Vous faites ces 3 erreurs ? Suivez mes 5 conseils pour ne plus les faire

Vendredi soir, j’ai dîné avec une amie. En plus de ma compagne, bien sur :-).

Elle nous expliquait qu’elle était débordée, qu’elle ne voyait pas le jour, pour reprendre son expression. Toujours des trucs à faire ! Voila une sensation qu’on a tous eu un jour …

Pourtant, m’expliquait-elle, elle est organisée. Elle tient ses listes à jour. En particulier ses listes de tâches.

À bien y réfléchir, je crois qu’il s’agit là de sa première erreur …

Vous faites 3 erreurs de productivité ?.. Pas grave : suivez mes 5 conseils et ça ira nettement mieux !

Vous faites 3 erreurs de productivité ?.. Pas grave : suivez mes 5 conseils et ça ira nettement mieux !

Avec cet article, je vous propose 5 techniques simples qui ont fait leur preuve pour vous permettre d’être productif et efficace.

Mais avant, permettez-moi de vous indiquer quelles sont les erreurs de mon amie. Car, sans le savoir, vous faites peut-être les mêmes …

Organisation ou productivité ?

La première erreur est de confondre organisation et productivité.

Avoir des listes de tâches à jour, c’est bien. C’est faire preuve de la volonté de vouloir avancer et de s’organiser. Mais justement, il ne s’agit que d’organisation. Et uniquement d’organisation.

Faire une liste de tâches n’a jamais garantit que les tâches seraient faites. Tout comme faire une liste de courses laisse le frigo désespérément vide.

Faire des tâches relève de la productivité. Car « productivité » vient du mot « produire » qui implique « faire ».

Être organisé simplifie la vie et simplifie la productivité. Mais ce n’est pas automatique : cela nécessite une démarche supplémentaire.

Trop de tâches nuit

La deuxième erreur est de lister toutes les tâches à faire.

Même en étant le plus productif possible, une liste de tâches termine la journée plus longue qu’au début de la journée. Car des éléments s’ajoutent sans cesse à ces listes, bien plus rapidement que vous ne retirez les tâches exécutées. Pour que ce ne soit pas le cas, il faudrait s’isoler et ne faire que les tâches les plus faciles, qui sont souvent les moins importantes. À la fois impossible et déconseillé.

Une liste de tâches ne cesse de s’allonger. Ce qui amène de la frustration et nuit à la confiance et à la motivation. Ce qui arrive à notre amie.

Et la planification dans tout ça ?

La troisième erreur est de se contenter de lister les tâches.

Lister les tâches est l’étape initiale. L’étape finale est d’exécuter la tâche puis de rayer sauvagement cette tâche de la liste.

Il manque cependant l’étape intermédiaire : la planification. Qui consiste tout simplement de sortir la tâche de sa liste, statique, pour  l’exécuter.

C’est cela qui différencie l’organisation de la productivité.

Mes quelques conseils

Voici donc ces quelques conseils, qui sont aussi des bonnes habitudes à prendre et des techniques de productivité éprouvées.

Contentez-vous d’un plan

Lorsqu’une tâche est esseulée, vous n’avez pas d’autres choix que de la lister explicitement.

Mais si une tâche fait partie d’un tout (un projet, un objectif, …), vous n’avez pas besoin de la lister nommément. Du moins pas dès le début …

Un plan est largement suffisant. Il s’agit de lister seulement les principales étapes nécessaires. Pour chaque étape, précisez le résultat attendu et la date de livraison de ce résultat. Pour gagner en précision, vous pouvez encore décomposer en sous-étapes. Mais sans lister les tâches.

En fait, vous ne préciserez les tâches qu’à partir du moment où vous vous attaquez à l’étape concernée. À ce moment, vous êtes en mode « action » et il est alors nécessaire de planifier, ce qui implique de connaître les tâches. Mais seulement à ce moment-là.

Planifiez !

Voila vous êtes en mode action : vous mettez les mains dans le cambouis. Le meilleur moyen de s’assurer que les tâches seront faites et que le projet avance, c’est de planifier.

Mais il vous faut aussi planifier les tâches esseulées ou en tout petit groupe (4 maximum).

Je vous suggère de relire un ancien article pour commencer simplement et rapidement une planification efficace.

Un conseil supplémentaire au sujet des tâches esseulées : exécutez-les par lot selon leur nature. Par exemple, passez un coup de fil pendant que vous êtes sur le chemin pour faire 2 courses en même temps. 1 mouvement, 3 tâches cochées. Vous êtes productif et efficace :-) !

Traitez immédiatement les tâches courtes

Ajoutez-vous une liste à vos listes de tâches alors que 1/ vous pouvez faire cette liste immédiatement et 2/ cette liste prendre 5 minutes maximum ?

Je vais vous faire une confession : cela n’a aucun sens ! Vous surchargez vos listes et vous ne faites rien de productif. En 2 minutes, vous pourriez engranger tous les bénéfices : 1 tâche faite, mouvement et action enclenchés, satisfaction accrue, confiance dopée !

Je ne vais pas m’étendre plus longtemps sur le sujet : relisez plutôt cet article (un des premiers de ce blog !) où je vous disais déjà de traiter rapidement les tâches de 2 minutes et moins.

Supprimez les tâches anciennes

Il y a toujours, sur nos listes de tâches, des tâches qui sont là depuis bien trop longtemps.

Elles allongent inutilement ces listes, génèrent de la frustration, encombrent vos processus.

Très souvent, si ces tâches sont encore et toujours sur nos listes, c’est qu’il y a une simple et bonne raison : ces tâches n’ont pas besoin d’être faites. C’est tout. La preuve a été faite qu’elles n’étaient ni importantes ni urgentes.

Faites-vous plaisir : rayez les sauvagement de votre liste sans aucune autre forme de procès.

La seule exception est lorsque le résultat de ces tâches est attendu par d’autres personnes. Le strict minimum est alors de négocier avec ces personnes un nouvel arrangement. Sinon vous allez perdre un capital confiance bien précieux.

Listez les tâches réalisées

Quelle curieuse idée … En plus de maintenir des listes de tâches à faire, il faudra maintenant avoir des listes de tâches faites ?

J’approfondirai ce conseil dans un article dédié. Mais l’idée est la même que celle avancée dans la leçon de février :

  • vous entretenez le mouvement et le tempo : se mettre en mouvement est souvent le plus difficile. Il serait dommage de capoter en cours de route, non ?
  • vous constatez le chemin accompli : tout voyage commence et se poursuit par de simples pas. Il en est de même pour la réalisation de vos projets.
  • vous engrangez un capital confiance énorme : vous savez maintenant que vous pouvez avancer. Et vous le constatez tous les jours.

Conclusion

Le cœur de cet article est véritablement d’attirer votre attention sur ce fait : l’organisation et la productivité sont 2 choses différentes. Elles sont imbriquées et liées : c’est pour cela quand on parle de l’une, l’autre n’est jamais bien loin. Mais l’une n’implique pas l’autre. Et vice versa. Par contre, il est indéniable qu’être organisée a bien des avantages dont une productivité simplifiée et plus efficace.

Donc faîtes bien la distinction entre les 2. Les 5 conseils présentés dans cet article devraient vous y aider.

Devenez un expert de la planification grace à ces 2 techniques simples

Creative Commons License photo credit: Greenmonster

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23 Responses to “Vous faites ces 3 erreurs ? Suivez mes 5 conseils pour ne plus les faire”

  1. Trublion from Agence de communication Nord 27 février 2012 11 h 42 min #

    « Au sujet des tâches esseulées : exécutez-les par lot selon leur nature » voilà quelque chose que je fais très souvent et qui permet d’être très efficace ! De même que rayer les anciennes listes de tâches qui étaient au final très peu importantes. Merci pour le rappel !

  2. Jean-Yves 27 février 2012 11 h 48 min #

    Tout à fait d’accord !

    Et en fait, si vraiment vous aimez les listes de choses à faire, essayez de les tourner sous forme de mind-map, cela donne beaucoup plus envie de réaliser les tâches !

    Un autre conseil de gestion que l’on pourrait donner est de regrouper les tâches par catégories, de façon à en réaliser plusieurs d’un coup quand cela est possible !

    Et comme toujours, se donner des dates limites, histoire de ne pas se retrouver avec un tas de points qui n’avancent pas !
    Jean-Yves a récemment posté [Vidéo] Comment mémoriser le squelette humainMy Profile

  3. Jacques 27 février 2012 12 h 27 min #

    Une des choses de base pour bien avancer est de morceler ses grosses tâches en plusieurs petites, afin de pouvoir facilement les prendre en main et en avoir moins « peur ».
    Jacques a récemment posté Le prêt automobileMy Profile

  4. Laurent de Riche Avenir 27 février 2012 14 h 10 min #

    Un point aussi à exploiter c’est de faire le point sur les taches réalisées, et de voir dans quelle mesure on peut s’améliorer. Prendre du recul c’est aussi analyser ses difficultés pour capitaliser sur ses prochaines actions.

    Du coup, j’y retourne, je suis débordé !
    Laurent de Riche Avenir a récemment posté Pourquoi vous devez diversifier vos investissementsMy Profile

  5. Adam from comment grossir 27 février 2012 16 h 08 min #

    J’ai toujours eu du mal à planifier. C’est pourtant la base de toute réussite.
    Adam@comment grossir a récemment posté Sauna pour maigrir : transpirer pour perdre du poidsMy Profile

  6. Lionel 28 février 2012 13 h 50 min #

    Bonjour,

    La planification des tâches est une étape primordiale à la réussite d’un projet. Tout comme l’harmonisation des compétences ou la méthodologie apprendre à apprendre.

    amicalement

  7. Cedric 28 février 2012 14 h 05 min #

    Merci pour ces précieux conseils. Mon organisation n’est pas optimale et je vais mettre ceux-ci en pratique dès maintenant !

  8. Ashley 28 février 2012 15 h 31 min #

    Moi aussi, j’ai fait des listes de tâches, et effectivement ça ne suffit pas…
    Justement, un certain marketeur en parlait il n’y a pas longtemps sur son blog :)

    Merci pour ces conseils !

  9. zenie 29 février 2012 9 h 56 min #

    Bonjour Grégory, je pense qu’à trop vouloir faire de choses, on ne vit plus que par elles.
    Trier le plus important et garder un peu de temps pour soi sinon on passe à coté de sa vie.
    On le réalise souvent plus tard.. on n’est pas des machines…on a le droit de se reposer et le devoir de s’occuper de nous…

    zenie
    zenie a récemment posté Un simple souhaitMy Profile

  10. Sonia@LesClesPourReussir.com 29 février 2012 9 h 59 min #

    Bonjour,

    Merci pour ces conseils très judicieux :)
    Je me reconnais assez dans le profil de ton amie, alors voici certaines des mesures que j’ai prises pour m’améliorer :
    – Je fais ma liste la veille au soir, puis le matin même je détermine combien de temps seront nécessaires pour chaque tâche.
    – Pas plus de 8 à 10 tâches, et toutes de moins d’une heure.
    – Je commence par celles qui vont faire avancer mes projets importants.
    – J’utilise un timer pour me challenger sur le temps que j’ai déterminé :)
    – Je ne regarde ma boite mail qu’en début d’après midi, quand mon efficacité cérébrale diminue.

    Je te souhaite le meilleur :)
    Sonia

  11. Robin from mobilier salon coiffure 29 février 2012 12 h 16 min #

    Pour ce qui est du premier conseil, j’ajouterai même que tous les champions de la procrastination que j’ai pu connaitre dans les métiers du web passaient effectivement plus de temps à rédiger des listes de tâches à faire qu’à exécuter les tâches en elles mêmes…

    De mon côté, je suis devenu productif le jour où j’ai compris qu’il fallait faire des pauses régulièrement… Non pas pour se reposer, mais pour permettre à son esprit de structurer la phase de travail à venir avant de s’y coller… Quelques minutes suffisent, et chez moi, le résultat à été spectaculaire, en comparaison avec l’époque où je gardais la tête dans le clavier pendant plusieurs heures d’affilées.
    Robin @ mobilier salon coiffure a récemment posté Mobilier Coiffure BeautéMy Profile

  12. Joana from cable optique 29 février 2012 14 h 04 min #

    C’est sûr que faire des listes de choses à faire n’avance pas à grand-chose si finalement on ne fait rien =)

    Mais perso je trouve que coucher sur le papier toutes les tâches qu’il nous reste à faire est un assez bon moyen de se motiver à les faire. Tout dépend de ce que l’on veut : faire des listes ou faire ce qu’on doit faire !

    Je suis assez d’accord avec le reste de ton article cela dit !

  13. Marie from sortie d ecole 29 février 2012 15 h 46 min #

    En effet à un moment j’ai commencé à vraiment vouloir m’organiser, et là j’ai passé presque plus de temps à organiser des listes et à les remplir, qu’a faire ce que je devais faire ! Il faut donc faire attention à ne pas tomber dans cet excès !

  14. William 1 mars 2012 15 h 40 min #

    Le reminder des tâches accomplies est un excellent motivateur. Je l’utilise au quotidiens pour me prouver que je suis capable de résultats concrets.

  15. Lucca 2 mars 2012 16 h 44 min #

    Les tâches, c’est vraiment le mot !
    J’utilise Trello au travail finalement, c’est plutôt excellent et gratuit ! Le problème, c’est bien entendu la mise en place et la gestion des tâches qui prennent finalement du temps. Ce n’est pas trop le but :/

  16. Grégory 5 mars 2012 11 h 01 min #

    @Trublion: Très efficace, la technique du traitement par lot et type !

    @Jean-Yves: Je commence à utiliser les mindmaps, mais plus pour réfléchir et organiser mes idées que mon quotidien. Pour le quotidient (tâches & co) ma préférence reste aux listes.

    @Jacques: Ce que te préconises est judicieux et correspond à ce que j’appelle un plan : décomposer en morceaux plus petits. Mais trop lister de tâches est aussi décourageant !

    @Laurent: Lister les tâches réalisées ? C’est le 5° point ! Et c’est aussi ma leçon de février !

    @Adam: Commence petit. Ca viendra tout doucement. Prend 15 minutes tous les jours pour faire un mini plan de ta journée.
    Grégory a récemment posté Chronologie d’un article : quand le hasard s’en mêleMy Profile

  17. Grégory 5 mars 2012 11 h 06 min #

    @Lionel: Tout à fait d’accord. C’est bien pour ça que j’en parle dans cet article. Je considère que c’est essentiel !

    @Cedric: Vas-y doucement ! Une nouvelle habitude à la fois pendant 2 à 3 semaines. Sinon tu vas craquer en cours de route.

    @Adshley: Mais je t’en prie !

    @Zenie: Je n’en parle pas dans cet article, sinon ça devient trop long. Mais je suis d’accord avec toi. Merci pour ce rappel !

    @Sonia: Bonjour !

    Et bien voila qui complête bien mon article. On se retrouve ainsi avec un système complet :-) Merci
    Grégory a récemment posté Le guide des lectures incontournables d’après moiMy Profile

  18. Grégory 5 mars 2012 11 h 11 min #

    @Robin: Je n’ai pas de stats par profession :-) Mais tu mets bien exergue ce problème : organiser n’est pas agir !

    Là encore, je n’en parle dans cet article qui serait trop long. Mais faire des pauses est essentiel : reposer le corprs et l’esprit !

    Merci pour ce rappel :-)

    @Joana: Je ne dis pas qu’il ne faut pas faire de listes. Moi-même j’en fais. Mais en soi, elles ne mênent à rien.

    De plus, une liste trop longue est démoralisante.

    @Marie: Merci de ton retour d’expérience :-)

    @William: Voir le chemin parcouru remonte le moral et booste la motivation :-)

    @Lucca: Je ne connais pas Trello. Ca consiste en quoi ?
    Grégory a récemment posté Pourquoi j’en suis là aujourd’hui …My Profile

  19. julie from contrat d'entretien pompe à chaleur 8 mars 2012 14 h 23 min #

    merci pour ce tuto je vais l’ajouter a mon dossier formation
    contrat d’entretien pompe à chaleur

  20. Grégory 12 mars 2012 14 h 41 min #

    @julie: Mais de rien … Mais n’oublie pas que rien ne remplace la pratique.
    Grégory a récemment posté La leçon de mars : lisez tous les joursMy Profile

  21. Marc from Paris Luxury Apartments 7 avril 2012 21 h 44 min #

    Vous avez des bonnes idees, moi je trouve qu’il est toujours utile de mettre en priorite les taches qui vont nous ammener ou on veut aller. C’est a dire, pour etre a point B dans un an, qu’est ce qu’il faut faire d’ici a 6 mois? Et demain?

  22. Grégory 21 avril 2012 12 h 47 min #

    @Marc: Merci pour les bonnes idées :-)

    En gros, ce que vous suggérez, c’est d’avoir des tâches prioritaires et de réaliser ces tâches en priorité ? Je ne peux qu’être d’accord ! Il est vrai que je n’en parle pas dans cet article ci mais dans cet autre article sur la planification qui est lié dans le présent article.

    Merci pour le complément :-)
    Grégory a récemment posté Le rangement facile : la méthode qui change toutMy Profile

  23. Clement from Agence web 22 mai 2012 3 h 12 min #

    Bonjour,

    Très bon tutoriel.

    Bonne continuation.

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