Vous faites ces 3 erreurs ? Suivez mes 5 conseils pour ne plus les faire

Vendredi soir, j’ai dîné avec une amie. En plus de ma compagne, bien sur :-).

Elle nous expliquait qu’elle était débordée, qu’elle ne voyait pas le jour, pour reprendre son expression. Toujours des trucs à faire ! Voila une sensation qu’on a tous eu un jour …

Pourtant, m’expliquait-elle, elle est organisée. Elle tient ses listes à jour. En particulier ses listes de tâches.

À bien y réfléchir, je crois qu’il s’agit là de sa première erreur …

Vous faites 3 erreurs de productivité ?.. Pas grave : suivez mes 5 conseils et ça ira nettement mieux !

Vous faites 3 erreurs de productivité ?.. Pas grave : suivez mes 5 conseils et ça ira nettement mieux !

Avec cet article, je vous propose 5 techniques simples qui ont fait leur preuve pour vous permettre d’être productif et efficace.

Mais avant, permettez-moi de vous indiquer quelles sont les erreurs de mon amie. Car, sans le savoir, vous faites peut-être les mêmes …

Organisation ou productivité ?

La première erreur est de confondre organisation et productivité.

Avoir des listes de tâches à jour, c’est bien. C’est faire preuve de la volonté de vouloir avancer et de s’organiser. Mais justement, il ne s’agit que d’organisation. Et uniquement d’organisation.

Faire une liste de tâches n’a jamais garantit que les tâches seraient faites. Tout comme faire une liste de courses laisse le frigo désespérément vide.

Faire des tâches relève de la productivité. Car « productivité » vient du mot « produire » qui implique « faire ».

Être organisé simplifie la vie et simplifie la productivité. Mais ce n’est pas automatique : cela nécessite une démarche supplémentaire.

Trop de tâches nuit

La deuxième erreur est de lister toutes les tâches à faire.

Même en étant le plus productif possible, une liste de tâches termine la journée plus longue qu’au début de la journée. Car des éléments s’ajoutent sans cesse à ces listes, bien plus rapidement que vous ne retirez les tâches exécutées. Pour que ce ne soit pas le cas, il faudrait s’isoler et ne faire que les tâches les plus faciles, qui sont souvent les moins importantes. À la fois impossible et déconseillé.

Une liste de tâches ne cesse de s’allonger. Ce qui amène de la frustration et nuit à la confiance et à la motivation. Ce qui arrive à notre amie.

Et la planification dans tout ça ?

La troisième erreur est de se contenter de lister les tâches.

Lister les tâches est l’étape initiale. L’étape finale est d’exécuter la tâche puis de rayer sauvagement cette tâche de la liste.

Il manque cependant l’étape intermédiaire : la planification. Qui consiste tout simplement de sortir la tâche de sa liste, statique, pour  l’exécuter.

C’est cela qui différencie l’organisation de la productivité.

Mes quelques conseils

Voici donc ces quelques conseils, qui sont aussi des bonnes habitudes à prendre et des techniques de productivité éprouvées.

Contentez-vous d’un plan

Lorsqu’une tâche est esseulée, vous n’avez pas d’autres choix que de la lister explicitement.

Mais si une tâche fait partie d’un tout (un projet, un objectif, …), vous n’avez pas besoin de la lister nommément. Du moins pas dès le début …

Un plan est largement suffisant. Il s’agit de lister seulement les principales étapes nécessaires. Pour chaque étape, précisez le résultat attendu et la date de livraison de ce résultat. Pour gagner en précision, vous pouvez encore décomposer en sous-étapes. Mais sans lister les tâches.

En fait, vous ne préciserez les tâches qu’à partir du moment où vous vous attaquez à l’étape concernée. À ce moment, vous êtes en mode « action » et il est alors nécessaire de planifier, ce qui implique de connaître les tâches. Mais seulement à ce moment-là.

Planifiez !

Voila vous êtes en mode action : vous mettez les mains dans le cambouis. Le meilleur moyen de s’assurer que les tâches seront faites et que le projet avance, c’est de planifier.

Mais il vous faut aussi planifier les tâches esseulées ou en tout petit groupe (4 maximum).

Je vous suggère de relire un ancien article pour commencer simplement et rapidement une planification efficace.

Un conseil supplémentaire au sujet des tâches esseulées : exécutez-les par lot selon leur nature. Par exemple, passez un coup de fil pendant que vous êtes sur le chemin pour faire 2 courses en même temps. 1 mouvement, 3 tâches cochées. Vous êtes productif et efficace :-) !

Traitez immédiatement les tâches courtes

Ajoutez-vous une liste à vos listes de tâches alors que 1/ vous pouvez faire cette liste immédiatement et 2/ cette liste prendre 5 minutes maximum ?

Je vais vous faire une confession : cela n’a aucun sens ! Vous surchargez vos listes et vous ne faites rien de productif. En 2 minutes, vous pourriez engranger tous les bénéfices : 1 tâche faite, mouvement et action enclenchés, satisfaction accrue, confiance dopée !

Je ne vais pas m’étendre plus longtemps sur le sujet : relisez plutôt cet article (un des premiers de ce blog !) où je vous disais déjà de traiter rapidement les tâches de 2 minutes et moins.

Supprimez les tâches anciennes

Il y a toujours, sur nos listes de tâches, des tâches qui sont là depuis bien trop longtemps.

Elles allongent inutilement ces listes, génèrent de la frustration, encombrent vos processus.

Très souvent, si ces tâches sont encore et toujours sur nos listes, c’est qu’il y a une simple et bonne raison : ces tâches n’ont pas besoin d’être faites. C’est tout. La preuve a été faite qu’elles n’étaient ni importantes ni urgentes.

Faites-vous plaisir : rayez les sauvagement de votre liste sans aucune autre forme de procès.

La seule exception est lorsque le résultat de ces tâches est attendu par d’autres personnes. Le strict minimum est alors de négocier avec ces personnes un nouvel arrangement. Sinon vous allez perdre un capital confiance bien précieux.

Listez les tâches réalisées

Quelle curieuse idée … En plus de maintenir des listes de tâches à faire, il faudra maintenant avoir des listes de tâches faites ?

J’approfondirai ce conseil dans un article dédié. Mais l’idée est la même que celle avancée dans la leçon de février :

  • vous entretenez le mouvement et le tempo : se mettre en mouvement est souvent le plus difficile. Il serait dommage de capoter en cours de route, non ?
  • vous constatez le chemin accompli : tout voyage commence et se poursuit par de simples pas. Il en est de même pour la réalisation de vos projets.
  • vous engrangez un capital confiance énorme : vous savez maintenant que vous pouvez avancer. Et vous le constatez tous les jours.

Conclusion

Le cœur de cet article est véritablement d’attirer votre attention sur ce fait : l’organisation et la productivité sont 2 choses différentes. Elles sont imbriquées et liées : c’est pour cela quand on parle de l’une, l’autre n’est jamais bien loin. Mais l’une n’implique pas l’autre. Et vice versa. Par contre, il est indéniable qu’être organisée a bien des avantages dont une productivité simplifiée et plus efficace.

Donc faîtes bien la distinction entre les 2. Les 5 conseils présentés dans cet article devraient vous y aider.

Devenez un expert de la planification grace à ces 2 techniques simples

Creative Commons License photo credit: Greenmonster

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