Comment définir un projet : la méthode complète en 5 étapes et les questions à se poser

Définir un projet est la toute première étape menant à la réalisation d’un projet et à son succès. Elle n’est pas suffisante et ne saurait garantir la réussite. Mais elle est essentielle : un projet mal commencé a plus de chances d’être un plan galère ou un échec. Voici une méthode simple et complète en 5 étapes, avec les questions essentielles à se poser et un modèle pour bien définir votre projet.

Beaucoup de choses peuvent être vues comme un projet si on s’en tient à cette définition : un ensemble finalisé d’activités et d’actions entreprises dans le but de répondre à un besoin défini dans des délais fixés et dans la limite de l’enveloppe budgétaire allouée.

Pour faire plus simple, un projet, c’est une suite d’actions dont le déroulement permet d’obtenir un résultat espéré dans le respect des ressources allouées.

Un projet peut donc être très varié, allant de la simple réparation de l’évier de la cuisine qui fuit à l’apprentissage d’une nouvelle langue, en passant par la préparation de ses prochaines vacances, la constitution d’un fonds financier de précaution ou le lancement d’une nouvelle activité. Très varié donc, que ce soit par l’impact sur notre vie, le temps nécessaire, la complexité, …

Dans le principe, réaliser un projet est simple:

1. identifier les premières actions à entreprendre
2. exécuter la première action à réaliser
3. identifier les nouvelles actions à entreprendre
4. recommencer à l’étape 2 jusqu’à l’obtention du résultat attendu

Encore faut il que le projet et le résultat espéré, l’objectif, soient clairs et précis. Définir clairement un projet consiste en l’écriture d’un objectif compréhensible et mesurable, ainsi qu’au recensement des ressources nécessaires.

Le processus

Afin de définir mes projets au mieux, je procède de la façon suivante. Ce processus, directement inspiré de la méthode GTD, comprend 5 étapes.

• Étape 1 : Définir. Répondre à la question pourquoi. Définir l’objectif et les principes directeurs.
• Étape2 : Visualiser le résultat attendu. Répondre à la question quoi. Selon le résultat attendu, cela n’est pas forcément évident. Mais comme le dit Stephen COVEY, toute chose est créée deux fois. Ceci est la première des créations : la création mentale. Imaginez l’avant-première ou la version bêta de votre réalisation.
• Étape 3 : Faire un brainstorming. Répondre à la question comment. Quels sont les problèmes potentiels? Quelles sont les principales étapes intermédiaires?… Comme tout bon brainstorming, il s’agit ici de jeter sur papier tout ce qui vous passe par la tête, sans réflexion ou analyse supplémentaire, sans filtre quelconque. Tout cela sera organisé plus tard.
• Étape 4 : Organiser. Répondre aux autres questions: combien, quand, … Rassembler, ordonner, trier puis exploiter tout ce qui résulte du brainstorming précédent. Identifier les sous-projets éventuels, les étapes majeures, les séquences, les événements, les priorités, les résultats intermédiaires, les intervenants… Que doit-il se produire et dans quel ordre? Quand faut-il faire ces choses ?…
• Étape 5 : Planifier. Identifier les prochaines actions. Réserver des plages horaires ou prendre rendez-vous.

Ne reste plus qu’à exécuter les différentes actions et à suivre l’avancement du projet.

Créer un plan d’action détaillé n’est pas forcément nécessaire. Mais créer un plan d’action est incontournable.

Si le projet est long, définir les principales étapes peut être suffisant. À l’inverse, pour une projet court et simple, on peut être tenté de sauter cette étape. Je pense que c’est une mauvaise idée : cela permet de s’assurer de ne rien oublier, d’avoir toutes les informations nécessaires et d’anticiper autant que possible.

Notez qu’un projet trop important et complexe peut être décomposé en sous-projets : chaque sous-projet pourra ensuite être défini de la même façon

Les 7 questions

A la fin de ce processus, je dois pouvoir répondre aux 7 questions suivantes :

• Comment. Comment procéder pour résoudre le problème, répondre au besoin, … pour mener le projet à son terme et avec succès?
• Qui. Qui peux aider? Qui tenir informé?
• Quoi. De quoi avez vous besoin? Quel sera le résultat final?
• Combien. Combien cela va-t’il coûter? Combien de temps faut il?
• Où. Où seront stockés les différents produits et ressources? Où se tiendra l’action?
• Quand. Quand le projet doit il être terminé?
• Pourquoi. Pourquoi mener ce projet?

Un moyen simple de retrouver ces questions est de reprendre l’initial de chaque question dans cet ordre : CQQCOQP. Cela forme la phrase “c’est cucu, c’est occupé”. Simple, non ?

Parfois, la réponse à une de ces questions est confuse, voire la question est carrément hors-sujet. Peu importe. L’essentiel n’est pas chaque réponse individuelle, mais l’ensemble des réponses, afin d’obtenir un objectif smart.

Un objectif SMART

Non, il n’est pas nécessaire de parler anglais ou de se jeter sur son dictionnaire anglais-français (pour information,  smart signifie intelligent en anglais).

Il s’agit d’un acronyme, initialement anglais, mais qui se traduit très bien en français. SMART correspond en fait à Spécifique – Mesurable – Accessible – Réaliste – Temporellement défini.

• Spécifique. Un objectif suffisamment spécifique et clair doit pouvoir être compris par n’importe qui (à condition d’avoir une connaissance basique du domaine concerné).
• Mesurable. 2 choses derrière cela : avoir un critère chiffré et pouvoir mesurer ce critère. Cela permet de suivre son avancement et donc d’apporter les corrections nécessaires ou de trouver la motivation supplémentaire. Cela permet aussi de déterminer, de façon presque binaire, si on a réussi ou si on échoué.
• Accessible. Être ambitieux, c’est bien. Mais se fixer des objectifs accessibles, c’est mieux. Il faut être en mesure d’atteindre l’objectif depuis la situation actuelle. Sinon gare à l’épuisement et au découragement. Ne pas confondre objectif et but : vos objectifs doivent être accessibles pour ponctuer votre progression vers votre but.
• Réaliste. Il faut que les critères de l’objectif soient réalistes. En gros, vérifier qu’on ait bien les pieds sur terre et qu’on ne rêve pas éveillé.
• Temporellement défini. Se fixer une date butoir, un délai maximal de réalisation. Sinon bonjour la procrastination et les projets qui n’avancent pas. Il faut savoir s’accorder suffisamment de temps, pour ne pas se tresser de trop, sans pour autant s’accorder trop de temps, pour rester performant.

Accessible et réaliste sont assez proches. Mais l’idée est de s’assurer que l’objectif est accessible maintenant avec les ressources et moyens à notre portée.

Afin d’avoir un objectif smart, je m’efforce de le formuler par une phrase contenant au moins un verbe, un nom, un nombre et une date.

Conclusion

Bien sur, tout projet ne nécessite pas cette débauche de processus. Nul besoin d’un objectif smart pour réparer de l’évier de la cuisine qui fuit! Mais pour gérer au mieux son développement personnel, procéder ainsi mettra toutes les chances de votre coté dès le départ.

• « augmenter mon fonds de précaution de 6000€ à la fin de l’année » plutôt que « mettre de l’argent de coté »
• « faire 30 minutes d’exercices physique tous les jours » plutôt que « faire du sport »
• « apprendre l’espagnol et pouvoir tenir une conversation simple avec un espagnol dans 6 mois » plutôt que « apprendre l’espagnol »

Que pensez vous de ces méthodes? Quelles méthodes employez vous?