de pro-action, il est possible de ne plus se laisser déborder et d’être vraiment serein. Je pense que cela n’a pas de prix …

Faire des listes est donc utile et bénéfique. Encore faut-il avoir le bon outil …

Le bon outil est avant tout celui qui vous convient. Ce ne sera donc pas le même pour tout le monde.

Cela étant, je vous propose malgré tout mon outil de prédilection. À défaut de l’adopter définitivement, cela vous donnera au moins une piste d’exploration.

J’ai essayé plusieurs outils de gestion de liste : Wunderlist, Remember the milk, Todo.txt, Todo.ly, et j’en oublie …

Finalement, j’ai essayé celui que j’avais sous la main et qui est livré avec mes outils de mail et de calendrier, à savoir le gestionnaire de tâches de Google. Et je l’ai adopté.

Le gestionnaire de tâches de Google

Mon outil principal pour mes adresses mail, c’est Gmail. Et par extension, j’ai utilisé Google Agenda pour mes agendas. Ce sont des outils relativement simples d’utilisation, tout en étant extensibles, adaptables et efficaces.

Avec ces 2 outils, Google fournit un petit gestionnaire de tâches. Quand je dis, c’est petit. Car il ne permet que le minimum. Une tâche ne contient que :

  • un libellé ;
  • une date ;
  • un commentaire ;
  • une liste.

La seule fioriture est qu’une tâche peut être créée à partir d’un mail. Et il est ensuite possible de retrouver ce dernier à partir de la tâche. À l’usage, c’est très pratique.

Vous pouvez créer un nombre illimité de listes, une liste pouvant correspondre à ce que vous voulez : un projet, un type de tâche, un domaine de votre vie, …

Vous pouvez créer un nombre illimité de tâches, chaque tâche étant associée à une liste et une seule.

Au sein d’une liste, vous pouvez classer vos tâches par date ou selon votre convenance, ce que Google appelle « l’ordre habituel ». Et vous pouvez passer d’un mode à l’autre, sans rien perdre de votre classement.

Google Tâches ne sait pas gérer de sous-listes ou de sous-tâches. Quoique, pour ce dernier point, Google Tâches vous propose une petite fonction : la mise en retrait. Dans le mode « ordre habituel », vous pouvez classer les tâches comme bon vous semble. Et vous pouvez aussi mettre en retrait, visuellement, une tâche. Cela permet de créer un semblant de sous-tâche.

Google Tâches s’affiche soit dans une vrai fenêtre de votre navigateur soit comme une inclusion, en bas à droite, dans la fenêtre de Gmail ou Google Agenda. Et vous pouvez passer de l’un à l’autre.

Quel est mon usage de Google Tâches

J’ai 2 comptes Google : un compte personnel et un compte « professionnel », comprenez lié à mon activité de blogueur.

Pour le domaine personnel, mon usage est simple :

  • pense-bête des tâches à faire un jour, la planification se faisant plus tard. Ou pas …
  • organisation de mon quotidien en créant les tâches que je planifie de faire un jour particulier.

Pour le domaine « professionnel », j’ai créé 3 listes :

  • une liste «rédaction» pour planifier mon travail de … rédaction :-)
  • une liste « à faire » pour les tâches ponctuelles à faire un jour bien précis ;
  • une liste « en cours » pour les éléments dont j’attends un retour extérieur, un paiement par exemple.

Vous remarquerez qu’il n’y a aucune gestion de projet. Bien que cela soit possible avec cet outil, il n’est clairement pas pensé pour ça. Personnellement, j’utilise un autre outil.

Pourquoi ai-je choisi Google Tâches ?

Ce dont j’ai besoin, c’est un gestionnaire de tâches simple. Et Google Tâches est simple, à la fois dans ses fonctions que dans son fonctionnement. Et c’est ce que je recherche.

Certes, les possibilités d’évolution sont limitées. Avec un peu d’imagination, on peut arriver à faire de belles choses. Mais moi, pour l’instant, je passe mon tour :-)

La simplicité de l’outil est, pour moi, sa force. Et pour des usages plus complexes, j’utilise un autre outil dont je parlerais une autre fois.

J’apprécie aussi l’intégration de Google Tâches dans le microcosme Google :

  • il est possible d’afficher rapidement et facilement ses listes de tâches sous Gmail ou Google Agenda ;
  • les tâches avec date d’échéance peuvent être affichées directement dans vos agendas Google.

Bon, ce dernier point mériterait d’être amélioré. Mais cela reste utile et utilisable.

Enfin, étant possesseur d’une tablette sous Androïd, j’ai trouvé une petite application : la bien nommé Gtasks.

Elle permet de :

  • gérer facilement ses listes et tâches sur un terminal Androïd ;
  • synchroniser tout ça pour fonctionner en mode déconnecté ;
  • gérer plusieurs comptes Google sans s’emmêler les pinceaux.

Un usage permis par cette application est la prise de notes à la volée. En faire son outil de prédilection de gestion de notes me semble exagérée, Google Tâches étant alors bien trop simple (simpliste ?)

J’avoue que cette application a été la dernière touche à mon adoption de Google Tâches :-)

Allez plus loin avec Google Tâches

En l’état, Google Tâches me convient parfaitement. Il est possible de l’améliorer encore en utilisant Todoist pour Gmail. Todoist est une application en ligne de gestion de tâches. Et elle propose un plugin dédié à Google Tâches. Plugin que je n’ai jamais essayé mais que je vous soumets.

Il existe sûrement d’autres plugins équivalents. Mais, par absence de besoins, je n’ai pas cherché. Si vous en connaissez, ne vous gênez pas dans les commentaires.

Conclusion

Google Tâches est un gestionnaire de tâches très simple. Il va droit au but et ne s’embarrasse pas de fioritures.

Vous pourriez le trouver simpliste. Ce coté épuré qui m’a séduit. Car il me permet de me concentrer sur l’essentiel (gérer des tâches) et m’évite la tentation de jouer avec de trop nombreux paramètres.

Le petit geek que je suis n’y aurait pas résisté :-)

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Franck

Google Tasks est un bon outil, comme tu le dis il est simple à utiliser et peut s’avérer pratique pour faire la différence entre tâches « personnelles » et « profesionnelles ». Je l’utilisais un moment, mais au fur et à mesure je me suis lassé de l’utilisé, j’utilise actuellement Trello pour m’organiser dans les tâches professionnelles.

Merci pour ces informations.

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    Grégory

    @Franck: Trello est un très bon outil aussi. J’aime bien sa méthode d’organisation qui permet d’en faire autre chose qu’en gestionnaire de tâches ou de projet. Je m’en sers en ce moment pour concevoir les livres que je veux écrire.

    Je teste en ce moment 2 autres outils : un pour les tâches/projets (asana) et un pour les listes (wordlowy). J’en parlerais dans de prochains articles :-)

    Pour en revenir aux tâches, j’aime la simplicité de Google Tasks et son intégration avec Google Agenda. Pour l’instant, je le suis fidèle !

    Reply
Théo Duverger@Acteur-de-sa-Vie

Merci pour le tuyau, j’étais aussi sur wunderlist mais je pense que je vais essayer gtasks.

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    Grégory

    @Théo: J’ai (un peu) testé wunderlist mais je n’ai pas adhéré. Si cet article te permet d’améliorer ton efficacité, j’en suis ravi !

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sandrine

J’ai adopté task coach depuis la rentrée, après plusieurs années sur google et j’en suis vraiment satisfaite. Il faut dire que je dois aussi rendre compte du temps passé sur chaque tache.
Mais même sans cette contrainte, il est assez satisfaisant de voir un rapport régulier de son activité et les vues sont sympas. C’est un logiciel gratuit et portable, un bon produit. moins convaincu par l’application iphone parce que je n’ai pas encre réussi à synchroniser.

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    Grégory

    @sandrine: Ah, je ne connais pas task coach ! Merci pour la découverte. Il me semble effectivement qu’il en fait bien plus que Google Tasks.

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Aurélien

Bonjour,

Pour ma part, je trouve que gTasks est un peu limité car il ne me permet pas de gérer facilement des projets dissociés. J’ai donc opté pour Asana avec une synchronisation sur mon Google Agenda.

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    Grégory

    @Aurélien: Hello !

    Oui, gTasks est limité. Personnellement, ça en fait sa force.

    Asana et gTasks ne jouent pas vraiment dans la même cour : gTasks est un gestionnaire de tâches simple, Asana est nettement plus complet et complexe, voire est un gestionnaire de projets

    Cela étant, pour votre besoin de gestion de projets dissociés, vous pouvez, sous gTasks, rassembler vos tâches par liste.

    Reply
Philippe PASCHE

Pourquoi pas utiliser Google Keep qui avec un rappel s’intègre également dans le calendrier Gmail. L’avantage des codes couleurs et des tags me semble intéressant.
Bien amicalement et bonne année

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