Les 5 pires erreurs que vous faites dans la gestion de votre temps

D'une mauvaise priorisation des choses à faire jusqu'au smartphone qui bippe toutes les 5 minutes, voici les 5 pires erreurs qui ruinent votre productivité au quotidien.

More...

Cet article est un article invité rédigé par Benjamin de Gérer son temps.

Peu importe comme vous vous y prenez, votre liste de choses à faire (to-do-list) grandit sans cesse n’est-ce pas ? Telle la file d’attente à la Poste le lundi matin.

Même en essayant de garder un planning à peu près à jour, quand approche la fin de journée c’est la misère pour finir dans les temps. Je ne parle même pas de parvenir à passer quelques minutes bien méritées de détente en famille.

C’est comme lorsque que vous avez de l’eau jusqu’au cou et que vous essayez de courir. Vous forcez, vous forcez, mais ça ne va pas plus vite et vous vous épuisez.

Ce qui est frustrant, car malgré tout vous avez bossé comme un acharné toute la journée.

Pire, comme souvent dans ce genre de situation, j’imagine que vous avez tenté de mettre en place des solutions pour inverser la donne.

Essayer de partir plus tôt, déléguer certaines tâches, demander de l’aide, etc…

Laissez-moi deviner… Elles n’ont pas eu le résultat que vous attendiez.

Ce dont vous avez besoin, c’est de connaître les causes de cette situation. Cela tombe bien car elles se trouvent probablement dans ce top 5 des erreurs que vous faîtes dans la gestion de votre temps.

Je vous propose de les passer en revue et de découvrir ensemble comment changer enfin votre manière de bosser.​

Erreur 1 : Sous estimer l’effort nécessaire à la réalisation de vos tâches​

Quand il s’agit de réaliser des activités, on se prend tous pour des superman ou des supergirls à un moment où à un autre. “Oui t’inquiète, c’est facile, j’en ai pour un quart d’heure maxi !”. Sauf que l’activité que l’on pensait régler en 15 minutes finit par nous en prendre 45. Dommage !

Tout simplement, et ce n’est pas un mal, parce que l’on surestime souvent nos capacités et que l’on n’a pas forcément le recul sur la durée estimée d’une activité.

Heureusement, cela se soigne.

Voilà comment je fonctionne. Avant de démarrer la tâche, je prends un moment pour estimer sa durée. Quand je pense être assez juste, je rajoute une marge d’erreur. Au début, vous pouvez y aller franchement et rajouter 50%, voir plus, au temps estimé.

Car oui, même là vous allez sous-estimer le temps nécessaire. Avec l’expérience, vous serez en mesure d’affiner votre prédiction pour tomber assez juste.

En procédant ainsi, vous allez déjà vous limiter le retard que vous pourriez accumuler.​

Vous voulez aller encore plus loin ?

Ok, voici une astuce complémentaire, au lieu de faire cela au coup par coup pour chaque tâche à venir, faites le dès le matin. Mieux, l’idéal est de commencer votre journée par cette activité. Estimer la durée des activités à venir et les planifier pour la journée.

Seul piège dans lequel il ne faut pas tomber, essayer de faire rentrer toute votre journée au chausse-pied et ne laisser aucun espace libre. Ce serait comme partir pour une plongée en apnée avec les poumons vides.

En agissant ainsi, vous n’aurez plus aucune marge de manœuvre pour gérer un imprévu. Et je vous le garantis, des imprévus il va y en avoir.

Pourquoi j’en suis convaincu ? Parce qu’il y en a toujours.

  • Jean-Pierre qui débarque dans votre bureau pour vous raconter son week-end.
  • Votre boss qui vous demande de relancer un client ou de venir le voir “de tout urgence”.

L’idée n’est donc pas d’en caser le plus possible sur la journée, mais d’avoir une approche réaliste de votre activité quotidienne, tout en se laissant un peu d’espace pour respirer, traiter les imprévus et les urgences.

Vous pensez que cela va suffire ? Lisez donc la suite.

Erreur 2 – Ne pas prioriser vos tâches

La to-do list, cela vous parle ? Mais si ! Cette superbe liste de choses à faire que vous gardez sur un post-it, un bout de papier ou le dos d’une enveloppe. Le précieux sésame qui vous sert de pense-bête pour tout ce que vous avez à faire aujourd’hui ou cette semaine. Génial, la todo-list. Ou pas…

Car avoir une liste de chose à faire c’est très bien, je suis ravi pour vous. Mais si il n’y a pas de prise en compte des priorités dans cette liste, autant la jeter directement à la poubelle.

Je vous donne un exemple de liste à ne surtout pas utiliser telle quelle.

Si vous prenez cette liste dans l’ordre, vous allez faire un tas de choses qui ne sont probablement pas prioritaire pour votre activité. Du coup, il y a de quoi vous occuper toute la journée. Sauf que les sujets que vous aurez traité ne seront pas les sujets qui méritaient de l’attention. C’est la double peine, car vous avez travaillé, mais finalement pas avancé comme vous l’auriez souhaité ou pire comme vous l’auriez dû.

Résultat, même joueur joue encore le lendemain.

Le risque en agissant ainsi, est de travailler sur les tâches dont vous avez envie plutôt que les tâches importantes. Genre, “tiens je vais bosser là-dessus je le sens bien”. Oui mais en fait non, ce n’est pas parce qu’on le sent bien que c’est une activité qui a une réelle plus-value.

Alors comment savoir si une tâche est importante ?

Vous pouvez vous poser ces 2 questions :

  1. si je ne la réalise pas, quels seront les impacts sur mes résultats ?
  2. si je ne devais réaliser qu’une seule activité aujourd’hui, est-ce celle-ci que je ferais ?

Avant de vous jeter dans le boulot, les 5 minutes que vous pouvez prendre en début de journée pour faire ce travail préparatoire seront un très bon investissement. Les entrepreneurs que j’ai rencontré m’ont conforté sur ce point.

Bon parfait, votre journée s’annonce bien.

Sauf que, surprise, arrive l’erreur numéro 3.

Erreur 3 – Ne pas gérer les distractions

Ah ces fameuses distractions…

Avec en tête de file, l’ennemi public numéro 1, j’ai nommé mon meilleur ami le smartphone.

Si vous m’avez déjà lu, je le répète souvent, et je vais continuer à le faire. Votre smartphone ne doit pas avoir le contrôle de votre attention.

Le meilleur conseil que je puisse vous donner est de couper les notifications pour éliminer un grand majorité de ces distractions. J’ai fait le test pendant un mois, pour voir ce que cela donnait. Et comme on dit : il n’y a pas photo.

Cerise sur le gâteau, quand les distractions se font la malle, elles laissent la place à la….. ???? Concentration, oui bonne réponse !

Je suis sûr que vous l’avez déjà vécu, cette sensation de concentration extrême durant laquelle vous avez l’impression d’avancer à fond sur un sujet. Certains appellent cela le flow. Quand tout avance à 200 km/h et que l’on a la sensation de réellement produire.

Il n’y a pas de secret. C’est un état durant lequel vous n’avez pas été distrait par votre environnement et où votre concentration a atteint un niveau suffisant pour vous mettre en mode pilote automatique. Généralement dans ces moments là, vous allez ressentir une grande satisfaction au regard du travail réalisé.

Seulement pour atteindre cet état, il y a une autre erreur à éviter et qui n’est pas du fait de Jean-Pierre.

On en parle tout de suite.

Erreur 4 – Penser que vous êtes multitâche

Le multitasking, c’est l’art de vouloir tout faire en même temps, pour ne rien faire au final.

Dans une époque où il est facile d’avoir 10 fenêtres ouvertes sur son ordinateur, un téléphone scotché à l’oreille, on est vite tenté de penser que c’est une solution miracle pour avancer plus vite.

Rien n’est plus faux. Un paquet d’études ont creusé ce sujet. Que ce soit des entreprises comme Microsoft ou des universités telle que Standford. Les résultats sont sans appel. Plus vous vous dispersez, moins vous avancez.

J’en suis convaincu et l’expérience m’a d’ailleurs coûté quelques centaines d’euros. J’étais persuadé que j’arriverai à manœuvrer ma voiture dans un parking souterrain (exiguë le parking hein) tout en installant mon GPS. La pratique m’a monté que non.

Et pour faire le lien avec la partie précédente, vous n’atteindrez jamais un état de concentration acceptable pour être efficace si vous parallélisez vos activités.

Mon conseil, focalisez vous sur une seule activité à la fois. C’est le meilleur moyen de mener à bout une activité sans se diluer sur les sujets comme une goutte d’encre dans un verre d’eau.

Vous pensez que nous sommes arrivés au bout ?

Non, il en reste une dernière, que je tiens absolument à partager avec vous car trop souvent mise de côté et pourtant tellement importante.

Erreur 5 – Croire que tous les moments se valent​

Tous les moments de la journée ne se valent pas.

Qu’est ce que cela signifie ? Qu’il y a des activités que vous pouvez faire le matin, mais qu’il sera beaucoup plus difficile de faire le soir. Ou inversement.

Je vous donne un exemple, dans mon cas, il m’est difficile d’aller faire un footing le soir. Je préfère courir le matin. Je suis plus en forme, alors qu’en fin de journée, j’ai le boulot dans les pattes. Je préfère jouer avec mon fils que de chausser mes baskets.

Et pour les activités intellectuelles se sera exactement pareil. Il y en a certaines que vous ferez plus efficacement le matin que le soir.

Du coup, qu’est-ce qui est important ?

De savoir comment fluctue votre énergie et votre concentration durant la journée. Pour réaliser les bonnes activités au bon moment.

C’est un moyen extrêmement puissant pour réaliser dans les meilleures conditions le boulot que vous avez à faire.

Et si vous êtes indépendant, à votre compte, vous pouvez pousser le concept plus loin et ne pas limiter votre plage de travail aux horaires de bureaux.

Par exemple, il m’arrive souvent de retravailler après 21h car c’est un moment de ma journée où je suis suffisamment bien pour abattre encore un peu de travail. Alors qu’entre 18h et 20h il ne faut rien me demander d’intellectuel car j’ai autant de neurones disponibles qu’une huître au fond de sa bourriche.

Le mot de la fin

Comme je suis un mec sympa, si vous êtes arrivé ici, c’est que à défaut d’avoir tout lu, vous avez parcouru cet article. Donc voici le résumé de ces 5 erreurs :

  1. Sans priorité, pas d’avancée. Dans la liste des choses que vous avez à réaliser, les quelques minutes à consacrer à la priorisation de vos activités est indispensable pour ne pas bosser dans le vide.
  2. Plus vous êtes distrait, moins vous êtes concentré. Moins vous êtes concentrés, plus les sujets prendront du temps à être réalisé. CQFD. Mon conseil imparable : virez les distractions.
  3. Travailler sur plusieurs sujets à la fois va nuire à votre rendement et votre concentration (relisez la ligne du dessus). Et non, les femmes ne sont pas forcément plus multitâches que les hommes :-)
  4. Une tâche prend souvent plus de temps que ce que l’on s’imagine avant de la démarrer. En prévoyant une marge de débordement vous évitez de courir après le temps qu’il vous manque pour la terminer.
  5. Au cours de la journée, votre énergie fluctue. Du coup, votre efficacité aussi. En positionnant vos activités aux bons moments de la journée, vous facilitez leur réalisation.

Vous voyez qu’éviter ces 5 pièges restent plus simple que de monter l’Himalaya à cloche-pied, pour peu que l’on soit conscient de leur existence. Ce qui est chose faîte désormais.

Je suis convaincu, que si vous ne changez ne serait-ce qu’une chose parmi ces 5 là, vous changerez vos résultats.

À vous de jouer maintenant.

À propos de l'auteur

Travailleur passionné et père de famille comblé, Benjamin étudie et partage avec vous ses meilleures stratégies de gestion de LA ressource critique : le temps. Son objectif : vous aider à améliorer votre efficacité pour booster vos activités quotidiennes et vous libérer du temps. En bref, travailler mieux pour travailler moins ! Retrouvez-le sur http://gerer-son-temps.com.

Click Here to Leave a Comment Below

Christèle

Je trouve votre article génial et j’ai pris des notes, merci !!!
Mon principal problème c’est que je n’arrive jamais à faire une seule chose à la fois, j’espère me discipliner à l’avenir et mes notes vont me servir.

Reply
Leave a Reply:

Notifiez-moi des commentaires à venir via email. Vous pouvez aussi vous abonner sans commenter.