Le guide de l’efficacité personnelle simplifiée

Vos résultats et votre réussite dépendent de votre efficacité personnelle. Être efficace reste heureusement assez simple. Je vous propose donc ici un guide de l’efficacité personnelle simplifiée. Et cette simplicité ne fait qu’ajouter à l’efficacité de ce guide.

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Le guide de l’efficacité personnelle simplifiée. Ou comment atteindre vos objectifs efficacement.

Je suis grand amateur de simplicité et de pragmatisme. Depuis le temps, vous devez le savoir :-)

Et l’efficacité personnelle ne fait pas exception à cette règle.

Vos résultats et votre réussite dépendront, entre autres, de votre efficacité. C’est à dire de votre capacité à faire ce qui doit être fait, en quantité et en qualité suffisantes, et en consommant la juste part de vos ressources (essentiellement temps, énergie et volonté)

Il s’agit donc de veiller à être aussi efficace que possible.

Pour entretenir votre efficacité, les technique ne manquent pas. Je vous en ai déjà donné quelques-unes sur ce blog.

Pour autant, certaines techniques sont plus importantes que d’autres.

Je vous propose donc un guide de l’efficacité personnelle simplifiée. Simplifié et efficace. Pour un guide de l’efficacité, c’est bien le moins qu’on puisse attendre :-)

Le public principal de ce guide est bien sur ceux qui désirent s’initier et améliorer leur efficacité personnelle. Pas besoin de méthode alambiquée ou de guide sans fin. L’essentiel est là !

Mais si vous êtes déjà au fait de l’efficacité personnelle, avec une pratique assidue, ce guide pourra vous être utile lorsque vous vous serez débordé par vos tâches, votre actualité et tout imprévu. Ce guide vous indiquera les pratiques de base à remettre en œuvre.

Garder votre objectif majeur sous les yeux

La base de tout : savoir ce que vous voulez obtenir. C’est à dire avoir un objectif en ligne de mire.

Avant toute chose, il vous faut donc déterminer cet objectif. 3 déclinaisons :

  • définir un objectif majeur, celui qui donnera corps au projet le plus important sur lequel vous allez régulièrement travaillé ;
  • définir l’objectif de chaque projet et étapes de projet ;
  • définir l’objectif de chaque tâche et action que vous allez traiter au quotidien.

La première déclinaison est bien entendu la plus importante. Tout se mettra en place à partir de cet objectif majeur.

Les 2 autres déclinaisons ont aussi leur importance. Elles vous aideront à décider :

  • des tâches à faire, à reporter ou à supprimer : consacrez votre temps et votre énergie aux tâches les plus critiques, les autres attendront.
  • du temps à consacrer à chaque tâche : si le résultat obtenu correspond à l’objectif de la tâche, vous avez fini. Passez à la tâche suivante !

Définir vos objectifs, votre objectif majeur en tête, vous permettra d’avoir un guide et de poser des priorités.

Chacune de vos tâches est subordonnée à un de vos objectifs. Les garder sous les yeux vous aidera à rester concentré. Cela vous permettra de garder une hiérarchie des tâches afin de rester aligné sur votre objectif.

Sans cela, il est facile de se relâcher et de travailler sur des tâches moins importantes.

Avoir des listes de tâches

Sans liste de tâches, vous aurez vite tendance à vous laisser guider par votre humeur, les aléas du quotidien, les demandes des autres, l’actualité, …

Créer des listes de tâches à faire

Définir un objectif vous permet de lister les tâches et actions unitaires à traiter. Tout du moins les toutes premières tâches.

Faites une liste de ces tâches. Puis maintenez cette liste à jour en :

  • supprimant les tâches faites ;
  • supprimant les tâches finalement inutiles ;
  • ajoutant les nouvelles tâches.

Avoir une liste d’exécution

Une erreur classique est de piocher les tâches à faire le jour même directement, au fil de l’eau, dans vos listes de tâches.

Les listes de tâches créées précédemment ne sont que des réservoirs de tâches. Elles sont souvent longues. Y revenir trop souvent en journée vous fera perdre le focus et diminuera votre efficacité.

Séparez le moment du choix des tâches à traiter du moment de traitement des tâches.

Tous les jours, vous devez déterminer les tâches à traiter le jour même. Faites cela en début de journée, ou la veille au soir pour le lendemain. Peu importe, c’est selon votre choix. Mais faites cela une seule fois par jour.

Puis, en fin de journée, videz votre liste d’exécution, les tâches non traitées réintégrant vos listes réservoir.

Traiter toutes les tâches, même celles qui ne vous plaisent pas

Éviter les tâches que nous n’avons pas envie de faire est humain. Nous avons tous tendance à les repousser … à plus tard. C’est plaisant. Mais pas efficace.

Serrez les dents et faites les tâches les plus importantes en premier, que vous les aimiez ou pas.

Votre but n’est pas simplement de faire ces tâches. Votre but est d’atteindre votre objectif le plus rapidement possible. Si faire ces tâches vous y aide, faites-les !

Réserver du temps pour agir

J’ajoute ce point pour la forme. C’est tellement évident …

Savoir quoi faire, c’est bien. Le faire, c’est mieux.

Tous les jours, de préférence en début de journée, réservez du temps pour traiter vos tâches. Et bossez !

Je vous renvoie vers ces 2 articles : planifier sa journée et organiser son agenda. Il vous donnera les compléments idéaux à ce conseil.

Supprimer les distractions

Réserver du temps pour agir, c’est bien. Encore faut-il mettre tous les atouts de son coté. En l’occurrence, créez l’environnement pour réussir.

Vous n’avez pas besoin de gens qui discutent autour de vous ou qui vous parlent, d’une session Facebook ouverte, de vérifier vos mails toutes les 15 minutes, d’un téléphone qui sonne.

Pour être productif et faire avancer les choses, engagez-vous réellement à faire vos tâches. Et interdisez-vous toute distraction. Ne soyez accessible que pour les véritables urgences.

Quelques consignes de base :

  • un environnement calme et agréable ;
  • fermer les fenêtres Internet inutiles ;
  • ne pas vérifier ces mails ;
  • téléphones débranchés ou en mode silencieux ;
  • indiquer que vous ne voulez pas être dérangé ;
  • ne s’occuper que la tâche en cours.

Travailler avec une concentration intense pendant 1 heure est préférable à travailler à mi-concentré pendant 4 heures.

Faire des pauses

C’est assez ironique. Mais faire des pauses aide à rester plus productif.

À travailler trop longtemps, vous obtenez fatigue, baisse de concentration et d’efficacité, lassitude. Sans compter le créativité et l’inspiration qui en souffrent aussi.

À vous de trouver le rythme qui vous convient. Mais veillez à faire des pauses régulièrement. Que ce 15 minutes toutes les heures et quart. Ou 5 minutes toutes les 25 minutes.

Utilisez ce temps de pause pour faire ce que vous voulez. Mais que cela n’ait rien à voir avec l’activité en cours. Un peu de social, une pause pipi et boire est un bon début :-)

De plus, votre journée ne doit pas se limiter exclusivement au travail, cas exceptionnel mis à part.

Conclusion

Le guide de l’efficacité simplifiée ne comprend donc que 5 principes :

  • garder votre objectif majeur sous les yeux
  • avoir des listes de tâches
  • réserver du temps pour agir
  • supprimer les distractions
  • faire des pauses

Il y a bien sur d’autres techniques, comme déléguer ou utiliser des listes de contrôles (ou checklist en anglais). Pour cela, n’hésitez pas consulter C’éclair, le blog de l’efficacité personnel. Mais l’essentiel est là.

Commencez par appliquer ces 5 points au quotidien. Et vous serez sur la bonne voie. Celle d’une meilleure efficacité. Et celle de votre réussite.

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Mael

Guide de l’efficacité…
Efficace?

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Philippe

Bonjour Grégory,

plutôt d’accord sur pas mal de points, je considère néanmoins que les tâches n’ont pas d’objectifs qui leur sont assignés et que les projets constituent l’ensemble objectif + tâches. en conséquence la liste de tâche s’inscrit dans un ou plusieurs objectifs et donc dans un ou plusieurs projets.
Comme j’ai aussi tendance à mener peu de projets de front, mes listes de tâches sont réduites. Je les constitue au fil de l’eau, généralement le soir pour le lendemain.
Mais sur le fond on est d’accord, notamment sur les 5 principes de la conclusion.

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Pierre

bien entendu, je suis moi aussi d’accord sur presque tous les points, on ne peut évoluer que dans un milieu favorable à la productivité. Cependant, en ce qui concerne la délégation de certaines fonctions je suis plutôt de ceux qui pensent qu’on n’est jamais mieux servi que par soi-même ! Il faut bien choisir avec qui l’on travaille.

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Lovett

Je tiendrai compte de vos conseils car je suis de nature « facilement débordée » et chaque fin de journée est une véritable délivrance mais toujours le souci de savoir si j’ai bien tout fait. Merci donc pour ces précieuses recommandations que je compte bien appliquer dès aujourd’hui notamment la liste des tâches.

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Benjamin

Bonjour,
Vous avez tout à fait raison de dire qu’un peu de travail mais dans de bonnes conditions de calme et avec une concentration maximale vaut bien mieux que beaucoup avec la tête en l’air et dans le bruit. Depuis que j’ai compris ceci, j’avance beaucoup plus dans mes projets et je me demande même comment je pouvais faire avant tellement la différence est grande.

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céline

bonjour

depuis le temps que je visite ( très régulièrement) le blog, il est vrai que ce concept de listing de tâches est de temps d’action/ temps de pause, je l’ai appliqué d’entrée et je m’en suis très vite très bien portée!!
cet article a l’avantage d’en être une synthèse efficace
je le conserve pour me donner de tempes en temps une piqûre de rappel.
je vais aussi le partager car il est assez représentatif de l’esprit du blog.
à bientôt

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Tina

Bonjour,
Merci pour vos conseils. Personnellement, j’ai une liste de tâches qui varie selon le jour. Mon problème est l’organisation de ces tâches (priorité et attribution d’un temps d’exécution). J’ai la volonté ( et c’est chaque jour) de terminer la plupart de ces tâches mais jusqu’à ce moment, je ne suis pas parvenu. Je vais essayer d’appliquer vos conseils pour en parvenir. Je vais travailler surtout le point 3 et 4. Pour les autres, je pense que se sont parmi mes habitudes.

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Dorian

Bonjour Grégory,

Je pense que toute tâche peut devenir agréable si on le veut bien. Mais cela demande un effort au préalable. Je suis persuadé que des gens sont heureux en faisant des tâches ingrates toute la journée… :)

Dorian

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Julien @Acheter des parkings

SAlut Greg,

un guide rapide et efficace. J’ajouterais les règles de Paretto et Parkinson pour être encore plus efficace et doper la productivité horaire !

Julien

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Grégory

@Mael: Oui, je crois :-)

@Philippe: Hello !

À mon sens, une tâche est soit incluse dans un projet soit autonome (ou intégrée dans un « petit projet »). Et ce que j’appelle son objectif est le résultat qu’elle doit permettre de délivrer. Sinon à quoi bon s’attarder sur elle ?

Quand elle est dans un projet, la question de son objectif s’est forcément posée. Lorsqu’elle est autonome, entre les habitudes et les obligations … Donc je considère que s’interroger un minimum sur son objectif peut avoir son intérêt.

Concernant « mener peu de projets de front », ça dépend ce que tu appelles un projet et dans quel cadre tu te places. Dans le simple cadre pro, ou équivalent, il vaut mieux avoir peu de projets majeurs. Mais il y a peut être d’autres projets, ne serait-ce que des sujets de fond. Et si tu prends ta vie globale (pro, privée, …), cela fait tout de suite plus.

@Pierre: Je suis un peu comme toi : j’ai du mal à déléguer. Pourtant, je m’y essaie, et les résultats sont plutôt probants. Réfléchis-y !

@Lovett: Ravi que tout cela te soit utile.

Pour te sentir moins déçue à la fin de tes journées, pense à cette citation :
Ne juge pas chaque jour à la récolte que tu fais mais aux graines que tu sèmes. – Robert Louis Stevenson

@Benjamin: Hello !

Merci beaucoup pour partage d’expérience :-)

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Grégory

@céline: Hello !

Cet article se veut effectivement une synthèse des pratiques essentielles à adopter. C’est par la simplicité et le pragmatisme qu’on obtient l’efficacité. J’ai écrit cet article avec cela en tête :-)

Merci beaucoup pour le partage :-)

@tina: Hello !

Pour les priorités, rapporte toujours tes tâches à l’objectif que tu veux atteindre. Sans pour autant perdre de vue l’urgence, c’est à dire la date pour laquelle la tâche doit être terminée.

Terminer toutes ces tâches en fin de journée est préférable. Mais ce n’est pas non plus obligatoire. Je te renvoie à la citation que j’ai donné à Lovett, un peu plus haut.

Si ce problème et récurrent, c’est soit parce que tu te fixes trop de tâches à finir, soit parce que tu te laisses distraire. Je te renvoie donc aux conseils de cet article, ils devraient t’aider :-)

@Dorian: Hello !

Je le crois aussi :-)

@Julien: Hello !

Paretto et Parkinson : 2 bons compléments à cet article. À mon sens, dans un premier temps, ils n’ont rien d’obligatoire. Pour franchir un cap, il est fort judicieux de s’y intéresser.

Merci pour le complément :-)

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Mikie

Mon problème c’est que dès que j’ai du retard ou que je veux repartir du bon pied, je fais une liste de ce type. Sauf que je dois être trop gourmande, je n’arrive pas toujours à respecter les tâches, même en utilisant tout le temps disponible dans une journée et sans me laisser distraire. Et du coup je perds confiance, j’abandonne la liste et laisse tout aller =) Il faudrait que je fasse des tâches plus abordables mais les délais sont courts..

Reply
Grégory

@Mikie: Ne fais pas une liste de tâches uniquement lorsque tu as du retard. Fais-en tous les jours.

Ensuite, fais bien la distinction entre la liste d’exécution (ce que tu veux faire aujourd’hui) et les listes réservoir. Ce sont 2 choses différentes. Remplis ta liste d’exécution à partir de tes listes réservoir en sélectionnant selon l’importance et l’urgence.

Enfin, en fin de journée, ne regarde pas uniquement ce que tu n’as pas fait mais surtout ce que tu as fait.

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