De nouveau un article autour d’un conseil ou d’une méthode simple. Mais l’organisation et la productivité ne sont rien d’autres que la mise en œuvre de techniques simples. Revisitons ensemble nos fondamentaux.
Nous avons tous, au moins une fois, fait une liste de taches. Une feuille, un stylo, et c’est parti : on couche tout sur papier. En général, on fait cela lorsqu’on est débordé, lorsqu’on est accablé de choses à faire, ou à ne pas oublier. Tant et si bien que nous ne savons plus exactement ce qu’il y a à faire et que nous rajoutons ce stress au stress de la situation.
La recette est effectivement simple : on s’équipe d’un papier et d’un stylo, on s’installe 5 à 10 minutes à une table et on aligne sur papier toutes les taches à faire. Puis on passe à l’étape suivante : exécuter chaque tâche les unes après les autres, et les rayer au fur et à mesure. Jusqu’à ce qu’il n’en reste plus une seule sur la liste.
Pourquoi faisons-nous cela ? Parce que ça marche ! A un moment, nous sommes dépassés, et celui d’après, nous reprenons la situation en main. A un moment, notre attention est fractionnée et nous ne savons que faire, et celui d’après, nous avons une vue d’ensemble et des étapes claires en tête.
Le drame, c’est que, pour la majorité d’entre nous, nous ne faisons cela que lors d’une crise, ou d’une situation particulièrement tendue.
Imaginez si nous intégrions ces listes de taches dans notre quotidien ! Que d’efficacité et de maitrise gagnée ! Que de sérénité retrouvée !
J’en ai déjà parlé dans cet article sur la nécessité de tout noter avant d’oublier mais je vais le rappeler ici : le cerveau humain n’est doué ni pour mémoriser rapidement beaucoup de choses ni pour se les rappeler à la demande. Alors des taches qui s’accumulent … Et si en plus on y rajoute le stress lié à la situation ou à une contrainte forte ! Demandez à votre cerveau de réfléchir, de traiter, de créer, d’analyser, d’imaginer … mais pas de mémoriser.
Les listes de taches ne font pas exception à la règle.
Plutôt que d’essayer de se souvenir de toutes les taches à exécuter, avec tous les risques que j’ai déjà évoqués précédemment, il est préférable de les sortir de tête, presque littéralement, et de les recenser sur le support de son choix.
Peu importe le support en question, ou l’outil utilisé. Chacun a ses avantages et ses inconvénients, ses forces et ses faiblesses. Et chaque utilisateur est différent et aura des attentes, des critères différents. Mais il n’a pas besoin d’être évolué ou high-tech. De simples fiches cartonnées peuvent faire l’affaire.
Les avantages des listes de taches
Quels sont les avantages de procéder ainsi ? Quels bénéfices pouvons-nous en tirer ?
1. Avoir une vue d’ensemble
Vous êtes sur de ne rien oublier et vous avez sous les yeux l’intégralité des taches qui vous attendent.
2. Etablir des priorités
En ayant toutes les taches sous vos yeux, vous pouvez faire, de façon plus sure, les bons choix : décider de mettre certaines taches en attente et d’exécuter d’abord les plus importantes. Ou celles ayant une date de fin proche.
3. Optimiser son temps
Vous pouvez décider d’exécuter certaines taches par lot : par exemple faire cette petite course en même temps que poster cette lettre, et profiter du trajet pour passer ce coup de fil.
4. Rester serein et éliminer le mauvais stress
Une grande part de stress vient de la crainte d’oublier des taches, des actions pouvant être cruciales. Cette incertitude nous empêche de plus d’être pleinement concentré sur le moment présent, et mine notre efficacité, notre concentration.
Les listes sont formidables !
Je vais vous dire un secret : les listes sont formidables !
Depuis le début de cet article, nous débattons et discutons des listes de taches, mais je vous l’affirme : vous pouvez faire des listes pour tout.
Vous pouvez écrire des listes de contrôle (les fameuses check-list de nos amis anglophones), à ressortir lors d’un évènement particulier afin d’être sur de ne rien oublier, ou encore des listes d’évènements, qu’ils soient passés ou à venir. Oui, je sais, on appelle un agenda ! Mais qu’est donc un agenda si ce n’est une énorme liste ? Et il en de même de notre répertoire des contacts.
Je gère mes lectures sous forme de liste :
• une liste pour les lectures faites ;
• une liste pour les lectures à faire, celles dont j’ai déjà le livre ;
• une liste pour les lectures à envisager, celles dont je n’ai pas encore le livre.
Je fais de même pour les idées cadeau, que ce soit des cadeaux pour moi (ma liste préférée !) ou des cadeaux à offrir. Ou encore pour les idées d’articles de ce blog.
Conclusion
Recensez les taches que vous devez exécuter sous forme de listes et tenez-les à jour : vous garderez le contrôle et éliminerez le mauvais stress.
Comment gérez vous vos taches ? Quels usages faites vous des listes ?
(Des petites listes, des petites listes, toujours des petites listes …)
Cet article: temps de préparation: 10 minutes, temps de rédaction: 80 minutes
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J’ai vraiment découvert l’utilité des listes de tâches lorsque je me suis acheté un iPhone. Je voyais toujours des dizaines d’application permettant de faire des listes et j’ai fini par en tester une gratuite « pour le fun ».
Puis, après quelques jours d’utilisation, j’ai fini par investir dans l’application 2Do que je trouve tout simplement fantastique. J’arrive à gérer mes listes à travers différents dossiers et c’est très facile pour s’y retrouver grâce à son interface soignée et intuitive.
La seule chose que je regrette c’est que cette application n’est pas son équivalent sur Mac (une synchronisation est possible avec le calendrier mais cela reste très sommaire) et qu’elle ne respecte pas tout à fait la méthode GTD.
Je pense investir un jour (dès que mes finances me le permettront) dans Things qui semble être le must en terme de gestion de tâches et d’adaptation à la méthode GTD.
Salut mec =)
En ce qui me concerne, mes listes sont dans mon Evernote, un outil bien pratique pour avoir ses notes peu importe où l’on est dans le monde.
À propos de ces listes : elles ne contiennent que l’essentiel et aussi des items qui me font sortir de ma zone de confort (des tâches qui nous font peur ou qu’on remet à plus tard).
Qu’est-ce que l’essentiel? Je le définis en faisant l’exercice du 80/20 à tous les mois.
Je me pose la question suivante : Quelles sont les 20% des tâches que je fais qui m’apportent le 80% des résultats?
Je complète ensuite ma liste avec les choses que je dois absolument faire pour progresser (dans n’importe quelle sphère de ma vie) avec un deadline bien serré.
Salut =)
Sympa les listes pour les lectures. J’avais pensé à celle des « lectures à faire », surtout pour caser des relectures et les alterner avec des nouvelles lectures, histoire de bien brasser les idées et « réviser » certaines théories.
Sinon pour les listes, je tiens plusieurs papiers, pour les tâches à la journée (, si je peux me permettre d’insérer un lien ;) ) , à la semaine, au mois, les idées d’articles, les courses, les objectifs sur 6/12 mois (méthode T.Ferriss).
Les listes à la journée et à la semaine, ainsi que les objectifs, trainent dans mes poches tout le temps. Cela permet de les consulter partout, même sans ordinateur, pas de panne technique possible.
J’aime bien les conseils les plus simples, ce sont les seuls que je tente d’intégrer dans la vie de tous les jours : les trucs compliqués, c’est pour les résolutions de jour de l’an, celles qui en général ne voient pas la fin de l’hiver ;-)
Je crois que de toute manière, avec la quantité d’infos qu’on reçoit et ingurgite à longueur de journée, il devient indispensable de tout lister.
Mais je suis preneur surtout de la méthode pour tenir tout ça à jour et pour pouvoir -enfin- barrer quelques trucs… ;-)
@Justin: Bonjour et merci pour tes visite et message !
C’est par la pratique, par l’expérimentation, qu’on apprend le mieux. Et qu’on découvre ce qui nous convient le mieux. A l’usage, GTD est quand même un peu lourd. Mais ça reste une bonne référence avec beaucoup de bonnes pratiques.
Je n’ai ni Mac ni iPhone mais j’ai déjà lu à plusieurs endroits que Things était très bon. mais je ne peux guère t’en dire plus.
En tout cas, merci pour ton retour qui intéressera tous les utilisateurs de Apple !
@CC: Hello gars !
Je suis aussi un gros utilisateur de Evernote. Comment ai je pu faire sans ?!
Ton commentaire est court mais il y a beaucoup de choses. Peut être tout en fait ! Important la deadline serrée … Voila un point (de plus !) où je dois progresser !
Je fais l’inverse de toi : je mets tout, ou beaucoup de choses, dans mes listes de taches, en mettant des niveaux de priorité/importance. Et je supprime les taches anciennes pas si importantes toujours pas exécutées. C’est qu’elles n’étaient vraiment pas si importantes !
La sélection d’exécution se fait selon le niveau de priorité/importance et la règle des 80/20. Comme toi ! Mais je préfère tout mettre : la peur de faire un mauvais choix maintenant et la possibilité de penser à d’autres choses en relisant cette tache …
@ProLire: Ben oui. Ça sert à tout une liste ! Et tu peux te permettre un lien : il est carrément dans le sujet !
@DavidB : Complètement d’accord pour le coup des techniques simples et compliquées et des résolutions de Nouvel An !!! De toute façon, le mieux est de commencer simple puis d’étoffer avec le temps. Je détaillerais mon système à moi plus tard … Le temps surtout de m’en créer un et de m’en servir !!! A suivre donc !