Dropbox : petit mode d’emploi

Dans un précédent article, je vous ai fait une petite présentation de Dropbox. Je vous propose maintenant un petit mode d’emploi. Il ne se veut pas complet mais devrait être suffisant pour guider vos premiers pas.

dropbox

Il serait effectivement dommage de ne pas utiliser ce bel outil juste par appréhension.

Petit rappel

Dropbox est à la fois un site internet et un petit programme à installer sur vos ordinateurs.

Dropbox vous permet de sauvegarder vos documents sur Internet :

  • Dropbox synchronise automatiquement les fichiers locaux avec les fichiers distants : toute modification d’un coté est répercutée de l’autre coté ;
  • Dropbox sait synchroniser plusieurs ordinateurs avec votre espace sur Internet ;
  • l’accès Internet n’est pas nécessaire à tout moment : la synchronisation se fera dès que l’accès au site sera possible ;
  • Dropbox gère les versions successives de vos documents : vous pouvez à tout moment revenir à une version précédente ;
  • vous pouvez accéder à vos documents directement sur le site Internet.

Le complément idéal à Dropbox

Mémo-Vie est une base de données, simplet et pratique, pour vous aider à être organisé.

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  • Vos données archivées en toute sécurité, d’autant plus avec Dropbox.
  • Vos données facilement disponibles, à tout moment et dans un format clair.
  • Une méthode pour traiter et classer efficacement tous vos papiers administratifs.
  • Un tableau récapitulatif des délais de conservation légale suivant le type de pièces.
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Petit mode d’emploi

La création du compte

Pour utiliser Dropbox, il faut aller sur le site et y créer un compte : saisissez votre adresse mail et un mot de passe, puis validez.

Vous êtes maintenant gratuitement crédité d’un espace de stockage de 2Go. Nous verrons plus loin comment augmenter ce volume.

Vous pouvez aussi vous faire parrainer, ce qui vous permet de bénéficier immédiatement de 250Mo supplémentaires. Mais la méthode reste la même.

La première installation

Une fois votre compte créé, vous devez installer le programme sur votre ordinateur principal, celui qui stocke aujourd’hui vos données.

Téléchargez-le puis lancez son installation.

Le programme vous demandera 4 choses :

  • le compte et le mot de passe associé (vous les avez saisi à l’étape précédente) ;
  • le répertoire où vous souhaitez créer le répertoire de synchronisation ;
  • l’identifiant unique de cet ordinateur : vous renseignez ce que vous voulez, du moment que c’est significatif pour vous.

Le répertoire de stockage

Tous les fichiers à synchroniser ne sont pas stockés n’importe où. Dropbox synchronise le contenu d’un répertoire et d’un seul. Ce répertoire peut être stocké n’importe où, c’est vous qui choississez. Mais ce sera ce répertoire et pas un autre. Et son nom sera obligatoirement Dropbox.

L’identifiant unique d’ordinateur

A quoi sert cet identifiant unique ? Et bien à identifer chaque ordinateur et terminal lié à ce compte. Ordinateurs et terminaux pour lesquels Dropbox assurera la synchronisation. Par exemple « home » pour votre ordinateur personnel, « mynotebook » pour votre notebook et « mysmartphone » pour votre smartphone.

Les ordinateurs et terminaux liés à mon compte Dropbox

Les ordinateurs et terminaux liés à mon compte Dropbox

Oui mais encore ?…

Cela arrive très rarement (les rares fois où cela m’est arrivé, j’en étais le reponsable) mais il peut y avoir conflit entre 2 versions différentes d’un même fichier sur 2 ordinateurs différents.

Lors de la synchronisation, Dropbox créera 2 fichiers différents, avec les contenus en conflit. Les noms de ces 2 fichiers seront contitués du nom du fichier initial suffixé de l’identifiant unique des ordinateurs concernés. Vous pouvez ainsi identifier assurèment l’origine de chaque fichier.

A vous, ensuite, de faire le nécessaire :-).

La notification Dropbox

Lorsque le programme est lancé, une petite icône bleue, reprenant le logo de Dropbox, apparaît dans la zone de notification.

Son aspect vous indique l’état de la synchronisation :

  • synchronisation effectuée :Icone de notification de Dropbox en état OK
  • synchronisation en cours :Icone de notification de Dropbox en cours de vérification
  • connexion en cours :Icone de notification de Dropbox en cours de connexion

Un petit clic droit ouvre ce petit menu. Chaque entrée est explicite.

Menu suite au clic droit sur l'icone de notification de Dropbox

Menu suite au clic droit sur l’icone de notification de Dropbox

Si vous demandez l’arrêt de Dropbox (enfin, juste l’arrêt de l’exécution du petit programme Dropbox), vous pourrez ensuite le relancer en procédant comme habituellement pour lancer un programme quelconque : cherchez Dropbox dans vos menus habituels. Ou bien utilisez Launchy.

Le répertoire local

Traitez le répertoire Dropbox comme n’importe quel autre répertoire de votre ordinateur : créez des répertoires et des sous-répertoires, copiez et créez des fichiers, renommez, supprimez, … Laissez opérer la magie de Dropbox : les modifications sont répercutées sur votre espace de stockage en ligne, de façon transparente et rapide.

Au début, vous pouvez aussi, tout simplement, copier en masse vos répertoires et fichiers originaux vers le répertoire Dropbox. C’est ce que j’ai fait. Tous les répertoires et fichiers seront copiés vers le site Internet. Selon le volume, ça peut être un peu long …

Si besoin, vous pouvez à tout moment éteindre votre ordinateur : Dropbox saura reprendre le transfert là où vous l’aurez interrompu.

Les autres ordinateurs et terminaux

Pour chacun de vos autres ordinateurs et terminaux, vous pouvez ensuite procéder ainsi :

  • installez le programme Droopbox sur cet ordinateur ;
  • renseignez compte, mot de passe et répertoire de stockage ;
  • précisez un identifiant unique pour identifier cet ordinateur ;
  • laissez travailler Dropbox : le répertoire local sera automatiquement mis à jour !

Et maintenant, travaillez !

Ne vous souciez maintenant plus de rien : travaillez sur les fichiers stockés localement, comme sur n’importe quel autre fichier. Dropbox s’occupe du reste : sauvegarde et synchronisation, en temps réel ou lors de la disponibilité d’Internet. Lors de toute connexion à Internet, Dropbox vérifie si une synchronisation est nécessaire (fichier ou répertoire renommé, modifié, supprimé ou créé) et fait le nécessaire.

Plusieurs comptes Dropbox ?

Vous pouvez posséder plusieurs comptes Dropbox. Chacun de ces comptes sera associé à une adresse mail différente.

Il y a cependant les limitations suivantes :

  • Chaque compte est indépendant. Posséder 2 comptes avec 2Go ne crée pas un espace de 4Go : cela reste 2 espaces de 2Go chacun. Par exemple, s’il reste 512Mo sur chacun de vos 2 comptes, n’espérez pas stocker un fichier  de 1Go en cumulant ces 2 espaces.
  • Un ordinateur ne peut être associé, par le programme Dropbox, qu’à un seul compte et un seul. Cela implique que la synchronisation automatique ne sera disponible que pour un seul des 2 comptes. Pour le 2° compte, il faudra transférer manuellement chaque fichier.

L’intérèt, dans ces conditions, d’avoir 2 comptes peut sembler limité.

Cependant, vous pouvez associer des usages différents à chaque compte ! J’ai par exemple 1 compte personnel, associé à tous mes ordinateurs, et 1 compte pour la sauvegarde de ce blog. Vous pouvez aussi créer un compte dédié à une association, ou au partage avec vos amis.

Vous profitez ainsi au maximum des 2Go de chaque compte.

Cette solution n’est ni parfaite ni idéale. Sachez néammoins que c’est possible.

D’autres usages ?

Dropbox permet bien d’autres usages, comme héberger un site ! Son API est effectivement documentée et la société elle-même est à l’écoute de ses utilisateurs. Il existe ainsi une classe PHP, plusieurs applications basées sur Dropbox recensées par Dropbox même.

L’interface Web

L’interface Web est claire, sobre et efficace. A part l’édition en ligne, vous pouvez y faire toutes les opérations classiques de tout explorateur de fichiers.

dropbox-home

L’explorateur de fichiers de Dropbox

dropbox-file-menu

Les opérations sur les fichiers

Ainsi que d’autres opérations spécifiques à Dropbox.

dropbox-events

Les évènements sur un fichier

Augmenter votre espace de stockage

Vous pouvez bénéficier de plus d’espace de stockage :

  • par l’achat : 9,99€ par mois pour 50Go et 19,99€ par mois pour 100Go ;
  • par le parrainage : vous et votre votre neveu gagnez chacun 250Mo. Si vous étiez à 2Go, vous passez à 2,25Go, votre neveu a directement 2,25Go. Parrainez une 2° personne, et vous montez à 2,5Go.

La limite du tout gratuit complété par parrainage est à 10Go, soit les 2Go initiaux plus 8Go supplémentaires.

Sécuriser vos données

Mémo-Vie est une base de données, très pratique et très simple, pour vous aider à être organisé.

Vos données sont ainsi archivées en toute sécurité, d’autant plus avec Dropbox, et facilement disponibles, à tout moment et dans un format clair.

De plus, Mémo-Vie vous fournit une méthode  pour traiter et classer tous vos papiers administratifs, pour enfin vous y retrouver, et un tableau récapitulatif des délais de conservation légale suivant le type de pièces.

Conclusion

Dropbox sécurise simplement vos données et les rend disponibles n’importe où. Gratuitement. Alors essayez-le !

Je vous rappelle que je peux vous parrainer. Cela vous permettra de disposer de 250Mo supplémentaire, soit 2,25 Go. Et moi aussi par la même occasion !

Profitez de mon parrainage sur Dropbox : vous gagnerez 250Mo supplémentaires

Creative Commons License photo credit: Chanbeom

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