L’échéancier selon la méthode GTD

Vous vous en êtes surement aperçu au fil des articles, mais j’aime bien la méthode GTD de David Allen. Je n’en suis pas un expert, et je ne l’applique ni intégralement ni au pied de la lettre. Mais je trouve qu’elle propose des outils et des concepts qui méritent qu’on s’y attarde. Parmi ces outils, il y en a un que j’ai essayé tardivement mais que j’ai définitivement adopté : l’échéancier.

My Tickler

L’échéancier est un complément à votre agenda : il vous permet de gérer rappels, pense-bêtes et tous documents physiques nécessaires à une date donnée dans le futur. Et les éléments récurrents ne lui font pas peur. Le principe est simple: tout ce dont vous avez besoin à une date future va dans votre échéancier. Et tous les matins, le dossier du jour est consulté et traité.

L’échéancier selon la méthode GTD

Peut-être avez-vous déjà lu quelque chose concernant « 43 folders », soit 43 dossiers en français ? C’est l’échéancier, basique, selon GTD : 31 dossiers pour les 31 jours du mois en cours + 12 dossiers pour les 12 mois de l’année. 31 + 12 = 43.

Les dossiers pour les journées sont simplement numérotés de 1 à 31, les dossiers pour les mois sont étiquetés selon le nom de chaque mois.

Basique, je vous ai dit.

Alimenter l’échéancier

Il y a 2 alternatives :

  • Le document est nécessaire pour une journée du mois en cours : vous le stockez dans le dossier du jour concerné (par exemple, dans le dossier « 20 » pour le 20 janvier).
  • Le document est nécessaire pour une journée d’un autre mois : vous le stockez dans le dossier du mois concerné (par exemple, dans le dossier « Mars » pour le 5 mars).

Mais que stocker dans cet échéancier ? Et bien tous les documents physiques nécessaires à une date donnée :

  • factures à régler ;
  • documents à envoyer ou à traiter ;
  • billets de concerts et de spectacles ;
  • documents de voyage ;
  • rappels de taches ;
  • éléments à reconsidérer plus tard : projet, idée diverse et variée, … ;
  • soyez imaginatifs !

Je vous l’ai dit, les éléments récurrents ne lui font pas peur. Vous craignez d’oublier d’arroser vos jolies plantes tous les trois jours ? Prenez une petite fiche, écrivez dessus « arroser les plantes tous les 3 jours », et mettez-la dans le dossier « 14 » (pour vous en rappeler dès demain, par exemple). Demain, vous consulterez le dossier « 14 », trouverez et lirez cette petite fiche : vous penserez ainsi à arroser vos plantes ! Puis vous replacerez la précieuse fiche dans le dossier « 17 », soit 3 jours plus tard.

En début de journée

Il suffit de vider le contenu du dossier du jour (par exemple, le dossier « 13 » pour aujourd’hui), puis de consulter et traiter ce contenu comme il se doit.

En début de mois

C’est à peine plus compliqué : il faut répartir le contenu du dossier concerné dans les dossiers de chaque journée. C’est ce que j’ai fait en ce début de mois avec le dossier « Janvier ». Et je ferais de même le mois prochain avec le dossier « Février » en répartissant les documents dans les dossiers 1 à 28.

Il faut ensuite, bien sur, traiter le dossier du jour :-).

Traiter le contenu

Voyons, vous savez bien :

  • si c’est un rappel de taches, vous rajoutez cette tache à votre liste de tache du jour ;
  • si c’est un document nécessaire aujourd’hui, vous l’emmenez avec vous.

Mon usage

Mon échéancier est un cahier de 50 pochettes plastiques. J’ai donc 7 pochettes supplémentaires

Qu’y stocke-je ? Entre autres :

  • la liste de contrôle mensuelle pour entretenir mon matériel informatique : sécurité, sauvegarde, obsolescence, … (je suis un geek, rappelez-vous !) ;
  • un rappel bimensuel pour organiser une soirée en tête-à-tête avec madame ;
  • un rappel pour changer un pneu de voiture dans 3 mois ;

Les 7 pochettes supplémentaires me servent à stocker des documents éventuellement utilisables plus tard mais sans date fixe. Je consulte ces pochettes tous les débuts de mois et j’improvise en fonction de ce que j’y trouve…

Un exemple récent est une réduction pour un restaurant bien sympa. Sans cette méthode, la réduction aurait été perdue ou serait tombée dans l’oubli. Là, ça nous a donné l’occasion d’une petite sortie improvisée.

Pourquoi ne pas stocker certains de ces éléments dans mon agenda ? Je ne stocke dans mon agenda que les rendez-vous pris avec une autre personne, bloquant un créneau horaire. Pas mes engagements avec moi-même, ou d’éventuels éléments que j’aurais peut-être envie de traiter à un moment …

En résumé

Les avantages

  • des outils classiques et simples (classeur, papier, stylo, …) : pas de défaillance ou de batterie vide ;
  • un stockage rapide et simple de documents ;
  • une récupération rapide et simple de documents ;
  • la sérénité de retrouver les documents nécessaires au bon moment ;
  • la gestion simple et efficace des événements récurrents ;
  • le coté « boite noire à documents » organisée ;
  • un petit coté vintage bien sympathique !

Les inconvénients

  • l’habitude de le consulter tous les jours ;
  • le coté vintage : pas assez geek, pas assez sexy ;
  • je n’en vois pas d’autres …

Conclusion

Un outil simple et facile à utiliser pour plus d’organisation et de sérénité. Que demander  de plus ?

Et ne vous laissez justement pas décontenancer par le coté simpliste. Il s’agit là d’un outil réellement efficace.

Considérez-le un minimum, puis donnez-lui sa chance !

Et vous ? Utilisez-vous déjà un échéancier ? Faites-nous part de votre expérience !

Cet article: temps de préparation: 10 minutes, temps de rédaction: 60 minutes

Creative Commons License photo credit: benchristen

Click Here to Leave a Comment Below

todo list

Effectivement, voici un élément de la méthode GTD qui ne peut pas être dématérialité. Description parfaite du principe de l’échéancier, merci!

Reply
vrjbln

Très intéressant, j’avais zappé cette partie lors que j’avais “étudié” GTD, merci pour ces explications,.

Reply
Catia95

J’ai le bouquin depuis longtemps mais j’ai beaucoup de mal à avancer dessus,systéme un peu trop contraigant même si je pense qu’une fois bien assimilé,le retour sur l’investissement de temps doit être appréciable!

J’ai plutôt envie d’appliquer la méthode ZTD de Léo Babauta qui m’a l’air plus souple et facile à comprendre.

En tout cas merci pour l’explication de la méthode d’échéancier,elle va m’être bien utile :)

Reply
DavidB_riche-et-heureux.fr

Depuis que j’entends parler de la méthode GTD c’est bien la première fois que je comprends quelque chose !
Merci professeur Grégory ;-)

Reply
Grégory

@vrjbln: Mais de rien !

@todo list: Merci !

@Catia95: ZTD est plus simple d’abord et plus simple de mise en oeuvre. Mais moins complète que GTD. ZTD ne content de t’aider à gérer tes projets et taches et à mieux utiliser ton temps. GTD va plus loin : documents de référence, incubation, perspective, … Encore faut-il que cela corresponde à un besoin.

Commencer par ZTD est une bonne chose. Puis tout doucement, en fonction de tes besoins, tu peux passer à GTD. Mais en fonction de tes besoins, hein …

@DavidB: C’est moi qui te remercie ! Ça veut dire que j’ai réussi à bien synthétiser et simplifier … D’un autre coté, ça n’est pas la partie de GTD la plus compliquée !

Reply
Sophie | Esprit de Succès

Merci pour cette explication très claire.
Je cherchais justement comment m’organiser pour gérer toutes les étapes de mes projets cette année. Tu tombes à pic !
Il y a juste un petit truc qui m’a chiffonnée, c’est que tu sois obligé d’inclure dans le système tes tête-à-tête avec Madame. L’arrosage des plantes, je peux comprendre, mais Madame, quand même !… :)

Reply
Grégory

@Sophie: Je savais que je n’aurais pas du mettre ce genre d’exemple ! Mais je suis honnête : j’utilise effectivement ce genre d’astuces même si ça n’est pas très glorieux. Et ça marche !

Je n’inclus pas tous les têtes-à-têtes avec Madame. Mais les journées et semaines passent vite. Et mes 4h de transports me fatiguent et m’usent un minimum … Ça n’est pas très joli mais à une époque, je pouvais facilement me laisser déborder. Et ma seule bonne volonté n’y changeait rien. Maintenant, régulièrement, il y a une petite sortie. Je prend beaucoup de plaisir à les organiser. Et Madame apprécie. N’est pas là l’essentiel ?…

Il est vrai que “un rappel bimensuel pour organiser une soirée en tête-à-tête avec madame” sonne un peu mécanique et déshumanisé … Mais il ne s’agit pas que d’une soirée sans télé à la maison :-) …

D’un autre coté, le bon coté d’avoir “automatisé” à une époque est que j’en ai de moins en moins besoin. On appelle ça du “développement personnel” …

Je suis désolé de t’avoir déçu.

Mais, je ne suis qu’un homme …

Reply
Virginie

Bonjour Grégory,

J’ai déjà entendu parler de la méthode GTD, mais n’ai pas encore eu le temps d’y jeter un oeil. J’adore cette idée de l’échéancier, je me rendais justement compte hier lors d’un ménage de mon bureau que j’avais laissé passer des papiers importants à renvoyer….

Merci beaucoup pour cet article, c’est très utile !!!

Reply
Cédric d'Autour du Tuto

J’ai lu ton article tranquillement ce matin au boulot et je dois dire qu’il m’a vraiment plu. Cette méthode a l’air simple et rapide à mettre en place.
Pour ma part, j’avais jusqu’à présent une seule méthode : RAB……. Rien A Branler !!!!!

Va peut-être falloir que je pense à tester la tienne :)

Reply
Grégory

@Virigine: Bonjour ! Je ne sais pas si l’échéancier résoudra tous tes problèmes d’organisation. Mais il t’aidera assurément … Ravi d’avoir pu t’être utile !

@Cédric: C’est effectivement très simple à mettre en place et à utiliser. Le moins évident, comme toujours, c’est de penser à s’en servir … Fais nous un retour !

Ta méthode RAB peut cependant avoir régulièrement du bon !

Reply
Mounir

bonjour
je viens de lire votre article.Merci,c’est bien expliqué.
juste une remarque concernant l’utilisation des dossiers:
on peut toujours classer le dossier ” jour ” évidé derriere le dossier
” mois ” prochain et y mettre les documents et taches
dont on est sur de la date d’utilité. le dossier “mois” serait plus leger .

Reply
Grégory

@Mounir: Bonjour. Merci pour ton commentaire et ton appréciation. Ça fait plaisir !

Bonne remarque. On peut effectivement faire comme cela. Mais ça a l’inconvénient de rajouter un traitement quotidien, certes léger mais quand même. Plutôt que de faire ça en masse un fois par mois.

Reply
Michel

bonjour,
Je trouve tes articles sur le GTD vraiment formidable , mon m’interet pour la GTD est recent, je desire vraiment la mettre en pratique .je vais suivre tes conseils dans un premier temps et te faire un retour sur mes resultats .
tes articles me font beaucoup de bien .je les trouve excellent MERCI ET ENCORE MERCI

Reply
Grégory

@Michel : Bonjour !

Et bien !… Si en plus d’avoir rendu un concept GTD abordable à DavidB, je t’aide, toi, à mettre en place GTD, avec cet article, j’aurais atteint des objectifs que je n’aurais jamais imaginé :-) !

Je ne suis pas sur de mériter tous tes compliments, mais MERCI BEAUCOUP pour ton accueil et ton enthousiasme !

N’hésite pas à poser des questions : si je peux t’aider, ce sera avec grand plaisir. Et si je ne peux pas, il y aura bien un lecteur de ce blog qui le fera.

Et j’attends avec impatience tes retours !

Reply
Noémie

Bonjour ! Ma question est simple mais mon cas est compliqué.
Je suis :
– cadre
– adjointe au maire
– responsable de la musique de la paroisse

et je me promène avec un cartable.

Déjà 43 dossiers, ça fait lourd ;)
Mais faut-il que je les triple en fonction de mes différentes activités?

Merci !

Reply
    Guillaume

    @ Noémie : pas besoin de multiplier par 3, ni de transporter les 43 dossiers tout le temps. Tu les laisse chez toi et chaque matin tu y trouve ce dont tu as besoin pour toute ta journée, dansles 3 activités, parce que tu aura mis auparavant dans la pochette ce dont tu aura besoin.

    Reply
Leave a Reply:

Notifiez-moi des commentaires à venir via email. Vous pouvez aussi vous abonner sans commenter.